1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH
1.3.3.2. Hoạt động chi BHXH
Chi trả chế độ BHXH là một nhiệm vụ quan trọng được đặt ra rất sớm, góp phần thực hiện an sinh xã hội, bảo đảm an toàn xã hội và thúc đẩy phát triển kinh tế đất nước. Thực hiện chi "đúng, đủ, kịp thời và thuận tiện" cho người hưởng chế độ BHXH là yêu cầu xuyên suốt đối với những người thực hiện chính sách BHXH.
Xét theo chu kỳ thực hiện, thì cơng tác chi trả BHXH là cơng đoạn cuối của q trình hoạt động BHXH gồm thu - giải quyết chế độ chính sách - chi. Xét trong mối quan hệ nghĩa vụ và quyền lợi thì đây chính là việc đảm bảo quyền lợi cho người tham gia BHXH là mục tiêu cần hướng tới. Vậy chi trả các chế độ BHXH chịu ảnh hưởng lớn của việc quản lý thu, giải quyết chính sách cũng như thực hiện nghĩa vụ của người tham gia. Nhưng bản thân việc thực hiện chi trả chính là kết quả của quá trình hoạt động BHXH và là động lực thúc đẩy phát triển sự nghiệp BHXH. Với hoạt động quản lý thu quỹ BHXH của từng người tham gia thì song hành với thu là quyền lợi được hưởng. Việc giải quyết các chính sách khi tham gia cũng được quy định rất nhiều chế độ, chính sách được hưởng như chế độ ngắn hạn, chế độ một lần và hàng tháng. Trong mỗi chế độ cũng được cụ thể hóa ra từng chính sách riêng biệt và điều kiện thụ hưởng.
Bảo hiểm xã hội tổ chức chi trả các chế độ BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện từ tháng 01/2008; bảo hiểm thất nghiệp từ tháng 01/2009, trong luận văn này gọi chung là các chế độ BHXH.
Vấn đề đặt ra phải quản lý hoạt động kiểm soát chi quỹ BHXH đảm bảo đúng người được hưởng, giải quyết đúng các chính sách chính xác, an toàn, hiệu quả trong cân đối quỹ BHXH. Nên việc ghi chép tính tốn các chế độ, quy định điều kiện mức hưởng thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của đất nước cũng rất khó khăn cho cơng tác quản lý, kiểm sốt quy trình thực hiện.
1.3.4. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường ứng dụng cơng nghệ thơng tin của BHXH
Có thể các hoạt động nghiệp vụ quản lý của BHXH có thể nói đã đưa được ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 2000 nhưng chỉ ở mức quản lý riêng lẻ, ứng dụng các phần mềm chỉ mang tính chất cập nhật, lưu trữ, chưa đưa ra được các yêu cầu thiết thực trong phân tích, quản lý đánh giá tình hình.
1.3.4.1. Nghiệp vụ quản lý thu BHXH:
Đến đầu năm 2008, BHXH mới có đưa được ứng dụng thơng tin trong hoạt động quản lý, kiểm sốt q trình trích nộp theo từng giai đoạn, từng người lao
động và đơn vị tham gia theo từng giai đoạn quản lý. Việc tính tốn, thống kê, cập nhật, lưu trữ thông tin cả một quá trình làm việc của một người tham gia được thực hiện tự động hóa. Hoạt động kiểm soát, thanh tra trong đối chiếu quá trình cũng tương đối được tính đầy đủ, chính xác và an toàn trong quản lý.
1.3.4.2. Hoạt động chi BHXH:
Đến đầu năm 2005, cũng đưa ứng dụng thông tin vào để xét duyệt các chế độ của người hưởng BHXH, nhưng chỉ ở mức tính tốn, quản lý thơng thường. Đến đầu năm 2009 thì việc quản lý hoạt động kiểm soát chi quỹ BHXH đảm bảo đúng người được hưởng, giải quyết đúng các chính sách, chính xác, an toàn, hiệu quả trong cân đối quỹ BHXH cũng được ứng dụng vào. Vì vậy, việc ghi chép tính tốn các chế độ, quy định điều kiện mức hưởng thay đổi theo từng giai đoạn phát triển được quản lý tốt hơn, kiểm soát quy trình thực hiện để đảm bảo mục tiêu thực hiện chính sách an sinh xã hội.Tuy nhiên, các ứng dụng, các dữ liệu lại quản lý rời rạc, thông tin vẫn chưa được kiểm soát lẫn nhau giữa các quá trình liên quan.
Chung quy lại việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ quản lý của BHXH phần nào kiểm sốt được q trình vào ra dữ liệu, từ đó giúp cho khâu tổ chức xét duyệt chi trả các chính sách cho người hưởng chế độ BHXH được chính xác, an toàn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên mức độ đối chiếu, luân chuyển dữ liệu của các bộ phận nghiệp vụ vẫn cịn đối chiếu tay. Từ đó, vấn đề giám sát, kiểm sốt trong quy trình thực hiện là hết sức cần thiết và cấp bách để quản lý quỹ BHXH được chính xác và an tồn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết kiểm sốt nội bộ trong mơi trường cơng nghệ thơng tin để làm cơ sở cho những phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang ở trong chương 2.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của khu vực công, cụ thể là ở mỗi đơn vị sẽ được xây dựng khác nhau. Tuy nhiên, theo COSO 1992 thì một hệ thống kiểm sốt nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, như: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thông, Giám sát. Cụ thể:
- Về mục tiêu KSNB: từ những yếu tố cơ bản được thiết kế để cung cấp, nâng cao tính hiệu quả trong quản lý; Cung cấp các thông tin, báo cáo tài chính đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời; Tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành;
- Về lĩnh vực thiết lặp hệ thống kiểm soát: để phát hiện, ngăn chặn rủi ro, bảo vệ các tài sản, thông tin và các nguồn lực đảm bảo đúng mục đích để chống thất thốt, lãng phí, lạm dụng tài sản của Nhà nước.
- Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ quản lý của BHXH phần nào kiểm sốt được q trình vào ra dữ liệu, kiểm sốt quy trình thực hiện là hết sức cần thiết và cấp bách để quản lý quỹ BHXH.
Chương 2 tiếp theo phân tích và đánh giá quy trình quản lý quỹ BHXH đồng thời nêu lên thực trạng ứng dụng CNTT trong kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội Kiên Giang.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH KIÊN GIANG
Trong chương này, thơng qua phân tích, đánh giá, nhận định tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin thực tế của BHXH Kiên Giang qua các năm. Phương pháp khảo sát chủ yếu là đưa ra thẩm vấn trực tiếp, sau đó tổng hợp lại đồng thời dựa trên các lý luận chung về kiểm sốt nội bộ ở khu vực cơng, tác giả đưa ra mơ hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin để kiểm sốt nội bộ phù hợp cho ngành hoạt động BHXH, nguồn số liệu chủ yếu được tổng hợp và lấy từ các kết quả hoạt động của ngành.
2.1. Giới thiệu quy trình quản lý quỹ BHXH
Luật BHXH được ban hành từ tháng 06 năm 2006, bắt đầu có hiệu lực từ 01/01/2007. Sau khi Luật BHXH ban hành đã dần đi vào cuộc sống ngày một ổn định hơn, đã từng bước đáp ứng mục tiêu công bằng xã hội, bảo đảm an sinh xã hội và hội nhập quốc tế. Người lao động, người sử dụng lao động trong các thành phần kinh tế am hiểu được quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm khi tham gia BHXH. Từ đó, số người tham gia và thụ hưởng chế độ BHXH ngày càng nhiều, năm sau cao hơn năm trước. Đối với lao động tự do, Luật BHXH còn cho phép người lao động tham gia BHXH dưới dạng tự nguyện. Tỷ lệ đóng BHXH được Nhà nước điều chỉnh tăng lên theo từng giai đoạn đã được Luật BHXH quy định rõ, cụ thể: Từ năm sau năm 1995: tỷ lệ trích nộp là 23%, trong đó: người lao động đóng 5% BHXH, 1% BHYT, người sử dụng lao động đóng 15% BHXH, 2% BHYT; Từ năm 2010: tỷ lệ trích nộp là 26,5%, trong đó: người lao động đóng 6% BHXH, 1,5% BHYT, người sử dụng lao động đóng 16% BHXH, 3% BHYT. Đồng thời từ năm này Nhà nước cũng đưa ra thêm loại hình thu bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 2%. Như vậy, tổng số phải trích nộp cho quỹ BHXH lúc này 28,5%; Từ năm 2012: tỷ lệ trích nộp là 30,5%, trong đó: người lao động đóng 7% BHXH, 1,5%BHYT, người sử dụng lao động đóng 17% BHXH, 3% BHYT, BHTN 2%.; Từ năm 2014 trở đi: tỷ lệ trích
Ngân sách Nhà nước Tài chính doanh nghiệp Tài chính hộ gia đình và tổ chức xã hội
Quỹ bảo hiểm Quỹ tín dụng
Thị trường
tài chính
nộp là 32,5%, trong đó: người lao động đóng 8% BHXH, 1,5% BHYT, người sử dụng lao động đóng 18% BHXH, 3% BHYT, BHTN 2%.
2.1.1. Nguồn hình thành quỹ BHXH
- Đóng góp của chủ sử dụng lao động: chủ sử dụng lao động đóng góp 15% tính trên tổng quỹ tiền lương, trong đó 5% chi các chế độ ốm đau, thai sản; tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ và 10% chi 2 chế độ hưu trí, tử tuất. Theo quy định của Luật BHXH: 3% chi chế độ ốm đau, thai sản; 1% chi chế độ TNLĐ-BNN và 11% chi chế độ hưu trí và tử tuất. Từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 14% tính trên tổng quỹ tiền lương để chi cho 2 chế độ hưu trí và tử tuất ;
- Đóng góp của người lao động: người lao động đóng góp 5% tiền lương để chi 2 chế độ hưu trí và tử tuất. Từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm đóng tăng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 8%;
- Tiền sinh lời từ hoạt động đầu tư quỹ BHXH; Hoạt động đầu tư từ quỹ đảm bảo an tồn, hiệu quả và tính thanh khoản cao. Các lĩnh vực đầu tư: Mua trái phiếu, tín phiếu, công trái của Nhà nước, của Ngân hàng thương mại của Nhà nước. Cho ngân hàng thương mại của Nhà nước vay; Đầu tư vào các cơng trình kinh tế trọng điểm quốc gia; Các hình thức đầu tư khác do Chính phủ quy định.
- Hỗ trợ của Nhà nước: Quỹ BHXH được Nhà nước bảo hộ, không bị phá sản, tiền sinh lợi của hoạt động đầu tư từ quỹ BHXH được miễn thuế.
- Các nguồn thu hợp pháp khác: Tài trợ, viện trợ.
Hình 2.1: Sơ đồ vị trí quỹ BHXH5
Hệ thống tài chính gồm các khâu tài chính: Ngân sách Nhà nước, Tài chính doanh nghiệp, quỹ Tín dụng, quỹ Bảo hiểm, Tài chính hộ gia đình và Tổ chức xã hội. Các khâu tài chính được đặc trưng bởi sự vận động và chuyển hóa qua lại giữa các nguồn tài chính, phản ánh tổng thể các mối quan hệ kinh tế trong quá trình phân phối các nguồn lực tài chính của xã hội, hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ tập trung để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hay tích lũy của các chủ thể trong xã hội.
Quỹ BHXH là quỹ tiền tệ lớn, có thời gian tạm thời nhàn rỗi dài; khi sử dụng quỹ BHXH sẽ tách động đến các hướng vận động các nguồn tài chính trong nền kinh tế, góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội phát triển.
Từ đó thể hiện vị trí của quỹ BHXH trong nền kinh tế: Thứ nhất là Nhà nước là chủ thể duy nhất quyết định việc tạo lập và sử dụng quỹ BHXH để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý xã hội để đảm bảo an toàn xã hội; Thứ hai là sự kết hợp giữa bắt buộc và tự nguyện, giữa bồi hồn và khơng bồi hoàn; Thứ ba là thuộc quyền sở hữu chung của người tham gia BHXH và mang tính xã hội cao; thứ tư là có phạm vi hoạt động rộng, đối tượng phục vụ nhiều; thứ năm là một quỹ tiền tệ tập trung lớn, tồn tại trong thời gian dài, luôn vận động và biến đổi; thứ sáu là thường xuyên chịu tác động của nhiều nhân tố trong nền kinh tế - xã hội.
2.1.3. Mơ hình quỹ BHXH:
- Xét dưới góc độ nguồn tài chính để hình thành thì quỹ BHXH có ba mơ hình: quỹ BHXH Nhà nước, quỹ BHXH hỗn hợp, quỹ BHXH cá nhân.
- Xét dưới góc độ hình thức tham gia thì quỹ BHXH có hai mơ hình: quỹ BHXH bắt buộc và quỹ BHXH tự nguyện.
- Xét dưới góc độ thời gian hưởng chế độ BHXH thì quỹ BHXH có hai mơ hình: quỹ BHXH dài hạn và quỹ BHXH ngắn hạn.
- Xét dưới góc độ cân đối thu – chi thì quỹ BHXH có hai mơ hình: mơ hình tọa thu – tọa chi và mơ hình dồn tích.
2.1.4. Quản lý quỹ BHXH:
5
Quản lý q trình vận động của quỹ thơng qua một hệ thống những nguyên tắc, hình thức, phương pháp. Với một số chức năng, nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược phát triển ngành, kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn về thực hiện chế độ, chính sách BHXH.
- Ban hành các văn bản hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn BHXH; Tổ chức thực hiện cơng tác thơng tin, tun truyền phổ biến chính sách, chế độ BHXH.
- Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê và báo cáo quyết toán thu, chi quỹ BHXH. Thực hiện hoạt động kiểm tra, kiểm sốt nội bộ và các đơn vị, cá nhân có liên quan đến hoạt động BHXH.
- Quản lý cân đối quỹ: được tính tốn xác định hàng năm, trung hạn và dài hạn đối với từng loại quỹ, thành phần hoặc toàn bộ quỹ BHXH. Quản lý sử dụng quỹ gồm có nội dung quản lý như: chi quỹ BHXH, chi hoạt động bộ máy.
2.1.4.1. Quản lý quỹ BHXH:
2.1.4.1.1. Tình hình thu quỹ BHXH-BHYT
Nhiệm vụ trọng tâm nhằm đảm bảo duy trì sự ổn định và phát triển quỹ BHXH để có thể thực hiện tốt mục tiêu, chính sách BHXH đối với người lao động. Năm 2008 có trên 40,7 triệu người tham gia BHXH-BHYT, trong đó 8.539,5 nghìn người tham gia BHXH-BHYT bắt buộc, với tổng số tiền thu là 39.715 tỷ đồng. Năm 2009 có trên 53 triệu người tham gia BHXH-BHYT, trong đó 9.101 nghìn người tham gia BHXH-BHYT bắt buộc, với tổng số tiền thu là 53.049 tỷ đồng6.
2.1.4.1.2. Tình hình chi trả quỹ BHXH
Trong năm 2009, toàn ngành đã quản lý chi trả cho người hưởng BHXH hàng tháng là 46.994 tỷ đồng cho gần 2,4 triệu người; giải quyết đúng chế độ, chính sách trợ cấp 1 lần: 3.939 tỷ đồng cho 476.224 người; đồng thời cũng đã giải quyết trên 4,2 triệu lượt người hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ với tổng số tiền 4.791 tỷ đồng.
2.1.4.2. Hoạt động kiểm tra, giám sát
6
Đối tượng tham gia BHXH phát triển nhanh, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ cập nhật dữ liệu cịn mang tính thủ cơng, chưa cập nhật để nắm bắt tồn bộ q trình đóng nộp của chủ sử dụng lao động và người lao động được kịp thời, đơn vị ln tìm cách lẫn tránh, lách luật. Người lao động vẫn chưa thực sự quan tâm đến BHXH, họ chỉ lo cuộc sống trước mắt mà chưa tính đến cuộc sống sau này, hơn nữa thu nhập lại không cao nên họ chỉ dùng các khoản chi để đảm bảo cuộc sống hiện tại và chưa muốn đóng BHXH. Cịn về phía người sử dụng lao động cố tình kê khai mức lương thật thấp trong hợp đồng lao động để giảm chi phí BHXH, chỉ đóng một số ít người và chịu truy đóng BHXH, cố tình kéo dài thời gian thực việc hoặc chỉ ký hợp đồng dưới ba tháng để khỏi phải đóng BHXH. Hiện nay, mức phạt dành cho các doanh nghiệp vi phạm luật BHXH rất nhẹ, dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp nợ đọng BHXH kéo dài. Mặc dù, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 135/2007/NĐ-CP ngày 16/08/2007 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong