Ta thấy rằng nguyờn nhõn của những hạn chế của cụng tỏc này thỡ tương đối nhiều nhưng tụi chỉ giới thiệu ra dõy những nguyờn nhõn quan trọng nhất.
- Do ảnh hưởng của phong cỏch quản lý cũ của thúi quen phong cỏch làm việc thiếu khoa học từ thời bao cấp để lại . Nhiều người làm việc theo kinh nghiệm theo thúi quen và đõy cũng là tỡnh trạng chung của hầu hết cỏc cụng ty nhà nước đang cú những bước chuyển đổi.
- Do trỡnh độ cỏn bộ cụng nhõn viờn làm cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệucũn thấp khi được phõn cụng viết tài liệukhụng được đào tạo về cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu hoặc do lónh đạo chă tỡm hiểu để tỡm được những người cú trỡnh độ cú hiếu biết cụng việc từ đú giao cụng việc này cho họ. Một số người cú trỡnh độ cú hiểu biết về viết tài liệucú hiểu biết về viết tài liệu về cụng việc thỡ thỡ lại thiếu khả năng tổ chức huy đọng sự tham gia của mọi người vào việc viết tàu liệu vỡ vậy khi tài liệu được đưa ra khụng được sự chấp nhận rộng rói của mọi người.
- Sự phối hợp của cỏc đơn vị phũng ban trong quỏ trỡnh xõy dựng và thực hiện cỏc tài liệu của hệ thống chất lượng cũn chưa đũng bộ. Cỏc cụng việc xõy dựng sửa đổi ban hành tài liệu chủ yếu do phũng chất lượng đảm nhiệm cũn cỏc đơn vị khỏc tham gia rất hạn chế. Một phần cũng do cỏc đơn vị này cú quỏ nhiều cụng việc làm chi phối mặt khỏc cũng do ý thức trỏch nhiệm của họ chưa cao.
Đõy chớnh là nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng cú sự khỏc biệt giữa cỏc yờu cầu của văn bản vơớ cụng việc thực tế của cỏc đơn vị.
- Một nguyờn nhõn nữa là do hệ thống quản lý chất lượng ISO9000 mới được ỏp dụng vào Việt Nam do vậy đõy là vấn đề mới mẻđối với cụng ty Việt Nam núi chung và của Cụng ty Chế tạo điện cơ núi riờng. Do sự phức tạp của cỏc yờu cầu trong hệ thống tài liệu dễ gõy khú khăn trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Do mọi người chưa hiểu hết được tầm quan trọng của việc xõy dựng hệ thống tài liệu vỡ vậy mà thực sự cố gắng trong việc xõy dựng tài liệu.
- Do cụng ty chưa thiết lập được một hệ thống kiểm soỏt chặt chẽ hoạt đọng này nờn mọi người tham gia một cỏch thiếu tớch cực thiếu tinh thần trỏch nhiệm.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRèNH ÁP
DỤNG ISO 9001 TẠI CễNG TY.
I. Khuyến khớch cỏc đơn vị tớch cực chủ đọng tham gia xõy dựng cỏc tài liệu của đơn vị mỡnh
1.Lý do ỏp dụng.
Cụng ty nờn ỏp dụng phương phỏp này bởi cỏc lý do sau đõy:
- Do tuõn theo nguyờn tắc của quản lý chất lượng do yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9000đố là khuyến khớch sự tham gia của mọi người phũng ban vào cụng tỏc quản lý chất lượng núi chung và vào cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu núi riờng. Cụng việc này khụng phải là của riờng đơn vị phũng ban nào chỉ là trỏch nhiệm của ban ISO. Mọi người đều phải tham gia xõy dựng và thấu hiểu nú và cựng sử dụng nú thỡ mới đạt hiệu quả và đem lại lợi ớch cao nhất.
- Do xuất phỏt từ bản thõn thực tế hoạt động cụng tỏc yờu cầu cụng ty phảI ghi lại những hoạt động quan trọng, ghi lại những phương phỏp khoa học nhất để từ đú phổ biến trong toàn cụng ty . Trỏch nhiệm này nếu do một dơn vị thực hiện thỡ rất khú khăn mà tài liệu làm ra nhiều khi khụng sỏt với thực tế của mỗi phũng ban khụng phản ỏnh đỳng những việc đó làm.
Thực tế cụng tỏc này tại cụng ty đó cú sự tham gia của mọi người từ ban giỏm đốc đến cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.Để tiến hành xõy dựng hệ thống tài liệu cụng ty đó tiến hành phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng cho từng đơn vị cỏ nhõn nhưng họ chưa thực sự hoàn thành tốt cụng việc được giao tham gia một cỏch thụ động hỡnh thức. Cụng việc xõy dựng sửa đổi ban hành chủ yếu là do phũng quản lý chất lượng đảm
nhiệm nờn đó dẫn đến tỡnh trạng tàI liệu khụng được ban hành kịp thờivà đụi khi tài liệu đưa ra khụng sỏt với thực tế vỡ vậy việc thm gia tớch cực của cỏc đơn vị phũng ban của mọi người trong việc xõy dựng hệ thống tài liệu là hết sức cần thiết.
2. Nội dung giải phỏp
- Trước tiờn để nhấn mạnh tầm quan trọng của cụng tỏc này thỡ giỏm đốc phải ra một văn bản tuyờn bố chớnh thức về việc huy động tất cả cỏc phũng ban dơn vị và mọi người vào cụng tỏc xõy dựng hệ thống tài liệu và cụng bố này dược truyền đạt trong toàn cụng ty.
- Tổ chức cỏc buổi tọa đàm núi chuyện với cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty ở đú phõn tớch cho mọi người thấy được ý nghĩa và tầm quan trọng của cụng tỏc này của việc xõy dựng được một hệ thống tài liệu tốt về sự cần thiết phải cú sự tham gia của mọi người để từ đú mọi người tự giỏc tham gia vào phong trào.
- Cụng ty cũng cần phải tiến hành phõn cụng trỏch nhiệm cụ thể cho cỏc đơn vị tham gia việc xõy dựng sửa đổi ban hành hệ thống tài liệu. Trong cụng tỏc này phũng chất lượng ngoàI việc tự mỡnh xõy dựng được tài liệu cho mỡnh ra chỉ cú nhiệm vụ hướng dẫn cỏc đơn vị khỏc chứ khụng trực tiếp tham gia xõy dựng . Đại diện lónh đạo là người giỏm sỏt việc thực hiện của cỏc đơn vị và cú trỏch nhiệm bỏo cỏo cho giỏm đốc biết. ở đõy ta phải nhấn mạnh rằng việc xõy dựng hệ thống tài liệu phải do chớnh cỏc đơn vị tự mỡnh xõy dựng chứ khụng phải do phồng chất lượng làm thay. Tại mỗi đơn vị cử rangười cú trỡnh độ về xõy dựng văn bản và hiểu biết về cụng việc ra đảm nhận việc viết sửa đổi ban hành . Người này phải cú đủ thời gian và quyền hạn trong việc thực hiện cụng
-Tiến hành đào tạo cho những người phụ trỏch viết tài liệu tại mỗi phũng ban về trỡnh độ văn bản thụng qua việc thue cỏc nhõn viờn tư vấn. Trong việc đào tạo bao gồm việc đào tạo về cỏch viết tài liệu về thu thập thụng tin về vẽ lưu đồ .
II. Tiến hành đào tạo nõng cỏo trỡnh độvăn bản hoỏ theo ISO 9000cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty đặc biệt là những người phụ trỏch viết tài lệu.
1.Lý do ỏp dụng.
Đối với cỏc cụng ty ở Việt Nam núi chung và cụng ty chế tạo điện cơ núi riờng là tương đối mới mẻ mặt khỏc cỏc yờu cầu về hệ thống tài liệu là phức tạp. Để ỏp dụng thành cụng hệ thống ISO đũi hỏi cụng ty phải xõy dựng được hệ thống tài liệu ứụt phự hợp với tiờu chuẩn phự hợp với thực tế tại doanh nghiệp. ISO yờu cầu viớet tất cả những gỡ đó làm và để làm tất cả những gỡ đó viết ra do vậy chất lượng của hệ thống tài liệu viết ra khụng những ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp nhận được chứng chỉ hay khụng mà cũn ảnh hưởng đến năng suất chất lượng lao động tại cụng ty từ đú ảnh hưởng tới uy tớn và lợi nhuận của daonh nghiệp.
Hiện nay thỡ trỡnh độ của cỏn bộ nhõn viờn phụ trỏch vấn đề viết tài liệu cũn hạn chế chưa được đào tạo một cỏch toàn diện và hiểu biết đầy đủ về cụng việc. Do vậy khi văn bản được viết ra khụng đạt yờu cầu.
2.Nội dung của giải phỏp.
Để thực hiện giảI phỏp này cụng ty cần tổ chức cỏc khoỏ đào tạo để nõng cao trỡnh độ kỹ năng xõy dựng ựụ liệu. Việc đào tạo phảI được tổ chức cú bài bản, khoa học , nú cần được nờn kế hoạch theo rừi kiểm tra, cần mời cỏc chuyờn gia tư vấn bờn ngoàikết hợp với những người cú trỡnh độ trong cong ty tiến hành đào tạo.
Việc đào tạo càn tuõn theo cỏc bước sau: _Bước 1 Xỏc định nhu cầu đào tạo.
Phũng tổ chức kết hợp với phũng quản lý chất lượng tổ chức kiểm tra tỡm hiểu trỡnh độ cỏn bộ cụng nhõn viờn . Xem xột hiểu biết của họ về họ về hệ thống tàu liệu hiện hành cựng với hiểu biết của họ về tài liệu của ISO.
Tiếp theo phõn tớch yờu cầu của iso về hệ thống tài liệu từ đú xỏc định cỏc kỹ năng cần cú của cỏc cỏn bộ phụ trỏch viết tài liệu.
Kết hợp kết quả của 2 việc trờn xỏc định xem nhõn viờn nào cần đào tạo cần bổ sung trỡnh độ kiến thức về những mặt nào và tiến hành lập danh sỏch chỳng.
Thủ tục hướng dẫn cụng việc là cỏch thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quỏ trỡnh.
Cỏc thủ tục hướng dẫn cụng việc của một hệ thống quản lý chất lượng phải là cỏc văn bản cơ bản dựng để lập kế hoạch tổng thể và tả ở mức cõn thiết chi tiết để kiểm soỏt thớch đỏng cỏc hoạt động cú liờn quan cỏc trỏch nhiệm quyền hạn và mối liờn hệ tương hỗ của nhõn viờn quản lý, thực hiện việc kiểm tra xỏc nhận hay xem xột lại cỏc cụng việc ảnh hưởng đến chất lượng cỏch thức thực hiện cỏc hoạt động khỏc nhau cỏch sử dụng và kiểm soỏt hệ thống tài liệu.
Cụng ty xỏc định rừ ràng rằng cỏc thủ tục hướng dẫn cụng việc phải mụ tả điều cần thực hiện dưới dạng một tập hợp cỏc cụng việc phải làm theo trỡnh tự nhất định giỳp người thực hiện khụng buộc phải nhớ hết mọi chi tiết và trỏnh sự tuỳ tiện. Chỳng phải giỳp cho việc phổ biến rộng rói kinh nghiệm và kỹ năng của một số thành viờn trong cụng ty.
Cỏc tài liệu này phải hết sức đơn giản dễ hiểu đối với người cú liờn quan cụng ty khuyờn nờn sử dụng cỏc lưu đồ nếu cỏc cụng việc được thực hiện theo một trỡnh tự.
* Việc xõy dựng thủ tục hướng dẫn cụng việc tại cụng ty được tiến hành như sau:
- Bước 1.Nhận biết nhu cầu
Một quỏ trỡnh chỉ được lập thành tài liệu nếu thiếu nú sẽ ảnh hưởng đỏng kể đến chất lượng. Lý do để cụng ty tiến hành lạp cỏc tài liệu naỳ đú là
+ Do hệ thống quản lý chất lượng đũi hỏi gồm cỏc thủ tục bắt buộc tương ứng với những yếu tố hệ thống của tiờu chuẩn ISO 9001
+ Lónh đạo muốn chớnh thức hoỏ cỏc hoạt động quan trọng. Như vậy trước tiờn những người cú trỏch nhiệm trong cụng tiến hành tỡm \hiểu cỏc thủ tục hướng dẫn cụng việc hiện cú trong cụng ty tiễn hành phõn tớch sơ bộ về chỳng. Tiếp theo đú tiến hành nghiờn cứu cỏc yờu cầu của tiờu chuẩn về cỏc tài liệu này sau đú tiờn hành so sỏnh đối chiếu xem tài liệu nào cần chỉnh sửa bổ sung tài liệu nào cần xõy dựng mới thờm.
Kết quả cỏc bước này là một bản danh sỏch cỏc tài liệu về thủ tục hướng dẫn cẫn chỉnh sửa và xõy dựng mới được lập
Bước 2: Xem xột và phờ duyệt yờu cầu
Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền xem xet yờu cầu
+ Nếu yờu cầu của đơn vị vẫn chưa đủ nội dung thỡ đề nghị đơn vi lập lại phiếu
+ Nếu đơn vị yờu cầu khụng phự hợp thỡ cho dừng lại
+ Nếu yờu cầu của đơn vị phự hợp thỡ phờ duyệt chỉ định phũng tổ phụ trỏch cụng việc
-Bước 3. Tiến hành lập kế hoạch đào tạo.
Khi đó xỏc định được nhu cầu đào tạo ta cần lập một kế hoạch cụ thể về đào tạo trong đú xỏc định rừ :
+ Những nhõn viờn cần được đào tạo là những ai số lượng bao nhiờu + Cỏc cần đào tạo cụ thể như thế nào.
+ Giỏo viờn tiến hành đào tạo là những ai ? là cỏn bộ trong cụng ty hay cần thuờ bờn ngoài
+ Thời gian tiến hành đào tạo.
Trong bản kế hoạch này cũng cần phải nờu rừ người chịu trỏch nhiệm theo dừi quỏ trỡnh đào tạo và những trỡnh đọ kỹ năng nhõn viờn cần cú được sau quỏ trỡnh đào tạo.
-Bước 4: Xem xột phờ duyệt kế hoạch
+Nếu đợt tập huấn do cụng ty tổ chức thỡ giỏm đốc hoặc người được chỉ định phờ duyệt kế hoạch.
+Đợt tập huấn được giỏm đốc chỉ định đơn vị tự tổ chức thỡ thủ trưởng đơn vị tự phờ duyệt kế hoạch. Nếu kế hoạch khụng phự hợp với điều kiện về thời gian thỡ yờu cầu ngưũi lập làm lại.
-Bước 5: Tiến hành đào tạo.
Đơn vị được giỏm đốc chỉ định tập huấn sau khi nhận được phiếu yờu cầu đó được giỏm đốc phờ duyệt thỡ tiến hành cỏc cụng việc sau:
+Thụng bỏo cho đơn vị cú đối tượng tập huấn biết về: Danh sỏch những người được tập huấn
Thời gian tập huấn Địa chỉ tập huấn.
Giỏo viờn (người thuyết trỡnh nội dung).
Địa điểm phương tiện tài liệu chứng chỉ văn bằng. Dự trự kinh phớ, sổ theo dừi tập huấn
+Chuẩn bị nội dung đào tạo bao gụm:
Quy tắc 5W.1H và cỏch quy định quy trỡnh hướng dẫn
Who? What? When Where Why How
Ai làm? Làm cỏi gỡ Làm khi nào
Làm ở đõu Tại sao làm Làm như nào Ai cựng làm? Làm với cỏi gỡ khỏc Khi nào làm xong ở đõu trục trặc Tại nguyờn nhõn nào Làm thế đựơc khụng Cũn ai khỏc nữa khụng cú thể Cũn gỡ khỏc phải làm Cũn khi nào khỏc nữa Cũn ở đầu khỏc nữa Cũn tại sao nữa Cũn cỏch nào khỏc nữa
Cỏc tài liệu và cỏch xõy dưng lưu đồ:
Cỏch lựa chọn ngụn ngữ và kỹ năng soạn thảo văn bản +Tổ chức đào tạo:
Phũng tổ chức cỏn bộ kết hợp với nhà cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức khoỏ đào tạo theo đỳng kế hoạch đó phờ duyệt. Trong mỗi bài giảng giỏo viờn phải cung cấp kỹ năng và lý thuyết cần thiết cho mỗi học viờn. Sau đú giảng viờn đưa ra những tỡnh huống thực tế cho cỏc học viờn thực hành ngay.
Cụng ty cần tổ chức cho cỏc học viờn cỏc chuyến thăm quan thực tế tại cỏc cụng ty khỏc để tăng kinh nghiệm thực tế.
Bước 6: Đỏnh giỏ kết quả đào tạo.
Giỏm đốc hoặc người được chỉ định đỏnh giỏ kết quả của đào tạo đối với cỏc học viờn làm thủ tục cấp chứng chỉ cho cỏc học viờn theo yờu cầu
Bước 7: Lưu hồ sơ đào tạo
Tất cả tài liệu về quỏ trỡnh đào tạo phải được lưu hồ sơ. Phũng tổ chức cỏn bộ cập nhật hồ sơ đào tạo của cỏc học viờn tiến hành phõn loại và lưu hồ sơ đào tạo.
3. Lợi ớch của giải phỏp.
- Nhờ được đào tạo trỡnh độ của cỏc bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty về việc xõy dựng tài liệu được nõng cao, gúp phần vào việc giảm bớt gỏnh nặng cho phũng quản lý chất lượng do cỏc phũng ban đó cú trỡnh đọ nờn cú thể tự mỡnh xõy dựng được tài liệu của mỡnh.
Do cỏn bộ cú trỡnh đọ mà tài liệu viết ra cú chất lượng cao và phự hợp với thực tế và đỏp ứng được nhu cầu của ISO 9001 về hệ thống tài liệu.
Lưu đồ đào tạo tập huấn
Phiếu yờu càu đào tạo tập huấn
Lập kế hoạch đào tạo tập huấn
Tiến hành đào tạo tập huấn
Lưu hồ sơ
Xem xột phờ duyệt yờu cầu
Xem xột phờ duyệt kế hoạch Xem xột phờ duyệt kết quả Khụng cần thiết Khụng đủ yờu cầu
\Chưa đạt yờu cầu
Chưa đạt yờu cầu
III. Thiết lập cơ chế kiểm soỏt hoạt động xõy dựng tài liệu tại cụng ty
1. Lý do ỏp dụng
ở cụng ty hiện nay việc kiểm soỏt hoạt động xõy dựng tài liệu cũn thiếu chặt chẽ. Người được phõn cụng viết tài liệu nhiều khi khụng tham gia vào việc viết chỳng mà lại giao cho nhõn viờn dưới quyền mỡnh làm hoặc tham gia một cỏch thiếu tớch cực. Cú lỳc cụng ty do khụng tỡm hiểu kỹ cụng việc của nhõn viờn nờn đó giao cụng việc viết tài liệu cho những người khụng cú chuyờn mụn, khụng hiểu biết về cụng việc hoặc lại khụng cú đủ thời gian cần thiết để thực hiện cụng việc do khối lượng cụng việc hàng ngày quỏ nhiều dẫn đến nhõn viờn phải làm việc ngoài giờ từ đú làm