Chương 1 : Giới thiệu về Công ty TNHH Hệ thống Thông tin GMC FPT
3.2 Thực trạng kế tốn các khoản phải trả tại cơng ty TNHH Hệ thống Thông tin
3.2.1 Kế toán phải trả người bán
3.2.1.1 Nội dung
Khoản phải trả cho người bán là khoản nợ phải trả về giá trị của vật tư, thiết bị, hàng hóa, dịch vụ, … mà Cơng ty đã mua chịu của người bán hay người nhận thầu.
3.2.1.2 Chứng từ sử dụng
Kế toán thanh toán với người bán được tiến hành trên cơ sở bộ chứng từ gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, hóa đơn (GTGT), biên bản giao nhận hàng, các chừng từ thanh toán tiền hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, …
3.2.1.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 – “Phải trả cho người bán”. Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh tình hình thanh tốn giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu.
3.2.1.4 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 26/02/2015, công ty nhận được hóa đơn tiền điện tháng 02 năm 2015 số 0036599 của chi nhánh Tổng cơng ty Xây dựng Sài Gịn, số tiền 35.367.552 VND, thời hạn thanh tốn trong vịng 30 ngày.
33
3.2.1.5 Ghi sổ kế tốn
Nhận được hóa đơn tiền điện, kế tốn tiến hành hạch tốn chi phí, đưa chi phí tiền điện vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán vào phân hệ Payables Manager-FIS- SOFT ->Invoices -> Entry -> Invoice Batches, bấm F11 để xuất hiện màn hình tìm kiếm, nhập tên Batch Name “AD T0215” là Batch dùng để hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 2, bấm Ctrl+F11 để tìm kiếm sẽ xuất hiện màn hình các khoản chi phí trong tháng, thêm dịng và hạch tốn chi phí tiền điện tháng 02.
Hình 3.5: Màn hình hạch tốn chi phí
34
Hình 3.6: Màn hình phân bổ chi phí
Sau khi phân bổ xong, vào “Actions…1” thực hiện xác nhận (Validate) và định khoản (Create Accounting), xem phụ lục Hình 3.7 - Màn hình Validate và Hình 3.8 - Màn hình Create Accounting. Bút tốn định khoản: Nợ TK 64273020 3.295.114 Nợ TK 64173020 29.436.347 Nợ TK 13690030 2.636.091 Có TK 33110010 35.367.552
Ngày 24/03/2015, cơng ty thanh tốn tiền điện tháng 02 chochi nhánh Tổng cơng ty Xây dựng Sài Gịn qua chuyển khoản và kế toán tiến hành Payments cho chi phí đã hạch tốn. Kế toán vào phân hệ Payables Manager-FIS-SOFT và tìm kiếm chi phí tiền điện tháng 02 đã hạch tốn, vào “Actions…1”, chọn Pay in Full (Xem phụ lục hình 3.9 - Màn hình Pay in Full) và tiến hành Payments:
35
Hình 3.10: Màn hình Payments
Sau khi Payments xong, vào “Actions…1” chọn Create Accounting để định khoản. Bút toán định khoản:
Nợ TK 33110010 35.367.552
Có TK 11210010 35.367.552
Xem phụ lục Hình 3.11 - Sổ chi tiết tài khoản 33110010- Phải trả người bán để xem nghiệp vụ được ghi nhận vào sổ chi tiết.