II. Một số giải pháp đẩy mạnh phân phối sản phẩm
1. Hồn thiện hệ thống thơng tin nội bộ
Thơng tin nơi bộ giữ vai trị quan trọng trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh của Cơng ty. Việc trao đổi thơng tin giữa các bộ phận diễn ra thơng suốt và phù hợp sẽ gĩp phần khơng nhỏ đến việc ổn định tình hình hoạt động của Cơng ty trong hiện tại cũng như sự phát triển của Cơng ty trong tương lai.
Trên cơ sở đĩ xin đề nghị “tam giác thơng tin” sau đây:
Hình 5: Sơ đồ trao đổi thơng tin giữa các bộ phận
- Mối quan hệ thơng tin giữa “bộ phận kinh doanh” và “bộ phận kỹ thuật”: bộ phận kinh doanh cần liên lạc với bộ phận kỹ thuật để cĩ được những thơng tin về sản phẩm phục vụ cho cơng tác đào tạo và tái đào tạo nhân viên bán hàng của mình. Trong nhiều trường hợp, bộ phận kinh doanh cũng cần cĩ sự hỗ trợ về nhân sự từ bộ phận kỹ thuật để giao máy cho khách hàng, giám định máy, hay tiến hành đào tạo về kỹ thuật cung cấp là nguồn thơng tin quan trọng để bộ phạn kinh doanh tham khảo trong việc dự báo nhu cầu sắp tới của khách hàng.
- Mối quan hệ thơng tin giữa “bộ phận kỹ thuật” và “bộ phận kế tốn”: bộ phận kế tốn cung cấp những thơng tin về “nhu cầu sử dụng” trung bình của khách hàng từng tháng để bộ phận kế tốn chuẩn bị tài chính cho việc nhập linh kiện về kho.
BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TỐN BỘ PHẬN KỸ THUẬT
- Mối quan hệ thơng tin giữa “bộ phận kinh doanh” và “bọ phận kế tốn”: bộ phận kinh doanh cung cấp những thơng tin dự báo về nhu cầu thị trường và của các khách hàng triển vọng để bộ phận kế tốn chuẩn bị tài chính cho việc nhập hàng.
2. Hồn thiện và phát triển bộ phận kinh doanh:
Hiện nay, Cơng ty TNHH Quân Quân khơng quản lý thị trường theo từng vùng mà quản lý theo một thị trường thống nhất. Theo đĩ mỗi nhân viên bán hàng được chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như tự quản lý khách hàng của mình. Cách quản lý trên cĩ ưu điểm là tạo được sự thoải mái cho nhân viên bán hàng nhưng lại cĩ nhược điểm là khi một nhân viên bán hàng gặp vấn đề nào đĩ với khách hàng của mình thì Cơng ty khơng thể kịp thời trong việc hỗ trợ nhân viên đĩ giải quyết dẫn đến việc đánh mất khách hàng. Một vấn đề khác là hiện nay cơng tác hỗ trợ bán hàng của Cơng ty cũng chưa được quan tâm đúng mức.
Vì vậy, xin đề xuất ý kiến để hồn thiện và phát triển bộ phận kinh doanh theo hướng như sau:
- Phân chia thị trường ra từng khu vực nhỏ, mỗi nhân viên hoạt động trong một khu vực nhất định. Cách làm này cĩ ưu điểm là giảm được tình trạng nhiều nhân viên cùng theo đuổi một khách hàng, đồng thời nhân viên bán hàng cĩ nhiều thời gian hơn để đầu tư khai thác lượng khách hàng ở khu vực đĩ.
- Tuyển dụng và đào tạo một thư ký bán hàng cĩ nhiệm vụ quản lý showroom, lập bảng báo giá, cung cấp catalogue, trực điện thoại và thơng báo cho nhân viên bán hàng những yêu cầu của khách hàng khi liên hệ đến Cơng ty.
Hình 6: Cơ cấu tổ chức của bộ phận kinh doanh
TRƯỞNG BỘ PHẬN KINHDOANH
3. Hồn thiện kênh phân phối:
Hiện nay, Cơng ty TNHH Quân Quân phân phối sản phẩm theo kênh phân phối trực tiếp dưới hình thức bán hàng cá nhân. Điểm mạnh của kênh này là Cơng ty cĩ thể nắm bắt và tiếp xúc, nắm bắt thơng tin về nhu cầu của khách hàng nhanh hơn, chính xác hơn qua đĩ cĩ thể thoả mãn đúng lúc và đầy đủ các nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên đối với những khách hàng triển vọng ở những địa phương tương đối xa như Đồng Nai thì kênh phân phối trực tiếp bộc lộ điểm hạn chế gây khĩ khăn cho việc bán hàng, vận chuyển, sữa chữa, bảo hành, bảo trì sản phẩm. Thực tế cho thấy rất khĩ để bán được sản phẩm ở các thị trường này, hơn nữa các chi phí cho bán hàng, vận chuyển,sữa chữa, bảo hành, bảo trì sản phẩm ở các địa phương xa luơn cao hơn nhiều so với các địa phương như: TP.Hồ Chí Minh và Tiền Giang ...
Để khắc phục những hạn chế đĩ Cơng ty cần thiết phải thành lập thêm chi nhánh ở các vùng thị trường tương đối xa Cơng ty theo sơ đồ sau:
Hình 7: Cơ cấu quản lý kênh phân phối
- Các chi nhánh của Cơng ty hoạt động độc lập như một “Cơng ty con” nhưng vẫn theo chiến lược mà Cơng ty đề ra.
- Kênh phân phối sau khi hồn thiện vẫn giữ được kênh phân phối cũ, tức vẫn giữ được những ưu điểm đồng thời cũng giải quyết được những khĩ khăn mà kênh phân phối đã gây ra.
- Việc thành lập thêm chi nhánh địi hỏi một lượng vốn nhất định để đầu tư cơ sở hạ tầng, tuyển dụng nhân sự … nếu được quản lý tốt, doanh thu cũng như lơi
CƠNG TY
KHÁCH HÀNG CHI NHÁNH 1 CHI NHÁNH 2 KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG
nhuận sẽ tăng đáng kể vì các thị trường như: TP.Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương là những thị trường đầy triển vọng.
4. Hồn thiện quy trình bán hàng trực tiếp:
Quy trình bán hàng hiện nay về cơ bản là tương đối phù hợp. Tuy nhiên, ở mơt số giai đoạn của quy trình vẫn cịn những vấn đề chưa được quan tâm đúng mức.
Vì vậy, em xin đề nghị quy trình bán hàng sau đây:
Hình 8: Sơ đồ các bước trong quá trình bán hàng
Xác định khách hàng tiềm năng:
- Khách hàng tiềm năng cĩ thể được khai thác từ nhiều nguồn như: niên giám điện thoại, niên giám doanh nghiệp, báo chí, internet …
- Một điều cần lưu ý là khơng phải khách hàng nào cũng là khách hàng tiềm năng. Một khách hàng được coi là tiềm năng khi khách hàng đĩ cĩ thể mua sản phẩm. Tuy nhiên, một khách hàng cĩ thể mua sản phẩm chưa chắc là một khách hàng tiềm năng.
Ví dụ: Doanh nghiệp A mới thành lập và chuẩn bị đi vào hoạt động, rõ ràng họ cĩ thể phải mua máy fax, máy in và kể cả máy photocopy để phục vụ cho nhu cầu
Xác định khách hàng tiềm năng Xác định khách hàng triển vọng Tiếp xúc khách hàng sơ bộ Lập kế hoạch chào hàng Thực hiện chào hàng Kết thúc chào hàng Theo dõi
cơng việc sắp tới nhưng doanh nghiệp đĩ lại cĩ cùng chức năng hoạt động như Cơng ty là mua bán máy văn phịng do đĩ khách hàng A khơng thể là một khách hàng triển vọng, đúng hơn là một đối thủ cạnh tranh trong tương lai.
- Do đĩ việc xác định một khách hàng tiềm năng cũng là một vấn đề quan trọng. Vấn đề này khơng khĩ trong bối cảnh bùng nổ thơng tin như hiện nay. Nhân viên cĩ thể khai thác qua mạng internet vì hiện nay hầu hết các Sở Kế Hoạch Đầu Tư ở các tỉnh thành đều đưa các thơng tin sơ bộ lên mạng. Tra cứu thơng tin trên mạng là nhanh chĩng và cụ thể, nhân viên bán hàng cĩ thể biết được thời điểm mà bất cứ doanh nghiệp nào được cấp phép thành lập hay hoạt động, thậm chí cĩ thể biết được vốn đầu tư và ngành nghề hoạt động của đối tượng … trên cơ sở những thơng tin thu được đĩ, người bán hàng trích lọc ra thơng tin để cĩ kế hoạch chào hàng hiệu quả.
Xác định khách hàng triển vọng:
− Ta biết rằng thời gian là cĩ hạn đối với một nhân viên bán hàng. Do đĩ, phải xác định được càng nhanh càng tốt đâu là một khách hàng tiềm năng đâu là một khách hàng triển vọng. Khách hàng triển vọng là khách hàng cĩ khả năng mua (tài chính) và cĩ khả năng sẽ mua sản phẩm (nhu cầu).
− Phương thức tốt nhất để xác định được một khách hàng triển vọng là qua giới thiệu của bạn bè, người thân, … , hoặc qua tra cứu các doanh nghiệp “vừa mới” cĩ giấy phép thành lập hoặc vừa cĩ giấy phép thành lập từ website của các Sở Kế Hoạch Đầu Tư trên mạng internet.
Tiếp xúc sơ bộ:
− Sau khi đã xác định được khách hàng triển vọng, bước tiếp theo của quá trình bán hàng là tiếp xúc sơ bộ khách hàng. Mục tiêu của tiếp xúc sơ bộ là tìm hiểu và khai thác thêm thơng tin về khách hàng (khách hàng cĩ nhu cầu về sản phẩm nào?), ai là người phụ trách mua sản phẩm, thời điểm mà khách hàng mua sản phẩm …
− Hình thức sơ bộ hiệu quả và nhanh chĩng nhất là qua điện thoại hoặc qua email.
− Kết quả của việc “tiếp xúc sơ bộ” – nếu thành cơng, khách hàng sẽ thu xếp một lịch hẹn để tiến hành đàm phán chào hàng.
Lập kế hoạch chào hàng:
Lập kế hoạch chào hàng là một bước quan trọng của quy trình chào hàng, nhân viên bán hàng cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng bảng báo giá, catalogue sản phẩm
dựa theo yêu cầu của khách hàng. Một vấn đề nữa mà người bán hàng cần lưu ý là phải hệ thống hố các vấn đề sẽ đề cập đến trong buổi chào hàng sắp tới. Cĩ như thế việc chào hàng mới cĩ thể thành cơng.
Thực hiện chào hàng:
- Sau khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng, theo lịch hẹn nhân viên bán hàng sẽ gặp trực tiếp với đại diện của phía khách hàng để tiến hành giới thiệu sản phẩm và chào hàng.
- Các vấn đề mà người bán hàng cần đề cập đến là tính năng kỹ thuật của sản phẩm; điểm mạnh, điểm yếu của từng sản phẩm; điểm mạnh của sản phẩm so với các sản phẩm cạnh tranh; các quy định về bảo hành, bảo trì sản phẩm, các chế độ khuyến mãi (nếu cĩ), xử lý các phản đối của khách hàng, tư vấn cho khách hàng lựa chọn sản phẩm …
Đây là giai đoạn đặc biệt quan trọng, quyết định đến sự thành cơng của cơng tác bán hàng.
Kết thúc chào hàng:
- Kết thúc việc chào hàng cần phải thực hiện một cách tự nhiên. Việc kết thúc cĩ thể bằng một câu hỏi nào đĩ mà người bán hàng đưa ra để gợi lên một quyết định cĩ lợi từ khách hàng triển vọng. Quyết định cĩ thể là một đơn đặt hàng chính thức hay là một đơn đặt hàng sơ bộ nào đĩ.
- Nếu là một đơn đặt hàng, việc tiếp theo của nhân viên bán hàng là thảo hợp đồng theo nội dung đàm phán, thu thập chữ ký của các bên liên quan …
Theo dõi:
- Bước cuối cùng của quy trình bán hàng là việc tham gia của nhân viên bán hàng vào việc giao máy, lắp ráp cài đặt, huấn luyện và giải đáp những thắc mắc, phàn nàn của khách hàng một cách nhanh chĩng. Với các nổ lực này, nhân viên bán hàng cĩ thể tiếp tục bán được những sản phẩm khác cho khách hàng và xây dựng mối quan hệ vững chắc cho cơng việc sau này, hay là tạo nên nguồn tham khảo cho khách hàng triển vọng khác trong tương lai.
- Do đặc điểm của sản phẩm: mực, drum … là những bộ phận cĩ tính hao mịn trong quá trình sử dụng.
Cơng ty TNHH Quân Quân phân phối sản phẩm theo kênh phân phối trực tiếp dưới hình thức bán hàng cá nhân. Do đĩ, vai trị của nhân viên bán hàng là rất quan trọng. Hiệu quả bán hàng của họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và tính ổn định của cơng ty. Thực tế cho thấy doanh thu bán hàng của Cơng ty tập trung chủ yếu vào một vài nhân viên bán hàng cĩ kinh nghiệm lâu năm trong nghề, cịn các nhân viên khác do mới hoạt động ít kinh nghiệm và kiến thức bán hàng khơng nhiều nên doanh số khơng đáng kể.
Để cải thiện tình hình này, Cơng ty cần thiết phải đào tạo và tái đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng trẻ, năng động và đầy nhiệt tình . Cơng tác này cần phải thực hiện thường xuyên theo một chu kỳ nhất định, cĩ thể là 6 tháng/lần hoặc mỗi năm một lần. Các nội dung trong quá trình đào tạo cĩ thể là:
Kiến thức sản phẩm: kiến thức của sản phẩm đĩng gĩp một phần khơng nhỏ cho quá trình cơng tác bán hàng cao cấp. Một nhân viên bán hàng cĩ kiến thức sâu sắc về đặc điểm sản phẩm, khả năng ứng dụng và lợi ích của nĩ. Những ưu điểm và nhược điểm của nĩ mới cĩ thể tư vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp, đồng thời giải quyết được những vấn đề thắc mắc, tồn động về phía khách hàng.
- Trong lĩnh vực máy văn phịng, việc hiểu biết về khía cạnh kỹ thuật của sản phẩm giúp cho nhân viên bán hàng cĩ thể chủ động trong việc giám định sản phẩm của khách hàng trong nhiều trường hợp, để bán được hàng Cơng ty phải thu hồi lại sản phẩm cũ của họ.
- Trong thời gian qua, việc trang bị kiến thức sản phẩm cho nhân viên bán hàng của Cơng ty chưa được quan tâm đúng mức. Vì vậy để đạt được doanh số tăng, thời gian tới nhân viên cịn bổ sung những khiếm khuyết về sản phẩm cho nhân viên bán hàng trong những chương trình đào tạo. Một vấn đề cần lưu ý là kiến thức sản phẩm khơng cĩ nghĩa là kiến thức về sản phẩm của Cơng ty mà cịn là kiến thức về các sản phẩm cạnh tranh. Cĩ như thế nhân viên bán hàng mới cĩ đủ tự tin khi thực hiện cơng tác chào hàng.
Kiến thức bán hàng: kiến thức bán hàng là chìa khố để thực hiện tất cả những yếu tố của bán hàng. Những nội dung mà Cơng ty cần truyền đạt là:
- Cách thức tìm khách hàng tiềm năng.
- Nhữngkỹ thuật sát hạch để xác định ra khách hàng triển vọng. - Các kỹ năng trình bày sau cho chính xác và hiệu quả.
- Các kỹ thuật sử lý những kiến thức phản đối khách hàng một cách sáng tạo, hiệu quả và tế nhị.
- Các kiến thức để làm chủ kỹ thuật chào hàng.
- Vai trị của việc theo dõi cơng tác giao hàng, bảo hành … với cơng tác bán hàng.
Kiến thức về Cơng ty:
Hiểu biết về Cơng ty cũng là nhân tố cho sự thành cơng của bán hàng. Cơng ty cần phổ biến rộng rãi những mục tiêu, chính sách, các quy định của Cơng ty để nhân viên bán hàng chủ động hơn trong cơng việc.
Hiểu biết về Cơng ty cịn bao hàm khía cạnh thơng tin về khách hàng. Thật khơng dễ để cĩ được thơng tin về khách hàng, vì vậy cơng ty cần hướng dẫn cho nhân viên bán hàng tìm kiếm thơng tin theo các nội dung sau:
- Cơ cấu tổ chức các phịng ban. Phịng ban nào phụ trách cơng việc mua sắm máy văn phịng? Ai là người quyết định mua?
- Khách hàng sử dụng sản phẩm lâu chưa? Ai là người cung cấp? - Sản phẩm cĩ đáp ứng được nhu cầu khơng?
- Thĩi quen mua hàng ra sao? …
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng:
- Việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng là một điều rất quan trọng vì nhu cầu của đa số khách hàng là thường xuyên, do đĩ nếu cĩ mối quan hệ tốt với khách hàng thì nhân viên bán hàng cĩ thể tiếp tục bán cho khách hàng các sản phẩm khác.
- Mặc dù mối quan hệ với khách hàng là rất quan trọng nhưng khơng phải nhân viên bán hàng nào của Cơng ty cũng ý thức được điều đĩ. Vì vậy, trong cơng tác đào tạo nhân viên Cơng ty cần lưu ý tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng và những lợi ích cĩ được từ mối quan hệ đĩ.
6. Nâng cao hiệu quả tồn kho:
- Tồn kho là một vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Một chiến lược tồn kho luơn chịu sự chi phối của nhiều yếu tố khác nhau. Muốn cho