Sơ đồ 3.5 : Sơ đồ xây dựng và quản lý giá bán xăng dầu tại công ty
3.2. Kế toán quá trình mua hàng:
3.2.1. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Phiếu nhập kho 3.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 156 Hàng hóa
- 1561100000 Hàng hóa – Xăng dầu – Nội địa
1561190000 Chênh lệch giá – Hàng hóa xăng dầu – Nội địa - 1561200000 Hàng hóa – Xăng dầu – Tái xuất
1561290000 Chênh lệch giá – Hàng hóa xăng dầu – Tái xuất 1562000000 Hàng hóa - Hóa dầu
1562900000 Chênh lệch giá - Hàng hóa hố dầu
Tài khoản N002100000 Hàng hóa giữ hộ Tập đồn
Tài khoản 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Tài khoản 336 Phải trả nội bộ
- 3362100000 Phải trả nội bộ Tập Đồn về hàng hóa - 3362200000 Thanh toán bù trừ qua Tập Đồn - 3363100000 Phải trả nội bộ Cơng ty về hàng hóa - 3363200000 Thanh tốn bù trừ qua Công ty
Tài khoản 3319110000 Tài khoản GR/IR
3.2.3. Nguyên tắc hạnh toán
a) Ký kết hợp đồng mua hàng:
- Tập đoàn trực tiếp ký hợp đồng nhập khẩu với tổ chức nước ngoài hoặc ký hợp đồng mua hàng từ các Nhà máy lọc dầu trong nước.
- Các khoản chiết khấu, giảm giá ở khâu mua hàng hầu hết là do Tập đoàn ký hợp đồng với bên bán và có các chính sách riêng, cơng ty khơng quản lý về các khoản này.
24
b) Nhập hàng:
- Cơng ty được Tập đồn ủy thác về việc làm thủ tục và tiếp nhận hàng nhập khẩu lên kho tại Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè.
- Khi nhận hàng tại kho, Công ty sẽ ghi nhận vào TK N002100000 “Hàng hóa giữ hộ Tập đồn”, khơng hạch tốn vào bên Nợ TK 156 “Hàng hóa”.
- Khi xuất hàng hóa bán cho khách hàng của cơng ty, kế tốn ghi nhận vào bên Có TK 156 “Hàng hóa”, phần mềm ERP_SAP sẽ tự động ghi nhận đồng thời vào bên Nợ TK này.
- Khi xuất hàng hóa cho các cơng ty tuyến sau trong nội bộ Tập đoàn và các cửa hàng bán lẻ: Chỉ ghi giảm nguồn hàng giữ hộ của Tập đồn, và khơng hạch toán qua TK 156. Tập đồn sẽ thanh tốn về các chi phí qua kho cho Cơng ty.
c) Thanh tốn tiền hàng cho Tập đồn:
- Định kỳ đầu mỗi tháng, Công ty sẽ tổng kết số lượng đã xuất bán (Tổng bên Nợ TK 156) và các khoản bổ sung chênh lệch (nếu có) trong tháng trước và thông báo cho Tập đồn. Tập đồn sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho Cơng ty theo số lượng đó với giá vốn chính thức.
- Giá mua vào của hàng hóa xăng dầu tại Công ty là giá mà công ty nhận từ Tập đồn
- Khi hạch tốn nghiệp vụ mua hàng hóa, cơng ty sử dụng TK 3319110000 “Tài khoản GR/IR” trước khi ghi nhận vào TK 3362100000 “Phải trả nội bộ Tập đồn về hàng hóa”
Nợ TK 1561100000 Nợ TK 1331100000
Có TK 3319110000
- Khi nhận được hóa đơn GTGT về việc thanh toán tiền hàng cho Tập đoàn, cơng ty tiến hành hạch tốn:
Nợ TK 3319110000 Có TK 3362100000
25
3.2.4. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT ký hiệu TD/14P số 0001238, ngày
13/10/2014 (Phụ lục 1), công ty mua hàng từ Tập đoàn, thuế GTGT 10%
Nợ TK 1561100000 192.379.149.252
Nợ TK 1331100000 19.237.914.926
Có TK 3319110000 211.617.064.178
Nợ TK 3319110000 211.617.064.178
Có TK 3362100000 211.617.064.178
Chi tiết số lượng và đơn giá từng hàng hóa như sau:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
1 Xăng RON 92 L15 3.158.500 19.965 2 Xăng RON 95 L15 1.565.004 20.523 3 Dầu hỏa L15 35.397 18.394 4 DO 0,25S L15 2.250.735 17.898 5 DO 0,05S L15 435.061 17.665 6 FO 3,5S KG 350.389 15.178 7 FO 3,0S KG 2.486.460 15.586 8 FO 380 KG 298.303 15.115
26
Dựa trên HĐ GTGT, kế tốn tại cơng ty tiến hành ghi sổ:
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 1561100000 – Hàng hóa- Xăng dầu – Nội địa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản
đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
M1 0001238 13.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – xăng RON92– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
3319110000 63.059.452.500
M1 0001238 13.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – xăng RON95– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
3319110000 32.118.577.092
....... ...... ................ .................................. ................. ................ .......
M1 0001238 13.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – FO 380– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
3319110000 4.508.849.845
Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT ký hiệu TD/14P số 0001383, ngày
31/10/2014 (Phụ lục 2), cơng ty mua hàng từ Tập đồn:
Nợ TK 1561100000 142.035.470.568
Nợ TK 1331100000 14.203.547.058
Có TK 3319110000 156.239.017.626
Nợ TK 3319110000 156.239.017.626
27
Chi tiết số lượng và đơn giá từng hàng hóa như sau:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
1 Xăng RON 92 L15 2.656.111 18.925 2 Dầu hỏa L15 95.276 17.646 3 DO 0,25S L15 1.672.870 16.869 4 DO 0,05S L15 1.604.561 16.915 5 FO 3,5S KG 215.852 14.104 6 FO 3,0S KG 1.228.024 14.440 7 FO 380 KG 995.468 14.013
Dựa trên HĐ GTGT, kế tốn tại cơng ty tiến hành ghi sổ
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 1561100000 – Hàng hóa- Xăng dầu – Nội địa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
M1 0001383 31.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – xăng RON92– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
3319110000 50.266.900.675
M1 0001383 31.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – dầu hỏa– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
3319110000 1.681.240.296
..... ...... ................ .................................. ................. ................ .....
M1 0001383 31.10.2014
Nhập mua nội bộ tập đoàn – Kinh doanh nội địa – FO 380– Tổng kho xăng dầu Nhà Bè
28