- Kế hoạch chất lượng là tài liệu miờu tả cỏch thức hệ thống quản lý chất lượng đối với một sản phẩm hay một quỏ trỡnh một dự ỏn hợp đồng cụ thể vạch ra những hoạt động cần thiết cú liờn quan đến chất lượng.
Tại cụng ty kế hoạch chất lượng tiến hành lập cho mỗi loại sản phẩm riờng biệt và do cấp lónh đạo cụng ty lập.
Cấu trỳc bản kế hoạch chất lượng tại cụng ty như sau: - Tờn kế hoạch.
- Cỏc quy định yờu cầu cú liờn quan.
- Thết bị phương tiện liờn quan. 10..Xem xột yờu cầu.
Hệ thống tài liệu của cụng ty luụn luụn ddược xem xột một cỏch kỹ lưỡng trước khi ban hành do vai trũ và tầm quan trọng của nú.Việc xem xột này được tiến hành như sau:
- Xem xột nội dung về cỏc mặt:
+ Đó trỡnh bầy đầy đủ cỏc dữ liệu chưa? + Cú cần cỏc dữ liệu trỡnh bầy khụng?
+ Tài liệu cú đỳng tầng khụng?Về chi tiết và tổng thể . - Đỏnh giỏ về khuụn khổ và cỏch trỡnh bầy.
- Đỏnh cỏc sơ đồ và biểu mẫu. - Đỏnh giỏ về cỏch sắp xếp.
- Đỏnh giỏ về văn phong và mức độ hiểu
Khi việc xem xột này xong thi mới được tiến hành phờ duỵệt và ban hành.
11.Hoạt đọng kiểm soỏt tàI liệu.
Do tầm quan trọng của hệ thống tài mà cụng ty luụn coi trọng cong tỏc kiểm soỏt chỳng.
Cụng tỏc này cú thể được miờu tả qua lưu đũ dưới đõy:
Lưu đồ kiểm soỏt tài liệu
Bước Trỏch nhiệm Lưu đồ 1. Cỏc bộ phận 2. Trưởng cỏc bộ
phận yờu cầu hoặc giỏm đốc hoặc QMR
3. Người được chỉ định.
Yờu cầu sửa đổi soạn thảo lại(1)
Tiến hành soạn thảo sửa đổi tài liệu(3)
Xem xột và phờ duyệt tài liệu(4)
Xem xột và phờ duyệt yờu cầu(2)
Cập nhật dmục tliệu (6)
Phõn phối thu hồi tài liệu lỗi thời(7)Đúng dấu lỗi
thời(8)
Huỷ bỏ hoặc lưu giữ tài liệu(9)
Đúng dấu đó kiểm soỏt(5) Dừng Khụng cần thiết Khụng đạt yờu cầu
4. Người cú trỏch nhiệm 5. Phũng QLCL. 6. Phũng QLCL. 7. Phũng QLCL. 8. Phũng QLCL. 9. Phũng QLCL. 10. Cỏc bộ phận. 11. Phũng QLCL. Và cỏc bộ phận khỏc
12.Hoạt động kiểm soỏt hồ sơ.
Hoạt đọng kiểm soỏt hồ sơ được tổng hợp lại thụng qua lưu đũ dưới đõy:
TT. Trỏch nhiệm Nội dung 1. Cỏc đơn vị trong hệ thống ĐBCL 2. Cỏc đơn vị trong hệ thống ĐBCL 3. Tại cỏc đơn vị 4. Phũng quản lý chất lượng 5. Phũng quản lý chất lượng và cỏc đơn vị 6. Thủ trưởng đơn vị 7. Cỏc đơn vị 8. Phũng quản lý chất lượng cỏc đơn vị
Đõy là cỏc bước cụng việc mà bất kỳ sự hỡnh thành và tồn tại của hồ sơ nào của cụng ty cũng cần trải qua
Bảo quản lưu trữ và truy cập HSCL Cập nhật danh sỏch HSCL của Cụng ty Cập nhật danh sỏch HSCL của đơnn vị Thu thập HSCL Phõn biệt HSCL Kiểm tra Huỷ bỏ HSCL Lưu HSCL Hết giỏ trị Cũn giỏ trị
Sau một khoảng thời gian xõy dựng và ỏp dụng hệ thống với sự quyết tõm cố gắng của cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn và sự giỳp đỡ của cỏc tổ chức tư vấn cụng ty đó xõy dựng được một hệ thống tài liệu tương đối đầy đủ và đỳng theo yờu cầu cụ thể như sau:
- Cụng ty đó xõy dựng dược một hệ thống tài liệu tương đối đầy đủ theo yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001 với 3 tầng bao gồm mục tiờu chất lượng, hệ thống cỏc thủ tục quy trỡnh , hướng dẫn cụng việc, hồ sơ chất lượng.
+ Về sổ tay chất lượng nú đó thể hiện được đỳng vai trũ của mỡnh, nú đó cụng bố chớnh sỏch chất lượng mục tiờu chất lượng cuả cụng ty. Nú gúp phần vào việc giới thiệu hệ thống của cụngty với khỏch hàng và cỏc bờn quan tõm, là tàI liệu giỳp cho việc đào tạo cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.
+ Cỏc quy trỡnh thủ tục và cỏc hướng dẫn cụng việc khỏ đầy đủ và rừ ràng phản ỏnh tương đối sỏt với thực tế. Nú được trỡnh bầy đơn giản và phự hợp với trỡnh độ người đọc, hướng dẫn được những người thực hiện cụng việcbước đầu gúp phần vào việc nõng cao năng suất chất lượnglao động tại cụng ty.
+ Cỏc hồ sơ chất lượng phản ỏnh đầy đủ những kết quả đó đạt được của cụng ty nú cung cấp cơ sở cho hoạt động cải tiớen và nõng cao chất lượng taị cụng ty. Nú cũng đó cung cấp bằng chứng về chất lượng của cụng ty với khỏch hàng và cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ.
- Trỡnh đọ văn bản hoỏ của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty khụng ngừng được nõng cao. Tất cả cỏc hoạt động quan trọng của cụng tyđều được ghi lại và phổ biếncho toàn bộ cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty hầu hết đều được đào tạo vầ cú thể đọc được tài liệu phục vụ cho cụng việc của mỡnh.
Hệ thống tỡa liệu cũng gúp phần vào cụng tỏc tiờu chuẩn hoặc hoạt động sabr xuất kinh doanh theo hướng tối ưu nhất và là cơ sở để đỏnh giỏ hiệu quả thực hiệncỏc hoạt động đú.
- Hệ thống tài liệu của cụng ty thường xuyờn được cải tiến và ngày càng được hoàn thiện cả về số lượng và chất lượngthớch ứng cao với những biến đọng trong hoạt đọng sản xuất kinh doanh tại cụng ty.
- Hệ thống tài liệu gúp phần vào việcđạt được chất lượng sản phẩm gúp phần vào hoạt đọng cải tiến chất lượngvà duy trỡ cải tiến đó đạt đượcthụng qua việc giỳp người quản lý hiểu được những gỡđang xẩy ra và chất lượng thực hiện của chỳng qua đú cú thểtheo dừi đo lường hiệu năng của cỏc quỏ trỡnh hiện tại, những gỡ cần cú cải tiến và kết quả của những cải tiến đó đạt được.
Tất cả những kết quả đạt được của cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu đó gúp phần quan trọng giỳp cụng ty xõy dựng và ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng và cuối cựng đó nhận được chứng chỉ vào thỏng 12 năm 2000. Đõy là một kết quả xứng đỏng về những cố gắng đó bỏ ra của tồn bộ cỏn bộ cong nhõn viờn trong cụng ty.
2.Những hạn chế.
Cựng với những kết quả đạt được ở trờn thỡ cụng tỏc xõy dựng hệ thống tàI liệucủa cụng ty cũng khụng chỏnh khỏi những hạn chế nhất địnhvà cần sớm được khắc phục. Ta cú thể kể ra một số hạn chế sau:
- Cú một số hướng dẫn cụng việc của cụng ty được xõy dựng cũn sơ sàI về nội dung chưa phản ỏnh đầy đủ cỏc cõu hỏi :ai? Cỏi gỡ? Ở đõu tại sao? Khi nào ? Và làm thế nào? do vậy mà chưa giỳp nhiều được những người thực hiện cụng việc đặc biệt những người mới tuyển dụng.
- Một số quy trỡnh được xõy dựng nờn cũn thiếu một số phần như phần tài liệu biểu mẫu việc này đó gõy một số khú khăn cho người đọc. Hoặc ở những đoạn quyết định dẽ làm nhiều nhỏnh khụng ghi rừ trường hợp nào thỡ mũi tờn đI đường này làm cho người đọc hết sức khú hiểu đặc biệt những người khụng hiểu biết rừ về cụng việc và những người mới được tiếp xỳc lần đầu với quy trỡnh.
Vớ dụ về quy trỡnh đào tạo dưới đõy
- Việc phõn cụng người phụ trỏch viết tài liệu nhiều khi được tiến hành qua loa mà chưa chỳ ý đến việc tỡm hiểu để giao trtỏch nhiệm cho những người làm tốt nhất mà giao cho những người cú trỡnh độ văn bản kộm hoặc khụng hiểu biết về cụng việc hoặc lại khụng cú thời gian giành cho việc viết tài liệu.
- Hệ thống tài liệu của cụng ty cũng vhưa được làm hoàn toàn đầy đủ. Một ssú hoạt đọng liờn quan đến quản lý chất lượng đang được cụng ty thực hiện nhưng lại khụng được lập thành văn bảng, ghi chộp sơ sài khụng cú sổ theo rừi.
- Một số tài liệu quy định sai lệch khụng phự hợp với thực tế hoạt động tại cụng ty nờn khụng triển khai thực hiện được hay núi cỏch khỏc tớnh khả thi của văn bản này thấp .
3.Nguyờn nhõn của hạn chế .
Ta thấy rằng nguyờn nhõn của những hạn chế của cụng tỏc này thỡ tương đối nhiều nhưng tụi chỉ giới thiệu ra dõy những nguyờn nhõn quan trọng nhất.
- Do ảnh hưởng của phong cỏch quản lý cũ của thúi quen phong cỏch làm việc thiếu khoa học từ thời bao cấp để lại . Nhiều người làm việc theo kinh nghiệm theo thúi quen và đõy cũng là tỡnh trạng chung của hầu hết cỏc cụng ty nhà nước đang cú những bước chuyển đổi.
- Do trỡnh độ cỏn bộ cụng nhõn viờn làm cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệucũn thấp khi được phõn cụng viết tài liệukhụng được đào tạo về cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu hoặc do lónh đạo chă tỡm hiểu để tỡm được những người cú trỡnh độ cú hiếu biết cụng việc từ đú giao cụng việc này cho họ. Một số người cú trỡnh độ cú hiểu biết về viết tài liệucú hiểu biết về viết tài liệu về cụng việc thỡ thỡ lại thiếu khả năng tổ chức huy đọng sự tham gia của mọi người vào việc viết tàu liệu vỡ vậy khi tài liệu được đưa ra khụng được sự chấp nhận rộng rói của mọi người.
- Sự phối hợp của cỏc đơn vị phũng ban trong quỏ trỡnh xõy dựng và thực hiện cỏc tài liệu của hệ thống chất lượng cũn chưa đũng bộ. Cỏc cụng việc xõy dựng sửa đổi ban hành tài liệu chủ yếu do phũng chất lượng đảm nhiệm cũn cỏc đơn vị khỏc tham gia rất hạn chế. Một phần cũng do cỏc đơn vị này cú quỏ nhiều cụng việc làm chi phối mặt khỏc cũng do ý thức trỏch nhiệm của họ chưa cao.
Đõy chớnh là nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng cú sự khỏc biệt giữa cỏc yờu cầu của văn bản vơớ cụng việc thực tế của cỏc đơn vị.
- Một nguyờn nhõn nữa là do hệ thống quản lý chất lượng ISO9000 mới được ỏp dụng vào Việt Nam do vậy đõy là vấn đề mới mẻđối với cụng ty Việt Nam núi chung và của Cụng ty Chế tạo điện cơ núi riờng. Do sự phức tạp của cỏc yờu cầu trong hệ thống tài liệu dễ gõy khú khăn trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Do mọi người chưa hiểu hết được tầm quan trọng của việc xõy dựng hệ thống tài liệu vỡ vậy mà thực sự cố gắng trong việc xõy dựng tài liệu.
- Do cụng ty chưa thiết lập được một hệ thống kiểm soỏt chặt chẽ hoạt đọng này nờn mọi người tham gia một cỏch thiếu tớch cực thiếu tinh thần trỏch nhiệm.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRèNH ÁP
DỤNG ISO 9001 TẠI CễNG TY.
I. Khuyến khớch cỏc đơn vị tớch cực chủ đọng tham gia xõy dựng cỏc tài liệu của đơn vị mỡnh
1.Lý do ỏp dụng.
Cụng ty nờn ỏp dụng phương phỏp này bởi cỏc lý do sau đõy:
- Do tuõn theo nguyờn tắc của quản lý chất lượng do yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9000đố là khuyến khớch sự tham gia của mọi người phũng ban vào cụng tỏc quản lý chất lượng núi chung và vào cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu núi riờng. Cụng việc này khụng phải là của riờng đơn vị phũng ban nào chỉ là trỏch nhiệm của ban ISO. Mọi người đều phải tham gia xõy dựng và thấu hiểu nú và cựng sử dụng nú thỡ mới đạt hiệu quả và đem lại lợi ớch cao nhất.
- Do xuất phỏt từ bản thõn thực tế hoạt động cụng tỏc yờu cầu cụng ty phảI ghi lại những hoạt động quan trọng, ghi lại những phương phỏp khoa học nhất để từ đú phổ biến trong toàn cụng ty . Trỏch nhiệm này nếu do một dơn vị thực hiện thỡ rất khú khăn mà tài liệu làm ra nhiều khi khụng sỏt với thực tế của mỗi phũng ban khụng phản ỏnh đỳng những việc đó làm.
Thực tế cụng tỏc này tại cụng ty đó cú sự tham gia của mọi người từ ban giỏm đốc đến cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.Để tiến hành xõy dựng hệ thống tài liệu cụng ty đó tiến hành phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng cho từng đơn vị cỏ nhõn nhưng họ chưa thực sự hoàn thành tốt cụng việc được giao tham gia một cỏch thụ động hỡnh thức. Cụng việc xõy dựng sửa đổi ban hành chủ yếu là do phũng quản lý chất lượng đảm
nhiệm nờn đó dẫn đến tỡnh trạng tàI liệu khụng được ban hành kịp thờivà đụi khi tài liệu đưa ra khụng sỏt với thực tế vỡ vậy việc thm gia tớch cực của cỏc đơn vị phũng ban của mọi người trong việc xõy dựng hệ thống tài liệu là hết sức cần thiết.
2. Nội dung giải phỏp
- Trước tiờn để nhấn mạnh tầm quan trọng của cụng tỏc này thỡ giỏm đốc phải ra một văn bản tuyờn bố chớnh thức về việc huy động tất cả cỏc phũng ban dơn vị và mọi người vào cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu và cụng bố này dược truyền đạt trong toàn cụng ty.
- Tổ chức cỏc buổi tọa đàm núi chuyện với cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty ở đú phõn tớch cho mọi người thấy được ý nghĩa và tầm quan trọng của cụng tỏc này của việc xõy dựng được một hệ thống tài liệu tốt về sự cần thiết phải cú sự tham gia của mọi người để từ đú mọi người tự giỏc tham gia vào phong trào.
- Cụng ty cũng cần phải tiến hành phõn cụng trỏch nhiệm cụ thể cho cỏc đơn vị tham gia việc xõy dựng sửa đổi ban hành hệ thống tài liệu. Trong cụng tỏc này phũng chất lượng ngoàI việc tự mỡnh xõy dựng được tài liệu cho mỡnh ra chỉ cú nhiệm vụ hướng dẫn cỏc đơn vị khỏc chứ khụng trực tiếp tham gia xõy dựng . Đại diện lónh đạo là người giỏm sỏt việc thực hiện của cỏc đơn vị và cú trỏch nhiệm bỏo cỏo cho giỏm đốc biết. ở đõy ta phải nhấn mạnh rằng việc xõy dựng hệ thống tài liệu phải do chớnh cỏc đơn vị tự mỡnh xõy dựng chứ khụng phải do phồng chất lượng làm thay. Tại mỗi đơn vị cử rangười cú trỡnh độ về xõy dựng văn bản và hiểu biết về cụng việc ra đảm nhận việc viết sửa đổi ban hành . Người này phải cú đủ thời gian và quyền hạn trong việc thực hiện cụng
-Tiến hành đào tạo cho những người phụ trỏch viết tài liệu tại mỗi phũng ban về trỡnh độ văn bản thụng qua việc thue cỏc nhõn viờn tư vấn. Trong việc đào tạo bao gồm việc đào tạo về cỏch viết tài liệu về thu thập thụng tin về vẽ lưu đồ .
II. Tiến hành đào tạo nõng cỏo trỡnh độvăn bản hoỏ theo ISO 9000cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty đặc biệt là những người phụ trỏch viết tài lệu.
1.Lý do ỏp dụng.
Đối với cỏc cụng ty ở Việt Nam núi chung và cụng ty chế tạo điện cơ núi riờng là tương đối mới mẻ mặt khỏc cỏc yờu cầu về hệ thống tài liệu là phức tạp. Để ỏp dụng thành cụng hệ thống ISO đũi hỏi cụng ty phải xõy dựng được hệ thống tài liệu ứụt phự hợp với tiờu chuẩn phự hợp với thực tế tại doanh nghiệp. ISO yờu cầu viớet tất cả những gỡ đó làm và để làm tất cả những gỡ đó viết ra do vậy chất lượng của hệ thống tài liệu viết ra khụng những ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp nhận được chứng chỉ hay khụng mà cũn ảnh hưởng đến năng suất chất lượng lao động tại cụng ty từ đú ảnh hưởng tới uy tớn và lợi nhuận của daonh nghiệp.
Hiện nay thỡ trỡnh độ của cỏn bộ nhõn viờn phụ trỏch vấn đề viết tài liệu cũn hạn chế chưa được đào tạo một cỏch toàn diện và hiểu biết đầy đủ về cụng việc. Do vậy khi văn bản được viết ra khụng đạt yờu cầu.
2.Nội dung của giải phỏp.
Để thực hiện giảI phỏp này cụng ty cần tổ chức cỏc khoỏ đào tạo để nõng cao trỡnh độ kỹ năng xõy dựng ựụ liệu. Việc đào tạo phảI được tổ chức cú bài bản, khoa học , nú cần được nờn kế hoạch theo rừi kiểm tra, cần mời cỏc chuyờn gia tư vấn bờn ngoàikết hợp với những người cú trỡnh