I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh củaTổng công ty
A. Hội đồng quản trị (5 ngời)
Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên do Bộ trởng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn thực hiện chức năng quản lý, giám sát mọi hoạt động của Tổng công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ mà Nhà nớc giao. Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Kế tốn tài chính Phó giám đốc I phụ trách kinh doanh Phịng kế tốn tài vụ Phịng kỹ thuật cơng nghệ Phịng kinh doanh: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Cơng ty XNL 1, 2, 3 Phịng xúc tiến thương mại Phó giám đốc II phụ trách nội chính Hành chính Quản trị sản xuất Xây dựng cơ bản Sản xuất tại nhà máy nơng Tổ chức Phó giám đốc III Kiêm giám đốc công ty XNK III TP. HCM
Thành phần: - Chủ tịch
- Một thành viên kiêm Tổng giám đốc - Một thành viên kiêm trởng ban kiểm sát
- Hai chuyên gia giỏi về lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty.
Hội đồng quản trị Công ty làm việc theo chế độ tập thể, họp thờng kỳ hàng Q, ngồi ra có thể có những cuộc họp bất thờng để giải quyết những vấn đề cấp bách của Tổng công ty. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm.
B. Bộ máy điềuhành
Bộ máy điềuhành gồm có: - Tổng giám đốc - Giúp việc cho Tổng giám đốc
- Hai Phó Tổng giám đốc
- Khối văn phịng Tổng cơng ty
B.1. Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị và Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn về điềuhành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty. Quản lý tồn bộ con ngời, phơng tiện, tài sản và điềuhành các hoạt động của Tổng công ty. Tham gia lập kế hoạch và triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đại diện cho Tổng công ty ký kết các hợp đồng. Có quyền huy động, điềuchỉnh, điềuđộng vốn và các tài sản của đơn vị thành viên.
Là ngời đại diện cao nhất cho quyền lợi và nghĩa vụ của cán bộ, cơng nhân viên trong Tổng cơng ty. Có quyền quyết định và tuyển dụng lao động, xử lý kỷ luật, sa thải lao động trong Tổng công ty khi vi phạm kỷ luật.
B.2. Phó Tổng giám đốc (2 ngời)
Phó Tổng giám đốc là ngời giúp Tổng Giám đốc điềuhành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Tổng Giám đốc phân cơng thực hiện.
Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm thờng xuyên tham mu, bàn bạc cho Tổng Giám đốc về cơng tác tổ chức, tài chính, sản xuất kinh doanh... tạo điều kiện cho Tổng Giám đốc nắm bắt, điều chỉnh kế hoạch và triển khai kế hoạch xuống các bộ phận.
B.3. Phịng Tổ chức cơ bản (4 ngời)
Có chức năng giúp việc, tham mu cho Tổng Giám đốc thực hiện công tác tổ chức nhân sự, công tác thi đua, khen thởng, kỷ luật... trong Tổng công ty. Phụ trách công tác đời sống của cán bộ Tổng công ty, quan hệ đối ngoại. Quản lý chế độ tiền lơng, tiền thởng, an toàn lao động và chế độ bảo hiểm xã hội theo chế độ, chính sách của Nhà nớc. Quản lý chặt chẽ số lợng, chất lợng cán bộ công nhân viên, hồ sơ lý lịch cáon bộ, cơng nhân viên... Bố trí sắp xếp các vị trí cơng tác phù hợp với trình độ năng lực của ngời lao động.
B.4. Phịng Kinh tế tài chính (12 ngời)
Có nhiệm vụ lập kế hoạch thu chi tài chính hàng năm dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Theo dõi tài sản cố định và tình hình sử dụng tài sản cố định của Tổng cơng ty. Phối hợp với Phịng sản xuất kinh doanh điềuchỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực trạng.
Quản lý các nguồn vốn, hoạch tốn thu chi tài chính, thực hiện tính giá thành sản phẩm. Tham mu cho Tổng Giám đốc sử dụng các loại nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh, đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, làm công tác chi lơng và các chế độ lao động khác cho cán bộ nhân viên trong Văn phịng Tổng cơng ty. Thanh quyết tốn thu chi tài chính kịp thời, thực hiện chế độ báo cáo tài chính giúp cho Ban giám đốc điều hành có lãi.
B.5. Phịng quản lý sản xuất kinh doanh.
Là Phòng tham mu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của tồn Tổng cơng ty. Đơn đốc giám sát việc thực hiện kế hoạch đã đợc phê duyệt. Từ đó rút ra những thuận lợi, khó khăn để trình lên Ban giám đốc. Làm nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm trên cơ sở đó xây dựng các chỉ tiêu cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban, các đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh để tổng hợp hoàn thiện kế hoạch trình cấp trên phê duyệt. Nghiên cứu mơi trờng kinh doanh để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, theo dõi thực hiện kế hoạch của các bộ phận sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh của Tổng cơng ty.
Có chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc nh quản lý tài sản và các thiết bị văn phịng của Văn phịng Tổng cơng ty. Làm công tác tạp vụ, văn th, bảo vệ nhà xởng, đất đai, vệ sinh công nghiệp, điềutiết cung ứng vật t, xe cộ. Thực hiện công tác tổ chức, thi đua, hội họp, quan hệ đối ngoại...
B.7. Khối Phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh
Cùng với các Công ty xuất nhập khẩu, các Phòng xuất nhập khẩu và kinh doanh chịu trách nhiệm kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng đợc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn cho phép, xây dựng các phơng án kinh doanh - xuất nhập khẩu trình cấp trên phê duyệt, thờng xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin kinh tế trong nớc; nghiên cứu thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao. Quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo uy tín cho Tổng cơng ty. Thự hiện đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng khâu thanh tốn quốc tế.
Các phịng bình đẳng trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao, có nhiệm vụ phối hợp, hợp tác với nhau để giải quyết những việc có liên quan. Khi khơng thống nhất ý kiến thì kịp thời trình với lãnh đạo phụ trách cơng nghiệp đó để giải quyết, khơng đợc gây cản trở và chậm trễ công việc khi cần thiết. Đối với việc có liên quan đến nhiều phịng, Tổng Giám đốc chỉ định phịng chủ trì, các phịng khác có trách nhiệm phối hợp giải quyết.
Các phòng kinh doanh đợc phân định thị trờng nh sau:
- Phòng xuất nhập khẩu I: Châu á trừ Tây á, các nớc Châu á thuộc Liên Xơ (cũ), úc, cửa khẩu Lạng Sơn.
- Phịng xuất nhập khẩu II: Liên Xơ (cũ), Đơng Âu
- Phịng xuất nhập khẩu III: Châu Mỹ, Phi, Âu (trừ Đông Âu), Tây á - Phòng kinh doanh tổng hợp: Thị trờng nội địa, cửa khẩu Móng Cái.
- Phịng kinh doanh dịch vụ tổng hợp: Tất cả các thị trờng, cửa khẩu Lào Cai.
Việc phân định các thị trờng chỉ mang tính tơng đối, các Phịng khi có khách hàng ở thị trờng khác thì có thể làm trực tiếp nhng khơng đợc chồng chéo, cạnh tranh lẫn nhau.