1 .2Tâm lý người Châu Âu
3. Những yếu tố ảnh hưởng trong quá trình giao tiếp và phương pháp khắc phục
3.4 Yếu tố thời điểm và kỹ thuật
Thời điểm, phương thức và phương tiện kỹ thuật giao tiếp là yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả cuộc giao tiếp. Cần căn cứ vào nội dung và đối tượng giao tiếp để lựa chọn thời điểm và phương thức giao tiếp phù hợp. VD nếu đang nóng không nên tiếp xúc hay trao đổi với khách hàng, đồng nghiệp, nhân viên...Nếu cấp dưới trình một quyết định quan trọng có thẩm quyền thì ta chưa nên ký, để sáng hôm sau tỉnh táo mới xem xét.
Nên lựa chọn phương thức giao tiếp cho phù hợp: với nội dung và tính chất cơng việc như thế nào mà lựa chọn giao tiếp qua phương thức nào: giao tiếp qua điện thoại, gặp trực tiếp, hay gửi thư...
Cần phải chuẩn bị chu đào, biết cách sử dụng và sử dụng chọn lọc các phương tiện kỹ thuật, để các phương tiện đó đáp ứng tốt nhất hiệu quả cuộc giao tiếp.
Phương thức giao tiếp
Phương thức giao tiếp phụ thuộc nhiều vào nội dung tính chất, mức độ quan trọng và khả năng truyền, nhận thông tin của các chủ thể tham gia giao tiếp. Trong cơng việc, có việc chỉ cần qua điện thoại, có việc phải gặp trực tiếp, có việc phải ghi chép hoặc ký biên bản, có việc chỉ cần trao đổi miệng mà khơng nên ghi chép gì cả, có việc phải nói thật rõ ràng, rành mạch, có việc chỉ cần thể hiện bằng biểu cảm ( ký, ám hiệu)…
Do tính chất cơng việc, có thể việc này chỉ cần gặp gỡ ngoài giờ hoặc đến nhà riêng. Nhưng việc khác phải vào lịch công tác và họp công khai hoặc họp kín phổ biến…Nếu các chủ thể giao tiếp không lưu tâm xem xét một cách thận trọng nội dung thơng tin, tính chất cơng việc để tìm ra phương thức tiếp xúc cho phù hợp, chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn hoặc thậm chí gánh chịu thất bại trong khi giải quyết những công việc cụ thể.
Sử dụng phương tiện kỹ thuật
Trong q trình giao tiếp, nếu có lỗi trong việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật, như in ấn khơng rõ ràng, kỹ thuật truyền tin, truyền hình bị trục trặc …là cản trở lớn đến hiệu quả của giao tiếp. Để khắc phục tình trạng này có lẽ chẳng cịn cách nào khác ngồi việc cần chuẩn bị chu đáo, biết cách sử dụng và sử dụng có chọn lọc phương tiện kỹ thuật. Phải luôn luôn tin tưởng rằng các phương tiện kỹ thuật được sử dụng chắc chắn đáp ứng tốt yêu cầu của giao tiếp. Không biết cách sử dụng và yên tâm được chất lượng của phương tiện kỹ thuật khi sử dụng, chắc chắn khó tránh khỏi hạn chế khi giao tiếp, mặc dù các chủ thể có đầy đủ tố chất thế mạnh khác.