1.2 .Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Mục tiêu và các giải pháp
3.1.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện
Việc hoàn thiện cơng tác tổ chức kế tốn tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên, trước hết phải được xuất phát từ chính yêu cầu quản lý tài chính tại các đơn vị đó rồi mới tiến tới hồn thiện chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp nói chung.
Hồn thiện tổ chức kế tốn tại các đơn vị này khơng có nghĩa là bác bỏ hồn tồn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp. Ý nghĩa hồn thiện ở đây là sửa đổi có tính kế thừa: tiếp tục kế thừa những điểm mạnh trong cơng tác hạch tốn hiện tại đồng thời sửa đổi những điểm không phù hợp, chưa thực sự phù hợp gần hơn với đơn vị.
Hoàn thiện phải đảm bảo tối thiểu theo những nội dung đã trình bày ở phần lý luận; khơng xây dựng các giải pháp hoàn thiện đi ngược lại với những nghiên cứu về tổ chức hạch toán kế toán từ trước đến nay.
Những giải pháp hoàn thiện tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên quán triệt nguyên tắc thống nhất, bảo đảm sự phù hợp trong hệ thống kế tốn hành chính sự nghiệp, từ đó cho phép đảm bảo được mức độ khả thi của những giải pháp hoàn thiện.
Những giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác hạch toán kế toán tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp, tức là sự hồn thiện này phải hướng đến tính phù hợp với đặc điểm hoạt động sự nghiệp, hoạt động kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt động của các đơn vị trong hệ thống. Có sự phù hợp về tổng thể hoạt động của đơn vị, những giải pháp hoàn thiện mới
Giải pháp hoàn thiện phải hướng đến sự hội nhập của kế toán Việt Nam với CMKT quốc tế. Các đơn vị trong lĩnh vực cơng đang trong q trình hồn thiện để phát triển và phù hợp với xu thế hội nhập thế giới thì hồn thiện tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp có thu ngày càng phải hướng tới các CMKT quốc tế thì tổ chức kế tốn tại các đơn vị này mới trở thành công cụ quản lý đắc lực trong lĩnh vực công hội nhập vào khu vực thế giới trong tương lai.
Giải pháp hoàn thiện để đi vào thực tiễn hoạt động và phát huy hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố: dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra và tiết kiệm chi phí.
3.1.3. Những giải pháp hoàn thiện a. Giải pháp chung:
- Xây dựng cơ chế phân biệt rõ sự khác nhau giữa chế độ kế tốn hành chính thơng thường và chế độ kế tốn của các đơn vị sự nghiệp có thu. Đối với các đơn vị sự nghiệp nhất là các đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu chi có thể tách kế tốn của các đơn vị này ra khỏi hệ thống kế tốn nhà nước và có thể áp dụng như kế toán doanh nghiệp.
- Xây dựng chính sách quản lý tài chính cởi mở hơn đối với các đơn vị sự nghiệp có thu đặc biệt là các quy chế phân phối tiền lương tăng thêm ngồi tiền lương cơ bản, bảo đảm khuyến khích người lao động tăng thu, tiết kiệm chi, gắn bó hơn với đơn vị.
- Khi chúng ta thừa nhận việc phải áp dụng CMKT công quốc tế vào công tác kế tốn trong lĩnh vực cơng nói chung và HCSN nói riêng thì việc tất yếu là phải sửa đổi cơ chế tài chính, quản lý NSNN theo xu hướng chung của thế giới và tinh thần của CMKT công quốc tế như quản lý, phân bổ ngân sách theo yếu tố đầu ra.
- Trong thời gian sớm nhất cần nghiên cứu, xây dựng để ban hành ngay một số CMKT công trên cơ sở CMKT công quốc tế nhưng phù hợp với điều kiện Việt Nam làm cơ sở pháp lý cho việc hướng dẫn kế toán như: chuẩn mực hàng tồn kho, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, hợp đồng xây dựng, thuê tài sản, chi phí đi vay, kế tốn các khoản đầu tư vào cơng ty liên kết, thơng tin tài chính về các khoản vốn góp liên doanh. Để làm được việc đó, BTC cần thực hiện các bước sau:
+ Nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất sửa đổi, bổ sung cơ chế tài chính cơng và kế toán nhà nước phù hợp với CMKT công quốc tế.
+ Xác định hướng và lộ trình áp dụng CMKT công quốc tế để xây dựng hệ thống CMKT nhà nước Việt Nam.
+ Sửa đổi, bổ sung cơ chế tài chính cơng phù hợp với CMKT cơng quốc tế. + Nghiên cứu, xây dựng hệ thống kế tốn cơng của Việt Nam
+ Triển khai áp dụng các CMKT công của Việt Nam.
b. Giải pháp cụ thể:
Giải pháp 1: Giải pháp hoàn thiện hệ thống CTKT: - Nội dung giải pháp:
+ Các chứng từ phải được phê duyệt bởi người quản lý trước khi thực hiện.
+ Bộ phận kế toán cần kiểm tra các chứng từ do bên ngồi lập trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.
+ Xây dựng nội quy về CTKT, tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ. Những người liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhất thiết phải là người có hiểu biết về kế tốn. Mặt khác, họ cũng khơng hiểu hết được tác dụng, cách thức cung cấp thơng tin khi tổ chức hạch tốn kế toán tại đơn vị. Việc xây dựng nội quy về CTKT tại đơn vị giúp cho những người làm và những người không làm cơng tác kế tốn thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục kế toán.
Việc xây dựng tiêu chuẩn hợp lệ của CTKT sẽ giúp nhà quản lý xác định trách nhiệm của người liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Với các đơn vị có hoạt động đặc thù của ngành, lĩnh vực việc xây dựng nội quy chứng từ với hướng dẫn của các ngành liên quan được cụ thể gồm:
++ Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị; ++ Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng;
++ Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt.. đối với từng người, bộ phận trong thực hiện nội quy;
++ Xây dựng các chương trình huấn luyện đặc thù khi cần thiết….
+ Xây dựng cụ thể kế hoạch luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị trong nội bộ. Từ đó gắn trách nhiệm cá nhân ở mỗi khâu trong chu trình luân chuyển chứng từ, tránh được tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu các bước trong quá trình luân chuyển.
+ Cần thực hiện việc lập danh mục chứng từ sử dụng tại từng bộ phận.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ chỉ được thực hiện khi có sự chuyên mơn hóa từng phần hành kế tốn, khi đã xác định rõ đối tượng thực hiện các bước luân chuyển.
Luân chuyển chứng từ tại các đơn vị phòng ban trong nhà trường, kế toán xác định mức độ phát sinh của nghiệp vụ thuộc phần hành nào sẽ xây dựng kế hoạch luân chuyển chi tiết cho phần hành đó. Nội dung kế hoạch luân chuyển được chi tiết cho từng bước công việc từ khâu lập, kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ chứng từ. Tại mỗi bước cần xác định rõ đối tượng thực hiện, phải chi tiết hơn nội dung các bước công việc và trách nhiệm của người thực hiện; xác định đối tượng kiểm tra, giám sát các chứng từ; đối tượng thực hiện, cách thức, thời hạn ghi sổ kế toán và cuối cùng là tổ chức lưu trữ chứng từ tại đâu, ai là người chịu trách nhiệm lưu trữ… Cùng với việc quy định rõ nội dung thực hiện, kế toán phải xây dựng các chế tài thưởng, phạt đi kèm khi thực hiện kế hoạch luân chuyển trên.
+ Tổ chức lưu trữ CTKT là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Việc lưu trữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Bởi tầm quan trọng của công tác lưu trữ CTKT cộng với cách hạch toán chưa đủ, chưa đúng, các đơn vị sự trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu: lưu 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của CTKT để từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ.
+ Các đơn vị sự nghiệp nói trên cần phải nghiêm túc thực hiện quy định lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định của BTC.
- Điều kiện thực hiện tốt giải pháp:
Để thực hiện tốt giải pháp trên cần:
+ Kế toán trưởng các đơn vị cần có tầm nhìn bao quát mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị của mình. Từ đó sẽ xây dựng được nội quy chứng từ kế hoạch luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ một cách khoa học và hợp lý.
+ Các đơn vị phải thực hiện chun mơn hố, phân cơng cụ thể trong từng phần hành kế toán.
+ BTC cần đưa ra một số hướng dẫn ban đầu mang tính định hướng về việc sử dụng chứng từ điện tử trên một số mặt như hình thức biểu mẫu chứng từ, việc mã hố để chuyển vào mạng máy tính, trách nhiệm lưu trữ và bảo quản, chữ ký điện tử.
- Dư trù kết quả nếu ứng dụng giải pháp:
+ Tại các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên, việc xây dựng kế hoạch luân chuyển trên sẽ giúp nhân viên bộ phận kế toán, thủ trưởng đơn vị thấy được mức độ trách nhiệm, quyền hạn của mình tại mỗi khâu. Tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa bước phê duyệt sự phát sinh của nghiệp vụ kế toán với bước phê duyệt sau khi nghiệp vụ phát sinh.
+ Việc lưu trữ chứng từ khoa học sẽ chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế tốn trung thực nhất của đơn vị. Từ đó giúp đơn vị ngày càng nâng cao uy tín và vị thế của mình trên địa bàn Tỉnh và với đơn vị cấp trên. Giải pháp 2: Giải pháp hoàn thiện hệ thống TKKT
- Tên giải pháp: hoàn thiện hệ thống TKKT tại các đơn vị. - Nội dung giải pháp:
- Nên chăng xây dựng hệ thống TKKT tại các đơn vị sự nghiệp có thu gần hơn với hệ thống tài khoản của doanh nghiệp để thống nhất trong việc lập báo cáo tài chính, phản ánh đúng, trung thực kết quả hoạt động sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của đơn vị để làm các thủ tục liên doanh, liên kết, huy động vốn đầu tư.
Hệ thống tài khoản phải đầy đủ để phản ánh được tất cả các đối tượng kế toán phát sinh tại các đơn vị HCSN thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phải dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị HCSN.
Để đáp ứng được sự đầy đủ của hệ thống, việc xây dựng tài khoản tránh đi vào quá chi tiết. Chính vì thế, hệ thống tài khoản thiết lập nên dừng ở mức độ cấp 1.
- Trên cơ sở hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành, kế toán trưởng đơn vị xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch tốn áp dụng thống nhất trong tồn đơn vị. Hệ thống tài khoản gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Tài khoản tổng hợp được xây dựng theo hệ thống tài khoản quy định của BTC. Xuất phát từ yêu cầu đẩy mạnh công tác quản lý nguồn thu, có thể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết như tài khoản 311 - thanh toán với khách hàng, tài khoản 531 - doanh thu cung cấp dịch vụ chi tiết cho từng hoạt động.
- Xây dựng cách hạch toán thống nhất trong đơn vị, nghiêm cấm cách hạch tốn tắt, khơng vận dụng đủ các tài khoản như đã nêu tại quy định. Có thể xây dựng cách hạch toán chi tiết cho từng phần hành kế toán. Với phần hành kế toán chung, áp dụng cách hạch toán theo hướng dẫn tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, các phần hành kế toán đặc trưng cho hoạt động của đơn vị được xây dựng theo đặc điểm, yêu cầu quản lý của đơn vị. Như hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng phải được chi tiết cho từng đối tượng, kế tốn có thể đánh mã khách hàng (cụ thể là các đơn vị liên kết đào tạo) để dễ kiểm tra, theo dõi; hạch toán các khoản thanh toán bằng tiền trong nội bộ được chi tiết theo nội dung như chi thường xuyên, chi bất thường. Trong chi thường xuyên được chia thành chi tiền lương và các khoản có tính chất lương, chi cộng tác viên, chi mua hàng hoá dịch vụ bên ngồi, chi cơng tác phí…
- Đồng thời quy định rõ cách hạch toán nội bộ, tránh trùng lặp tài khoản khi phản ánh cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tên gọi của tài khoản phải hợp lý. Tên gọi của nhóm tài khoản phải bao quát về cơ bản những tài khoản trong đó. Những đối tượng kế tốn nào giống với doanh nghiệp thì cần gọi tên tương tự như thế để thống nhất.
Tên gọi và số hiệu tài khoản phải dễ nhớ đối với đông đảo người làm cơng tác kế tốn HCSN, giáo viên, sinh viên, những người nghiên cứu kế toán HCSN.
Ngoài ra việc sắp xếp vào các tài khoản chưa hợp lý, cụ thể:
- Tài khoản 643 “chi phí trả trước” nên được xếp vào nhóm Tài khoản tài sản sẽ phù hợp hơn.
- TK 4311 “Quỹ khen thưởng” và TK 4312 “Quỹ phúc lợi” được xếp vào loại 4 “Nguồn kinh phí” là khơng phù hợp vì thực chất đây là một khoản nợ mà đơn vị phải trả cho người lao động.
- TK loại 3 “Thanh toán” gộp chung các khoản phải thu, phải trả vào cùng một nhóm gây khó khăn dễ nhầm lẫn trong khi sử dụng và đặc biệt là việc giảng dạy kế toán HCSN tại Việt Nam hiện nay.
Theo hướng dẫn của CMKT công quốc tế (IPSAS 12) chi phí thu mua phải được tính vào giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho. Giá gốc của hàng tốn kho phải bao gồm
tồn bộ chi phí mua, chi phí chế biến và những chi phí khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Theo CMKT cơng quốc tế thì giá trị hàng tồn kho chỉ được ghi nhận vào chi phí trong kỳ cho phù hợp với doanh thu được ghi nhận nghĩa là nếu chưa sử dụng vẫn phải để số dư ở tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Đối với vật tư, hàng hoá mua vào bằng ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi giá trị hàng tồn kho đã nhập kho.
- Để đảm bảo tính thống nhất giữa số tiền phản ánh trên CTKT với số tiền ghi chép trên sổ kế toán, việc quy đổi ngoại tệ phải theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng, gọi chung là tỷ giá thực tế. Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế với tỷ giá ghi sổ kế toán được phản ánh qua tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá hối đối. Việc tính giá ngoại tệ xuất thực hiện theo một trong bốn phương pháp: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, bình qn gia quyền hoặc thực tế đích danh.
Về việc hạch tốn tài sản cố định và hao mịn tài sản cố định: theo chế độ kế toán hành