III .4 Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương
1- Hạch toán chi tiết
Kế toán căn cứ vào kết quả tiền lương trên bảng thanh tốn tiền lương và bảo hiểm, để tính ra các khoản BHXH, BHYT khấu trừ tiền lương, cuối cùng dựa trê quỹ lương thực hiện và quỹ lương thực tế phát sinh kế tốn lập bảng tính BHXH, BHYT và KPCĐ cho từng bộ phận. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương tổng hợp tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ cho tồn cơng ty.
2- Hạch tốn tổng hợp các khoản trích theo lương
Đối với các khoản trích theo lương chỉ gồm 2 mối quan hệ thanh tốn. Thanh tốn với cơ quan tài chính, thanh tốn BHXH, cơ quan BHYT và liên đoàn lao động tỉnh, thành cấp trên cụ thể là xác định.
+ Số phải nộp + Số đã nộp
+ Số cịn phải nộp
Thanh tốn với người lao động + Số tiền đã trả
+ Số tiền phải trả
Để theo dõi các khoản trích theo lương, kế tốn sử dụng TK 338 "các khoản phải trả khác".
+ TK 3382: KPCĐ + TK 3383: BHXH
+ TK 3384: BHYT + TK 3388: Phải nộp khách Kết cấu của TK 338
Bên nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan. - BHXH phải trả cho công nhân viên
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý bảo hiểm và KPCĐ. - Các khoản đã nộp đã trả khác.
Bên có:
- Giá trị tài sản chờ xử lý
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể
- Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Các khoản thanh tốn với cơng nhân viên về tiền nhà, điện... - Trích BHYT trừ vào lương của cơng nhân viên
- Các khoản phải trả khác Số dư bên có:
- Số tiền còn phải trả, phải nộp
- BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích nhưng chưa nộp trả cho cơ quan quản lý hoặc sổ quỹ để lại chi chưa được cấp bù.
* Phương pháp hạch tốn
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT và KPCĐ. Kế tốn ghi sổ. Nợ TK 622: Chi phí cơng nhân thực tập
Nợ TK 627: Chi phí quản lý phân xưởng Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả phải nộp khác
Nợ TK 334: Thanh tốn với cơng nhân viên Có TK 3384: Phải trả, phải nộp BHYT
- Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ. Chỉ tiêu quỹ BHXH, KPCĐ tại đơn vị. Kế toán ghi sổ.
Nợ TK 3383: Phải trả, phải nộp BHXH Nợ TK 3382: Phải trả, phải nộp KPCĐ
Có TK 111, 112, TM, TGNH.
Tiền lương và các khoản trích theo lương là hai vấn đề ln gắn chặt với nhau, các khoản trích theo lương bổ sung theo chế độ tiền lương nhằm thảo mãn tốt nhất yêu cầu của người lao động. Hạch toán tổng hợp lao động tiền lương các khoản trích theo lương, giúp các nhà quản lý sử dụng tiền lương có hiệu quả nhất.
Sơ đồ 2
Hạch tốn các khoản trích theo lương
2 TK 334 TK 111, 112 5 4 TK 338 TK 622 TK 627 1 TK641 TK 642 3 Gải thích sơ đồ:
1: Trích BHXH, BHYT và KPCĐ tính vào chi phí 2: BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên
3: Số chi hộ, chi vượt mức được hoàn lại, được cấp lại 4: BHXH phải trả cho công nhâ viên
5: Nộp KPCĐ, BHXH cho cơ quan quản lý và các khoản chi tiêu kinh phí tại cơ sở.
Phần II
Thực trạng kế tốn tiền lương và các khản rtích theo lương tại cơng ty DVTM Hồng Đạt
2.1 đặc điểm chung của Doanh nghiệp
- Công ty Thương mại và Dịch vụ Hồng Đạt có trụ sở đặt tại 1011 Ngơ Gia Tự – Gia Lâm - Hà Nội
Theo nghị định Công ty được thành lập năm 1990 Vốn kinh doanh của cơng ty
Trong đó: + Vốn cố định + Vốn lưu động
: 605,921 triệu đồng : 100,000 triệu đồng
Cơng ty có tư cách pháp nhân, hạch tốn kế tốn độc lập, có con dấu và tài khoản riêng - Tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và bình đẳng trước pháp luật.
- Chức năng, nhiệm vụ của cơng ty Thương mại và Dịch vụ Hồng Đạt Cơng ty Hồng Đạt được thành lập với chức năng chính là sản xuất kinh doanh.
Cơng ty có trách nhiệm:
- Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và mục đích thành lập - Bảo tồn và phát triển vốn được giao
- Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với nhà nước
- Thực hiện phân phối theo lao động và không ngừng chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hố, khoa học kỹ thuật và chun mơn cho cán bộ công nhân viên.
- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất, bảo vệ mơi trường giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội, làm trịn nghĩa vụ quốc phòng.
- Tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty * Tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý, điều hành của cơng ty Hồng Đạt được tổ chức kết hợp hai hình thức trực tuyến và chức năng. Hình thức này phù hợp với công ty để quản lý và điều hành tốt q trình sản xuất trong cơng ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong cơ cấu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào giám đốc công ty.
Sơ đồ 3
Tổ chức bộ máy của cơng ty
Giám đốc phó giám đốc Phịng kế hoạch Phịng kỹ thuật Phịng tổ chức Phịng kế tốn Phịng hành chính Phịng bảo vệ lao động tàivụ Cơng nhân
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban.
1- Giám đốc công ty.
Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty - giám đốc điều hành và quản lý theo chế độ thủ trưởng.
2- Phó giám đốc cơng ty
Là người giúp việc cho giám đốc công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
3- Kế tốn trưởng cơng ty
Là người đứng đầu bộ máy tài chính kế tốn giúp giám đốc cơng ty chỉ đạo, tổ chức, thực hiện cơng tác tài chính kế tốn thống kê. Kế tốn trưởng cơng ty có quyền và nhiệm vụ theo điều lệ kế tốn trưởng.
4- Phịng kế hoạch
Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch hố và điều độ sản xuất, tìm người và thị trường mua các yếu tố đầu vào, bán các yếu tố đầu ra.
Nhiệm vụ:
- Trên cơ sở mục tiêu trên, chiến lược và thị trường, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
- Phân bổ kế hoạch tháng, quý cho các đơn vị
- Điều độ sản xuất phối hợp hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất.
- Khai thác, tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư nguyên phụ liệu chính xác kịp thời phục vụ sản xuất.
- Thanh quyết toán tập hợp đồng, vật tư, nguyên phụ liệu với các khách hàng và các đơn vị nội bộ.
- Tổ chức tốt việc tiêu thụ: giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác.
- Lập báo cáo thống kê kế hoạch quy định
5- Phòng kỹ thuật
Chức năng: Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất.
Nhiệm vụ:
- Xây dựng và quản lý các quy trình cơng nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới.
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất phát triển khoa học công nghệ.
- Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật - tổ chức hướng dẫn kiểm tra và quản lý chất lượng sản phẩm.
- Quản lý kỹ thuật tình trạng thiết bị máy móc, hệ thống điện trong cơng ty.
6- Phòng tổ chức lao động
Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công ty tổ chức nhân sự - tiền lương - pháp chế.
Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu đề xuất tham mưu cho lãnh đạo, về xắp xếp bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất. Cụ thể hoá chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị trong bộ máy.
- Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng, xắp xếp, bố trí lao động phù hợp với trình độ năng lực, sứ khoẻ và tổ chức sản xuất của công ty.
- Xây dựng và thực hện côgn tác đào tạo, bồi dưỡng nâng lương, nâng bậc và chính sách chế độ quyền lợi của người lao động về BHXH, BHYT...
- Chủ trì xây dựng các quy chế trả lương, quy chế khen thưởng, các nội quy, quy định trong công ty hướng dẫn theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy chế đã được ban hành.
- Xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương, thực hiện nghiệp vụ thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên trong công ty.
- Xây dựng kế hoạch và theo dõi cong tác an toàn lao động, vệ sinh lao động. - Quản lý hồ sơ, sổ BHXH, sổ lao động cán bộ công nhân.
7- Phịng kế tốn tài vụ:
Chức năng: Hạch toán kế toán, thống kê
Nhiệm vụ: thu nhập, ghi chép chính xác phát sinh hàng ngày để phản ánh tình hình biến động vật tư, hàng hố, tài sản, tiền vốn của công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh tốn thu chi tài chính của cơng ty.
- Thực hiện cá nghiệp vụ vay trả với các tổ chức ngân sách , các tổ chức và cá nhân có liên quan tín dụng.
- Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ kế tốan thống kê của các đơn vị trong công ty.
- Kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản.
- Phân tích hoạt động kinh tế, giúp lãnh đạo đề ra các giải pháp có hiệu quả tỏng hoạt động sản xuất kinh doanh.
8- Phòng KCS:
Chức năng: Giám sát và kiểm tra chất lương sản phẩm, ngăn ngừa sản phẩm hàng hố khơng đủ tiêu chuẩn chất lượng đến tay khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Giám sát kiểm tra chất lương nguyên liệu trước khi nhập. - Giám sát kiểm tra chất lượng bán thành phẩm sau khi. - Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm đã hồn thành.
9- Phịng hành chính:
Là phịng lập các chương trình đi cơng tác của giám đốc, phó giám đốc quản lý trang thiết bị văn phòng. Lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho lãnh đạo và các phịng ban nghiệp vụ. Thực hiện cơng tác tập vụ, lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị trong công ty. Thực hiện nghiệp vụ văen thư, đánh máy, pho to...
10- Phòng cơ điện:
Tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty về phần cơ điện và lập kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa nhỏ về phần máy móc, thiết bị...
11- Ban bảo vệ
Chức năng: Thực hiện các nghiệp vụ bảo vệ và vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh môi trường.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện nhiệm vụ vệ sinh nhà xưởng, mơi trường. - Phục vụ nước uống tồn bộ khu vực sản xuất.
- Bảo vệ cơng ty an tồn 24/24 giờ, trơng giữ, xắp xếp phương tiện đi lại của cán bộ công nhân viên trong công ty.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Cùng với nhiệm vụ vai trị của mình xuất phát từ đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý của cơng ty bộ máy kế tốn được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung, tức là tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện tại phịng kế tốn tài vụ của công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lưu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải giữ lên phịng kế tốn tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch tốn chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
Phịng kế tốn tài vụ gồm 5 người được phân cơng nhiệm vụ theo chuyên môn.
Sơ đồ 4
Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty Thương mại và Dịch vụ Hồng Đạt
Kế tốn trưởng
Kế tốn
tổng hợp thanh toánKế toán Kế toánTSCĐ Thủ quỹ ngân hàng
Kế toán trưởng: Phụ trách chung, có nhiệm vụ chỉ đạo, nghiệp vụ, hướng dẫn tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê phân tích thơng tin kinh tế trong cơng ty. Tập hợp số liệu trong kỳ để lập báo cáo tài chính. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ về quản lý kế tốn tài chính và chế độ kế tốn.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tồn bộ chi phí sản xuất trong kỳ, báo cáo kế tốn trưởng để tính giá thành, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. Đơn đốc, kiểm tra cơgn vịêc kế tốn hàng ngày.
Kế toán thanh t oán ngân hàng: Theo dõi các chứng từ thu, chi tiền gửi ngân hàng, mở sổ chi tiết tình hình thanh tốn. Ngồi ra cịn có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh vào chứng từ, sổ sách tiền gửi, tiền vay ngân hàng.
Kế tốn TSCĐ: Ghi chép, tổng hợp chính xác số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng TSCĐ trong tồn cơng ty. Đồng thời tính tốn và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, theo dõi lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ.
Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu công ty.
Công ty Thương mại và Dịch vụ Hoàng Đạt áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn bán hàng theo quyết định số.
Ngồi ra để đáp ứng yêu cầu, côgn ty đã mở thêm một số tài khoản và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của cơng ty.
2- Hình thức sổ kế tốn:
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ để hệ thống hố thơng tin theo hình thức chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế tốn tổng hợp: Bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ lập và để hệ thống hố thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, khơng để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số liệu của chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập chứng từ ghi sổ theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý.
- Sổ cái: là sổ tài khoản cấp 1. Sổ cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang sổ cái và đăng ký theo quy định.
+ Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở ra cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế tốn khác.
* Kế tốn trình bày quy trình tổng hợp và lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DN/TCT.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN/TCT.