Trường hợp giao tại kho của khách hàng:
- Lệnh xuất kho kiêm điều động (có giá trị trong vòng 3 ngày kể từ ngày phát hành)
- Tích kê xuất hàng đường bộ (hoặc Tích kê xuất hàng đường thủy)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Liên 1: Lưu, Liên 2: Đơn vị nhận hàng, Liên 3: Vận chuyển)
30
- Hóa đơn GTGT (Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao người mua, Liên 3: Nội bộ) hoặc Hóa đơn xuất khẩu (Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao người mua, Liên 3: Giao hải quan)
Quy trình lập thủ tục xuất bán hàng:
Sơ đồ 3.4: Quy trình bán hàng trƣờng hợp giao tại kho khách hàng
3.3.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- 5111000000 Doanh thu bán hàng hóa
- 5111100000 Doanh thu bán hàng hóa – Thuế bảo vệ mơi trường Tài khoản 512 Doanh thu bán hàng nội bộ
- 5121100000 Doanh thu bán hàng hóa nội bộ Tập đồn - 5122100000 Doanh thu bán hàng hóa nội bộ cơng ty
Tài khoản 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc
- 3331100000 Thuế GTGT đầu ra - 3338100000 Thuế bảo vệ môi trường - 3339290000 Phí, lệ phí khác
Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán
- 6321110000 Giá vốn hàng hóa
- 6321120000 Giá vốn hàng hóa - Chênh lệch - 6322100000 Hao hụt hàng hóa
31
Một số tài khoản khác được công ty sử dụng như:
- 1311100000 Phải thu khách hàng
- 1312000000 Phải thu cửa hàng trực thuộc
- 1362100000 Phải thu nội bộ Tập Đồn về hàng hóa - 1363100000 Phải thu nội bộ cơng ty về hàng hóa - 1571000000 Hàng gửi bán - Xăng dầu
- …………..... ………………………………………
3.3.3. Hạch toán doanh thu bán hàng
Giá bán các mặt hàng xăng dầu được thực hiện theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo quy định của Nghị định số 83/NĐ-CP ngày 15/09/2014 (có hiệu lực từ ngày 01/11/2014) và các văn bản chỉ đạo điều hành cụ thể của Chính phủ từng thời kỳ.
Giá bán các mặt hàng xăng dầu giữa các đơn vị thành viên nội bộ Tập đoàn do Tập đoàn quy định cho từng giai đoạn dựa trên sự biến động của giá xăng, dầu nhập khẩu.
Mức giá công bố cho mọi đối tượng trên từng kênh bán hàng là như nhau – theo mức giá do Giám đốc Công ty ban hành trên các văn bản “Quyết định giá”. Phương án giá bán các mặt hàng xăng dầu gồm 03 yếu tố cấu thành: Giá vốn các mặt hàng xăng dầu; chi phí cộng thêm tính giá hịa vốn và lợi nhuận.
32
Sơ đồ 3.5: Sơ đồ xây dựng và quản lý giá bán xăng dầu tại công ty
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 05 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác đinh được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Sơ đồ hạch toán:
Xác đinh giá vốn các mặt hàng xăng dầu
Xây dựng phương án giá bán buôn, giá bán cho khách hàng thương mại
Khai báo giá bán vào hệ thống ERP
Tổ chức thực hiện:
- Gửi các quyết định giá và thông báo giá
- Tổ chức thực hiện đúng các quyết định về giá bán xăng dầu - Xử lý các trường hợp giảm giá
Kiểm tra, báo cáo, bảo mật và lưu hồ sơ Lập quyết định giá, trình Giám
33
Trình tự hạch tốn ghi nhận doanh thu trong một số trƣờng hợp bán hàng:
Bán buôn nội địa: bao gồm bán cho Tổng đại lý, đại lý,…
Sơ đồ hạch tốn:
Giải thích sơ đồ
(1) Hạch toán giá vốn hàng bán
(2) Số tiền phải thu từ hoạt động bán hàng (2a) Doanh thu bán hàng
(2b) Thuế GTGT đầu ra
(2c) Phí xăng dầu phải nộp (nếu có)
(3) Cuối kỳ xác định lại giá vốn kết chuyển số chênh lệch giữa hạch toán và giá gốc
(3a) Số chênh lệch giá gốc lớn hơn giá hạch toán (3b) Số chênh lệch giá gốc nhỏ hơn giá hạch toán
(4) Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh (5) Kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Bán nội bộ công ty
34 Giải thích sơ đồ
(1) Hạch tốn giá vốn hàng bán
(2) Số tiền phải thu từ bán hàng nội bộ (2a) Doanh thu bán hàng nội bộ (2b) Thuế GTGT đầu ra
(3) Cuối kỳ xác định lại giá vốn kết chuyển số chênh lệch giữa hạch toán và giá gốc
(3a) Số chênh lệch giá gốc lớn hơn giá hạch toán (3b) Số chênh lệch giá gốc nhỏ hơn giá hạch toán
(4) Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh (5) Kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Bán tái xuất : bao gồm khách hàng Campuchia, các khu chế xuất, doanh nghiệp chế xuất, tàu biển nước ngoài….
Sơ đồ hạch tốn:
Giải thích sơ đồ
(1) Hạch toán nhập mua nội bộ tạm nhập tái xuất (1a) Theo giá hạch toán
(1b) Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán (2) Xác định giá vốn hàng bán theo giá hạch toán
(3) Hạch toán doanh thu bán hàng tạm nhập tái xuất cho khách hàng nước ngoài (3a) Trường hợp khách hàng do công ty ký hợp đồng trực tiếp
35
(4) Hạch toán doanh thu bán nội bộ hàng tạm nhập, tái xuất
(5) Cuối kỳ xác định lại giá vốn kết chuyển số chênh lệch giữa hạch toán và giá gốc
(5a) Số chênh lệch giá gốc lớn hơn giá hạch toán (5b) Số chênh lệch giá gốc nhỏ hơn giá hạch toán
(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh (7) Kết chuyển doanh thu bán hàng tạm nhập tái xuất sang TK 911 để xác định kết
quả kinh doanh
Khi hạch toán doanh thu, cơng ty sẽ hạch tốn Thuế bảo vệ mơi trƣờng (BVMT) vào doanh thu bán hàng hóa:
- Theo Luật số 57/2010/QH12 của Quốc hội, công ty phải nộp thuế BVMT với mức thuế nhất định trong từng thời kỳ
- Thuế BVMT là một khoản làm giảm doanh thu do đây là một khoản thuế gián thu được tính vào giá bán
- Khi doanh thu bán hàng được cập nhật, phần mềm ERP sẽ tự động tính thuế BVMT, được theo dõi trên tài khoản 5111100000 “Doanh thu bán hàng hóa_ thuế bảo vệ mơi trường)
- Đối với xuất bán nội bộ, cơng ty khơng tính thuế BVMT Hạch tốn thuế BVMT:
Nợ TK 1311100000 Có TK 5111100000
Cuối kỳ, cơng ty sẽ tiến hành tách thuế bảo vệ môi trường từ doanh thu bán hàng hóa:
Nợ TK 5111100000 Có TK 3338100000
Một số trƣờng hợp xuất khác:
- Xuất điều chuyển nội bộ - Xuất hao hụt định mức - Xuất pha chế, chuyển loại
36
3.3.4. Hạch toán giá vốn hàng bán
Giá vốn các mặt hàng xăng dầu được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Đối với chu kỳ đầu mỗi tháng:
Dựa vào giá bán nội bộ, lượng hàng tồn cuối tháng trước và giá bán nội bộ, lượng đơn mua hàng đăng ký với Tập đoàn trong tháng này để thực hiện tính giá vốn hàng bán.
- Đối với chu kỳ bất kỳ trong tháng:
Khi Tập đoàn thay đổi giá bán nội bộ tại thời điểm bất kỳ trong tháng, giá vốn là giá bán nội bộ tại từng thời điểm tương ứng với lượng hàng còn tồn của đơn mua hàng đến thời điểm thay đổi giá.
Lượng hàng còn tồn của đơn mua hàng = Lượng hàng tồn tháng trước + Đơn mua
hàng đăng ký với Tập đoàn tháng hiện tại – Sản lượng xuất bán tính đến thời điểm thay đổi giá
Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, cơng ty tiến hành hạch tốn: Nợ TK 6321110000
Có TK 1561100000
Thực tế, do cuối tháng Tập đoàn mới xuất hóa đơn GTGT cho công ty, giá vốn chính thức cuối tháng cơng ty mới nhận được. Tuy nhiên, khi nhập hàng, Tập đoàn vẫn sẽ giao cho cơng ty một giá giao để hạch tốn khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Cuối tháng, khi so sánh giữa giá giao và giao vốn chính thức, kế tốn cơng ty sẽ thực hiện điều chỉnh nếu có chênh lệch.
Trƣờng hợp: Giá vốn > Giá giao:
Nợ TK 6321110000
Có TK 1561190000/ 1561290000
Trƣờng hợp: Giá vốn < Giá giao:
Nợ TK 1561190000/1561290000 Có TK 6321110000
3.3.5. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh tại công ty
Xuất bán bn:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT ký hiệu AG/14P số 0013293 ngày 03/10/2014, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội AA/14P-0042848 ngày 01/10/2014, bảng kê phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh xuất kho kiêm điều động số 2008303117, cơng ty
37
xuất bán 11.974 lít DO 0,25S, đơn giá 18.733 đ/lít, thuế GTGT 10%, tiền phí khác là 0 cho Chi nhánh Công ty PEPSICO Việt Nam tại Cần Thơ (Mã khách hàng: 307781, phương thức xuất: Xuất bán buôn, phương thức thanh toán: thanh toán bằng chuyển khoản, thời hạn thanh toán: 30 ngày từ ngày xuất kho) (Phụ lục 10: Bộ chứng từ 1)
Nợ TK 1311100000 246.739.836
Có TK 5111000000 224.308.942
Có TK 3331100000 22.430.894
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 5111000000 - Doanh thu bán hàng hóa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
38 Xuất bán Tổng đại lý
Căn cứ vào hóa đơn GTGT ký hiệu AG/14P số 0013280, ngày 02/10/2014, lệnh xuất kho số 2008327300, công ty xuất bán 16.000 lít DO 0,05S, đơn giá 18.325 đ/ lít, thuế GTGT 10%, tiền phí khác là 0 cho công ty TNHH Xăng dầu Kiên Giang (Mã khách hàng: 200062, phương thức xuất: Xuất bán Tổng đại lý, phương thức thanh toán: thanh toán bằng chuyển khoản, thời hạn thanh toán: 15 ngày từ ngày xuất kho)
(Phụ lục 10: Bộ chứng từ 2) Nợ TK 1311100000 322.520.000 Có TK 5111000000 293.200.000 Có TK 3331100000 29.320.000 SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 5111000000 - Doanh thu bán hàng hóa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
SD 00013280 02.10.2014 Xuất bán Tổng đại lý 1311100000 322.520.000
Xuất bán tái xuất
Căn cứ vào hóa đơn bán tái xuất (Commercial invoice) ký hiệu AN/14P, ngày 24/03/2015 số 0000048, lệnh xuất kho số 2010193564, công ty xuất bán tái xuất 82.579 kg DO 0,05S, đơn giá 0,573000 usd/ kg (tỉ giá hạch toán: 21.565 đ/usd) cho công ty TNHH xuất nhập khẩu SAVIMEX (SAVIMEX IM-EX CO.LTD), phương thức thanh toán: thanh toán chuyển khoản, thời hạn thanh toán: 30 ngày kể từ ngày xuất kho (Phụ lục 10: Bộ chứng từ 3)
Nợ TK 1311100000 1.020.407.710,05
39
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/03/2015 Đến ngày: 31/3/2015 Tài khoản: 5111000000 - Doanh thu bán hàng hóa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
SD 0000048 24.03.2015 Xuất bán tái xuất 1311100000 1.020.407.710,05
Một số trƣờng hợp xuất khác:
Xuất hàng giữ hộ cho chủ hàng:
Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng giữ hộ ký hiệu AC/14P số 0100204 ngày 27/12/2014, lệnh xuất kho số 2009288452, công ty xuất kho 1.046.064 kg FO 3.0S D991 cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Long Hung, kho xuất: Tổng kho xăng dầu Nhà Bè (Phụ lục 10: Bộ chứng từ 4)
Xuất điều chuyển nội bộ Tập đoàn:
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ký hiệu AA/14P số 0056679 ngày 27/12/2014, lệnh xuất kho kiêm điều động số 2009255610, công ty xuất từ nguồn hàng gửi của Tập đoàn 11.733 kg FO 3,5S cho Văn phịng cơng ty Xăng dầu Tiền Giang (kho xuất: Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè, kho nhận: Văn phịng cơng ty Xăng dầu Tiền Giang). (Phụ lục 10: Bộ chứng từ 5)
Xuất điều chuyển nội bộ công ty khác:
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ký hiệu AA/14P số 0057121 ngày 13/12/2014, lệnh xuất kho kiêm điều động số 2009118090, công ty xuất từ nguồn hàng gửi của Tập đồn 13.000 lít DO 0,05S cho Xí nghiệp bán lẻ Xăng dầu khu vực 2 (kho xuất: Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè, kho nhận: cửa hàng số 9) (Phụ lục 10:
Bộ chứng từ 6)
Kế toán tiến hành ghi nhận giá vốn đối với một số nghiệp vụ bán hàng:
Phụ lục 11: Sổ chứng từ kế tốn tài khoản 6321100000 – Giá vốn hàng hóa Phụ lục 12: Sổ chứng từ kế toán tài khoản 1561100000 – Hàng hóa – Xăng dầu – Nội địa
40
Căn cứ vào chứng từ số 40014874, ngày 01/10/2014, công ty xuất bán buôn nhiên liệu DO 0,05S – Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè, kế toán tiến hành ghi sổ và hạch tốn:
Nợ TK 6321110000 177.759.600
Có TK 1561100000 177.759.600
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 6321110000 - Giá vốn hàng hóa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
M2 40014874 01.10.2014 Xuất bán buôn -DO 0,05S –
Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè 1561100000 177.759.600
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 1561100000 – Hàng hóa – Xăng dầu – Nội địa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
M2 40014874 01.10.2014 Xuất bán buôn - DO 0,05S –
Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè 6321110000 177.759.600 Căn cứ vào chứng từ số 40015223, ngày 01/10/2014, công ty xuất bán Tổng đại lý
xăng RON95 – Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè, kế toán tiến hành ghi sổ và hạch toán:
Nợ TK 6321110000 1.571.506.146
41
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 1561100000 – Hàng hóa – Xăng dầu – Nội địa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Mã Số Ngày Nợ Có M2 40015223 01.10.2014 Xuất bán Tổng đại lý – xăng RON 95 – Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè
6321110000 1.571.506.146
3.4. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- 1591100000 Dự phòng giảm giá - Xăng dầu
Đối với hàng hóa xăng dầu:
Do cơng ty nhập ủy thác từ Tập đoàn, toàn bộ số lượng nhập sẽ được xem là hàng hóa giữ hộ Tập đồn. Việc bán thực tế với số lượng bao nhiêu sẽ được Tập đồn xuất hóa đơn GTGT với số lượng đó vào cuối tháng. Do tính chất như vậy nên cơng ty sẽ khơng có số dư cuối kỳ của hàng tồn kho. Khi công ty xuất bán một lượng xăng dầu trong tổng số lượng nhập, thì số cịn lại khơng xuất bán sẽ được xem là hàng hóa giữ
SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Từ ngày: 01/10/2014 Đến ngày: 31/10/2014 Tài khoản: 6321110000 – Giá vốn hàng hóa
ĐVT: VND
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng
Số tiền
Mã Số Ngày Nợ Có
M1 40015223 02.10.2014 Xuất bán Tổng đại lý – Xăng
42
hộ Tập đoàn, và sẽ đưa vào tài khoản ngoài bảng N002100000 “Hàng hóa giữ hộ Tập
đồn”
Vì thế, đối với hàng hóa xăng dầu sẽ khơng thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
43
CHƢƠNG 4
NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ
4.1 Nhận xét về tổ chức cơng tác kế tốn mua - bán hàng hóa tại Cơng ty Xăng dầu khu vực II
4.1.1 Ưu điểm
Bộ máy kế tốn
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với quy mô tổ chức kinh doanh của Công ty, giải quyết hiệu quả lượng cơng việc kế tốn phức tạp phát sinh hàng kỳ tại công ty.
Công tác kế tốn
Cơng ty áp dụng và tuân thủ chặt chẽ Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định của Pháp luật từ phương pháp, trình tự kế tốn, lập và luân chuyển chứng từ;