2.2.1 Giới thiệu chung về bộ phận kiểm toán nội bộ
Ngân hàng Indovina thiết lập phịng Kiểm tốn nội bộ để thực hiện mục tiêu và chức năng KTNB của Ngân hàng và theo quy định của Ngân hàng nhà nước Việt Nam. Phòng KTNB của Ngân hàng IVB được tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc từ Hội sở đến các khu vực, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban kiểm soát.
Tại trụ sở chính có phịng KTNB (Phịng KTNB-Hội sở), điều hành hoạt động của phịng kiểm tốn nội bộ là Trưởng KTNB Ngân hàng IVB. Phòng KTNB –Hội sở có nhiệm vụ kiểm tốn hoạt động các đơn vị của IVB tại khu vực miền Trung và Nam.
Ngân hàng IVB thành lập Phịng/đội kiểm tốn nội bộ khu vực miền Bắc để kiểm toán hoạt động của các đơn vị IVB tại khu vực miền Bắc. Điều hành hoạt động của KTNB khu vực phía Bắc là Trưởng nhóm KTNB khu vực. Phịng/đội KTNB khu vực phía Bắc chịu sự quản lý, điều hành của phòng KTNB-Hội sở. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của kiểm toán nội bộ IVB
Chức năng:
- Rà soát, đánh giá độc lập, khách quan về mức độ đầy đủ, tính thích hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ nhằm cải tiến, hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ; kiểm tốn nội bộ có thể tham gia vào q trình xây dựng, cải tiến và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với điều kiện không vi phạm nguyên tắc độc lập, khách quan.
- Phát hiện và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật; nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và hoạt động của Ngân hàng Indovina.
- Đảm bảo an toàn bảo mật thông tin và hoạt động liên tục của hệ thống thông tin hoạt động nghiệp vụ.
- Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của các hệ thống, quy trình, quy định, góp phần bảo đảm hoạt động của Ngân hàng IVB an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng IVB trình Ban kiểm sốt xem xét, phê duyệt.
- Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hằng năm hoặc đột xuất và thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ theo kế hoạch hoặc kiểm toán đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
- Kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, hoạt động của Ngân hàng IVB (chính sách, thủ tục, quy trình hoặc các vấn đề trong hoạt động) dựa trên mức độ rủi ro (cao, trung bình hoặc thấp) và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh Ngân hàng nước ngoài.
- Kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; kiến nghị xử lý những vi phạm; đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đánh giá mức độ phù hợp của các hoạt động nhằm ngăn ngừa, khắc phục những điểm yếu đã được báo cáo; các hoạt động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ; và theo dõi cho đến khi các vấn đề này được xử lý thỏa đáng
- Lập báo cáo kiểm tốn; thơng báo và gửi kịp thời kết quả kiểm toán nội bộ. - Phát triển, chỉnh sửa, bổ sung, hồn thiện phương pháp kiểm tốn nội bộ và phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ.
- Tư vấn cho Người điều hành, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành và các bộ phận nghiệp vụ tại Ngân hàng IVB thực hiện các dự án xây dựng, áp dụng mới hay sửa đổi những quy trình nghiệp vụ quan trọng; cơ chế quản trị, …
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát giao.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ
2.2.2.1 Sơ đồ tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của bộ phận Kiểm toán nội bộ
2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên
Chức năng nhiệm vụ của Trưởng kiểm toán nội bộ
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động của phòng theo nhiệm vụ được giao, phân công phân nhiệm cho các phó phịng, bố trí, phân cơng việc cho Kiểm tốn viên.
- Xây dựng kế hoạch kiểm tốn nội bộ hằng năm trình Ban kiểm sốt phê duyệt.
Kiểm Toán Nội Bộ
Trưởng phòng KTNB
Nhân Viên Phòng/đội KTNB
Hà Nội
Trưởng nhóm KTNB
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ đã được Ban kiểm soát phê duyệt và những cuộc kiểm toán đột xuất do Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) giao.
- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thường xun hồn thiện phương pháp, chính sách, quy trình kiểm tốn nội bộ trình Ban kiểm sốt.
- Xây dựng kế hoạch tuyển chọn, kế hoạch đào tạo thường xuyên, đảm bảo kiểm tốn viên có đủ trình độ, năng lực chun mơn.
- Nắm vững theo dõi và đảm bảo tính độc lập, khách quan của Kiểm toán viên nội bộ.
- Lập và gửi báo cáo về hoạt động KTNB.
- Báo cáo Ban kiểm soát, Hội đồng thành viên khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, các sai phạm của hệ thống kiểm soát nội bộ và của Ban điều hành.
- Theo dõi thực hiện các kiến nghị sau kiểm tốn.
- Xây dựng kế hoạch tài chính của bộ máy KTNB hằng năm trình Hội đồng thành viên phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên, Ban kiểm soát về kết quả kiểm tốn do phịng KTNB thực hiện.
Chức năng nhiệm vụ của trưởng nhóm Kiểm tốn nội bộ
- Xác định thông tin đầy đủ, tin cậy phù hợp và hữu ích cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.
- Căn cứ vào các phân tích và đánh giá phù hợp để đưa ra kết luận và các kết quả kiểm toán nội bộ một cách độc lập, khách quan.
- Lưu các thông tin liên quan để hỗ trợ các kết luận và đưa ra kết quả kiểm toán.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Ban kiểm soát, Trưởng KTNB về kết quả kiểm toán được giao thực hiện.
Chức năng nhiệm vụ của Kiểm toán viên
- Soạn thảo đề cương, chương trình cơng tác tổng thể cho các cơng việc theo phạm vi kiểm tốn được phân cơng.
- Nghiên cứu các nghiệp vụ thuộc phạm vi đảm trách để xác định tính chất hoạt động và tính chặt chẽ của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Vạch ra nguyên tắc chung, soạn thảo lịch trình kiểm tốn cụ thể. Xác định các bước tiến hành, bao gồm cách chọn mẫu thống kê…
- Thu thập đánh giá các điều kiện nhằm nêu ra được ý kiến khách quan, có cơ sở chặt chẽ, hợp lý.
- Trình bày trực tiếp hoặc bằng văn bản với trưởng KTNB/ Trưởng nhóm KTNB trong thời gian đi đến kết luận của việc kiểm tra.
- Soạn thảo các văn bản, báo cáo chính thức về sự chặt chẽ hợp lý của hệ thống kiểm soát.