1. Khái quát bộ máy quản lý của Chi nhánh:
Vì mới được thành lập nên quy mô của Chi nhánh còn nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên còn ít. Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, Chi nhánh đã tổ chức mô hình quản lý theo theo kiểu trực tuyến chức năng. Với mô hình này, việc quản lý điều hành không bị chồng chéo lên nhau mà có sự chỉ đạo xuyên suốt từ Giám Đốc đến các phòng ban trong Chi nhánh.
Bộ máy quản lý của Chi nhánh được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc và các phòng ban: a. Ban Giám đốc: Gồm giám đốc và phó giám đốc. a. Ban Giám đốc: Gồm giám đốc và phó giám đốc.
- Giám đốc: Là người đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Chi nhánh trước Công ty và Pháp luật, Nhà nước. Giám đốc cũng là người trực tiếp chịu sự điều hành của Công ty và điều hành trực tiếp các phòng ban trong Chi nhánh.
- Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc. Phó Giám đốc được phân công phụ trách công tác kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những quyết định kinh doanh của Chi nhánh.
b.Các phòng chức năng:
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Chi nhánh trong việc phân tích, đánh giá thông tin, xác định và hoạch định các kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh. Triển khai thực hiện kế hoạch, phương án khi được cấp trên duyệt. Lập hồ sơ, thủ tục và hợp đồng mua bán. Có trách nhiệm kiểm tra, đôn
P. KINH DOANH XNK P. TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN GIÁM ĐỐC
đốc, hướng dẫn các phòng ban thực hiện công việc theo chức năng, thống kê, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám đốc Chi nhánh và các cơ quan có liên quan. - Phòng Tài chính- Kế toán: Giúp Giám đốc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế như thu- chi, bán hàng-mua hàng; phản ánh số liệu, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn của Chi nhánh.
Chấp hành các chế độ, nguyên tắc quản lý kế toán tài chính; thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước và cuối cùng là xác định kết quả kinh doanh của Chi nhánh. - Phòng Tổ chức- Hành chính: Là bộ phận quản lý hồ sơ, giấy tờ cho Chi nhánh; cũng là nơi tiếp nhận các công văn, thư từ cho các phòng ban, cá nhân trong đơn vị.
IV. Cơ cấu tổ chức kế toán tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán thể hiện qua sơ đồ sau:
2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng: Là người chỉ đạo trực tiếp về công tác kế toán đối với các bộ phận kế toán của Chi nhánh. Kế toán trưởng có nhiệm vụ phân công, giao nhiệm vụ và kiểm tra mức độ hoàn thành công việc của từng người trong phòng; định kỳ hướng dẫn và tập huấn về trình tự hạch toán, biểu mẫu, báo cáo,…nhằm giúp cho công tác kế toán tại Chi nhánh ngày càng hoàn thiện hơn. Là người chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trước lãnh đạo cấp trên, tham mưu, đề xuất ý kiến cho lãnh đạo trong việc ra quyết định, điều hành mọi công việc trong phòng kế toán. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn kiêm kế toán tiền mặt, có trách nhiệm theo dõi tiền mặt, các khoản thu- chi hằng ngày, lên báo cáo thu chi. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn theo dõi các khoản tiền gửi Ngân
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kiêm KT tiền mặt, KT Ngân hàng, kế toán tổng hợp.
KT mua hàng, KT thuế, KT tiền lương
hàng, các khoản tiền vay; có trách nhiệm thanh toán khi hết hạn hoặc khi có tiền nhằm giảm bớt các khoản phải trả.
- Kế toán mua hàng, kế toán thuế, kế toán tiền lương: Theo dõi các khoản Thuế GTGT đầu vào và đầu ra, theo dõi Thuế xuất nhập khẩu, tình hình mua hàng, công nợ và lập báo cáo mua hàng. Ngoài ra, còn theo dõi các khoản lương, thưởng, chịu trách nhiệm trích lương cho toàn bộ công nhân viên trong Chi nhánh.
- Thủ quỹ: Theo dõi việc chi trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, bảo quản tiền mặt tại Chi nhánh. Thường xuyên đối chiếu lượng tiền mặt tồn quỹ với kế toán tiền mặt. Ngoài ra, Thủ quỹ còn là người đại diện cho Chi nhánh giao dịch với Ngân hàng.
3. Hình thức kế toán áp dụng tại Chi nhánh:
Vì mới được thành lập, quy mô còn nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên của Chi nhánh còn ít, phòng kế toán cũng vậy; nên để thuận lợi cho công tác kế toán, Chi nhánh đã và đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải biên.
a. Sơ đồ trình tự ghi sổ:
Sổ quỹ
Báo cáo kế toán
Các chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Bảng cân đối Tài khoản
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
b. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ, cuối tháng lên Sổ Cái.
Cũng căn cứ vào chứng từ gốc, cuối tháng kế toán chi tiết tập hợp tất cả chứng từ gốc để lên bảng tổng hợp chi tiết.
Bên cạnh đó, thủ quỹ cũng lên sổ Quỹ của mình.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu Sổ Cái với bảng Tổng hợp chi tiết của kế toán chi tiết. Nếu thấy cân đối, kế toán tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối tài khoản, sau đó lên Báo cáo kế toán.
Như đã nói ở trên, quy mô của Chi nhánh nhỏ, số lượng cán bộ công nhân viên ít, nên trình tự hạch toán cũng phải cải biên để hợp lý với quy mô và lực lượng kế toán viên của Chi nhánh. Bộ phận kế toán đã bỏ qua bước lên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc và lên sổ chi tiết.
B. THỰC TRẠNG VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CP XNK THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI ĐÀ NẴNG
I. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
Là Công ty Xuất nhập khẩu, hàng bán chủ yếu bằng hình thức xuất khẩu, do vậy tiền thu về chủ yếu là ngoại tệ. Cũng vì chủ yếu là xuất khẩu hàng hoá nên tiền mà Chi nhánh thu được chủ yếu qua Tài khoản ở các Ngân hàng. Tuy nhiên, ở Chi nhánh hầu như không giữ ngoại tệ ở quỹ, nhằm tiện cho việc giao dịch trong nước, cũng như thuận lợi cho các hoạt động chi tiêu, mua hàng hay các giao dịch khác. Khi cần tiền, Thủ quỹ đến Ngân hàng, bán ngoại tệ, chuyển sang Tài Khoản Tiền Gửi Ngân hàng (Việt Nam đồng) và rút về để phục vụ cho các hoạt động của mình.
Cũng với lý do trên, Chi nhánh mở nhiều Tài khoản tiền gửi ở các Ngân hàng nhằm phục vụ tốt cho việc quản lý tiền gửi của mình. Ở mỗi Ngân hàng, Chi nhánh có hai Tài khoản tiền gửi song song, đó là Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ và Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng bằng Việt Nam đồng. Mỗi khi rút tiền từ Tài
khoản Tiền gửi Ngân hàng về phục vụ cho các hoạt động, phải bán ngoại tệ ở Tài khoản Tiền gửi ngoại tệ, chuyển vào tài khoản Tiền gửi là Việt Nam đồng rồi mới rút.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ngày nay các phương tiện vận chuyển nói chung, vận chuyển tiền nói riêng càng hiện đại, chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, Doanh nghiệp đã có thể nhận được tiền của khách hàng hay Tổng công ty gửi đến. Cũng có nhiều tranh luận, nhiều ý kiến khác nhau về vấn đề số dư tài khoản Tiền đang chuyển, tuy nhiên, để đơn giản trong công tác kế toán, Chi nhánh quyết định không sử dụng Tài khoản Tiền đang chuyển.
Vì vậy, trong khuôn khổ chuyên đề này, em xin trình bày trong phạm vi hai phần là hạch toán tiền mặt tại quỹ và tiền gửi Ngân hàng.
II. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
1. Tổ chức hạch toán tiền mặt tại quỹ:a. Chứng từ sử dụng: a. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán các khoản thu –chi, Chi nhánh sử dụng các loại chứng từ gốc sau: - Phiếu thu
- Phiếu chi (kèm theo các giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng). - Biên lai thu tiền
- Bảng kiểm kê quỹ.
b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111- “Tiền mặt” để hạch toán. Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112- Ngoại tệ
- Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
Tuy nhiên, ở Chi nhánh chỉ sử dụng Tài khoản 1111 và 1112.
c. Sổ sách sử dụng:
- Sổ Cái tài khoản 111 - Chứng từ ghi sổ - Sổ quỹ tiền mặt.
2. Tổ chức hạch toán Tiền gửi Ngân hàng: a. Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán Tiền gửi Ngân hàng, Chi nhánh sử dụng các chứng từ gốc sau: - Uỷ nhiệm thu
- Uỷ nhiệm chi - Lệnh chi - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Giấy nộp tiền - Sec lĩnh tiền mặt b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các Tiền gửi Ngân hàng, kế toán sử dụng Tài khoản 112- “Tiền gửi Ngân hàng”.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1121- “Tiền Việt Nam” - Tài khoản 1122- “Ngoại tệ”
- Tài khoản 1123- “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” Tuy nhiên, ở Chi nhánh không sử dụng tài khoản 1123.
c. Sổ sách sử dụng:
- Sổ Cái Tài khoản 112 - Chứng từ ghi sổ
- Sổ quỹ Tiền gửi Ngân hàng.
3. Tổ chức hạch toán tiền đang chuyển:
Ngày nay, với các thiết bị hiện đại, việc chuyển tiền diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, chỉ cần trong một khoảng thời gian ngắn là có thể nhận được tiền, vậy nên Chi nhánh không sử dụng Tài khoản 113.
III. Hạch toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh Công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ tại Đà Nẵng:
1. Hạch toán tiền mặt:a. Hạch toán tăng tiền mặt: a. Hạch toán tăng tiền mặt:
Ngày 02 tháng 10 năm 2007, theo yêu cầu nộp tiền của Chị Huỳnh Thị Kim Hiền, kế toán tiền mặt đã lập Phiếu Thu số 01 có nội dung như sau:
Đơn vị: CN CT CP XNK TCMN Đà Nẵng. Mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số Địa chỉ: 157 Nguyễn Hoàng- Đà Nẵng 15/2006/QĐ-BTC- ngày 20.3.2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính).
PHIẾU THU Số 01 Nợ: Ngày 02 tháng 10 năm 2007. Có: Người nộp tiền: Huỳnh Thị Kim Hiền
Địa chỉ: Phòng Kế toán Lý do nộp: Thu tiền thuê nhà
Số tiền: 27.000.000 . Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu đồng chẵn. Kèm theo... chứng từ gốc.
Ngày 02 tháng 10 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã k ý) Đã nhận đủ số tiền: Hai mươi bảy triệu đồng chẵn.
Từ Phiếu thu số 1, kế toán tổng hợp lên Chứng từ ghi sổ có nội dung như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 01
Ngày 02 tháng 10 năm 2007. Đơn vị tính: đồng TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ
Nợ Có
Thu tiền thuê nhà 111 131 27.000.000
Tổng cộng 27.000.000
Kèm theo ... chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký)
Ngày 16 tháng 10 năm 2007, một nghiệp vụ thu tiền mặt khác phát sinh. Kế toán tiền mặt lập Phiếu thu số 02 có nội dung như sau:
Đơn vị: CN CT CP XNK TCMN Đà Nẵng. Mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số Địa chỉ: 157 Nguyễn Hoàng- Đà Nẵng 15/2006/QĐ-BTC- ngày 20.3.2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính).
PHIẾU THU Số 02 Nợ: Ngày 16 tháng 10 năm 2007. Có: Người nộp tiền: Huỳnh Thị Kim Hiền
Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do nộp: Ruts TGNH veef nhaapj quyx.
Số tiền: 17.000.000 . Bằng chữ: Mươi bảy triệu đồng chẵn. Kèm theo... chứng từ gốc.
Ngày 16 tháng 10 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã k ý) Đã nhận đủ số tiền: Mươi bảy triệu đồng chẵn.
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 04
Ngày 16 tháng 10 năm 2007. Đơn vị tính: đồng TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ
Nợ Có
Rút TGNH về nhập quỹ 111 112 17.000.000
Tổng cộng 17.000.000
Kèm theo ... chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký)
Cuối tháng, căn cứ vào 2 Phiếu thu, kế toán Chi tiết lên Bảng Tổng hợp thu tiền mặt có nội dung như sau:
BẢNG TỔNG HỢP THU TIỀN MẶT THÁNG 10/2007
CN CT CP XNK TCMN ĐN MST: 0100167356002
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK P.thu Ngày 331 1121 131 ... 01 2/10/07 Thu tiền thuê nhà 27.000.000 27.000.000 02 16/10/07 Rút TGNH về nhập quỹ 17.000.000 17.000.000
Tổng cộng 44.000.000 17.000.000 27.000.000
Đà Nẵng ngày 31/10/2007 Người lập Kế toán trưởng
b. Hạch toán giảm tiền mặt:
Trong tháng 10/2007 có các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt như sau:
Căn cứ vào Hoá đơn dịch vụ viễn thông (GTGT) số 154460 của Trung tâm Viễn Thông và công nghệ thông tin- Công ty Điện lực 3, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi số 01 có nội dung như sau:
Đơn vị: CN CT CP XNK TCMN Đà Nẵng. Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số Địa£ chỉ: 157 Nguyễn Hoàng- Đà Nẵng 15/2006/QĐ-BTC- ngày 20.3.2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính).
PHIẾU CHI Số 01 Nợ: Ngày 02 tháng 10 năm 2007. Có: Người nhận tiền: Huỳnh Thị Kim Hiền
Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Cước điện thoại cố định EVN tháng 08/2007.
Số tiền: 138.176 . Bằng chữ: Một trăm ba mươi tám ngàn một trăm bảy mươi sáu đồng chẵn. Kèm theo... chứng từ gốc.
Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Đã nhận đủ số tiền: Một trăm ba mươi tám ngàn một trăm bảy mươi sáu đồng chẵn.
Từ Phiếu chi 01, kế toán tổng hợp lên Chứng từ ghi sổ số 03 như sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 02
Ngày 02 tháng 10 năm 2007. Đơn vị tính: đồng TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ
Nợ Có
Cước điện thoại cố định T8/2007 642 111 125.615 Thuế GTGT cước điện thoại 133 111 12.561
Tổng cộng 138.176
Kèm theo ... chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký)
Ngày 4 tháng 10 năm 2007, căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 0018102 của công ty cơ khí tư nhân Phan Hồng Hải ngày 04/10/2007, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi số 02 có nội dung như sau:
Đơn vị: CN CT CP XNK TCMN Đà Nẵng. Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số Địa chỉ: 157 Nguyễn Hoàng- Đà Nẵng 15/2006/QĐ-BTC- ngày 20.3.2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính).
PHIẾU CHI Số 02 Nợ: Ngày 04 tháng 10 năm 2007. Có: Người nhận tiền: Huỳnh Thị Kim Hiền
Địa chỉ: Phòng Kế toán
Lý do chi: Mua kệ sắt để trưng bày hàng
Số tiền: 500.000 . Bằng chữ: Năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo... chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 10 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền