3.2 Quy trình kiểm tốn khoản mục phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ
3.2.2.4 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm chi tiết
Kiểm tra chi tiết với mục đích kiểm tốn là: Hiện hữu, quyền sở hữu, đầy đủ, phát sinh, ghi chép chính xác, đánh giá và cơng bố trình bày.
- Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu các số dư trên bảng số liệu tổng hợp với Bảng cân đối số phát sinh (CĐSPS) và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu có).
- Thu thập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu khách hàng và khách hàng trả tiền trước theo từng đối tượng khách hàng: Đối chiếu số liệu với các tài liệu liên quan (Sổ Cái, sổ chi tiết theo đối tượng, CĐSPS, BCTC). Xem xét Bảng tổng hợp để xác định các khoản mục bất thường (số dư lớn, các bên liên quan, nợ lâu ngày số dư
22
không biến động, các khoản nợ không phải là khách hàng,...). Thực hiện thủ tục kiểm tra (nếu cần).
- Đọc lướt sổ chi tiết để phát hiện những nghiệp vụ bất thường về giá trị, về tài khoản đối ứng hoặc về bản chất nghiệp vụ, chọn một vài mẫu từ sổ chi tiết để kiểm tra chứng từ. Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần). - Lập và gửi thư xác nhận số dư nợ phải thu khách hàng và các khoản mà khách hàng trả tiền trước. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có). Trường hợp thư xác nhận khơng có hồi âm: Gửi thư xác nhận lần 2 (nếu cần). Thực hiện thủ tục thay thế: Thu thập và đối chiếu số liệu sổ chi tiết với các biên bản đối chiếu nợ của đơn vị (nếu có). Kiểm tra các khoản thanh toán phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ bán hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng...) trong năm.
- Kiểm tra các khoản dự phịng nợ khó địi và chi phí dự phịng, Tìm hiểu chính sách tín dụng của đơn vị, cập nhật các thay đổi so với năm trước.
- Tìm hiểu và đánh giá phương pháp, các phân tích hoặc giả định mà đơn vị sử dụng để lập dự phịng nợ phải thu khó địi, những thay đổi trong phương pháp hoặc giả định được sử dụng ở kỳ này so với kỳ trước. Thảo luận với Ban Giám đốc đơn vị về các giả định quan trọng đã được sử dụng và kinh nghiệm của đơn vị trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu.
- Kiểm tra các chứng từ có liên quan tới các khoản phải thu đã lập dự phịng, đánh giá tính hợp lý của việc ước tính, tính tốn và ghi nhận.
- Thu thập Bảng phân tích tuổi nợ. Đối chiếu tổng của Bảng phân tích tuổi nợ với Bảng CĐKT.
- Đảm bảo đã xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế tốn, có liên hệ và có thể ảnh hưởng tới khoản phải thu khách hàng.
- Kiểm tra tính đúng kỳ: Kiểm tra việc hạch toán đúng kỳ của các khoản phải thu hoặc kiểm tra các khoản thu tiền sau ngày kết thúc kỳ kế toán (kết hợp với việc kiểm tra tính đúng kỳ tại phần doanh thu).
- Các khoản khách hàng trả tiền trước: Kiểm tra đến chứng từ gốc (Hợp đồng, chứng từ chuyển tiền…), đánh giá tính hợp lý của các số dư qua việc xem xét lý do trả trước, mức độ hoàn thành giao dịch tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
23
- Kiểm tra các nghiệp vụ bù trừ nợ: Xem xét hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản đối chiếu và chuyển nợ giữa các bên.
- Đối với các giao dịch và số dư có gốc ngoại tệ: Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi, xác định và hạch toán chênh lệch tỷ giá đã thực hiện/chưa thực hiện đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
- Phỏng vấn đơn vị để xác định các khoản phải thu khách hàng được dùng làm tài sản thế chấp, cầm cố (kết hợp với các phần hành liên quan (vay, nợ,…)).
- Kiểm tra trình bày các khoản phải thu khách hàng trên BCTC.
3.2.3 Hồn thành kiểm tốn
Khi hồn thành việc kiểm tốn, KTV đưa ra nhận định về khoản mục dựa trên cơ sở các bằng chứng thu thập được từ việc thực hiện các thủ tục kiểm toán, các mục tiêu kiểm tốn được trình bày ở phần đầu của chương trình kiểm tốn có đạt được hay khơng?
Lưu trữ bằng chứng kiểm toán thành một bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp dễ dàng tra cứu. Hồ sơ kiểm toán đảm bảo được lưu trữ theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp.
3.3 Minh hoạ thực tế quy trình kiểm tốn Khoản Phải thu khách hàng
3.3.1 Sơ lược về Công ty khách hàng
- Tên công ty: Công ty Cổ phần ABC.
- Địa chỉ: Khu cơng nghiệp Sóng Thần, tỉnh Bình Dương.
- Cơng ty được thành lập từ năm 19xx, là một trong những Công ty của Nhà nước, Công ty sản xuất các loại chỉ cước và các loại lưới đánh bắt thủy hải sản mà chủ yếu phục vụ cho ngư trường miền Nam Việt Nam.
- Ngày 24/04/20xx, Cơng ty chính thức hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần và cổ đông Nhà Nước nắm giữ 40% vốn điều lệ Công ty.
- Chuyển sang hoạt động dưới mơ hình Cơng ty cổ phần, Cơng ty đã không ngừng nỗ lực nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng thị phần, gia tăng giá trị doanh nghiệp, ngày càng chứng tỏ được năng lực của mình trong cạnh tranh trên đường hội nhập và góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.
- Ngày 20/05/20xx, cổ phiếu của Cơng ty đã chính thức niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh.
24
- Là khách hàng cũ của AASCs nên thông tin của khách hàng được lưu vào hồ sơ chung, hàng năm được công ty theo dõi và cập nhật những biến động.
- Thông tin về kế toán:
Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.
3.3.2 Chuẩn bị kiểm toán
Đối với khách hàng thường xuyên như Công ty ABC, KTV của AASCs sẽ dựa vào thông tin đã thu thập ở cuộc kiểm toán trước, thu thập thêm những thay đổi trong năm kết hợp các cơng việc kiểm tốn khác để định hướng cho việc thu thập các bằng chứng kiểm tốn giúp đưa ra các kết luận chính xác.
3.3.2.1 Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động
Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động được KTV thiết lập ở giấy làm việc A310. (Theo phụ lục 2: Giấy làm việc A310).
Mơi trường kiểm sốt
- Tính chính trực và giá trị đạo đức luôn được coi trọng. HĐQT và Ban Giám đốc luôn làm gương cho các nhân viên cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức của xã hội cũng như của công ty và phổ biến cho cấp dưới.
- HĐQT và ủy ban kiểm sốt: Cơng ty đã thành lập ban kiểm soát riêng làm việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hội đồng cổ đông. Ban Giám đốc là những nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm.
- Cơ cấu tổ chức và cách thứ phân định quyền hạn được thiết lập cụ thể và phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận và cá nhân.
- Đánh giá chung về hệ thống KSNB của khách hàng: Phỏng vấn:
- Bước đầu thu được những hiểu biết sơ bộ về thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, KTV AASCs tiến hành đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng bằng các kỹ thuật phỏng vấn với một loạt các câu hỏi “đóng”, “mở” và quan sát
25
việc thực hiện của các nhân viên trong Công ty ABC, đặc biệt là các nhân viên phịng kế tốn.
- Với khách hàng thường niên như Cơng ty ABC, nhóm kiểm tốn của AASCs ln có những KTV đã thực hiện kiểm toán năm trước. Dựa vào kinh nghiệm và hiểu biết của KTV cuộc kiểm toán năm trước, KTV sẽ thu thâp thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng một cách nhanh chóng. Những thơng tin thu được sẽ được ghi chép trên giấy làm việc và lưu vào hồ sơ kiểm toán năm nay.
Kiểm tra tài liệu:
- Khi đã có những hiểu biết sơ bộ về thơng tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, để kiểm tra lại các câu trả lời mà khách hàng đã đưa ra, KTV của AASCs tiếp tục thu thập thêm các tài liệu liên quan đến việc thực hiện KSNB ở Công ty ABC bao gồm: Quy chế quản lý tài chính năm 20XX, Quyết định của Hội đồng quản trị (HĐQT) về chính sách tiền lương, Giấy phép đầu tư, hoạt động kinh doanh, Biên bản họp HĐQT,…
- Các tài liệu này được KTV đính kèm với giấy làm việc và lưu vào trong hồ sơ kiểm toán năm. Qua xem xét và kiểm tra tài liệu khách hàng cung cấp, KTV nhận thấy những thông tin khách hàng cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Phân tích số liệu:
- Sau khi nắm bắt cơ bản về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV của AASCs sẽ dựa vào hiệu quả hoạt động của hệ thống này để tiến hành các thủ tục phân tích cần thiết nhằm thu thập những bằng chứng hợp lý, đầy đủ.
- Thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán được áp dụng để thu thập những hiểu biết về nội dung BCTC, đánh giá tính hợp lý của BCTC, xác định được những vấn đề nghi vấn và khoanh vùng kiểm tốn. Kỹ thuật phân tích góp phần làm giảm số lượng công việc kiểm tra chi tiết của KTV và tiết kiệm thời gian.
AASCs thường thực hiện đánh giá tính hợp lý chung của BCKQKD trong giai đoạn lập kế hoạch. KTV lập bảng phân tích trong đó xác định chênh lệch giữa năm nay với năm trước của các chỉ tiêu trên BCKQKD, xác định tỷ lệ tăng giảm, từ đó phát hiện ra những biến động lớn, bất thường và tiến hành kiểm tra trong giai đoạn thực hiện kiểm tốn. Phân tích hoạt động kinh doanh và một số hệ số tài chính. (Phụ lục 3: Bảng phân tích hoạt động kinh doanh và một số hệ số tài chính).
26
3.3.2.2 Tìm hiểu về các chính sách kế tốn và chu trình kinh doanh liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng khoản mục phải thu khách hàng
Hiểu biết về khía cạnh kinh doanh liên quan đến bán hàng, phải thu và thu tiền được trình bày trong giấy làm việc A410. (Phụ lục 4: Giấy làm việc A410).
3.3.2.3 Xác lập mức trọng yếu và lập kế hoạch chuẩn bị kiểm toán
Trong bước này, KTV AASCs chủ yếu sử dụng kỹ thuật tính tốn và dựa trên sự xét đốn mang tính nghề nghiệp của KTV để đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Mức trọng yếu được ước lượng cao nghĩa là độ chính xác của số liệu trên BCTC thấp, khi đó số lượng bằng chứng thu thập sẽ nhiều và ngược lại.
Đối với Công ty ABC, KTV tiến hành đánh giá mức trọng yếu ban đầu .
Bảng 3.1: Giấy làm việc A710
27
nhuận sau thuế, có sẵn cơng thức tính trên từng chỉ tiêu. Ngun nhân có chênh lệch lớn về mức trọng yếu của năm nay so với năm trước là do năm nay tình hình kinh doanh của Công ty thuận lợi hơn và lợi nhuận thực tế của 6 tháng đầu năm đã đạt gần 68% lợi nhuận kế hoạch cả năm, do vậy mức trọng yếu tổng thể được xác định tăng lên tương ứng (23,05%) để phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị.
3.3.3 Thực hiện kiểm tốn
3.3.3.1 Tìm hiểu kiểm sốt nội bộ đối với khoản phải thu khách hàng
Với mục tiêu kiểm soát là các khoản thu tiền và giảm trừ cho khách hàng phải được ghi chép kịp thời và đúng đắn và ghi giảm tài khoản phải thu khách hàng. Sai sót có thể xảy ra là các khoản khách hàng thanh tốn, khoản giảm trừ khơng được đưa ra và ghi chép kịp thời, hoặc không được ghi chép đúng đối tượng của khoản phải thu khách hàng. Các thủ tục kiểm soát áp dụng là bộ phận nhận tiền bán hàng bằng tiền mặt phải độc lập với kế toán theo dõi khoản phải thu, các khoản ứng trước tiền của khách hàng phải được theo dõi và đối chiếu bởi một cá nhân độc lập với kế toán phải thu, các khoản hàng bán bị trả lại phải được ghi chép và phản ánh trong báo cáo nhận hàng trả lại, hàng trả lại phải được điều chỉnh khớp với việc giảm trừ tiền của khách hàng, định kì đối chiếu cơng nợ với khách hàng giữa phịng Kế tốn và bảng theo dõi hạn mức nợ và tình hình kinh doanh của phịng kinh doanh, các chênh lệch phải điều tra, xử lý.
Để kiểm tra xem những thủ tục trên có được thực hiện khơng theo đúng quy trình thiết kế hay khơng KTV sẽ thực hiện thủ tục walk - through test bằng cách chọn ngẫu nhiên 2 - 3 nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình.
28
Bảng 3.2: Giấy làm việc A411
Nhận xét: Mỗi nghiệp vụ KTV sẽ kiểm tra về hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất kho, hóa đơn bán hàng, giấy lãnh hàng để xem các chứng từ có được lập đầy đủ, chính xác hay khơng. Cả hai nghiệp vụ sau khi kiểm tra thì đều tuân thủ theo quy trình được mơ tả nên KTV kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng, phải thu, thu tiền đã được thực hiện theo thiết kế.
3.3.3.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với khoản mục phải thu khách hàng
KTV sẽ lập bảng soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính nêu ra các sai sót có thể xảy ra, các thủ tục chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót có thể xảy ra. KTV thực hiện kiểm tra walk – through để kiểm tra việc thực hiện chu trình “Bán hàng – Khoản phải thu – Thu tiền” và đưa ra kết luận.
29
Bảng 3.3: Kết luận về kiểm soát nội bộ về khoản Phải thu khách hàng
Giải thích: Lý do KTV khơng thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ vì đây là khách hàng lâu năm, các nhân sự chủ chốt khơng thay đổi nhiều nên quy trình khơng có gì thay đổi với năm trước đồng thời KTV đã thực hiện kiểm tra walk – through một số nghiệp vụ thấy rằng chu trình vẫn được thực hiện tốt so với thiết kế tại đơn vị nên KTV tiến hành thử nghiệm cơ bản ở mức trung bình và tập trung kiểm tra việc trích lập dự phịng Khoản phải thu khó địi.
3.3.3.3 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính được thực hiện theo phụ lục 5: Bảng thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính.
3.3.3.4 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thủ tục phân tích nhắm đánh giá rủi ro phân tích để đạt được những giải trình hợp lý về các chỉ tiêu phân tích khoản phải thu khách hàng.
- Nguồn dữ liệu: Sổ chi tiết 131, 511, 139 và bảng lập dự phòng. - Cơ sở dữ liệu: Hiện hữu, đầy đủ, đánh giá, ghi chép chính xác.
- Mục tiêu: Xem xét biến động nợ phải thu khách hàng, đánh giá rủi ro phân tích để đạt được giải trình hợp lý về các chỉ tiêu phân tích các khoản mục phải thu khách hàng.
Thử nghiệm chi tiết cho khoản mục nợ phải thu
- Nguồn dữ liệu: Bảng CĐKT năm nay, bảng CĐKT đã được kiểm toán năm