Với sự hoạt động mạnh mẽ và phát triển liên tục, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Thủ Công Mỹ Nghệ Việt Nam quyết định mở thêm Chi nhánh tại khu vực Miền Trung.
Căn cứ vào:
- Quyết định số 1424/QĐ-BTM ngày 4 tháng 10 năm 2004 của Bộ Thương Mại, nay là bộ Công Thương về việc chuyển Công ty xuất nhập khẩu Thủ Công Mỹ Nghệ thành công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ Công Mỹ Nghệ,
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công Ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 15/12/2004,
- Biên bản họp Hội đồng quản trị số 31/HĐQT ngày 18/11/2005,
- Đề nghị của ông Tổng Giám đốc công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ,
Ngày 25/11/2005, Chủ tịch hội đồng quản trị công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Đỗ Văn Khôi đã ký quyết định thành lập Chi nhánh công ty tại TP Đà Nẵng.
Tên Chi nhánh: CN công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng. Tên giao dịch quốc tế: ARTEXPORT DANANG.
Trụ sở CN : 157 Nguyễn Hoàng – TP Đà Nẵng. Điện thoại: 05113.584.175
Email: artdn@dng.vnn.vn.
Giấy phép đăng ký KD số: 3213000826, do Sở kế hoạch và đầu tư TP Đà Nẵng cấp ngày 9/12/2005.
Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Đà Nẵng là đơn vị kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc công ty Cổ phần XNK Thủ Công Mỹ Nghệ, được mở Tài khoản riêng tại Ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức của Nhà nước.
Vì mới được thành lập nên Chi nhánh gặp không ít khó khăn trong hoạt động quản lý và kinh doanh. Tuy nhiên, có sự nổ lực hết mình của đội ngũ cán bộ công nhân viên; cùng với sự chỉ đạo sáng suốt từ Công ty nên trong một thời gian ngắn, Chi nhánh đã đứng vững và dần dần phát triển, từng bước khẳng định mình.
Là đơn vị trực thuộc, Chi nhánh thay mặt Công ty thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Công ty; cũng như đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của người dân TP Đà Nẵng nói riêng, người dân khu vực Nam Trung Bộ nói chung.
II. Chức năng, nhiệm vụ của Chi Nhánh: 1. Chức năng của Chi Nhánh:
ARTEXPORT Đà Nẵng là một đơn vị thuộc công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Việt Nam, thực hiện chức năng kinh doanh trong nước cũng như xuất nhập khẩu (trực tiếp và uỷ thác) các mặt hàng mà chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ; ngoài ra, Chi nhánh còn kinh doanh các mặt hàng khác như:
- Nguyên vật liệu, vật tư, máy móc thiết bị các loại (Thi công xây dựng ngành điện, văn phòng, trang thiết bị cụng cụ y tế),
- Vật liệu xây dựng (Trừ gạch, cát sạn), hàng nội thất, hoá chất (Trừ hoá chất Nhà nước cấm), hàng tiêu dùng, hàng nông lâm, hải sản, khoáng sản,...,
- Hàng công nghệ phẩm, dệt may, hàng da,
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê kho bãi, nhà xưởng, văn phòng làm việc, - Kinh doanh dịch vụ đại lý bán hàng cho các nhà sản xuất Thương mại,
- Tổ chức hội chợ, triển lãm thủ công mỹ nghệ ở trong nước và quốc tế theo quy định của Pháp luật,
- Kinh doanh phương tiện vận tải (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện của Pháp luật).
Mục đích kinh doanh của Chi nhánh là thông qua hợp đồng mua bán trong và ngoài nước khai thác có hiệu quả thị trường và các mặt hàng kinh doanh, đáp ứng nhu cầu trong và ngoài nước.
2. Nhiệm vụ của Chi nhánh:
Để thực hiện chức năng của mình, Chi nhánh có các nhiệm vụ:
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. + Tổ chức thu mua hàng thủ công mỹ nghệ ở các cơ sở sản xuất trong và ngoài địa phương phục vụ cho công tác xuất khẩu, đảm bảo số lượng, chất lượng, đáp ứng nhu cầu cũng như kế hoạch của Công ty và của Chi nhánh.
+ Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho các đơn vị khác.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty và Chi nhánh theo pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương mại. - Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu tiêu thụ trong và ngoài nước để xây dựng, tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh có hiệu quả.
- Phổ biến, hướng dẫn quy cách, phẩm chất, bao bì, ký hiệu cho các tổ chức có quan hệ hợp đồng xuất khẩu; đồng thời nghiên cứu các đề tài, mẫu mã của các mặt hàng mới, lập mẫu hàng chào bán nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, góp phần tăng doanh thu cho Chi nhánh, cũng như cho Công ty.
- Quản lý và sử dụng vốn của Nhà nước theo đúng chế độ, chính sách, đạt hiệu quả kinh tế. Bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước, đảm bảo sự trang trải về tài chính, thực hiện đầy đủ mọi chế độ, nghĩa vụ đối với Công ty, đối với Nhà nước.
- Chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ luật pháp của Nhà nước và các quy định của bộ Thương mại.
- Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết, hợp tác và đầu tư với các tổ chức kinh tế quốc doanh và các thành phần kinh tế khác. - Quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính sách của Nhà nước, luôn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn, kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên
- Hạch toán lãi lỗ trong quá trình kinh doanh, thống kê, báo cáo định kỳ về kết quả kinh doanh của Chi nhánh cho Tổng Công ty.
1. Khái quát bộ máy quản lý của Chi nhánh:
Vì mới được thành lập nên quy mô của Chi nhánh còn nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên còn ít. Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, Chi nhánh đã tổ chức mô hình quản lý theo theo kiểu trực tuyến chức năng. Với mô hình này, việc quản lý điều hành không bị chồng chéo lên nhau mà có sự chỉ đạo xuyên suốt từ Giám Đốc đến các phòng ban trong Chi nhánh.
Bộ máy quản lý của Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc và các phòng ban: a. Ban Giám đốc: Gồm giám đốc và phó giám đốc. a. Ban Giám đốc: Gồm giám đốc và phó giám đốc.
- Giám đốc: Là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Chi nhánh trước Công ty và Pháp luật, Nhà nước. Giám đốc cũng là người trực tiếp chịu sự điều hành của Công ty và điều hành trực tiếp các phòng ban trong Chi nhánh.
- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc. Phó Giám đốc được phân công phụ trách công tác kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những quyết định kinh doanh của Chi nhánh.
b.Các phòng chức năng:
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh trong việc phân tích, đánh giá thông tin, xác định và hoạch định các kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh. Triển khai thực hiện kế hoạch, phương án khi được cấp trên duyệt. Lập hồ sơ, thủ tục và hợp đồng mua bán. Có trách nhiệm kiểm tra, đôn
P. KINH DOANH XNK P. TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN GIÁM ĐỐC
đốc, hướng dẫn các phòng ban thực hiện công việc theo chức năng, thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám đốc Chi nhánh và các cơ quan có liên quan. - Phòng Tài chính- Kế toán: Giúp Giám đốc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế như thu- chi, bán hàng-mua hàng; phản ánh số liệu, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn của Chi nhánh.
Chấp hành các chế độ, nguyên tắc quản lý kế toán tài chính; thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước và cuối cùng là xác định kết quả kinh doanh của Chi nhánh. - Phòng Tổ chức- Hành chính: Là bộ phận quản lý hồ sơ, giấy tờ cho Chi nhánh; cũng là nơi tiếp nhận các công văn, thư từ cho các phòng ban, cá nhân trong đơn vị.
IV. Cơ cấu tổ chức kế toán tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán thể hiện qua sơ đồ sau:
2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng: Là người chỉ đạo trực tiếp về công tác kế toán đối với các bộ phận kế toán của Chi nhánh. Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân công, giao nhiệm vụ và kiểm tra mức độ hoàn thành công việc của từng người trong phòng; định kỳ hướng dẫn và tập huấn về trình tự hạch toán, biểu mẫu, báo cáo,…nhằm giúp cho công tác kế toán tại Chi nhánh ngày càng hoàn thiện hơn. Là người chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trước lãnh đạo cấp trên, tham mưu, đề xuất ý kiến cho lãnh đạo trong việc ra quyết định, điều hành mọi công việc trong phòng kế toán. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán tiền mặt, có trách nhiệm theo dõi tiền mặt, các khoản thu- chi hằng ngày, lên báo cáo thu chi. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn theo dõi các khoản tiền gửi Ngân
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kiêm KT tiền mặt, KT Ngân hàng, kế toán tổng hợp.
KT mua hàng, KT thuế, KT tiền lương
hàng, các khoản tiền vay; có trách nhiệm thanh toán khi hết hạn hoặc khi có tiền nhằm giảm bớt các khoản phải trả.
- Kế toán mua hàng, kế toán thuế, kế toán tiền lương: Theo dõi các khoản Thuế GTGT đầu vào và đầu ra, theo dõi Thuế xuất nhập khẩu, tình hình mua hàng, công nợ và lập báo cáo mua hàng. Ngoài ra, còn theo dõi các khoản lương, thưởng, chịu trách nhiệm trích lương cho toàn bộ công nhân viên trong Chi nhánh.
- Thủ quỹ: Theo dõi việc chi trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, bảo quản tiền mặt tại Chi nhánh. Thường xuyên đối chiếu lượng tiền mặt tồn quỹ với kế toán tiền mặt. Ngoài ra, Thủ quỹ còn là người đại diện cho Chi nhánh giao dịch với Ngân hàng.
3. Hình thức kế toán áp dụng tại Chi nhánh:
Vì mới được thành lập, quy mô còn nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên của Chi nhánh còn ít, phòng kế toán cũng vậy; nên để thuận lợi cho công tác kế toán, Chi nhánh đã và đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải biên.
a. Sơ đồ trình tự ghi sổ:
Sổ quỹ
Báo cáo kế toán
Các chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Bảng cân đối Tài khoản
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
b. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ, cuối tháng lên Sổ Cái.
Cũng căn cứ vào chứng từ gốc, cuối tháng kế toán chi tiết tập hợp tất cả chứng từ gốc để lên bảng tổng hợp chi tiết.
Bên cạnh đó, thủ quỹ cũng lên sổ Quỹ của mình.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu Sổ Cái với bảng Tổng hợp chi tiết của kế toán chi tiết. Nếu thấy cân đối, kế toán tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối tài khoản, sau đó lên Báo cáo kế toán.
Như đã nói ở trên, quy mô của Chi nhánh nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên ít, nên trình tự hạch toán cũng phải cải biên để hợp lý với quy mô và lực lượng kế toán viên của Chi nhánh. Bộ phận kế toán đã bỏ qua bước lên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc và lên sổ chi tiết.
B. THỰC TRẠNG VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI ĐÀ NẴNG
I. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
Là Công ty Xuất nhập khẩu, hàng bán chủ yếu bằng hình thức xuất khẩu, do vậy tiền thu về chủ yếu là ngoại tệ. Cũng vì chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá nên tiền mà Chi nhánh thu được chủ yếu qua Tài khoản ở các Ngân hàng. Tuy nhiên, ở Chi nhánh hầu như không giữ ngoại tệ ở quỹ, nhằm tiện cho việc giao dịch trong nước, cũng như thuận lợi cho các hoạt động chi tiêu, mua hàng hay các giao dịch khác. Khi cần tiền, Thủ quỹ đến Ngân hàng, bán ngoại tệ, chuyển sang Tài Khoản Tiền Gửi Ngân hàng (Việt Nam đồng) và rút về để phục vụ cho các hoạt động của mình.
Cũng với lý do trên, Chi nhánh mở nhiều Tài khoản tiền gửi ở các Ngân hàng nhằm phục vụ tốt cho việc quản lý tiền gửi của mình. Ở mỗi Ngân hàng, Chi nhánh có hai Tài khoản tiền gửi song song, đó là Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ và Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng bằng Việt Nam đồng. Mỗi khi rút tiền từ Tài
khoản Tiền gửi Ngân hàng về phục vụ cho các hoạt động, phải bán ngoại tệ ở Tài khoản Tiền gửi ngoại tệ, chuyển vào tài khoản Tiền gửi là Việt Nam đồng rồi mới rút.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ngày nay các phương tiện vận chuyển nói chung, vận chuyển tiền nói riêng càng hiện đại, chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, Doanh nghiệp đã có thể nhận được tiền của khách hàng hay Tổng công ty gửi đến. Cũng có nhiều tranh luận, nhiều ý kiến khác nhau về vấn đề số dư tài khoản Tiền đang chuyển, tuy nhiên, để đơn giản trong công tác kế toán, Chi nhánh quyết định không sử dụng Tài khoản Tiền đang chuyển.
Vì vậy, trong khuôn khổ chuyên đề này, em xin trình bày trong phạm vi hai phần là hạch toán tiền mặt tại quỹ và tiền gửi Ngân hàng.
II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
1. Tổ chức hạch toán tiền mặt tại quỹ:a. Chứng từ sử dụng: a. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán các khoản thu –chi, Chi nhánh sử dụng các loại chứng từ gốc sau: - Phiếu thu
- Phiếu chi (kèm theo các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng). - Biên lai thu tiền
- Bảng kiểm kê quỹ.
b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111- “Tiền mặt” để hạch toán. Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112- Ngoại tệ
- Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
Tuy nhiên, ở Chi nhánh chỉ sử dụng Tài khoản 1111 và 1112.
c. Sổ sách sử dụng:
- Sổ Cái tài khoản 111 - Chứng từ ghi sổ - Sổ quỹ tiền mặt.
2. Tổ chức hạch toán Tiền gửi Ngân hàng: a. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán Tiền gửi Ngân hàng, Chi nhánh sử dụng các chứng từ gốc sau: - Uỷ nhiệm thu
- Uỷ nhiệm chi - Lệnh chi - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Giấy nộp tiền - Sec lĩnh tiền mặt b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các Tiền gửi Ngân hàng, kế toán sử dụng Tài khoản 112- “Tiền gửi Ngân hàng”.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121- “Tiền Việt Nam” - Tài khoản 1122- “Ngoại tệ”
- Tài khoản 1123- “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”