CHƯƠNG 5 : MỘT SỐ NGHI THỨC GIAO TIẾP
3 Nghi thức tổ chức và tiếp xúc chiêu đãi
3.1 Tổ chức tiếp xúc và tham dự tiếp xúc
Tiếp xúc là những hoạt động, mà ở đó các hình thức như gặp gỡ, thăm viếng, trao đổi, giao, lưu, đàm phán ...để giải quyết một vấn đề nào đó, hoặc tạo ra mối quan hệ giữa các chủ thể trở nên tốt đẹp hơn.
Hoạt động này có thể là chính thức hoặc khơng chính thức * Một số hoạt động trước tiếp xúc
- Tìm hiểu thơng tin về đối phương
- Chuẩn bị cho cuộc tiếp xúc chính thức: chuẩn bị về nội dung, thành phần đoàn khách, số lượng đại biểu tham gia, ngơn ngữ giao tiếp, chương tình làm việc, kinh phí, đưa đón tiễn, người liên lạc
- Tìm hiểu thơng tin về đối phương
* Chuẩn bị cho cuộc tiếp xúc chính thức: chuẩn bị về nội dung, thành phần đồn khách, số lượng đại biểu tham gia, ngơn ngữ giao tiếp, chương tình làm việc, kinh phí, đưa đón tiễn, người liên lạc
* Quy trình tổ chức tiếp xúc chính thức
- Chuẩn bị phịng tiếp xúc: đường đi thuận tiện, không quá rộng, không quá hẹp, n tĩnh an tồn, màu sắc hài hịa trang nhã, mặt bàn trải khăn đồng màu, phủ kín xuống sàn, cách 2-3m đặt một lãng hoa, trước mặt hai trưởng đồn lẵng to đẹp.
- Tổ chức đón khách: phương tiện và đón khách - Tổ chức tiếp xúc: mở đầu, trao đổi, tiễn khách - Sau tiếp xúc, cần liên lạc trao đổi lại.
3.2 Các loại tiệc thông dụng hiện nay Tiệc ngồi: Tiệc ngồi:
Là loại tiệc sang trọng, thường tổ chức vào các bữa chính.
- Phải đặt thực đơn trước, trong thực đơn có 3 món: món khai vị, món chính, món tráng miệng
Tiệc đứng
Cũng là một loại tiệc sang trọng, nhưng các thực khách chủ yếu đứng, đồ ăn chủ yếu là các đồ nguội sắp sẵn.
Trung tâm bữa tiệc có trang trí đẹp mắt, phù hợp với chủ đề của buổi tiệc Cách xử sự khi dự tiệc đứng
- Đến giờ khai tiệc, chủ tiệc đứng hai bên mời khách
- Mỗi thực khách đến chào chủ tiệc và nhận một ly rượu khai vị trên tay - Sau khi khách vào phòng, chủ tiệc phát biểu ngắn và nâng cốc
- Các thực khách lấy thực ăn: lưu ý không lấy quá nhiều, không đứng chắn lối tại bàn bầy thức ăn, cần giao lưu với các thực khách khác.
- Đến giờ khai tiệc, chủ tiệc đứng hai bên mời khách
- Mỗi thực khách đến chào chủ tiệc và nhận một ly rượu khai vị trên tay - Sau khi khách vào phòng, chủ tiệc phát biểu ngắn và nâng cốc
- Các thực khách lấy thực ăn: lưu ý không lấy quá nhiều, không đứng chắn lối tại bàn bầy thức ăn, cần giao lưu với các thực khách khác.
Tiệc buffet
Là loại tiệc kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi Thức khách tự chọn thức ăn và ngồi vào bàn ăn.
Là loại tiệc sang trọng, thường tổ chức các bữa chính, đồ ăn phong phú có đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng
- Là loại tiệc sang trọng, nhưng nhẹ nhàng, đơn giản, thường tổ chức
không vào các bữa chính.
- Về hình thức giống như tiệc đứng
- Một số đồ ăn khô bày ở bàn, chủ yếu là đồ uống có người phục vụ.
Đây là tiệc lịch sử nhưng đơn giản, nhẹ nhàng, không tổ chức vào các bữa chính, thường dành cho phụ nữ.
Tiệc rượu
Thường tổ chức vào các sư kiện như: ký kết hợp đồng, họp báo, hoặc sự kiện nổi trội so với ngày thường.
Loại tiệc mọi người chỉ sử dụng rượu sâm panh hoặc rượu vang, khơng có đồ ăn gì khác.
Cách dùng dao dĩa và một số món ăn, đồ uống
Theo kiểu chữ chi của Mỹ:
+ Dùng dĩa tay trái để giữ thức ăn, dùng dao tay phải để cắt thức ăn ra từng miếng.
+ Đặt dao xuống, chuyển dĩa sang tay phải xiên thức ăn. Ăn theo kiểu Châu Âu:
+ Cầm dĩa bằng tay trái, dao tay phải. Sau đó dùng dĩa xiên thức ăn đưa lên miệng.
+ Nếu khơng dùng dao nữa thì đặt dao nằm chéo bên phải đĩa thức ăn, cầm dĩa bằng tay phải đề lấy thức ăn.
Trong khi ăn, nếu dừng lại: đặt dao và dĩa cạnh nhau bên tay phải đĩa thưc ăn, mũi nhọn dĩa quay xuống dưới (kiểu Mỹ).Gác đầu dao và dĩa lên mép đĩa thức ăn (kiểu Châu Âu)
Nếu như muốn gọi thêm đồ ăn: đặt dao và dĩa bên phải lòng đĩa thức ăn, mũi nhọn dĩa hướng lên trên, dao dắt vào răng dĩa
Nếu ăn xong: đặt dao và dĩa cùng với nhau bên tay phải của đĩa thức ăn. Hoặc gác đầu dao lên dĩa nằm gọn trong lòng đĩa, mũi nhọn của dĩa ngửa lên trên. Rượu vang đỏ dùng khi ăn thịt, rượu vang trắng khi ăn đồ tanh
3.3 Trang phục nam, nữ
Trong quá trình giao tiếp, trang phục mà người giao tiếp sử dụng cũng có sự ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của quá trình giao tiếp. Một bộ trang đẹp được mọi người đánh giá và ghi nhận phù hợp với đặc điểm của chủ nhân sử dụng nó, phù hợp với địa điểm, tính chất của cuộc giao tiếp. Với mỗi giới khác nhau yêu cầu về trang phục cũng có những sự địi hỏi khác nhau:
Trang phục nữ
Do thói quen và sở thích trong việc lựa chọn, mua sắm trang phục là đa dạng, cầu kỳ hơn nam giới, vì thế trước khi mua sắm cho mình bộ trang phục cần suy nghĩ xem nó có thể kết hợp với bộ trang phục nào của mình trước đó.
Trước khi đi gặp đối tác hay tham gia một hoạt động nào đó, chị em nên tham khảo lời khuyên của người có kinh nghiệm về việc phục sức. Nếu bản thân còn nghi ngại nên ăn vận giản dị, phổ thông nhưng gọn gàng, sạch sẽ, lịch sự.
Nếu đi xa nên chọn loại quần áo mà vải không bị nhăn, màu sắc trang phục và phụ kiện kèm theo nên phù hợp với nhau về kiểu dáng, màu sắc và chất liệu.
Khi chị em dùng trang sức cũng nên lưu ý sử dụng những món đồ phù hợp, tránh biến mình thành ma nơ canh để trưng bày các đồ trang sức.
Phụ nữ nên trang điểm hàng ngày trước khi ra khỏi nhà, nhất là khi tham gia vào các hoạt động mới lạ, đông người. Nhưng nhớ là trang điểm chứ khơng phải hóa trang. Phụ nữ cũng nên dùng một chút nước hoa, nhưng cũng cần tìm mùi nước hoa phù hợp với mình. Khi dùng son cũng nên lưu ý: buổi sáng dùng son màu nhẹ, giúp khn mặt bạn có vẻ nhẹ nhàng, thư thái; buổi trưa dùng màu hồng tạo cho bạn vẻ đẹp tự nhiên, buổi tối nên chọn màu sẫm để tạo cho bạn sự quyến rũ.
Trang phục nam
Trang phục nam giới thường khơng cầu kỳ, diêm dúa, mà có phần cứng cáp, chững chạc hơn trang phục nữ giới. Lịch sử, mà phổ thông hiện nay đối với nam giới là quần âu, sơ mi, giày hoặc dép quai hậu. Bộ comle hoặc vecstong thường ghi nhận là lịch sự và trong các nghi thức ngoại giao.
Trong môi trường cổ điển nên mặc comle hoặc véc tông màu đen, sám, xanh đen, ghi sẫm. Trong các mơi trường khác có thể mặc các màu tươi sáng hơn.
Trong các dịp quan trọng, hay môi trường nghiêm túc nên mặc áo sơ trắng cổ cứng lót bên trong, thắt cavat cùng màu với màu áo và đi đôi giày đen. Khơng thích hợp trong trương hợp mặc áo phơng, áo len lót bên trong hay khơng đeo cavat. Tối kỵ đi dép, cho dù là dép quai hậu khi mặc comle.
Comle hoặc vec tong có thể giống nhau ở kiểu cách may, nhưng khác nhau trong cách sử dụng, cụ thể là:
- Đối với comle, áo và quần cùng màu, cùng chất liệu vải, khi đi, đứng phải cài nút áo, khi ngồi phải cởi nút áo.
- Đối với vectong áo và quần khác nhau về màu, chất liệu, khi đi đứng, ngồi không cài nút áo.
Comle hay vec tong khi may cần chú ý đến cổ và ngực. Ve áo phải cân, ngực, vai, nách, lưng phải phẳng, cứng không được nhăn nhúm. Cổ comle thấp
hơn cổ áo sơ mi lót bên trong một phân, cổ tay comle ngắn hơn cổ tay sơ mi một phân. Quần khơng nên bó sát đùi, gấu quần dài chạm mũi giầy và trùm kín gót giầy là vừa đẹp.
Cavat nên dùng cùng màu với áo sơ mi hoặc áo comle, hoặc có màu sắc phư họp với màu áo sơ mi, nên thắt cân đối không nhăn nhúm, chiều dài cavat chấm hoặc he hết dây lưng là vừa.
Giấy và tất cũng nên lựa chọn có màu phù hợp với comle hoặc vecton. Nam giới cũng nên dùng dầu thơm hay nước hoa để sát trùng trước khi cạo râu, dùng xà phòng hoặc kem để cạo mặt, dùng dưỡng tóc, gơm, keo chải tóc. Lưu ý đừng tạo nên một thứ màu hỗn tạp trên người mình.