Cơng ty xăng dầu Bến Tre hiện có 238 lao động. Tồn bộ hoạt động của Cơng ty được quản lý và điều hành tập trung bởi Ban giám đốc đồng thời có sự phân cấp quản lý cho các phòng nghiệp vụ, kho, Đội vận tải và cửa hàng.Trong đó các phịng nghiệp vụ có vai trị quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ và tham mưu cho Ban giám đốc theo từng lĩnh vực hoạt động. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức Công ty cụ thể như sau:
Ban giám đốc:
Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm tồn bộ mọi hoạt động của Cơng ty, trực tiếp lãnh đạo trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đồng thời quyết định về chủ trương kinh doanh, đầu tư xây dựng. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực được phân cơng. Trong đó: Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai thực hiện các phương án kinh doanh, các hợp đồng kinh tế, tổ chức hoạt động marketing trong tồn Cơng ty. Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các quyết định đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, phát triển mạng lưới cửa hàng, cơng tác an tồn phịng chống cháy nổ , bảo vệ môi trường.
Phòng kinh doanh:
Chịu trách nhiệm tạo nguồn hàng, phân bổ và điều phối hàng hóa cho các đơn vị trực thuộc. Trực tiếp thực hiện công tác marketing như thu thập và phân tích thơng tin thị trường, đề xuất giá cả, trực tiếp quan hệ với nhóm
khách hàng đại lý, tổng đại lý, các khách hàng công nghiệp đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, đề xuất phương án kinh doanh.
Phịng Kế tốn-Tài chính:
Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của doanh nghiệp, quản lý toàn bộ hoạt động kế tốn từ Cơng ty đến cửa hàng,đề xuất và thực hiện các giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả vốn và tài sản, quản lý đảm bảo an tồn tài chính.
Phịng tổ chức-Hành chính:
Tham mưu trong cơng tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động.
Phòng Quản lý kỹ thuật:
Tham mưu và triển khai thực hiện công tác đầu tư phát triển, hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất, tham mưu áp dụng các định mức kỹ thuật và các phương án đảm bảo an tồn phịng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường.
Các kho
Đảm nhiệm việc nhập, xuất, bảo quản hàng hóa. Thực hiện nhiệm vụ quản lý số lượng và chất lượng hàng hóa, đặc biệt là quản lý hao hụt xăng dầu.
Đội vận tải:
Thực hiện vận chuyển hàng hóa kịp thời, đảm bảo số lượng và chất lượng đồng thời thực hiện các biện pháp để sử dụng các phương tiện vận tải hiệu quả.
Các cửa hàng trực thuộc:
Thực hiện nhiệm vụ xuất bán hàng hóa trong đó bán lẻ là chủ yếu. Bên cạnh đó, cửa hàng cịn có nhiệm vụ xây dựng và duy trì các mối quan hệ
với khách hàng, nắm bắt và phản ánh về thơng tin thị trường vì đây chính là nơi thường xun “cọ sát” với thị trường, nắm được “hơi thở ” của thị trường. Theo mơ hình hiện nay, hệ thống cửa hàng của Công ty được chia thành 10 cửa hàng khu vực và được phân theo địa bàn huyện, mỗi cửa hàng có nhiều cửa hàng bán lẻ trực thuộc, từng cửa hàng khu vực có bơ phận quản lý gồm cửa hàng trưởng, phó cửa hàng trưởng và kế tốn.
Cơ sở để bộ máy tổ chức Công ty hoạt động là các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ và phân công, phân nhiệm đã được ban hành như: Qui chế làm việc của Ban giám đốc, Qui chế quản lý cửa hàng, Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phịng, ban và các qui trình quản lý. Những qui định này đã được Cơng ty xây dựng và hồn thiện qua nhiều năm, là căn cứ để từng bộ phận thực hiện nhiệm vụ một cách chủ động, tạo sự phối hợp đồng bộ với nhau. Vì vậy có thể khẳng định, bộ máy tổ chức của Công ty hiện nay khá phù hợp, đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Quan hệ quản lý và chỉ đạo Quan hệ phối hợp công tác Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Hình 2.1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Bến Tre. Giám đốc Cửa hàng khu vực Kho Đội vận tải Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn-TC Phịng TC – Hành chính Phịng QL kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Cửa hàng bán lẻ