CHƯƠNG 5 : MỘT SỐ NGHI THỨC GIAO TIẾP
1 Một số nghi thức giao tiếp cơ bản
1.5 Đưa và nhận danh thiếp
Trong hoạt động kinh doanh du lịch, danh thiếp đóng vai trị quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ công tác và cá nhân. Tấm danh thiếp không chỉ là chiếc cầu nối, là phương tiện giao tiếp mà cịn là hình thức quảng cáo hữu hiệu cho doanh nghiệp. Trong quan hệ chính thức cũng như khơng chính thức. Tấm danh thiếp cần được trao trực tiếp. Tuỳ thuộc vào quốc gia mà việc chủ động trao danh thiếp có khác nhau, căn cứ vào tính chất, mục đích của mối quan hệ, có hai loại danh thiếp.
Danh thiếp chính thức: Loại này sử dụng trong các mối quan hệ chính
thức, có tính chất trịnh trọng và phải tn theo một số qui ước nhất định khi sử dụng nó làm phương tiện giao tiếp.
- Về hình thức :
+ Kích thước : 9,3 x 6 x 0,1 cm + Giấy ñặc biệt : Màu sáng
+ In chữ chân phương, in một mặt
- Về nội dung: Trên đầu của tấm danh thiếp in tên cơ quan ( Chữ in nhỏ hơn so với tên người trong danh thiếp ). Ở giữa ghi rõ họ và tên ( Chữ to ) dòng dưới tiếp theo ghi rõ người chức vụ quan trọng nhất, ở góc dưới sát phải, trái (hoặc cả hai bên ) ghi rõ địa chỉ, điện thoại và fax.
Tấm danh thiếp khơng chính thức: Loại này sử dụng chủ yếu trong các mối quan hệ chính thức, mang tính chất quan hệ cá nhân, khơng nhất thiết phải hoàn
toàn tuân theo các qui ước như tấm danh thiếp chính thức. Trong nội dung chỉ cần ghi rõ địa chỉ, họ, tên, số điện thoại nhà riêng.
- Tấm danh thiếp dùng để giao dịch trong các mối quan hệ sau : + Đặt mối quan hệ
+ Đối với tấm danh thiếp khơng chính thức có thể sử dụng làm giấy mời hoặc lời mời.
Trao danh thiếp
- Trao ngay vào thời điểm mới gặp nhau - Cần có cử chỉ, thái độ phù hợp
- Trong nhóm tiếp xúc cần trao đủ cho mọi người, tránh người này có người kia khơng
- Chỉ trao chỉ thấy cần thiết
Nhận danh thiếp
- Nói lời cảm ơn và trao danh thiếp của mình
- Cần chú ý lưu tâm đến họ tên, chức vụ, học vấn trong danh thiếp để xưng tên của họ trong những câu nói của mình.
- Nên đặt danh thiếp của họ trước bàn trong cuộc tiếp xúc - Kết thúc cuộc gặp gỡ nhớ cất danh thiếp của họ