3.3 Minh hoạ thực tế quy trình kiểm tốn Khoản Phải thu khách hàng
3.3.1 Sơ lược về Công ty khách hàng
- Tên công ty: Công ty Cổ phần ABC.
- Địa chỉ: Khu cơng nghiệp Sóng Thần, tỉnh Bình Dương.
- Công ty được thành lập từ năm 19xx, là một trong những Công ty của Nhà nước, Công ty sản xuất các loại chỉ cước và các loại lưới đánh bắt thủy hải sản mà chủ yếu phục vụ cho ngư trường miền Nam Việt Nam.
- Ngày 24/04/20xx, Cơng ty chính thức hoạt động theo mơ hình công ty cổ phần và cổ đông Nhà Nước nắm giữ 40% vốn điều lệ Công ty.
- Chuyển sang hoạt động dưới mơ hình Cơng ty cổ phần, Công ty đã không ngừng nỗ lực nâng cao năng lực sản xuất, mở rộng thị phần, gia tăng giá trị doanh nghiệp, ngày càng chứng tỏ được năng lực của mình trong cạnh tranh trên đường hội nhập và góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.
- Ngày 20/05/20xx, cổ phiếu của Cơng ty đã chính thức niêm yết tại Sở Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh.
24
- Là khách hàng cũ của AASCs nên thông tin của khách hàng được lưu vào hồ sơ chung, hàng năm được công ty theo dõi và cập nhật những biến động.
- Thơng tin về kế tốn:
Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Nhật ký chung.
3.3.2 Chuẩn bị kiểm toán
Đối với khách hàng thường xuyên như Công ty ABC, KTV của AASCs sẽ dựa vào thông tin đã thu thập ở cuộc kiểm toán trước, thu thập thêm những thay đổi trong năm kết hợp các công việc kiểm toán khác để định hướng cho việc thu thập các bằng chứng kiểm toán giúp đưa ra các kết luận chính xác.
3.3.2.1 Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động
Tìm hiểu khách hàng và mơi trường hoạt động được KTV thiết lập ở giấy làm việc A310. (Theo phụ lục 2: Giấy làm việc A310).
Mơi trường kiểm sốt
- Tính chính trực và giá trị đạo đức luôn được coi trọng. HĐQT và Ban Giám đốc luôn làm gương cho các nhân viên cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức của xã hội cũng như của công ty và phổ biến cho cấp dưới.
- HĐQT và ủy ban kiểm sốt: Cơng ty đã thành lập ban kiểm soát riêng làm việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hội đồng cổ đơng. Ban Giám đốc là những nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm.
- Cơ cấu tổ chức và cách thứ phân định quyền hạn được thiết lập cụ thể và phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận và cá nhân.
- Đánh giá chung về hệ thống KSNB của khách hàng: Phỏng vấn:
- Bước đầu thu được những hiểu biết sơ bộ về thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, KTV AASCs tiến hành đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng bằng các kỹ thuật phỏng vấn với một loạt các câu hỏi “đóng”, “mở” và quan sát
25
việc thực hiện của các nhân viên trong Cơng ty ABC, đặc biệt là các nhân viên phịng kế toán.
- Với khách hàng thường niên như Cơng ty ABC, nhóm kiểm tốn của AASCs ln có những KTV đã thực hiện kiểm tốn năm trước. Dựa vào kinh nghiệm và hiểu biết của KTV cuộc kiểm toán năm trước, KTV sẽ thu thâp thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng một cách nhanh chóng. Những thơng tin thu được sẽ được ghi chép trên giấy làm việc và lưu vào hồ sơ kiểm toán năm nay.
Kiểm tra tài liệu:
- Khi đã có những hiểu biết sơ bộ về thơng tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, để kiểm tra lại các câu trả lời mà khách hàng đã đưa ra, KTV của AASCs tiếp tục thu thập thêm các tài liệu liên quan đến việc thực hiện KSNB ở Công ty ABC bao gồm: Quy chế quản lý tài chính năm 20XX, Quyết định của Hội đồng quản trị (HĐQT) về chính sách tiền lương, Giấy phép đầu tư, hoạt động kinh doanh, Biên bản họp HĐQT,…
- Các tài liệu này được KTV đính kèm với giấy làm việc và lưu vào trong hồ sơ kiểm toán năm. Qua xem xét và kiểm tra tài liệu khách hàng cung cấp, KTV nhận thấy những thông tin khách hàng cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Phân tích số liệu:
- Sau khi nắm bắt cơ bản về hệ thống KSNB của khách hàng, KTV của AASCs sẽ dựa vào hiệu quả hoạt động của hệ thống này để tiến hành các thủ tục phân tích cần thiết nhằm thu thập những bằng chứng hợp lý, đầy đủ.
- Thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán được áp dụng để thu thập những hiểu biết về nội dung BCTC, đánh giá tính hợp lý của BCTC, xác định được những vấn đề nghi vấn và khoanh vùng kiểm tốn. Kỹ thuật phân tích góp phần làm giảm số lượng công việc kiểm tra chi tiết của KTV và tiết kiệm thời gian.
AASCs thường thực hiện đánh giá tính hợp lý chung của BCKQKD trong giai đoạn lập kế hoạch. KTV lập bảng phân tích trong đó xác định chênh lệch giữa năm nay với năm trước của các chỉ tiêu trên BCKQKD, xác định tỷ lệ tăng giảm, từ đó phát hiện ra những biến động lớn, bất thường và tiến hành kiểm tra trong giai đoạn thực hiện kiểm tốn. Phân tích hoạt động kinh doanh và một số hệ số tài chính. (Phụ lục 3: Bảng phân tích hoạt động kinh doanh và một số hệ số tài chính).
26
3.3.2.2 Tìm hiểu về các chính sách kế tốn và chu trình kinh doanh liên quan đến khoản mục phải thu khách hàng khoản mục phải thu khách hàng
Hiểu biết về khía cạnh kinh doanh liên quan đến bán hàng, phải thu và thu tiền được trình bày trong giấy làm việc A410. (Phụ lục 4: Giấy làm việc A410).
3.3.2.3 Xác lập mức trọng yếu và lập kế hoạch chuẩn bị kiểm toán
Trong bước này, KTV AASCs chủ yếu sử dụng kỹ thuật tính tốn và dựa trên sự xét đốn mang tính nghề nghiệp của KTV để đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm tốn. Mức trọng yếu được ước lượng cao nghĩa là độ chính xác của số liệu trên BCTC thấp, khi đó số lượng bằng chứng thu thập sẽ nhiều và ngược lại.
Đối với Công ty ABC, KTV tiến hành đánh giá mức trọng yếu ban đầu .
Bảng 3.1: Giấy làm việc A710
27
nhuận sau thuế, có sẵn cơng thức tính trên từng chỉ tiêu. Nguyên nhân có chênh lệch lớn về mức trọng yếu của năm nay so với năm trước là do năm nay tình hình kinh doanh của Công ty thuận lợi hơn và lợi nhuận thực tế của 6 tháng đầu năm đã đạt gần 68% lợi nhuận kế hoạch cả năm, do vậy mức trọng yếu tổng thể được xác định tăng lên tương ứng (23,05%) để phù hợp với tình hình hiện tại của đơn vị.
3.3.3 Thực hiện kiểm toán
3.3.3.1 Tìm hiểu kiểm sốt nội bộ đối với khoản phải thu khách hàng
Với mục tiêu kiểm soát là các khoản thu tiền và giảm trừ cho khách hàng phải được ghi chép kịp thời và đúng đắn và ghi giảm tài khoản phải thu khách hàng. Sai sót có thể xảy ra là các khoản khách hàng thanh tốn, khoản giảm trừ khơng được đưa ra và ghi chép kịp thời, hoặc không được ghi chép đúng đối tượng của khoản phải thu khách hàng. Các thủ tục kiểm soát áp dụng là bộ phận nhận tiền bán hàng bằng tiền mặt phải độc lập với kế toán theo dõi khoản phải thu, các khoản ứng trước tiền của khách hàng phải được theo dõi và đối chiếu bởi một cá nhân độc lập với kế toán phải thu, các khoản hàng bán bị trả lại phải được ghi chép và phản ánh trong báo cáo nhận hàng trả lại, hàng trả lại phải được điều chỉnh khớp với việc giảm trừ tiền của khách hàng, định kì đối chiếu cơng nợ với khách hàng giữa phịng Kế tốn và bảng theo dõi hạn mức nợ và tình hình kinh doanh của phịng kinh doanh, các chênh lệch phải điều tra, xử lý.
Để kiểm tra xem những thủ tục trên có được thực hiện khơng theo đúng quy trình thiết kế hay khơng KTV sẽ thực hiện thủ tục walk - through test bằng cách chọn ngẫu nhiên 2 - 3 nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra từ đầu đến cuối chu trình.
28
Bảng 3.2: Giấy làm việc A411
Nhận xét: Mỗi nghiệp vụ KTV sẽ kiểm tra về hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất kho, hóa đơn bán hàng, giấy lãnh hàng để xem các chứng từ có được lập đầy đủ, chính xác hay khơng. Cả hai nghiệp vụ sau khi kiểm tra thì đều tuân thủ theo quy trình được mơ tả nên KTV kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng, phải thu, thu tiền đã được thực hiện theo thiết kế.
3.3.3.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với khoản mục phải thu khách hàng
KTV sẽ lập bảng soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính nêu ra các sai sót có thể xảy ra, các thủ tục chính áp dụng để ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót có thể xảy ra. KTV thực hiện kiểm tra walk – through để kiểm tra việc thực hiện chu trình “Bán hàng – Khoản phải thu – Thu tiền” và đưa ra kết luận.
29
Bảng 3.3: Kết luận về kiểm soát nội bộ về khoản Phải thu khách hàng
Giải thích: Lý do KTV khơng thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ vì đây là khách hàng lâu năm, các nhân sự chủ chốt khơng thay đổi nhiều nên quy trình khơng có gì thay đổi với năm trước đồng thời KTV đã thực hiện kiểm tra walk – through một số nghiệp vụ thấy rằng chu trình vẫn được thực hiện tốt so với thiết kế tại đơn vị nên KTV tiến hành thử nghiệm cơ bản ở mức trung bình và tập trung kiểm tra việc trích lập dự phịng Khoản phải thu khó địi.
3.3.3.3 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính được thực hiện theo phụ lục 5: Bảng thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính.
3.3.3.4 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thủ tục phân tích nhắm đánh giá rủi ro phân tích để đạt được những giải trình hợp lý về các chỉ tiêu phân tích khoản phải thu khách hàng.
- Nguồn dữ liệu: Sổ chi tiết 131, 511, 139 và bảng lập dự phòng. - Cơ sở dữ liệu: Hiện hữu, đầy đủ, đánh giá, ghi chép chính xác.
- Mục tiêu: Xem xét biến động nợ phải thu khách hàng, đánh giá rủi ro phân tích để đạt được giải trình hợp lý về các chỉ tiêu phân tích các khoản mục phải thu khách hàng.
Thử nghiệm chi tiết cho khoản mục nợ phải thu
- Nguồn dữ liệu: Bảng CĐKT năm nay, bảng CĐKT đã được kiểm toán năm trước, bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp công nợ theo đối tượng, bảng theo dõi tuổi nợ theo đối tượng.
2. Kết luận về KSNB của chu trình
(1) Hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được triển khai thực hiện?
Có
Khơng
(2) Có thực hiện kiểm tra tính hoạt động hữu hiệu (kiểm tra hệ thống KSNB) đối với chu trình này khơng?
Có [trình bày việc kiểm tra vào Mẫu C110]
30
- Cơ sở dữ liệu: Ghi chép chính xác và đầy đủ
- Mục tiêu: Thể hiện chính xác về mặt số liệu của dữ liệu mà khách hàng đã cung cấp để làm cơ sở cho các thủ tục kiểm toán, đảm bảo các số liệu kế toán được kết chuyển và trình bày đúng trên BCTC.
Việc đầu tiên KTV phải làm là lập bảng số liệu tổng hợp, đối chiếu số liệu bảng Cân đối kế toán và Sổ cái, cân đối số phát sinh.
Bảng 3.4 Giấy làm việc D310
Nhận xét:
- TB, GL: Khớp với số liệu trên bảng CĐSPS và Sổ Cái - vvv: Tham chiếu đến bảng tổng hợp điều chỉnh kiểm toán - xxx: Tham chiếu đến số liệu trên BCTC đã được kiểm toán
31
Bảng 3.5: Đối chiếu số dư sau kiểm toán
Nhận xét: Khoản mục Phải thu được ghi chép chính xác. Khơng có chênh lệch xảy ra.
Kết luận: Chấp nhận số của đơn vị.
- Đối chiếu số dư đầu kì trên CĐKT năm nay với số dư cuối kì trên CĐKT đã được kiểm tốn năm trước.
- Đối chiếu số dư cuối kì trên cân đối phát sinh với bảng CĐKT nhằm đảm bảo việc trình bày trên báo cáo tài chính là đúng quy định.
- Đối chiếu số sư tổng dư đầu kì và số sư cuối kì trên tổng hợp công nợ theo đối tượng với bảng CĐSPS nhằm bảo đảm bảng tổng hợp công nợ là đầy đủ.
- Đối chiếu bảng theo dõi tuổi nợ theo đối tượng và CĐSPS: cần đối chiếu số tổng hợp trên bảng theo dõi tuổi nợ theo đối tượng và số dư tài khoản 139- dự phịng phải thu khó địi trên CĐSPS để đảm bảo bảng theo dõi tuổi nợ là chính xác và đầy đủ về mặt số liệu. Trên thực tế, bảng theo dõi tuổi nợ có thể lập bằng tay (Excel) hoặc bằng máy (Phần mềm).
- Đối với khoản phải thu có số dư bên có: KTV cần kiểm tra tất cả các khách hàng có số dư bên có trọng yếu để xác định đúng bản chất nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền này.
Bên cạnh đó, KTV cịn thực hiện một số thủ tục sau:
- Kiểm tra các thông tin trên thuyết minh BCTC được thực hiện trên giấy làm việc D320 (Phụ lục 6)
Kết luận: Số liệu rõ ràng phục vụ thuyết minh BCTC - Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng.
Nguồn gốc số liệu: Phỏng vấn khách hàng, các chứng từ gốc để ghi nhận các khoản phải thu, Báo cáo kiểm toán năm trước.
Số dư đầu năm Số dư 6 tháng
đầu năm Số dư đầu năm
Số dư 6 tháng
đầu năm Chênh lệch
- 131C Người mua trả tiền trước 113.886.240 62.819.715 113.886.240 62.819.715 - 139 Dự phịng phải thu khó địi - Tổng cộng 1.755.441.686 2.412.325.219 1.755.441.686 2.412.325.219 - Phải thu của
khách hàng 131N
Số dư đầu kỳ
SL theo kiểm toán SL theo BCDSPS
1.641.555.446
32
Mục tiêu: Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. (Phụ lục 7: Giấy làm việc D342).
Sau khi kiểm tra, KTV kết luận Khoản mục Phải thu khách hàng của Công ty ABC đã được ghi nhận phù hợp với chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành được áp dụng nhất quán qua với các năm trước.
- Phân tích biến động số dư nợ, số dư có của đơn vị được thực hiện trong giấy làm việc D343.
Bảng 3.6: Giấy làm việc D343
Giải trình:
- Số dư khoản mục Phải thu khách hàng năm nay giảm so với năm trước giảm 8.23%, biến động không nhiều so với năm trước.
- Số dư người mua trả tiền trước năm nay tăng tương ứng tăng 1112.02% so với năm trước là do Cơng ty có nhận được tiền ứng trước tiền hàng của lô hàng " hạt nhựa" bán cho Công ty A1 (số tiền nhận trước là: 1.347.840.000 VND tương ứng với 64.800,00 USD) vào cuối tháng 12 năm nay nhưng đơn vị chưa kịp xuất khẩu lô hàng bán cho A1, lô hàng này đã xuất khẩu trong tháng 01 năm sau).
33
Bảng 3.7: So sánh hệ số vòng quay các khoản phải thu và số ngày thu tiền bình quân