1.2 .Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán
2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình tập trung, mối quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến. Phòng kế hoạch tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính và thống kê của đơn vị. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành các nhân viên kế tốn phần hành khơng thơng qua khâu trung
gian nhận lệnh. Các nhân viên kế toán trong bộ máy làm việc theo sự hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát về mặt nghiệp vụ của Kế tốn trưởng.Với quy mơ tại các trường cao đẳng , đại học trên địa bàn Tỉnh Phú Yên tập trung mơ hình này rất phù hợp với đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu.
Phần lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị không phức tạp, chủ yếu là theo dõi thu học phí, học lại; theo dõi TSCĐ – xuất nhập vật tư; theo dõi thu nhập cá nhân và kế toán thuế; theo dõi tạm ứng và hợp đồng đào tạo; theo dõi thu, chi tiền mặt, thanh tốn các nhóm, mục; giao dịch kho bạc, ngân nên bộ máy kế tốn khơng được chun mơn hố, phân cơng cơng việc theo từng phần hành kế tốn riêng biệt, kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau như kế toán lương, kế toán bảo hiểm, kế toán quản lý tài sản …
2.2. Khảo sát thực trạng áp dụng hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống TKKT, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán tại các trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên
2.2.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát:
Đối tượng khảo sát được chọn là: Trường Đại học Phú Yên, Đại học xây dựng miền trung , Cao đẳng cơng nghiệp Tuy Hồ, Cao đẳng nghề Phú Yên.
2.2.2. Nội dung khảo sát:
Nội dung khảo sát được thiết kế thành Bảng câu hỏi tập trung vào hệ thống CTKT, hệ thống TKKT, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo tài chính mà đơn vị đang sử dụng.
2.2.3. Phương pháp khảo sát:
Bảng câu hỏi được gửi trực tiếp đến những người đang thực hiện cơng tác kế tốn của đơn vị và được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp.
2.2.4. Kết quả khảo sát:
2.2.4.1. Về hệ thống chứng từ kế toán:
- Về hệ thống CTKT đang áp dụng: Tất cả 4 đơn vị đều áp dụng hệ thống CTKT theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp.
- Về khả năng đáp ứng: 4 đơn vị đều trả lời là hệ thống CTKT hiện hành chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản. (Tổng số người tham gia trả lời: 28 người)
(1)Hệ thống CTKT hiện nay đã đầy đủ chưa? (có 20 người trả lời là chưa đầy đủ chiếm tỷ lệ , 8 người trả lời là đầy đủ)
(2) Đơn vị có xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ trong nội bộ khơng? (có 21 người trả lời là có, 7 người trả lời là khơng)
(3) Đơn vị có xây dựng nội quy về CTKT, tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ khơng? (có 16 người trả lời là có, 12 người trả lời là khơng)
(4) Công tác tổ chức lưu trữ chứng từ trong đơn vị có thật sự khoa học? (có 18 người trả lời là chưa khoa học, 10 người trả lời là khoa học)
(5) Đơn vị có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định của BTC? (có 28 người trả lời là không)
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hệ thống CTKT: STT câu hỏi khảo
sát Kết quả khảo sát (tính theo tỷ lệ %) Ghi chú
1 71% trả lời chưa đầy
đủ
29% trả lời đầy đủ
2 75% trả lời khơng 25% trả lời có
3 57% trả lời khơng 43% trả lời có
4 64% trả lời chưa
khoa học
36% trả lời khoa học
5 100% trả lời không
Nguồn: tác giả khảo sát
2.2.4.2. Về hệ thống tài khoản kế toán:
- Về hệ thống tài khoản đang áp dụng: tất cả 4 đơn vị đều áp dụng hệ thống TKKT theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp.
- Về khả năng đáp ứng: 4 đơn vị đều trả lời là hệ thống TKKT hiện hành chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản. (Tổng số người tham gia trả lời: 28 người)
- Minh họa một số nội dung liên quan đến kết quả khảo sát:
(1) Hệ thống tài khoản hiện nay đã đầy đủ để phản ánh tất cả các đối tượng kế toán trong đơn vị chưa? (có 20 người trả lời là chưa đầy đủ, 8 người trả lời là đầy đủ)
(2) Tên gọi của các tài khoản hiện nay đã hợp lý ? (có 18 người trả lời là chưa hợp lý, 10 người trả lời là hợp lý)
(3) Số hiệu và tên gọi của tất cả các tài khoản hiện nay có dễ nhớ ? (có 24 người trả lời là khơng, 4 người trả lời là có)
(4) Việc sắp xếp các tài khoản hiện nay đã hợp lý ? (có 19 người trả lời là chưa hợp lý, 9 người trả lời là hợp lý)
(5) Việc hướng dẫn hạch toán các tài khoản đã đầy đủ và chi tiết ? (có 18 người trả lời là chưa đầy đủ và chi tiết, 10 người trả lời là đầy đủ và chi tiết)
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hệ thống TKKT: STT câu hỏi khảo
sát Kết quả khảo sát (tính theo tỷ lệ %) Ghi chú
1 71% trả lời chưa đầy
đủ
29% trả lời đầy đủ
2 64% trả lời chưa
hợp lý
36% trả lời hợp lý
3 86% trả lời khơng 14% trả lời có
4 69% trả lời chưa
hợp lý
31% trả lời hợp lý
5 64% trả lời chưa đầy
đủ và chi tiết
36% trả lời đầy đủ và chi tiết
Nguồn: tác giả khảo sát
2.2.4.3. Về hệ thống sổ sách kế toán:
- Về hệ thống sổ sách kế toán đang áp dụng: Tất cả 4 đơn vị đều áp dụng hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp.
- Về khả năng đáp ứng: 4 đơn vị đều trả lời là hệ thống sổ sách kế toán hiện hành chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản. (Tổng số người tham gia trả lời: 28 người)
(1) Hệ thống sổ sách kế tốn hiện nay đã đầy đủ? (có 20 người trả lời là chưa đầy đủ, 8 người trả lời là đã đầy đủ)
(2) Việc lưu trữ sổ sách kế tốn hiện nay có khoa học và hợp lý? (có 16 người trả lời là chưa khoa học và hợp lý, 12 người trả lời là khoa học và hợp lý)
(3) Hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết trong đơn vị có ln hình thành song song? (có 15 người trả lời là khơng, 13 người trả lời là có)
(4) Công tác đối chiếu kiểm tra có dễ thực hiện khơng? (có 16 người trả lời là không, 12 người trả lời là có)
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hệ thống sổ sách kế toán: STT câu hỏi khảo
sát Kết quả khảo sát (tính theo tỷ lệ %) Ghi chú
1 71% trả lời chưa đầy
đủ 29% trả lời đầy đủ 2 57% trả lời chưa khoa học và hợp lý 43% trả lời khoa học và hợp lý
3 54% trả lời khơng 46% trả lời có
4 57% trả lời không 43% trả lời có
Nguồn: tác giả khảo sát
2.2.4.4. Về hệ thống báo cáo kế toán:
- Về hệ thống báo cáo tài chính đang áp dụng: Tất cả 4 đơn vị đều áp dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp.
- Về khả năng đáp ứng: 4 đơn vị đều trả lời là hệ thống báo cáo tài chính hiện hành chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản. (Tổng số người tham gia trả lời: 28 người)
- Minh hoạ một số nội dung liên quan đến kết quả khảo sát:
(1) Ai là người sử dụng thơng tin của báo cáo tài chính tại đơn vị? (28 người đều trả lời là các nhà quản lý đơn vị, đơn vị cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước)
(2) Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng có dễ lập và trình bày khơng? (có 24 người trả lời là khơng, 4 người trả lời là có)
(3) Bảng cân đối tài khoản có nên được xem là báo cáo tài chính tổng hợp khơng? (có 20 người trả lời là khơng, 8 người trả lời là có)
(4) Mẫu biểu hướng dẫn lập báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh đã thống nhất chưa? (có 20 người trả lời là chưa thống nhất, 8 người trả lời là thống nhất)
(5) Báo cáo LCTT có nên bắt buộc lập khơng? (có 16 người trả lời là khơng, 12 người trả lời là có)
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hệ thống báo cáo kế toán: STT câu hỏi khảo
sát Kết quả khảo sát (tính theo tỷ lệ %) Ghi chú
1 100% trả lời là nhà quản lý đơn vị, đơn vị
cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước
2 86% trả lời khơng 14% trả lời có
3 71% trả lời khơng 29% trả lời có
4 71% trả lời khơng 29% trả lời có
5 57% trả lời khơng 43% trả lời có
Nguồn: tác giả khảo sát
2.2.4.5. Về tổ chức bộ máy kế toán:
- Về khả năng đáp ứng: 4 đơn vị đều trả lời là tổ chức bộ máy kế toán hiện hành chỉ đáp ứng được yêu cầu cơ bản. (Tổng số người tham gia trả lời: 28 người)
- Minh hoạ một số nội dung liên quan đến kết quả khảo sát:
(1) Nhân viên kế tốn là những người có trình độ chun mơn, đã được đào tạo căn bản về kế tốn chưa? (28 người đều trả lời là có)
(2) Các nhân viên phịng kế tốn tại các đơn vị có đăng ký mẫu chữ ký theo quy định của bộ tài chính chưa? (28 người đều trả lời là chưa)
(3) Nhân viên kế toán tại các đơn vị có kiêm nhiệm nhiều cơng việc không? (8 người trả lời là có, 20 người trả lời là khơng)
(4) Bộ máy kế toán thực sự hữu hiệu và hiệu quả chưa? (13 người trả lời là hữu hiệu và hiệu quả, 15 người trả lời là chưa hữu hiệu và hiệu quả )
(5) Kế toán trưởng đã phát huy hết chức năng tại các đơn vị chưa? (24 người trả lời là đã phát huy hết chức năng, 4 người trả lời là chưa phát huy hết chức năng )
STT câu hỏi khảo
sát Kết quả khảo sát (tính theo tỷ lệ %) Ghi chú
1 100% trả lời là có
2 100% trả lời là chưa
3 71% trả lời không 29% trả lời có
4 54% trả lời chưa
hữu hiệu và hiệu quả
46% trả lời hữu hiệu và hiệu quả 5 14% trả lời chưa phát huy hết chức năng 86% trả lời đã phát huy hết chức năng
Nguồn: tác giả khảo sát
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên
2.3.1. Những kết quả đạt được
Các đơn vị trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên áp dụng theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp.
- BTC đã có những hướng dẫn cụ thể về tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn, hướng dẫn chi tiết cho phù hợp với hình thức hạch tốn và tính chất tham gia vào q trình hoạt động, phù hợp với đặc thù của từng ngành. Các quy định này được xây dựng nhìn chung phù hợp với CMKT Việt Nam.
- Các đơn vị đều xác định được tầm quan trọng của tổ chức cơng tác hạch tốn kế tốn nên về tổng thể cơng tác kế tốn trong các đơn vị nhìn chung đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị. Cụ thể:
+ Hệ thống chứng từ áp dụng cho đơn vị HCSN được quy định tại quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 và thông tư số 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 được tiến hành rất nghiêm túc, khoa học và đầy đủ, giúp cho việc quản lý được dễ dàng, bảo vệ được tài sản và chất lượng thông tin, sử dụng hiệu quả nguồn lực của đơn vị. Các đơn vị sự nghiệp trường Đại học và Cao đẳng trên địa bàn Tỉnh Phú Yên đã lập, luân chuyển CTKT theo đúng hướng dẫn của BTC, đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà nước, chặt chẽ trong khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bước đầu tiên trong tổ chức hạch toán kế tốn tại đơn vị. Ngồi những hướng dẫn của BTC, các đơn vị
còn vận dụng sáng tạo CTKT hướng dẫn để phù hợp với đặc điểm riêng biệt của từng đơn vị.
+ Hệ thống tài khoản về cơ bản được thiết lập đúng theo quy định của BTC phục vụ cho cơng tác quản trị của đơn vị, hình thành hai hệ thống: tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin khác nhau cho các nhà quản lý. Phản ánh bao quát và toàn diện các hoạt động của đơn vị, thuận lợi cho công tác quản lý của đơn vị cũng như việc kiểm tra và giám sát của cơ quan cấp trên. Các tài khoản phản ánh nội dung của các đối tượng một cách cụ thể, cách thức ghi chép được hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu. Nhiều tài khoản đã được bổ sung, sửa đổi để hướng dẫn kế toán các hoạt động kinh tế mới đã và sẽ phát sinh tại các đơn vị HCSN, như: Kế toán q trình tiếp nhận và sử dụng kinh phí; Kế tốn hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn; Kế tốn hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước; Kế toán chi tiết cho từng loại thuế; Kế tốn tạm ứng kinh phí của Kho bạc; Kế tốn chi phí trả trước; Kế tốn thu chưa qua ngân sách; Kế toán chênh lệch hoạt động thường xuyên; hoạt động SXKD; Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái và chênh lệch đánh giá lại tài sản; Kế toán thanh lý, nhượng bán tài sản;…Nội dung và phương pháp kế toán quy định cho từng TKKT đã được sửa đổi, bổ sung phù hợp với Luật NSNN, các chính sách tài chính, thuế và thực tế hoạt động tại đơn vị.
+ Lập và trình tự ghi sổ kế tốn phù hợp với đặc điểm quy mơ sản xuất kinh doanh; phù hợp với điều kiện vật chất hiện có của đơn vị.
+ Báo cáo kế toán được lập phần nào đã cung cấp kịp thời thơng tin tài chính và thơng tin quản trị. Nội dung của báo cáo tài chính được cập nhật theo đúng tiêu chuẩn của CMKT Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị HCSN theo quy định hiện hành đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của Nhà nước, phù hợp với Luật Ngân sách Nhà nước và các chính sách quản lý tài chính đối với đơn vị HCSN.
+ Tổ chức bộ máy kế tốn được xây dựng nhìn chung căn cứ u cầu, tính chất cơng việc; kỹ năng nghiệp vụ của người lao động đã đáp ứng yêu cầu quản lý của các đơn vị.
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân
- Chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp có thu là sự kết hợp giữa chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ kế tốn nhà nước trong đó mục đích chủ yếu để giám sát, quản lý tài chính nhà nước. Do vậy nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được quy
định, hướng dẫn cụ thể trong hệ thống kế tốn hành chính sự nghiệp như trong hệ thống kế toán doanh nghiệp.
- Chế độ kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp có thu là một bộ phận của chế độ kế tốn cơng. Bản thân chế độ kế tốn cơng tại Việt Nam hiện nay chưa phù hợp với CMKT công quốc tế.