2.1. Thông tin chung về Công ty Bảo hiểm MIC Hà Thành
2.1.2 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.2.1 Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty bảo hiểm MIC Hà Thành hoạt động dƣới sự lãnh đạo của Giám đốc là ơng Nguyễn Anh Tuấn và 3 phó giám đốc là ông Đỗ Văn Hân, bà Lê Thị Xoan và ơng Hồng Ngọc Anh.
Có các phòng ban nhƣ: Phòng kế tốn, 7 phịng kinh doanh và phòng nghiệp vụ
Trong phòng nghiệp vụ có: phịng bảo hiểm con ngƣời, phòng kinh doanh bảo hiểm xe cơ giới và phòng bảo hiểm tài sản. Tất cả các phòng ban đều giúp đỡ, hỗ trợ cho nhau trong mọi mặt.
Sơ đồ 1.1. Bộ máy tổ chức của MIC Hà Thành
Phòng Nghiệp Vụ
Phòng Kinh Doanh Phịng Kế tốn Hành chính
Giám đốc Nguyễn Anh Tuấn
Phó giám đốc Đỗ Văn Hân Phó giám đốc Lê Thị Xoan Phó giám đốc Hồng Ngọc Anh
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận, phòng ban. Ban Giám đốc
* Giám đốc
- Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Công ty các vấn đề liên quan đến tổ chức nhân sự của đơn vị nhƣ: việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ tồn Cơng ty…và các vấn đề khác nhƣ: Tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, buộc thôi việc, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật, xếp lƣơng và phụ cấp đối với ngƣời lao động đƣợc giải quyết theo phân cấp của Tổng công ty;
- Chủ trì và Quyết định các vấn đề liên quan đến công tác kế hoạch nhƣ: Kế hoạch thu – chi; kế hoạch tiền lƣơng; trình Tổng Cơng ty kế hoạch mua sắm tài sản cố định…; chịu trách nhiệm chính về việc tổng hợp kế hoạch kinh doanh và chỉ đạo triển khai kế hoạch kinh doanh của các phòng ban trong tồn Cơng ty;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến cơng tác tài chính – kế tốn của Công ty. Duyệt các khoản chi phí liên quan của các phịng ban trực thuộc Cơng ty và chịu trách nhiệm về các khoản duyệt thanh tốn đó;
- Chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo triển khai kế hoạch kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh trong tồn Cơng ty;
* Phó Giám đốc
- Giúp Giám đốc Công ty điều hành một hoặc một số mảng công việc theo phân công hoặc ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Công ty và pháp luật Nhà nƣớc;
Phịng kế tốn- hành chính Bộ phận kế tốn
cơng ty. Hoạch tốn chính xác kết quả kinh doanh với từng nghiệp vụ, tình hình tài sản nguồn vốn của công ty theo điều lệ của công ty và chế độ tài chính hiện hành.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Lập báo cáo kế tốn hàng tháng, hàng q, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, xác nhận, thu đòi cơng nợ đối với tồn bộ khách hàng, đơn/hợp đồng bảo hiểm đƣợc giao phụ trách. Quản lý chi phí của phịng đảm bảo ln đƣợc duy trì trong hạn mức chi phí dƣợc Ban Giám Đốc cơng ty giao/khốn.
- Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lƣơng, thƣởng, trang thiết bị,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lƣu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
- Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh tốn của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lƣu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
Bộ phận Hành chính
- Lƣu trữ văn bản, tài liệu và kiểm tra sự tuân thủ của các Phòng theo quy định của đơn vị;
- Là đầu mối giám sát và hỗ trợ các Phòng thực hiện các quy định của Tổng Công ty
- Thực hiện việc mua sắm, bảo dƣỡng, vận hành và quản lý các tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty theo phạm vi đƣợc Tổng Công ty ủy quyền;
- Quản lý và cất giữ con dấu của Cơng ty;
Phịng kinh doanh:
Phòng kinh doanh số 01, 02, 06, 08, 09, 10, 12 đặt tại trụ sở công ty. Cơ cấu: mỗi phịng có 01 Trƣởng phịng, 01 Phó phịng (nếu phịng có từ 5 định biên trở lên) và nhân sự theo định biên.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
- Thực hiện việc khai thác kinh doanh theo kế hoạch của đơn vị;
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh khác theo chỉ đạo của Ban giám đốc; - Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
- Thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc của Phịng từng tháng để trình Giám đốc phê duyệt.
- Chủ động phát triển khách hàng nhằm hồn thành chỉ tiêu doanh thu;
- Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tƣ, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lƣợc phát triển của Cơng ty, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng.
- Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Tổng giám đốc và thực hiện theo chính sách đƣợc phê duyệt.
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân cơng cơng việc trong Phịng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach cơng việc của phịng/ban đã đƣợc phê duyệt từng thời kỳ.
- Tham mƣu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chƣơng trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.
Phòng Quản lý nghiệp vụ
Cơ cấu: 01 Trƣởng Phịng, có thể 01 phó phịng (nếu phịng có từ 5 định biên trở lên) và nhân viên theo định biên đăng ký. Trong đó định hƣớng 03 cán bộ chuyên sâu làm nghiệp vụ;
- Đầu mối hỗ trợ nghiệp vụ khai thác và quản lý khai thác, bao gồm các công việc:
+ Đầu mối làm việc với các Ban Nghiệp vụ của Tổng cơng ty. Phịng nghiệp vụ trực tiếp làm đầu mối phối hợp với Trung tâm giám định bồi thƣờng Ban giám định bồi thƣờng trong công tác bồi thƣờng theo từng nghiệp vụ phân giao;
+ Đầu mối quản lý và chăm sóc khách hàng của đơn vị;
+ Triển khai nhiệm vụ kinh doanh theo kế hoạch đăng ký với cơng ty; + Hỗ trợ các phịng kinh doanh trong công tác triển khai nghiệp vụ đƣợc phân giao;
+ Giám sát, báo cáo, đánh giá hiệu quả khai thác theo nghiệp vụ của toàn đơn vị;
+ Tham mƣu cho Ban Giám đốc trong việc Ban hành, hƣớng dẫn thực hiện và kiểm tra sự tuân thủ của các phịng kinh doanh thực hiện các quy trình khai thác, cấp đơn;
- Xử lý các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ.
- Trình và xét duyệt các hợp đồng bảo hiểm.
- Trình và xét duyệt hồ sơ bồi thƣờng.
2.1.2.3 Đặc điểm về nguồn nhân lực
Bảng 2.1. Nguồn nhân lực của công ty MIC Hà Thành Chỉ tiêu
Nguồn nhân lực
Giới tính Trình độ Độ tuổi
Nam Nữ Cao đẳng Đại học Dƣới 35 Trên 35
Số ngƣời
(ngƣời) 19 32 0 50 31 20
Tỷ lệ (%) 37.25 62.75 0 100 60.78 39.22
Tổng 51 ngƣời/ 100%
2.1.2.4 Cơ sở vật chất
Công ty bảo hiểm MIC Hà Thành đƣợc đặt tại Tầng 10 thuộc tòa nhà 22 tầng, số 249A Thụy Khuê, Phƣờng Thụy Khuê, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội, gần các khu đông dân cƣ và khu văn phòng nên rất thuận lợi về giao thông vận tải, điện, nƣớc, thông tin bƣu điện, ngân hàng, thuận lợi cho kinh doanh bảo hiểm của công ty. Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong tồn bộ hệ thống quản lý, có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng và tồn bộ tổng cơng ty qua mạng lƣới máy chủ quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu nối mạng.
Bảng 2.2. Bảng thống kê trang thiết bị của công ty MIC Hà Thành
Đơn vị: Chiếc
2.1.2.5 Danh mục các sản phẩm của công ty
Hoạt động kinh doanh của Công ty bảo hiểm MIC Hà Thành bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nhóm bảo hiểm con ngƣời: Bảo hiểm du lịch toàn cầu Bảo hiểm toàn diện học sinh Bảo hiểm tai nạn con ngƣời Bảo hiểm tai nạn thuyền viên Bảo hiểm tín dụng cá nhân
Bảo hiểm tai nạn hộ sử dụng điện Bảo hiểm trợ cấp nằm viện phẫu thuật Bảo hiểm bồi thƣờng cho ngƣời lao động - Nhóm bảo hiểm tài sản:
Bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt Bảo hiểm mọi rủi ro tài sản
Bảo hiểm mọi rủi ro công nghiệp.
Tên thiết bị phụ trợ Số lƣợng Máy tính để bàn 55 Laptop 03 Máy Fax 01 Máy photo 01 Máy in 20 Máy scan 01 Máy chiếu 01
- Nhóm bảo hiểm xe cơ giới: Bảo hiểm xe mô tô – xe máy Bảo hiểm ôtô.
- Nhóm bảo hiểm kỹ thuật:
Bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng - lắp đặt Bảo hiểm thiết bị chủ thầu
Bảo hiểm thiết bị điện tử Bảo hiểm đổ vỡ máy móc - Nhóm bảo hiểm hàng hóa:
Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa Bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu
Bảo hiểm hàng hóa nhập khẩu - Nhóm bảo hiểm trách nhiệm:
Bảo hiểm trách nhiệm công cộng/sản phẩm
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của tƣ vấn và kiến trúc sƣ Bảo hiểm trách nhiệm khác
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp chung
Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sƣ,cơng chứng viên. - Nhóm bảo hiểm tàu thuyền:
Bảo hiểm tàu song
Bảo hiểm tàu pha sông biển (tàu ven biển). - Nhóm bảo hiểm năng lƣợng:
Bảo hiểm vật chất Bảo hiểm trách nhiệm Bảo hiểm chi phí hoạt động
Bảo hiểm xây dựng lắp đặt ngoài khơi.