4. Phương pháp nghiên cứu
2.3 Thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận tại Công ty TNHH TM & DV Kim
2.3.1 Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập kh5u của công ty 2.3.1.1 Quy trình nhập kh5u bằng đường biển
Bước 1: Công ty Kim Quang và khách hàng ký hợp đồng dịch vụ
Bước 2: Tiến hành nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khNu
Bước 3: Lập tờ khai hàng nhập khNu
Bước 4: Hoàn tất bộ chứng từ và hồ sơ hải quan
Bước 5: Làm thủ tục hải quan hàng nhập
Bước 6: Nhận và bảo quản hàng tại cảng
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập Kí hợp đồng dịch vụ Lập tờ khai và truyển hải quan
Thanh toán, bàn giao chứng từ cho khách hàng và lưu hồ sơ Lấy lệnh giao hàng Nhận hàng tại cảng Làm thủ tục Hải quan hàng nhập Giao hàng cho khách hàng
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 38
Bước 8: Thanh toán, bàn giao chứng từ cho khách hàng và lưu hồ sơ
2.3.1.1.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ
Công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ khâu nghiệp vụ giao nhận mà một doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là tìm kiếm khách hàng, thảo luận và tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng. Sau khi thương lượng các điều khoản, nếu hai bên đồng ý thì sẽ ký hợp đồng dịch vụ logistics. Và trên thực tế, đối với những khách hàng mới, trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ chính thức cũng như thiết lập mối quan hệ làm ăn cho những lần sau thì phía bên công ty Kim Quang thường làm trước một lô hàng để khách hàng cảm thấy hài lòng về dịch vụ công ty mình cung cấp rồi sau đó ký kết hợp đồng dịch vụ. Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng dịch vụ giao nhận mà công ty ký kết với khách hàng các điều khoản cơ bản như: đại diện hai bên A và B, các loại dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng, giá cả thực hiện giao nhận mỗi container hay mỗi một lô hàng và các phụ phí đính kèm là bao nhiêu, trách nhiệm pháp lý mỗi bên và chi phí phát sinh bên nào chịu. Tham khảo một số hợp đồng đã ký của công ty, đa số các điều khoản về chi phí vận chuyển, phí khai báo hải quan, phí bốc dỡ, các chi phí liên quan đến lệ phí kiểm định, kiểm hóa, kiểm dịch… là do công ty ứng trước cho khách hàng và nhận hóa đơn sau này để thanh toán lại với khách hàng.
2.3.1.1.2 Nhận và kiểm tra chứng từ nhập kh5u
- Tờ khai hải quan hàng nhập khNu HQ/2012-NK (2 bản chính) - Tờ khai trị giá tính thuế HQ/2008-TGTT (2 bản chính)
- Hợp đồng thương mại (1 bản sao)
- Hóa đơn thương mại (1 bản chính, 1 bản sao) - Phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao) - Vận đơn đường biển (1 bản sao)
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 39
Trong quá trình thực hiện giao nhận một lô hàng nhập khNu có rất nhiều chứng từ mà nhân viên giao nhận phải nắm rõ để có thể tiến hành nhanh chóng và chính xác không bị hải quan trả hồ sơ về. Khi nhận được thông báo của khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để lấy bộ chứng từ. Đây là những chứng từ làm cơ sở cho việc lập bộ hồ sơ khai hải quan hàng nhập khNu. Do đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kĩ các chi tiết của chứng từ xem chứng từ có phù hợp hay chưa để thúc đNy quá trình làm thủ tục hải quan nhanh chóng, dễ dàng và có lợi tốt nhất cho khách hàng.
Ví dụ đối với việc giao nhận lô hàng “hạt nhựa nguyên sinh –chính ph m POLYETHYLENE” của Công Ty Cổ Phần màng bao bì Vinh Nam Phát, đây là một khách hàng thường xuyên vì thế nhân viên giao nhận đã thích nghi với những giấy tờ thủ tục của lô hàng thì khách hàng sẽ gửi trước thông tin chính của lô hàng như
hợp đồng, invoice, packing list… cho nhân viên giao nhận bằng mail hoặc fax để
nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan điện tử trước và truyền hải quan sau đó in tờ khai ra rồi đưa cho khách hàng đóng dấu, ký tên giúp cho việc đăng ký tờ khai nhanh chóng. Những chứng từ còn lại công ty sẽ lấy cùng lúc với tờ khai để tiện và
đỡ tốn thời gian cho nhân viên giao nhận.
Kiểm tra bộ chứng từ: Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ là một khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình nhập khNu hàng hóa vì nó giúp nhân viên giao nhận hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí ( lưu kho, lưu bãi…). Thông thường, nhân viên kiểm tra tất cả các thông tin như sau: Bill phải là bản chính và phải có giấy giới thiệu của doanh nghiệp để nhân viên giao nhận có thể đi nhận lệnh giao hàng. Nếu là mặt hàng hưởng chế độ ưu đãi về thuế quan thì phải có giấy chứng nhận xuất xứ. Nếu doanh nghiệp có nợ thuế thì phải có giấy chứng nhận đã nộp thuế vào ngân sách nhà nước. Ngoài ra còn có: Giấy thông báo hàng đến, Hợp đồng (bản sao y bản chính ), Hóa đơn thương mại (1 bản chính, 1 bản sao), Phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao), Giấy chứng nhận phân tích thành phần (1bản chính), quyết định uỷ quyền (nếu có).
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 40
Ví dụ: Bộ chứng từ của lô hàng “hạt nhựa nguyên sinh –chính ph m POLYETHYLENE “ của công ty CP Màng bao bì Vinh Nam Phát gửi về bao gồm:
Thông báo hàng đến (Arrival Notice) của EVERGREEN LINE, ngày dự
kiến đến cảng 17/04/2013, cảng đến Tân cảng SG, tên tàu HAMMONIA CASPIUM số chuyến 1327.
Vận đơn (Bill of Lading) của EVERGREEN LINE số 070300042460bản gốc (ORIGINAL) ngày 06/04/2013.
Hợp đồng mua bán (Sale Contract) giữa khách hàng là công ty Cổ Phần màng bao bì Vinh Nam Phát và Sabic Asia Pacific PTE LTD.,. Trường hợp nếu chưa có hợp đồng ngoại thương có thể thay thế bằng Proforma Invoice có đủ chữ ký của hai bên vẫn có giá trị pháp lý như sale contract.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số 600129392 ngày 06/04/2013.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
Giấy giới thiệu của công ty Cổ Phần màng bao bì Vinh Nam Phát. Giấy chứng nhận phân tích thành phần ( Certificate of Analysis) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance).
2.3.1.1.3 Hoàn tất bộ chứng từ và hồ sơ hải quan Cách sắp xếp bộ hồ sơ chu5n bị làm thủ tục Hải quan cho lô hàng
Tờ khai hải quan: 02 bản chính (phụ lục tờ khai nếu có) kèm theo bảng kê số container kèm theo tờ khai (trường hợp có nhiều container) và tờ khai GATT.
Hợp đồng thương mại (sales contract): 01 bản coppy có sao y dấu doanh nghiệp.
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 41
Bảng kê chi tiết hàng hóa (packing list) đối với hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất:: 01 bản chính.
Giấy giới thiệu của công ty nhập khNu cung cấp (có thể đặt trước tờ khai). Vận tải đơn (bill of lading): 01 bản coppy từ bản gốc có sao y dấu doanh nghiệp. Nếu là bill surrender thì coppy nhưng phải có dấu của hãng tàu. Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note) do hãng tàu, đại lý gom hàng gửi cho khách hàng đây là giấy thông báo hàng đã đến cảng quy định yêu cầu khách hàng phải làm thủ tục hải quan để nhận hàng: 01 bản gốc.
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là chứng minh nguồn gốc xuất xứ của lô hàng mình nhập khNu và các ưu đãi mà khách hàng được hưởng khi trình C/O ưu đãi: 01 bản chính..
Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis): khi doanh nghiệp nhập các nguyên liệu có thành phần phức tạp bằng cảm quan không thể nhận biết được bằng hóa chất,… : 01 bản gốc.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance): để phân chia trách nhiệm, rủi ro giữa hai bên: 01 bản gốc.
2.3.1.1.4 Làm thủ tục hải quan hàng nhập kh5u Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Sau khi khách hàng cung cấp cho Kim Quang bộ chứng từ nhận hàng thì nhân viên giao nhận cầm giấy giới thiệu, giấy thông báo nhận hàng (Arival Notice), vận đơn đường biển đến hãng tàu, đại lý hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (Delivery Order).
Đối với những hợp đồng thương mại thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of
Credit) khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng phải mang vận đơn gốc có kí hậu của ngân hàng và giấy giới thiệu của công ty.
Đối với lô hàng được thanh toán bằng bằng phương thức chuyển tiền T/T (Transfer Telegraphic), phương thức nhờ thu chứng từ D/A (Document against Acceptance),
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 42
D/P (thì khi lấy lệnh chỉ cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn giao nộp (Surrender B/L) cùng với giấy giới thiệu của công ty để nhận bộ lệnh giao hàng.
Thường bộ lệnh giao hàng có bốn bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.
Khi đi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí xếp dỡ (THC), phí bốc xếp (CFS), phí giao nhận (handling)… và làm thủ tục mượn container. Làm giấy mượn container và trả phí cược container, đồng thời thỏa thuận trả container ở đâu?, trả container theo đúng thời gian và địa điểm quy định của hãng tàu (thường tiền mượn container ở mỗi hãng tàu khác nhau nên trước khi đi lấy lệnh cần liên hệ trước với hãng tàu để biết phí cược container và có lệnh chưa, nhằm tránh mất công vô ích khi không mang theo đủ tiền và khi chưa có lệnh). Giấy mượn container có 4 liên:
•Hãng tàu giữ một liên.
•Phòng thương vụ giữ một liên.
•Khách hàng giữ hai liên (1 giấy để hạ container đưa hàng hóa về kho, 1 giấy giữ để lấy lại tiền cược sau khi khách hàng trả container rỗng về địa điểm quy định trên tờ giấy mượn container).
Nếu tại cảng nhận hàng không có văn phòng đại diện của hãng tàu thì khi lấy lệnh yêu cầu hãng tàu đóng dấu “Hàng giao thẳng” lên lệnh giao hàng.
Nếu tại cảng giao hàng có văn phòng đại diện của hãng tàu thì thường hãng tàu yêu cầu người nhận hàng đến phòng thương vụ đóng dấu “Hàng giao thẳng”.
Dấu “Hàng giao thẳng” trên lệnh giao hàng là lệnh của hãng tàu cho phòng thương vụ cảng cấp phiếu giao nhận container cho chủ hàng. Nếu không có dấu “Hàng giao thẳng” thì phòng thương vụ sẽ không cấp phiếu giao nhận container, và khách hàng sẽ không lấy được hàng. Vì vậy, khi lấy lệnh giao hàng phải yêu cầu hãng tàu đóng dấu “Hàng giao thẳng”.
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 43
Ngoài việc liên hệ với hãng tàu lấy lệnh thì nhân viên giao nhận cần phải liên hệ với cảng nhận hàng xác nhận hàng đã cập cảng để tiến hành làm thủ tục hải quan nhằm giảm tối đa thời gian chờ đợi.
Tiến hành các nghiệp vụ hải quan
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 44
Sơ đồ quy trình thủ tục hải quan điện tử
Bước 1:Lập tờ khai Hải Quan điện tử:
Dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ để lên tờ khai Hải quan, khai thác thông tin trên: Hợp đồng ngoại thương, Invoice, Packing list, Vận đơn đường biển, Lệnh giao hàng.
Quá trình lên tờ khai là rất quan trọng, người lên tờ khai phải cNn thận, tuân thủ nghiêm ngặt trong việc lên nội dung tờ khai, phải kiểm tra thật kỹ lưỡng trước khi truyền lên hải quan để tránh sai sót trên tờ khai sẽ rất mất thời gian. Để nắm rõ được những thông tin về hàng hóa thì phải nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, B/L…, ngoài ra phải ghi tên hàng đúng với thực tế, đúng quy định dễ nhận biết trong cuốn biểu thuế Xuất Nhập KhNu năm 2012 do Bộ Tài Chính ban hành, áp mã tính thuế và áp thuế đúng rất quan trọng trong việc khai báo và tính
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 45
thuế cho doanh nghiệp. Nếu áp mã sai thì người lên tờ khai phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Khi lên tờ khai hải quan đòi hỏi người giao nhận chú ý đến các tiêu chí: Chủ hàng cho hạ bãi ở cảng nào thì mở tờ khai hay làm thủ tục hải quan tại cảng đó đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước. Còn các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, công ty liên doanh với nước ngoài thì làm thủ tục tại địa bàn quản lý doanh nghiệp…
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử CDS live của công ty TNHH TM DV CNTT G.O.L do công ty thuê dịch vụ. Nhân viên giao nhận nhập thông tin chung về tờ khai cho lô hàng
Bước 2: Khai báo & nhận kết quả khai báo điện tử:
• Khai báo tờ khai điện tử:
Sau khi nhập đầy đủ thông tin tờ khai, nhân viên khai báo truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận Hải quan. Chọn vào thanh “khai báo Hải Quan” để thực hiện khai báo thông tin đến hệ thống tiếp nhận Hải quan.
Nhận các thông tin, kết quả phản hồi từ hải quan:
Sau khi thực hiện khai báo Hải Quan điện tử thành công, cán bộ Hải Quan sẽ cho lại số tiếp nhận.
• Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử:
Sau khi có số tiếp nhận, nhân viên giao nhận sẽ chờ 1 thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, nhân viên giao nhận tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.
- Trường hợp nếu nhân viên khai báo sai, chứng từ không rõ ràng hoặc doanh nghiệp còn nợ thuế thì hệ thống Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu nhân viên bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh xong thì gừi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới.
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 46
- Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo, chỉ khi nào cơ quan hải quan yêu cầu scan kèm theo thì nhân viên mới scan và đính kèm vào tờ khai rồi gửi lại tờ khai (nhưng lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb). Tuy nhiên, để tránh trường hợp hệ thống bị xử lý chậm, nhân viên chỉ nên gửi tổng dung lượng file đính kèm khoảng 500 KB/tờ khai.
- Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan hải quan cấp cho nhân viên giao nhận số tờ khai là “48211” và sau đó sẽ cho kết quả phân luồng. Tiếp theo nhân viên giao nhận nhấp vào thanh “In TK” để in tờ khai (2 bản) và gửi đến khách hàng xem xét, ký tên, đóng dấu. Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện mở tờ khai theo đúng thủ tục mở tờ khai tại Chi Cục Hải Quan cửa khNu cảng Cát Lái
• Kiểm tra phân luồng:
Sau khi có số tờ khai thì nhân viên giao nhận chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính: xanh, vàng, đỏ.
Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đối với luồng đỏ có 3 mức kiểm tra:
- Mức 1: Kiểm tra toàn bộ hàng hóa.
- Mức 2: Kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát hiện sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có dấu hiệu vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
- Mức 3: Kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. • Xử lý tờ khai:
SVTH: TĂNG XUÂN TÂN – LTDHK7TM1 Trang 47
Nhân viên giao nhận chỉ cần in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quanHải Quan nộp cho kiểm tra viên đóng dấu thông quan hàng hóa .Trường hợp này,kiểm tra viên sẽ cho thông quan hàng hóa.
Đối với luồng vàng (Kiểm tra chi tiết hồ sơ):
o Luồng vàng điện tử: thì hình thức giống như luồng xanh.
o Luồng vàng giấy : thì doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng