Quy trình kiểm toán của mỗi cuộc kiểm toán luôn bao gồm chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Công ty luôn đảm bảo thực hiện quy trình kiểm toán đầy đủ để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, với mỗi phần hành kiểm toán, để thực hiện đầy đủ quy trình này cần có sự nỗ lực của đoàn kiểm toán do thời gian cho mỗi cuộc kiểm toán thường rất gấp rút. Với những phần hành có tính trọng yếu cao như kiểm toán khoản mục doanh thu, hàng tồn kho, chi phí sản xuất thì thực hiện quy trình kiểm toán đầy đủ sẽ thu được kết luận kiểm toán chính xác, giúp cho rủi ro kiểm toán của báo cáo kiểm toán giảm thiểu.
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
• Về khảo sát, đánh giá, ký hợp đồng kiểm toán
Công ty thực hiện mời khách hàng tạo sự chủ động trong việc ký kết hợp đồng kiểm toán cũng như khả năng tăng số lượng khách hàng. Những khách hàng mà các bộ phận giới thiệu sẽ thu thập được một số hiểu biết nhất định về họ làm tiền đề cho công tác đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán. Bảng câu hỏi khảo sát, đánh giá khách hàng đầy đủ và là cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Bảng câu hỏi thực hiện đầy đủ sẽ là bằng chứng cho tính độc lập của Công ty với khách hàng và kiểm toán viên với khách hàng. Ngoài ra, bảng câu hỏi chính là một hình thức kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán ngay từ khâu đầu tiên rất hiệu quả, tránh được những rủi ro có thể xảy ra trong khi thực hiện kiểm toán.
• Về phân công nhân sự và thời gian kiểm toán
Việc phân công tổ chức công việc cho các thành viên trong đoàn kiểm toán do trưởng đoàn kiểm toán quyết định theo năng lực và kinh nghiệm làm việc của từng người cũng là một yếu tố góp phần vào chất lượng cuộc kiểm toán. Thông thường, đoàn kiểm toán của Công ty bao gồm trưởng nhóm kiểm toán là kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán quyết định công việc cho các trợ lý kiểm
toán và có trách nhiệm giám sát công việc của họ. Như vậy, trưởng nhóm kiểm toán có thể bao quát toàn bộ tiến trình kiểm toán và kiểm soát chất lượng công việc
• Về thu thập thông tin khách hàng
Công tác thu thập các thông tin ban đầu để lập kế hoạch cũng được thực hiện tốt, được thể hiện trên giấy tờ làm việc: “Tìm hiểu thông tin khách hàng và hệ thống kiểm soát nội bộ”. Không những thu thập những thông tin chung về khách hàng được mà những thông tin về khoản mục cũng được thu thập để khi thực hiện phần hành kiểm toán, KTV có cái nhìn tổng quát và hiểu biết sau sắc hơn về hoạt động của phần hành kế toán của khách hàng. Với phần hành kiểm toán khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng, những thông tin được thu thập là quy trình bán hàng và thu tiền, đặc điểm khách hàng và hàng hoá, chứng từ, sổ kế toán và báo cáo liên quan khoản mục. Từ đó, kiểm toán viên có thể có những thủ tục kiểm toán phù hợp và lên kế hoạch kiểm tra chứng từ kế toán chặt chẽ, chi tiết để thu thập bằng chứng kiểm toán thích hợp nhất.
• Về đánh giá hệ thống KSNB
Đánh giá hệ thống KSNB là một bước cần thiết để xác định được rủi ro kiểm soát cũng như rủi ro tiềm tàng của khách hàng. Công ty Thăng Long vẫn sử dụng phương pháp đánh giá chủ yếu là thông qua bảng câu hỏi soát xét hệ thống KSNB cho những khoản mục quan trọng và phỏng vấn những nhân viên của khách hàng. Bảng câu hỏi mẫu có những câu hỏi chủ yếu về khoản mục nhưng đối với từng khách hàng lại có đặc điểm riêng khác nên KTV có thể bổ sung câu hỏi phù hợp để có cái nhìn chính xác hơn về hoạt động của khách hàng. Với những câu trả lời thu được, KTV có thể thu thập thông tin về hệ thống KSNB tương đối tổng quát để đưa ra những đánh giá sơ bộ về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Từ đó, kế hoạch kiểm toán khoản mục được xây dựng chi tiết phụ thuộc vào những đánh giá sơ bộ này. Do việc đánh giá hệ thống KSNB nằm trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán nên những thông tin này càng thu thập được sớm thì kế hoạch kiểm toán được lập sẽ mau chóng hơn. Vì vây, KTV thường gửi bảng câu hỏi trước cho khách hàng và yêu cầu trả lời. Sau đó, trong quá trình tiếp xúc khách hàng, KTV kiểm tra lại sự chính xác của câu trả lời và bổ sung thêm câu hỏi và các thủ tục khác. Nếu những câu hỏi chưa được trả lời đầy đủ và
thông tin không có ích thì KTV thực hiện bổ sung các nghiệp vụ kiểm toán thay thế như phỏng vấn nhân viên thực hiện để xác định xem hệ thống KSNB có thực sự tồn tại và hiệu lực hay không, kiểm tra và xem xét dấu vết trên các tài liệu kế toán cũng như giấy tờ văn bản khác.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
• Về thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích không tạo ra được những bằng chứng chắc chắn nhưng giúp cho KTV có được những nhận xét khách quan về đối tượng kiểm toán, cụ thể là BCTC và các khoản mục. Với những phân tích như phân tích ngang, phân tích dọc, hay phân tích xu hướng cho thấy các biến động của số liệu hay những nghi ngờ có sai sót. Từ kết quả của thủ tục phân tích, KTV phải làm rõ sự hợp lý của kết quả này qua các thủ tục kiểm tra chi tiết hay những giải trình của khách hàng. Với khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng, sự biến động tăng giảm doanh thu và khoản phải thu luôn có những giải trình hợp lý khi biến động đó là thực sự xảy ra. Như việc năm nay tăng doanh thu do với năm trước là do giá bán xăng tăng đột biến của Công ty XYZ. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV đã thực hiện đầy đủ thủ tục phân tích qua việc tính toán các chỉ tiêu so sánh, so sánh năm nay và năm trước theo như chương trình kiểm toán của khoản mục. KTV cũng đã thu thập những thông tin giải trình hợp lý cho kết quả của thủ tục phân tích
• Về thu thập bằng chứng kiểm toán
Kiểm toán viên cũng như trợ lý kiểm toán đã thực hiện thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở đưa ra ý kiến kiểm toán. Các bằng chứng kiểm toán được phô tô và lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán là cơ sở để đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán và cũng giúp cho người đọc hồ sơ kiểm toán hiểu được giấy tờ làm việc và kết luận kiểm toán. Đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng, KTV đã kết hợp nhiều kỹ thuật để thu thập bằng chứng như kiểm tra tài liệu, gửi thư xác nhận, tính toán lại…
Để kiểm soát rủi ro kiểm toán ở mức dự kiến và sự kiểm soát của Ban Kiểm soát thực hiện được thì KTV khi làm việc phải trình bày những thủ tục đã thực hiện và kết luận thu được. Vì vậy, Công ty Thăng Long đã thiết kế mẫu giấy tờ làm việc để tạo ra sự thống nhất trong hồ sơ kiểm toán. Mẫu giấy tờ làm việc đơn giản nhưng vẫn phù hợp với mục đích của công việc thực hiện như giấy tờ ghi chép các thủ tục kiểm toán, thu thập thông tin khách hàng, kết luận kiểm toán, soát xét. Trên giấy tờ làm việc luôn có các mục thể hiện tên khách hàng, năm kiểm toán, thành viên đoàn kiểm toán, khoản mục và tham chiếu của khoản mục được kiểm toán, người soát xét giấy tờ làm việc. Các nội dung làm việc của KTV được ghi chép bằng tay đầy đủ, chi tiết và rõ ràng, những ký hiệu được KTV dùng bút mực đỏ đánh dấu. Với hệ thống mẫu giấy tờ làm việc, hồ sơ kiểm toán của Công ty khá đầy đủ và dễ hiểu cho người đọc.
• Về kết hợp các phần hành kiểm toán
Công ty Thăng Long tiến hành phân chia các phần hành kiểm toán theo khoản mục nhưng có những nhóm khoản mục nằm trong một chu trình kế toán nên có liên quan chặt chẽ với nhau. Chính vì vây, trưởng nhóm luôn lưu ý đến sự liên kết này để phân công các phần hành liên quan với nhau chặt chẽ cho một người để giảm bớt khối lượng công việc, tránh sự trùng lắp trong thực hiện kiểm tra. Ví dụ như tại hai công ty ABC và XYZ, cả hai phần hành doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng đều được phân công cho một trợ lý kiểm toán đảm nhiệm. Sự phân công hợp lý sẽ tiết kiệm thời gian kiểm toán và tăng thêm chất lượng bởi KTV sẽ tìm hiểu kỹ hơn, đánh giá đúng hơn những nhận định của mình. Ngoài ra, những phần hành ít liên quan chặt chẽ hơn thì không cùng người đảm nhiệm nhưng vẫn có sự trao đổi thông tin. Khi kiểm toán phần hành doanh thu bán hàng tại Công ty XYZ, KTV thực hiện phân tích thấy doanh thu tăng do giá bán tăng mạnh nên đã có lưu ý cho người kiểm toán phần giá vốn kiểm tra về sự biến động lạ này.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn này, KTV tập hợp các giấy tờ làm việc của từng phần hành và đưa ra kết luận kiểm toán. Kết luận kiểm toán của khoản mục không chỉ dựa trên những thủ tục đã kiểm tra với khoản mục đó mà còn xem xét sự liên quan với những khoản
mục khác. KTV sẽ thực hiện rà soát lại các sai phạm và tổng hợp lại để yêu cầu điều chỉnh từ khách hàng. Từ quyết định điều chỉnh hay không đó, KTV sẽ đưa vào kết luận kiểm toán những nhận xét phù hợp. Những kết luận kiểm toán khoản mục sẽ được trưởng nhóm kiểm toán thông qua sau khi kiểm tra về nội dung.
Để phát hành BCKT chính thức, KTV gửi cho khách hàng dự thảo BCKT, khi có sự thống nhất giữa hai bên, BCKT sẽ phát hành theo thời hạn. BCKT phát hành phải qua 4 bước kiểm soát là trưởng nhóm, Giám đốc bộ phận, Ban kiểm soát chất lượng, Tổng Giám đốc. Tùy theo yêu cầu của khách hàng và sự cần thiết, Công ty phát hành thư quản lý trước BCKT để hoàn thiện hệ thống quản lý và hệ thống KSNB của khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán sẽ được hoàn thiện ngay sau khi BCKT phát hành. Hồ sơ kiểm toán tập hợp các giấy tờ làm việc, bằng chứng kiểm toán, BCKT dự thảo và chính thức.