II, Thực trạng cụngtỏc xõy dựng hệ thống tài liệu
1. Giới thiệu chung về hệ thống tài liệu
Hệ thống tài liệu của cụng ty được định nghĩa là những tài liệu bằng văn bản được soạn thảo hoặc sử dụng cho việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty. Hệ thống tài liệu của cụng ty bao gồm:
- Chớnh sỏch chất lượng: Là ý đồ định hướng chung của cụng ty cú liờn quan đến chất lượng
- Mục tiờu chất lượng: Là điều cụng ty định tỡm kiếm hay hướng tới cú liờn quan đến chất lượng
- Sổ tay chất lượng: Là tài liệu cung cấp những thụng tin nhất quản cả cho nội bộ và bờn ngoài về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
- Kế hoạch chất lượng: Là tài liệu mụ tả cỏch thức ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng đối với một sản phẩm dự ỏn hợp đồng cụ thể
- Yờu cầu, quy định tiờu chuẩn: Là tài liệu cụng bố cỏc yờu cầu - Thủ tục chỉ dẫn cỏc cụng việc và bản vẻ: Là tài liệu cung cấp cỏc thụng tin và cỏch thức tiến hành cỏc hoạt động và quỏ trỡnh một cỏch nhất quỏn.
- Hồ sơ chất lượng: Là tài liệu cung cấp bằng chứng khỏch quan về cỏc hoạt động đó được thực hiện hay kết quả thực hiện
Hệ thống tài liệu của cụng ty được chia làm 4 tầng như hỡnh vẽ sau:
1 2
3
- Tầng 1: Bao gồm sổ tõy chất lượng, chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng
- Tầng 2: Bao gồm thủ tục quy định quy trỡnh
- Tầng 3: Quy trỡnh hướng dẫn cụng việc, mẫu biểu, quy định kỹ thuật tiờu chuẩn quy phạm, điều lệ, kế hoạch chất lượng
- Tầng 4: Hồ sơ chất lượng
Ta thấy rằng mỗi tổ chức phải xỏc định mức độ, phạm vi của hệ thống quản lý tài liệu cần thiết và phương tiện thụng tin được sử dụng. Điều này phụ thuộc vào cỏc yếu tố như sau:
- Quy mụ của tổ chức, loại hỡnh tổ chức - Sự phức tạp và tương tỏc của cỏc quỏ trỡnh.
- Sự phức tạp của sản phẩm, tầm quan trọng của cỏc yờu cầu của khỏch hàng
- Cỏc yờu cầu về luật cần ỏp dụng - Năng lực của nhõn viờn
- Mức độ cần thiết để chứng tỏ việc thực hiện yờu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
Khi xõy dựng hệ thống tài liệu cần chỳ ý giữa mức độ văn bản hoỏ và trỡnh độ kỹ năng. Thụng thường nếu trỡnh độ kỹ năng của người thao tỏc càng cao thỡ càng cần ớt văn bản và hướng dẫn. Nếu khụng lưu ý tới điểm này tổ chức cú thể rơi vào một trong hai trạng thỏi hoặc quỏ nhiều văn bản dẫn tới quan liờu giấy tờ hoặc khụng đủ văn bản hướng dẫn ỏp dụng dẫn tới trỡnh
trạng lộn xộn thiếu thống nhất. Ngoài ra mức độ văn bản hoỏ cũng tuỳ thuộc vào quy mụ tổ chức và loại hỡnh cụng nghệ sản phẩm theo nghĩa quy mụ càng to thỡ càng cần nhiều văn bản.
Một điều mấu chốt khi xõy dựng hệ thống tài liệu:
- Khỏch hàng chủ yếu của hệ thống tài liệu là nhõn viờn của tổ chức
- Bản thõn của hệ thống tài liệu khụng phải là mục đớch mà cũn phải là một hoạt động làm gia tăng giỏ trị nếu một tài liệu nào khụng làm gia tăng giỏ trị thỡ cần mạnh dạn gạt bỏ.