2.3 Thực trạng quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng ở Ngân hàng
2.3.2.2 Kiểm soát bảng đăng ký mẫu chữ ký
Đối với khách hàng:
Khi khách hàng nộp hồ sơ để mở tài khoản tại Ngân hàng thì khách hàng phải tiến hành lập bảng mẫu chữ ký bao gồm mẫu chữ ký của những người được
quyền ký trên các giấy tờ thanh toán giao dịch với ngân hàng và mẫu dấu của đơn vị.
Chữ ký của khách hàng (kể cả khách hàng là tổ chức tín dụng) trên chứng từ nộp vào phải khớp đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.
Đối với Ngân hàng:
Việc phân cấp phạm vi quyền hạn, trách nhiệm người được ký trên các chứng từ có liên quan đến từng loại nghiêp vụ trong Ngân hàng do Tổng Giám đốc, Giám đốc Ngân hàng qui định nhưng phải đảm bảo phải có đầy đủ chữ ký của người lập và những người chịu trách nhiệm kiểm soát, xét duyệt.
Những cán bộ nhân viên Ngân hàng phải lập bảng mẫu chữ ký để đăng ký tại Ngân hàng. Bảng mẫu chữ ký phải được Giám đốc Ngân hàng xác nhận trước khi thi hành. Khi thay đổi công tác, những cán bộ Ngân hàng mới lên thay phải lập bảng mẫu chữ ký của mình để thay thế bảng mẫu chữ ký của người thôi làm các cơng việc có liên quan trên chứng từ. Bảng mẫu chữ ký cũ ở các Bộ phận phải gạch chéo và đóng dấu “hết giá trị” để hủy bỏ, ghi ngày hủy bỏ rồi lưu và lưu trữ theo thời hạn qui định.
Kiểm soát viên tiến hành kiểm tra bảng đăng ký mẫu chữ ký theo các nội dung: - Kiểm tra quyền hạn và phạm vi được ký trong chứng từ và mẫu chữ ký của Cán bộ, nhân viên Ngân hàng có khớp đúng với mẫu đã đăng ký hay khơng.
- Kiểm tra khách hàng có thực hiện đăng ký mẫu chữ ký đúng qui định hay không.
- Chữ ký của khách hàng trên chứng từ nộp vào Ngân hàng có khớp đúng với mẫu chữ đã đăng ký tại Ngân hàng hay không.
- Kiểm tra mẫu chữ ký của khách hàng khi khách hàng đổi chữ ký mới có được Ngân hàng phê duyệt chưa.