1.2 .Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán
2.1.1. Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn
2.1.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán (CTKT)
Hệ thống CTKT tại các đơn vị sự nghiệp có thu tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
Theo đó CTKT gồm bốn chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương - Chỉ tiêu vật tư - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Hệ thống CTKT gồm hai hệ thống: - Hệ thống CTKT bắt buộc - Hệ thống CTKT hướng dẫn
Thông thường tại các đơn vị sự nghiệp có thu, CTKT được phân loại theo một trong hai tiêu thức:
- Theo địa điểm lập chứng từ gồm: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong chủ yếu là các chứng từ thuộc hệ thống chứng từ hướng dẫn phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ. Chứng từ bên ngồi là những chứng từ bắt buộc.
- Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm chứng từ về tiền mặt, về vật tư, tiêu thụ hàng hoá, thanh toán với ngân hàng… Tại các đơn vị này nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là các nghiệp vụ liên quan đến tiền, hoạt động kinh doanh dịch vụ phần lớn chỉ được ghi nhận khi khách hàng đã hồn thành nghĩa vụ thanh tốn.
Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu (lập CTKT) trong những năm qua tại các trường được tiến hành rất nghiêm túc, khoa học và đầy đủ, giúp cho việc quản lý được dễ dàng, bảo vệ được tài sản và chất lượng thông tin, sử dụng hiệu quả nguồn lực của đơn vị. Chứng từ ban đầu đã tham gia tích cực vào việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, ngăn chặn được các gian lận xảy ra trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền bạc của đơn vị.
Các chứng từ áp dụng tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên được căn cứ vào quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của BTC về việc ban hành chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp và thông tư số 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 nên không áp dụng mẫu chứng từ tại danh mục mẫu CTKT riêng.
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản thu như: giấy thông báo hạn mức kinh phí cấp, biên lai thu tiền, phiếu thu, bảng kê thu học phí, thu tuyển sinh, thu khác,…
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản chi như: Bảng kê tiền lương, tiền công, các bảng phụ cấp, học bổng, BHXH, phiếu chi, giấy rút dự toán ngân sách, hoá đơn thanh toán điện, nước, th mướn, cơng tác phí, sửa chữa nhỏ, các hợp đồng mua sắm, xây lắp, sửa chữa lớn, chi hỗ trợ khác,…
Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên đã thể hiện các bước kiểm sốt lẫn nhau trong q trình thực hiện nhiệm vụ. Cuối ngày, mọi chứng từ sẽ chuyển cho kế toán tổng hợp để hạch toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Sau khi đã xử lý số liệu kế toán sẽ tiến hành lưu trữ, bảo quản CTKT.
Tuy nhiên để phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị ngoài các CTKT bắt buộc, các đơn vị này cịn vận dụng có sáng tạo các biểu mẫu CTKT hướng dẫn của Bộ. Cụ thể:
- Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp: hàng tháng đơn vị thực hiện tạm trích trả trước thu nhập tăng thêm cho nhân viên nên Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp được gộp từ Bảng thanh toán tiền lương theo mẫu số C02a-HD, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm theo mẫu số C02b-HD và Bảng thanh toán phụ cấp theo mẫu số C05-HD;
- Khơng lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu số C11-HD mà chỉ tính trích trừ vào lương, tính vào chi phí căn cứ trên Bảng thanh tốn tiền lương, phụ cấp hàng tháng.
- Không lập riêng Bảng kê thanh tốn cơng tác phí theo mẫu số C12-HD mà đã được thể hiện chi tiết trên Giấy đi đường theo mẫu số C06-HD.
- Máy móc, thiết bị văn phịng, xe ơtơ; các công cụ dụng cụ như bàn ghế văn phòng... chiếm số lượng lớn trong tổng số tài sản của đơn vị. Để quản lý các tài sản trên, kế toán sử dụng tài khoản 211 và 153, mở sổ chi tiết cho từng đối tượng.
- Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, đơn vị không lập Bảng kê mua hàng theo mẫu C24-HD mà sử dụng Giấy đề nghị mua hàng để làm căn cứ hạch toán.
- Biên bản giao nhận thiết bị mới hay điều chuyển chỉ đơn thuần là giấy bàn giao kỹ thuật của tài sản giữa bên giao và bên nhận, không thể hiện giá trị bằng tiền của tài sản.
* Luân chuyển, lưu trữ CTKT
Chứng từ gốc sau khi phát sinh được tập hợp chuyển đến phịng kế tốn, kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, thông tin trên chứng từ gốc, lập chứng từ nội bộ sau đó chuyển thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
Chứng từ sau khi đã được ký duyệt sẽ được phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ gồm:
- Chứng từ tiền mặt - Chứng từ chuyển khoản - Chứng từ thuế
- Chứng từ bảo hiểm
- Chứng từ lao động tiền lương…
Các CTKT được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, được định khoản ngay khi lập chứng từ. Định kỳ tuỳ theo hình thức sổ kế tốn lựa chọn, nhân viên kế toán ghi sổ kế toán và đưa vào lưu trữ.
2.1.1.2 Tổ chức hệ thống TKKT
Hệ thống TKKT áp dụng trong các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống TKKT doanh nghiệp và hệ thống TKKT nhà nước nhằm:
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị.
- Đáp ứng u cầu thơng tin bằng các phương tiện tính tốn và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước.
Hệ thống tài khoản áp dụng trong các đơn vị này được lập căn cứ vào đặc trưng cơ bản về phạm vi hạch toán. Với hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của BTC, các đơn vị sự nghiệp trên chủ yếu sử dụng hệ thống tài khoản tổng hợp và một vài đối tượng kế tốn có thêm hệ thống tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý.
Các tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập Bảng CĐKT của đơn vị vì bảng báo cáo này được lập để cung cấp tình hình tổng quát chung về nhiều mặt của đơn vị như tổng tài sản, tổng nguồn vốn, nợ phải thu, nợ phải trả... để từ đó đơn vị có thể phân tích, dự báo một số chỉ số chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho cơng tác quản trị của mình. Tài khoản tổng hợp tập hợp nhiều loại tài sản, đối tượng có phạm vi sử dụng hoặc nội dung giống nhau.
Ngược lại các tài khoản chi tiết chính là các tài khoản phân tích phân chia đối tượng hạch toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh. Tài khoản chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, quản lý nghiệp vụ. Khơng có những tài khoản chi tiết sẽ khơng có đủ căn cứ để lập kế hoạch, đánh giá tình hình cơng tác được sâu sắc.
Do tính chất quản lý nhà nước cịn chi phối nhiều trong các đơn vị này nên hệ thống tài khoản chủ yếu là những tài khoản tổng hợp phục vụ cho mục đích báo cáo cấp trên. Tài khoản chi tiết thường chỉ được sử dụng trong quản lý tài sản cố định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi sự nghiệp cũng được chi tiết theo từng đối tượng do vậy hệ thống tài khoản phản ánh các nghiệp vụ này được chi tiết cụ thể.
Với quan niệm tổ chức hạch toán tài khoản tại các đơn vị này chỉ đơn thuần là sự theo dõi, phục vụ cho mục đích quản lý của nhà nước nên hệ thống tài khoản khơng thể hiện tính đa dạng, nhiều mặt của đối tượng kế toán. Mỗi đối tượng kế toán chỉ được “đóng đinh” trên một tài khoản tổng hợp mà khơng có phân hệ tài khoản khác nhau để phản ánh những đối tượng có nhiều loại nhu cầu thơng tin khác nhau.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh dịch vụ đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phức tạp nên các đơn vị này khơng hình thành hệ thống tài khoản điều chỉnh cho các loại tài khoản cơ bản quy định.
Tại các đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, quan niệm thời điểm, nội dung ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa đúng, cách hạch tốn vắn tắt, khơng đầy đủ nên hệ thống tài khoản của đơn vị bị lược bỏ rất nhiều. Cụ thể:
- Doanh thu dịch vụ chỉ được ghi nhận khi đã thu tiền hoặc xuất hoá đơn bán hàng trong khi quy định của BTC là việc ghi nhận doanh thu được thực hiện ngay khi đơn vị chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng và phần lớn rủi ro của dịch vụ cho khách hàng không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Bởi cách ghi nhận thời điểm phát sinh doanh thu chưa đúng nên tại các đơn vị sự nghiệp này tài khoản phản ánh thanh toán với khách hàng không được chi tiết, sử dụng nhiều.
- Trong khi để phục vụ cho mục đích quản lý tài sản cố định tại đơn vị, hệ thống tài khoản phản ánh tài sản cố định được chi tiết cho từng loại tài sản nhưng tài khoản 153 - công cụ dụng cụ chưa được lập đúng quy định.
Các đơn vị sự nghiệp có thu ngoài các tài sản cố định hàng năm đơn vị cịn nhận được nhiều cơng cụ dụng cụ như bàn ghế, thiết bị văn phòng…. Tuy nhiên khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với những tài sản có giá trị dưới 10 triệu kế tốn phản ánh thẳng vào tài khoản chi phí, khơng qua tài khoản 153. Do vậy khi có đợt kiểm kê tài sản tại đơn vị, kế toán chủ yếu thực hiện kiểm kê thực tế, không thực hiện được sự đối chiếu phát hiện thừa thiếu tài sản với sổ kế toán nên tài khoản 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản không phát sinh.
Tại các đơn vị sự trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú n có phát sinh các tài khoản ngồi Bảng CĐKT. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đơn vị thực hiện ghi kép khi ghi sổ các tài khoản và đồng thời cũng thực hiện ghi đơn đối với tài khoản ngồi bảng khi có các nghiệp vụ liên quan.
Các đơn vị hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án như sau: khi nhận kinh phí hoạt động, kinh phí dự án do ngân sách nhà nước cấp bằng ngoại tệ, các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp khác và thu chưa qua ngân sách bằng ngoại tệ, các khoản chi và giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định mua bằng ngoại tệ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án được quy đổi ra theo tỷ giá hối đối do BTC cơng bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát
sinh mà không được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng.
Mặt khác, việc tính giá và ghi sổ kế tốn của các loại tài sản mua vào phải theo giá thực tế phản ánh trên hoá đơn, chứng từ.
2.1.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Sổ kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp có thu tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên do nhân viên kế toán lập và lưu giữ. Tại các đơn vị này nhân viên kế toán vừa là kế toán chi tiết vừa là kế toán tổng hợp. Mọi chứng từ, sổ sách kế toán do nhân viên kế tốn lập, lưu giữ sau khi có sự kiểm tra, kiểm sốt của kế tốn trưởng đơn vị. Các loại sổ này được lập dựa trên một phần mềm mà một số các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên áp dụng, đó là phần mềm Microsoft Visual Foxpro, phần mềm này được viết dựa theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và QĐ 33/2008/QĐ –BTC. Chức năng của phần mềm này là để trợ giúp cho kế toán giảm bớt kế tốn thủ cơng và in ra tất cả các loại sổ sách đáp ứng cho yêu cầu quản lý của đơn vị và của Nhà nước trong việc quản lý ngân sách.
Đầu năm sổ kế toán được mở để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 1/1. Sổ kế tốn được đóng thành từng quyển, được đánh số từ trang 01 đến trang cuối cùng, giữa hai trang sổ có đóng dấu giáp lai của đơn vị. Sổ kế toán phải thể hiện đầy đủ các nội dung như tên đơn vị, ngày tháng lập và khoá sổ kế toán, chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Các nội dung ghi trên sổ kế toán được căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lý chứng minh. Khi phát hiện có sai sót trước khi báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn được phê duyệt, kế tốn tiến hành sửa chữa theo đúng quy định của chế độ kế tốn hiện hành. Nếu sai sót được phát hiện sau đó kế tốn đơn vị thực hiện bút toán điều chỉnh theo quy định vào năm hạch toán tiếp theo.
Các đơn vị trường học mở sổ kế toán tổng hợp và một số sổ chi tiết cho các đối tượng như :sổ các khoản phải nộp theo lương (Bảo hiểm, Kinh phí cơng đồn); Sổ các khoản phải nộp Nhà nước (thuế); sổ phải trả công chức, viên chức; Sổ học bổng, trợ cấp; Sổ giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành; Sổ chênh lệch thu, chi; Sổ tổng hợp và chi tiết các khoản phải trả khác; Sổ tổng hợp và chi tiết các quỹ; Sổ tổng hợp và chi tiết các
khoản phải trả; Sổ tổng hợp và chi tiết tài khoản tạm ứng ngồi đơn vị; Sổ nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản; Sổ tổng hợp và chi tiết tài khoản tạm ứng trong đơn vị; Sổ chi tiết tài khoản các khoản phải thu; Sổ chi tiết tài khoản xây dựng cơ bản; Sổ chi tiết khấu hao TSCĐ; Sổ chi tiết TSCĐ hữu hình; sổ chi tiết TSCĐ vơ hình; Sổ chi tiết tài khoản CCDC; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tổng hợp và chi tiết tài khoản thu hoạt động phí và lệ phí; Sổ chi tiết tài khoản nguồn kinh phí ngân sách cấp; Sổ chi tiết tài khoản nguồn thu phí, lệ phí và nguồn thu khác; Sổ tổng hợp và chi tiết các khoản phải thu khác; sổ tổng hợp và chi tiết các khoản thu hoạt động dịch vụ; Sổ chi tiết tài khoản chi hoạt động từ nguồn phí, lệ phí; Sổ chi tiết tài khoản chi hoạt động từ nguồn ngân sách cấp; Sổ tổng hợp và chi tiết chi hoạt động dịch vụ.
Một số tài khoản ít phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế tốn đơn vị khơng lập sổ kế tốn. Hình thức kế tốn áp dụng tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên : hình thức chứng từ ghi sổ và hình thức sổ nhật ký chung.
Áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch tốn trên sổ kế tốn của đơn