1.3.2.2.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Từ những đánh giá sơ bộ ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ, thử nghiệm kiểm soát thực hiện để xác định xem hệ thống kiểm soát có tồn tại và thực hiện hữu hiệu không.
Về thực hiện kiểm soát doanh thu gồm 3 nội dung chính: Kiểm tra chính sách bán hàng, kiểm tra tính tuân thủ và kết luận. Với Công ty XYZ, đánh giá ban đầu của KTV về khoản mục là rủi ro kiểm soát cao, rủi ro tiềm tàng trung bình. Vì vậy, thử nghiệm kiểm soát thực hiện để có căn cứ xác nhận đánh giá trên có hợp lý hay không.
Các thủ tục KTV thực hiện: Điều tra, quan sát, phóng vấn được sử dụng nhiều vì chứng từ của công ty không thể hiện được sự kiểm soát có được thực hiện đúng quy trình không.
KTV có đến quan sát hoạt động bán hàng tại cửa hàng số 1: Bán xăng dầu trên đường quốc lộ, kiểm tra sổ ghi chép hiện tại có nội dung này hôm trước hay không. Phỏng vấn xem báo cáo ngày được lập vào thời điểm nào, có sự tham gia của các nhân viên cửa hàng không, việc ghi hóa đơn bán hàng cho khách hàng yêu cầu có đạt điều kiện gì không. Ban kiểm soát có thường xuyên kiểm tra không.
KTV phỏng vấn thủ quỹ về việc nộp tiền của cửa hàng trưởng có đúng lịch không. KTV kiểm tra xem biên bản đối chiếu công nợ có được thực hiện thường niên hay không
Kết quả của thử nghiệm kiểm soát tóm tắt trên giấy tờ làm việc sau:
Bảng 1.3-15: Thực hiện thủ tục kiểm soát doanh thu tại Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: O2
Khoản mục: 511 Người thực hiện: Thành
Bước công việc: Thủ tục kiểm soát Ngày thực hiện: 1/3
- Chính sách ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được kế toán ghi nhận theo quy định. Tuy nhiên, một số loại hàng hóa là vật liệu xây dựng khi chưa chuyển giao
hàng hóa, chưa có chi phí vận chuyển đã có hóa đơn bán hàng và kế toán ghi nhận trước. Tham chiếu O2/1
- Các khoản giảm giá cho khách: có sự phê duyệt của Phòng Kinh doanh. Tham chiếu O2/1
- Hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận, thanh toán chưa tập trung đầy đủ tại trụ sở chính. Tham chiếu O2/2
- Các đối tượng kiểm soát bán hàng: Phòng Kinh doanh, Phòng kế toán, Ban kiểm soát. Ban kiểm soát có 1 thành viên kiêm Phó Phòng Kinh doanh. Ban kiểm soát kiểm tra không đều: Chỉ kiểm tra nhiều vào cuối tháng và các cửa hàng gần.
- Kiểm tra chọn mẫu bộ chứng từ bán hàng gồm hợp đồng, biên bản giao nhận thanh toán, hóa đơn bán hàng, báo cáo ngày (nếu có). Các mục tiêu quan tâm đó là có sự phê duyệt: chữ ký xác nhận không, có được ghi sổ tại cửa hàng và sổ kế toán không. Tham chiếu O2/2
STT HĐ Ngày Chứng từ kèm theo và chữ ký Ghi sổ 1 42789 28/1/09 V v 2 42800 29/1/09 V v 3 46063 15/5/09 V x 4 45898 24/7/09 V v 5 77505 9/10/09 V v 6 77272 24/12/09 V v
Ghi chú: v: Đầy đủ x: Thiếu
Hóa đơn 46063 ngày 15/5/09 bán lẻ xăng mogas 92 tại cửa hàng 01: Sổ bán hàng của cửa hàng không ghi, sổ kế toán có.
Kết luận: Qua tìm hiểu, KTV nhận thấy hệ thống KSBN khoản mục doanh thăothcj hiện chưa tốt, rủi ro kiểm soát xác định là cao
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 2/3
Các khoản phải thu khách hàng nợ thường là bán hàng theo đơn đặt hàng của cửa hàng 6: bán vật liệu xây dựng, cửa hàng 9 bán thép, của phòng XNK và công ty. KTV tiến hành chọn mẫu những nghiệp vụ mà khách hàng mới, số dư lớn để kiểm tra.
Bảng 1.3-16: Thực hiện thủ tục kiểm soát phải thu khách hàng tại Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: E1
Khoản mục: 131 Người thực hiện: Thành Bước công việc: Thủ tục kiểm soát Ngày thực hiện: 1/3
- Chính sách thu tiền: Tiền thu bán hàng nếu do nhân viên cửa hàng nộp thì thủ quỹ tiến hành gọi điện kiểm tra phía khách hàng về số tiền nộp. Kế toán doanh thu kiểm soát số dư phải thu bằng cách gọi điện kiểm tra phía khách hàng định kỳ tháng để tránh trường hợp khách hàng thanh toán cho nhân viên cửa hàng nhưng không nộp lại cho thủ quỹ. Tuy nhiên, tình trạng nhân viên biển thủ tiền hàng đã xảy ra trong năm.Tham chiếu E1/1
- Sổ chi tiết cho khách hàng được lập cho những khách hàng thân thuộc còn khách hàng vãng lai được theo dõi trên số tổng hợp phải thu của khách hàng. Tham chiếu E1/1
- Phiếu thu được đánh số thứ tự theo 6 tháng, Báo có đánh số theo tháng.
- Người ghi sổ kế toán và người giao dịch với ngân hàng độc lập. Tham chiếu E1/3 - Kiểm tra phiếu báo có, phiếu thu thanh toán tiền hàng. Tham chiếu E1/ 4
Ghi
chú: v:
Đầy đủ
x:
Thiếu
Phiếu thu có nội dung không đầy đủ, thiếu chữ ký kế toán trưởng, thiếu tên người nộp tiền.
Kết luận: Qua tìm hiểu, KTV nhận thấy hệ thống KSBN nghiệp vụ thu tiền chưa hiệu quả, rủi ro kiểm soát xác định là cao.
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 2/3
STT Chứng từ Ngày Nội dung Ghi sổ
1 PT36 7/1/09 V v 2 PT185 28/2/09 x v 3 BC07 15/4/09 V v 4 PT102 23/6/09 x v 5 BC9 17/8/09 V v 6 PT256 26/8/09 V v 7 PT578 13/12/09 V v
1.3.2.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích
Khác với Công ty ABC, thủ tục phân tích Công ty XYZ phức tạp hơn bởi doanh thu công ty XYZ có nhiều thành phần (hàng hóa, cửa hàng). Bởi vậy, KTV phải tách doanh thu theo từng cửa hàng rồi tiến hành so sánh với năm trước xem biến động doanh thu là do cửa hàng nào. Ngoài ra còn kiểm tra doanh thu theo doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ và doanh thu nội bộ.
Bảng 1.3-17: Thực hiện thủ tục phân tích doanh thu Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: O1
Khoản mục: 511 Người thực hiện: Thành
Bước công việc: Thủ tục phân tích Ngày thực hiện: 2/3 Bảng so sánh năm 2008 và 2009
2009 2008 Chênh lệch
Doanh thu bán hàng 184.855.806.343 102.991.023.472 Tăng 79,48% Doanh thu cửa hàng 1 10.097.612.714 6.875.548.584 + 46,8% Doanh thu cửa hàng 2 24.387.823.773 17.584.258.659 + 38,68% Doanh thu cửa hàng 3 12.413.399.137 7.554.326.326 + 64,32% Doanh thu cửa hàng 6 11.029.073.961 9.258.658.558 + 19,13% Doanh thu cửa hàng 8 15.464.734.364 10.558.659.215 + 46,46% Doanh thu cửa hàng 9 25.018.775.141 18.985.515.658 + 31,77%
Doanh thu cửa hàng 2B 2.043.028.234 0 + 100%
Doanh thu dịch vụ 367.944.547 359.875.589 + 2,2% Doanh thu XNK 83.856.976.790 31.655.692.902 + 64,9%
Doanh thu nội bộ 176.437.723 158.487.981 + 11,32%
Tỷ suất lợi nhuận gộp 5,9% 10,09% Giảm 4,19%
Bất thường: Doanh thu tăng mạnh 79,48% trong khi tỷ suất lợi nhuận lại giảm. Lý giải của Công ty: DO năm 2009 lạm phát và giá xăng dầu tăng nên doanh thu bán xăng tăng cùng doanh thu bán vật liệu xây dựng, thép cũng tăng. Tuy nhiên giá
vốn hàng bán rất lớn nên lãi ít hơn năm 2008
Kết luận: Lưu ý khi kiểm toán khoản mục hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 3/3
Bảng 1.3-18: Thực hiện thủ tục phân tích phải thu khách hàng Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: E
Khoản mục: 131 Người thực hiện: Thành
Bước công việc: Thủ tục phân tích Ngày thực hiện: 2/3 Bảng so sánh năm 2008 và 2009. Tham chiếu E2/2,3
2009 2008 Chênh lệch
Số dư nợ Phải thu khách hàng 9.224.293.047 3.179.645.684 +6.044.647.363
Số vòng quay nợ phải thu 28,16 22,49 + 5,67
Số vòng quay nợ phải trả 14,97 12,21 + 2,76
Tỷ lệ nợ phải thu / doanh thu 4,98% 3,087% 1,89%
Hệ số khả năng thanh toán nhanh
0,63 0,39 0,24
Tỷ lệ nợ phải thu/ doanh thu tăng do tăng doanh thu và nhiều khách hàng ở các cửa hàng số 9 bán thép, bán hàng XNK hơn. Hệ số khả năng thanh toán tăng do số vòng quay nợ phải thu tăng nhiều hơn phải trả, tức là thời gian trả nợ chậm hơn thời gian thu hồi công nợ
Kết luận: Không có bất thường tại khoản mục phải thu khách hàng
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát:3/3
1.3.2.2.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Sau khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát và thủ tục phân tích, KTV đã có những đánh giá sơ bộ về tính hợp lý và trung thực của khoản mục. Để có kết luận chính xác,
KTV tiến hành kiểm tra chi tiết khoản mục. KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra chi tiết theo các mục tiêu đầy đủ, hiện hữu, đánh giá, đúng kỳ, phân loại.
• Kiểm tra chi tiết khoản mục Phải thu khách hàng
Một là, đối chiếu sổ chi tiết và Sổ Cái để đảm bảo số dư đã được trình bày trên Bảng Cân đối kế toán là hợp lý. Kiểm tra đối ứng tài khoản xem có sự bất thường hay không.
Bảng 1.3-19 : Kiểm tra chi tiết khoản mục phải thu khách hàng tại Công ty XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: E
Khoản mục: 131 Người thực hiện: Thành
Bước công việc: Kiểm tra chi tiết, đối chiếu Ngày thực hiện: 2/3 I. Đối chiếu số liệu
Nợ Có
Dư đầu kỳ 3.179.645.684 α1 43.706.746 α2
Phát sinh 201.290.269.981 β1 195.243.355.887 β2 Dư cuối kỳ 9.224.293.047 γ1 41.440.015
α1, α2 Khớp số liệu trên sổ cái và BCTC, bảng phát sinh tài khoản. β1, β2, γ1
II. Đối ứng tài khoản
Lưu ý: Bù trừ công nợ kiểm tra khi kiểm toán khoản mục 331
Nợ Có TK 112 215.512.000 64.988.607.446 TK 111 3.043.033.662 127.299.550.940 TK 511 184.679.368.661 TK 3331 13.352.355.608 TK 152 586.547.698 TK 331 2.368.649.803
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 3/3
Hai là, kiểm tra các nghiệp vụ trên Sổ chi tiết TK 131 khớp đúng giữa sổ kế toán và chứng từ gốc về nội dung, ngày, tháng, số tiền. Đồng thời kiểm tra sự chấp thuận của người có thẩm quyền của khách hàng trên hợp đồng bán hàng, biên bản giao nhận và thanh toán. Quá trình kiểm tra đạt được tính có thực của các nghiệp vụ đã hạch toán trên sổ kế toán.
Các tài liệu kế toán kiểm tra bao gồm: Sổ chi tiết TK 131, hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhân và thanh toán, hợp đồng bán hàng, phiếu báo có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng, phiếu thu, báo cáo ngày. Kết quả kiểm tra được thể hiện trên giấy tờ làm việc.
Bảng 1.3-20: Bảng xác minh nghiệp vụ khoản mục phải thu khách hàng XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: E
Khoản mục: 131 Người thực hiện: Thành
Bước công việc: Kiểm tra chi tiết, xác minh Ngày thực hiện: 2/3
Ngày Chứngtừ Nội dung TKĐ/ư Số tiền
Kiểm tra 3/1 PT 25 Thu tiền bán hàng 111 15.284.684 v 6/3 54782 Bán xăng mogas 92 511 187.584.688 V 6/3 54782 Bán xăng mogas 92 3331 18.758.469 V 6/4 BC4 Thu tiền bán hàng 112 85.257.287 V 25/7 03 Bù trừ công nợ 331 36.587.781 x 11/8 58475 Mua hàng bù trừ nợ 152 58.695.248 V 24/8 PT 232 Thu tiền bán hàng 111 19.158.557 V 21/10 PT 358 Thu tiền bán hàng 111 7.584.625 V 17/11 BC5 Thu tiền bán hàng 112 145.685.594 V 24/12 PT 591 Thu tiền bán hàng 111 32.784.518 v
Ghi chú: v: Đã kiểm tra, hợp lý. x: Đã kiểm tra, thiếu sót.
Qua kiểm tra các nghiệp vụ, thấy đầy đủ các chứng từ, nội dung khớp với chứng từ. Tuy nhiên phiếu thu thường thiếu chữ ký. Nghiệp vụ bù trừ công nợ không có thông tin về việc bù trừ trên hợp đồng mua bán (trên hợp đồng ghi thanh toán qua chuyển khoản), tiến hành phỏng vấn kế toán và phòng kinh doanh về nghiệp vụ này.
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 3/3
Ba là, thực hiện kiểm tra xác nhận công nợ của Công ty XYZ và thực hiện xác nhận công nợ một số số dư cuối kỳ. Phỏng vấn quá trình xác nhận công nợ và kiểm tra mẫu xác nhận công nợ của công ty. KTV thực hiện xác nhận công nợ một số số dư khách hàng có nợ quá hạn thanh toán trên bảng phân tích tuổi nợ. Phụ lục 6: Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ Công ty XYZ
Bảng 1.3-21: Bảng đối chiếu công nợ khoản mục phải thu khách hàng XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán: 2009 Tham chiếu: O3 Khoản mục: 131 Người thực hiện: Thành Bước công việc: Kiểm tra chi tiết, xác nhận công nợNgày thực hiện: 2/3
1. Biên bản đối chiếu công nợ 31/12/2009 Tổng công nợ: 9.265.567.832
Tổng đối chiếu: 7.975.146.039 Chiếm tỷ lệ: 86,07%
2. Kiểm tra chọn mẫu một số mẫu đối chiếu công nợ của Công ty:
ST T Khách hàng Sô tiền Khớp sổ chi tiết Xác nhận khách hàng 1 Công ty TNHH vật tư Thăng Long 2.402.219.639 x v
2. Công ty CP Nam Vang 66.390.562 x v
3. Công ty tư nhân Hoàng Ngân 27.468.712 v v
3. Kết quả.
• Công ty TNHH vật tư Thăng Long: Đối chiếu công nợ: 2.402.219.639
Số dư trên sổ: 2.390.217.279 Chênh lệch : 12.002.360
• Công ty CP Nam Vang Đối chiếu công nợ: 66.390.562 Số dư trên sổ: 64.326.746 Chênh lệch : 2.063.816
• Công ty chế tạo máy điện VN Hungga Đối chiếu công nợ: 182.547.145
Số dư trên sổ: 178.342.855 Chênh lệch : 4.204.290
Qua kiểm tra biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ thấy: Những khách hàng có nợ quá hạn kế toán không theo dõi số tiền lãi quá hạn mà chỉ có phòng Kinh doanh theo dõi. Số liệu đối chiếu không lấy từ sổ chi tiết TK 131.
Tiến hành: Kiểm tra toàn bộ lãi quá hạn phòng Kinh doanh đang theo dõi. Số lãi phải thu quá hạn là 30.872.178
Yêu cầu hạch toán kế toán để theo dõi: Nợ TK 131: 30.872.178
Có TK 515: 30.872.178
Người kiểm soát: Vụ Ngày kiểm soát: 3/3
KTV chọn những khách hàng có nợ quá hạn và những khách hàng có số dư lớn để gửi thư xác nhận. Số khách hàng gửi thư xác nhận là 17, chiếm tỷ lệ 33%. Với thư xác nhận thu thập được, số lãi nợ quá hạn phải thu 30.872.178 có bằng chứng chắc chắn.
Bảng 1.3-22: Xác nhận số dư khoản mục phải thu khách hàng XYZ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG
XÁC NHẬN SỐ DƯ
Ngày 2 tháng 3 năm 2010
Kính gửi: Công ty TNHH vật tư Thăng Long:
tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2009 của Công ty Vật tư tổng hợp. Nhằm mục đích kiểm toán báo cáo tài chính của chúng tôi, rất mong Quý vị điền thông tin về số dư công nợ của Công ty chúng tôi trên sổ sách của Quý vị tại ngày 31/12/2009 vào phần cuối của thư này và gửi trực tiếp đến kiểm toán viên của chúng tôi trước 10/3/2010 theo địa chỉ sau:
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN THĂNG LONG Địa chỉ : 23/61 Trần Duy Hưng
Người nhận : Nguyễn Trọng Hoàng Điện thoại : ….
Fax : ….
Lưu ý: Tất cả các xác nhận qua fax phải có bản chính/ hoặc xác nhận bản gốc được gửi bằng đường bưu điện theo sau.
Công ty TNHH vật tư Thăng Long
Số dư nợ phải thu tại 31/12/2009: 2.390.217.279 Số lãi nợ quá hạn: 12.002.360
Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý Công ty.
Kính thư
Bốn là, kiểm tra lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Kiểm tra toàn bộ số dư dự