Sơ đồ 3.5 : Sơ đồ xây dựng và quản lý giá bán xăng dầu tại công ty
2.3. Tổ chức công tác kế toán
2.3.1. Hình thức kế tốn
Hiện tại, cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn mà cơng ty sử dụng được Tập đồn Xăng dầu Việt Nam cung cấp là ERP_SAP
ERP (Enterprise Resource Planning) là thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, giúp công ty quản lý các hoạt động chủ chốt như kế toán, quản lý mua hàng…
ERP sẽ có nhiều phân hệ, ví dụ như phân hệ kế toán, phân hệ mua hàng…Trong phân hệ kế tốn, cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ hơn như sổ cái, công nợ
16
phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP.
Việc áp dụng phần mềm ERP giúp cơng tác kế tốn chính xác hơn, giảm bớt sai sót, hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế tốn và các biện pháp kiểm sốt nội bộ hiệu quả.
2.3.2. Hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành; đồng thời, để linh động cho việc hạch tốn, cơng ty cịn mở tiểu khoản cho các tài khoản.
Một vài ví dụ về tài khoản (TK) đƣợc mở tiểu khoản nhƣ sau: Tài khoản 156: Hàng hóa
- 1561000000: Hàng hóa - Xăng dầu
o 1561100000: Hàng hóa- Xăng dầu - Nội địa
1561190000: Chênh lệch giá - Hàng hóa xăng dầu - Nội địa o 1561200000: Hàng hóa- Xăng dầu - Tái xuất
1561290000: Chênh lệch giá - Hàng hóa xăng dầu - Tái xuất - 1562000000: Hàng hóa - Hóa dầu
1562900000: Chênh lệch giá – Hàng hóa hóa dầu - 1563000000: Hàng hóa - Gas, bếp và phụ kiện
1563900000: Chênh lệch giá - Hàng hóa gas, bếp và phụ kiện - 1567000000: Hàng hóa - Bất động sản
- 1568000000: Hàng hóa khác
1568900000: Chênh lệch giá - Hàng hóa khác
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- 5111000000: Doanh thu bán hàng hóa - 5112000000: Doanh thu bán thành phẩm - 5113000000: Doanh thu cung cấp dịch vụ - 5114000000: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- 5117000000: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư - 5118000000: Doanh thu khác
17
2.3.3. Hệ thống sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quá trình ghi sổ của Cơng ty như sau:
- Mỗi phần hành kế tốn sẽ có phần nhập liệu, chỉnh sửa và có trách nhiệm quản lý một hay một số tài khoản nhất định.
- Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn chịu trách nhiệm phần hành đó sẽ nhập liệu vào hệ thống máy tính theo chương trình cài đặt sẵn. Các phần hành kế tốn liên quan có thể xem số liệu này trên hệ thống máy tính nhưng khơng thể chỉnh sửa. Nếu có sai sót, bất hợp lý thì u cầu bộ phận chịu trách nhiệm nhập liệu xem xét và chỉnh sửa.
- Định kỳ, kế toán chịu trách nhiệm phần hành nào sẽ phải lập sổ kế toán tổng hợp cho tài khoản mình kiểm tra và đối chiếu với phần hành kế toán khác.
- Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên như: báo cáo kiểm kê, báo cáo tài chính,…
2.3.4. Hệ thống báo cáo tài chính
Bao gồm các báo cáo như:
- Bảng Cân đối kế toán Mẫu số B 01- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02- DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03- DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09- DN
Báo cáo tài chính được lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các chuẩn mực kế toán, chế độ kế tốn áp dụng cho Tập đồn Xăng dầu Việt Nam đã được Bộ tài chính phê duyệt theo cơng văn chấp thuận số 956/BTC-CĐKT ngày 18/01/2007 và các quy định pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính của tồn Cơng ty được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc và loại trừ các giao dịch, số dư công nợ nội bộ.
Năm tài chính của Cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
2.3.5. Các chính sách và phương pháp kế toán áp dụng
Ƣớc tính kế tốn
Báo cáo tài chính được lập yêu cầu Ban Giám đốc phải có những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về cơng nợ, tài sản và việc trình bày các khoản
18
công nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập báo cáo tài chính cũng như doanh thu và chi phí trong năm tài chính.
Mặc dù ước tính kế tốn được lập bằng tất cả sự hiểu biết của Ban Giám đốc, số thực tế phát sinh có thể khác so với các ước tính, giả đinh đặt ra.
Dự phịng phải thu khó địi
Dự phịng phải thu khó địi được trích lập cho những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán từ sáu tháng trở lên, hoặc các khoản phải thu mà người nợ khó có khả năng thanh tốn do bị thanh lý, phá sản hay các khó khăn tương tự.
Hàng tồn kho
Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung, nếu có, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá gốc được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
Giá trị thuần có thể thực hiện được: bằng Giá bán ước tính trừ các chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.
Đối với mặt hàng xăng dầu, giá mua vào của mặt hàng xăng dầu là giá bán nội bộ do Tập đoàn quy định cho từng thời kỳ.
Đối với mặt hàng dầu mỡ nhờn, gas được mua từ Cơng ty con của Tập đồn, giá mua vào là giá mua bán thực tế trên thị trường.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Cơng ty được trích lập theo các quy định kế tốn hiện hành. Theo đó, Cơng ty được phép trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lỗi thời, hỏng, kém phẩm chất và trong trường hợp giá gốc của hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán.
Cơng cụ tài chính
- Ghi nhận ban đầu o Tài sản tài chính
Tại ngày ghi nhận ban đầu, tài sản tài chính được ghi nhận theo giá gốc cộng các chi phí giao dịch có liên quan trực tiếp đến việc mua sắm tài sản tài chính đó. Tài sản tài chính của cơng ty bao gồm: tiền, các khoản phải thu khách hàng và phải thu khác, đầu tư tài chính dài hạn và các khoản ký quỹ.
19
o Cơng nợ tài chính
Tại ngày ghi nhận ban đầu, cơng nợ tài chính được ghi nhận theo giá gốc cộng các chi phí giao dịch có liên quan trực tiếp đến việc phát hành cơng nợ tài chính đó. Cơng nợ tài chính của cơng ty bao gồm các khoản phải trả người bán và phải trả khác, phải trả nội bộ, các khoản vay, chi phí phải trả và cơng nợ tài chính khác.
- Đánh giá lại sau lần ghi nhận ban đầu
Hiện tại, chưa có quy định về đánh giá lại cơng cụ tài chính sau ghi nhận ban đầu.
Một số chính sách kế tốn khác như: chính sách kế tốn về Tài sản cố định hữu hình và khấu hao, tài sản cố định vơ hình và khấu hao, chi phí xây dựng cơ bản dở dang, chi phí đi vay….
2.3.6. Tin học hóa cơng tác kế toán
Hiện tại, hầu như các cơng việc của phịng kế tốn tài chính tại Cơng ty đều được thực hiện trên máy tính, sử dụng phần mềm ERP_SAP. Chỉ cịn một số ít công việc như kiểm tra chứng từ, lưu trữ chứng từ gốc phải thực hiện thủ công.
Việc sử dụng phần mềm và hầu hết thao tác trên máy tính đã giảm tải một lượng lớn cơng việc, đồng thời hạn chế sai sót trong cơng tác hạch toán.
20
CHƢƠNG 3
THỰC TRẠNG KẾ TỐN MUA BÁN HÀNG HĨA XĂNG DẦU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II
3.1. Đặc điểm hoạt động mua - bán hàng hóa: