1.2 .Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán
1.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
1.3.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
a. Khái niệm:
Sổ kế toán là khâu trung tâm của tồn bộ cơng tác kế tốn. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các CTKT một cách rời rạc, nó chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế để có thể biểu hiện tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh, khi được ghi chép một cách hệ thống, liên tục vào sổ kế toán.
Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thơng tin kế tốn theo thời gian và đối tượng. Ghi sổ kế toán là một giai đoạn kế tốn trong q trình cơng nghệ sản xuất thơng tin kế toán.
Để thuận tiện trong việc sử dụng sổ kế toán, người ta thường phân loại theo các đặc trưng chủ yếu như: Nội dung kinh tế, hình thức cấu trúc, hình thức bên ngồi, cơng dụng của sổ, tính khái quát của nội dung phản ánh.
- Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ:
Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, kế tốn có thể chia sổ kế tốn thành các loại như sau:
+ Sổ tài sản cố định;
+ Sổ vật tư dụng cụ, hàng hố; sản phẩm.; + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh;
+ Sổ bán hàng; + Sổ thanh toán; + Sổ vốn bằng tiền;
- Căn cứ vào cấu trúc của sổ.
Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế tốn thành các loại: Sổ 2 bên, sổ một bên, sổ nhiều cột và sổ bàn cờ.
- Căn cứ vào hình thức bên ngồi:
Căn cứ vào hình thúc bên ngồi thì sổ kế toán được chia làm 2 loại: Sổ đóng thành tập và sổ tờ rời.
- Căn cứ vào công dụng:
Căn cứ vào cơng dụng thì sổ kế tốn được chia thành hai loại: Sổ nhật ký và sổ phân loại.
- Căn cứ vào tính khái quát của nội dung phản ánh:
Căn cứ vào tính khái qt sổ kế tốn được chia làm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
c. Yêu cầu, nguyên tắc kế toán trên sổ kế toán:
Mở sổ kế toán:
- Mở đầu niên độ, đơn vị phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế và tài chính; sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng.
- Căn cứ mở sổ thường là bảng CĐKT đầu năm hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trước có kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ.
- Sổ được mở dùng trong suốt niên độ kế theo thông lệ quốc tế. Thông thường niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng. Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng.
- Cuối sổ phải có các chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ.
Ghi sổ kế toán:
- Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ. - Số liệu ghi trên sổ phải ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu.
- Só liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, không được cách dịng để tránh điền thêm thơng tin vào sổ.
- Thông lệ quốc tế quy định: Số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường, số điều chỉnh giảm ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu.
- Khi sửa số liệu đã ghi sai thì cần sửa sai theo quy định chung, đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu.
- Việc ghi sổ kế toán được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch toán chưa kế thúc niên độ thì phải ghi rõ cộng mang sang ở trang trước và ghi cộng trang trước ở trang tiếp liền sau.
- Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ nhằm không làm ảnh hưởng tới mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi thấy cần thiết.
Sửa chữa sổ kế toán:
- Nguyên tắc cần tuân thủ:
+ Phải thường xuyên đối chiếu sổ để phát hiện sớm trước khi cộng sổ, kết dư sổ, chuyển sổ giữa hai kỳ kế toán, giữa hai niên độ kế toán.
+ Khi phát hiện sai cần tuỳ thuộc vào tính chất thời điểm phát hiện để dùng kỹ thuật chữa thích hợp. Trong bất kỳ cách chữa sổ nào cũng khơng được tảy xố làm mờ, mất, làm không rõ ràng số sai cần sửa.
- Kỹ thuật chữa sổ gồm:
+ Cải chính số liệu trên sổ: Dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai số sao cho không làm mất, mờ số sai, sau đó ghi lại phép ghi, số cần ghi đúng bằng mực xanh thường với cùng số hiệu chứng từ gốc. Người cải chính phải ký sổ dịng chữa đúng. Kỹ thuật này chỉ dùng khi mọi sai sót được phất hiện sớm, chưa cộng sổ.
+ Ghi bổ sung: Được sử dụng khi bỏ sót nghiệp vụ, ghi thiếu só liệu so với chứng từ hoặc thực tế kiểm kê trên sổ kế tốn, sát sót được phát hiện sau khi cộng sổ, hoặc trước khi cộng sổ. Cách ghi bổ sung là dùng mực đen (xanh) thường ghi thêm định khoản sót, ghi số tiền chênh lệch thiếu với số hiệu, ngày tháng của chứng từ gốc đã lập khi phát sinh nghiệp vụ hoặc lập khi kiểm kê đối chiếu.
+ Ghi âm trên sổ kế toán: Dùng để điều chỉnh giảm số tiền đã ghi trên sổ bằng mực đỏ trong các tình huống sau:
++ Số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực kiểm kê hoặc số thực đã ghi trên chứng từ ++ Ghi sai quan hệ đối ứng trên một trong các sổ tài khoản thuộc quan hệ đối ứng Khóa sổ kế tốn:
- Thường được thực hiện vào ngày cuối cùng của niên độ tài chính.
- Trước khi khoá sổ, cần phải thực hiện các công việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra đối chiếu cần thiết để xác định đúng các chỉ tiêu báo cáo cho toàn niên độ.
- Khi khố sổ cần tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác số liệu, sau đó thực hiện bút toán khoá sổ: Chuyển cột của số dư tài khoản
Theo chế độ kế tốn hiện hành, có 4 hình thức kế tốn mà các đơn vị kinh tế có thể chọn áp dụng. Các hình thức kế tốn hiện hành bao gồm:
+ Hình thức Nhật ký - Sổ cái + Hình thức Nhật ký chung + Hình thức Chứng từ ghi sổ
Việc áp dụng hình thức kế tốn này hay hình thức kế tốn khác là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp và quy định về đối tượng mà đơn vị kế toán lựa chọn cho phù hợp. Nhưng cần lưu ý là khi đã lựa chọn hình thức kế tốn nào để áp dụng trong đơn vị thì nhất thiết phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức kế tốn đó, khơng được áp dụng chắp vá tuỳ tiện giữa hình thức nọ với hình thức kia theo kiểu riêng của mình.
Sau đây là sơ đồ các hình thức kế tốn mà các đơn vị kinh tế có thể lựa chọn để áp dụng: (1) Sổ Nhật ký chung: (2) Sổ Nhật ký - Sổ cái: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết tài khoản Bảng cân đối tài khoản Sổ (thẻ) chi tiết đối tượng Báo cáo kế toán
(3) Sổ chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp số liệu
Bảng cân đối tài khoản
Sổ (thẻ) chi tiết tài khoản
Báo cáo kế toán Sổ cái Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Sổ Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) chi tiết
(4) Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
Ghi chú: