3.2. Các hàm trong Excel 60
3.2.5. Nhóm hàm date & time 73
Hàm DATE
Tr v m t dãy s liên ti p bi u di n m t ngày. N u đnh d ng c a ô là General tr c khi b n s d ng hàm DATE thì k t qu s đ c đnh d ng là ki u ngày.
Cú pháp
DATE(year,month,day)
• Year đ i s này có th t 1 đ n 4 ký t . Excel biên d ch đ i s n m tùy thu c vào h th ng ngày tháng trên máy tính c a b n. M c đnh, Excel s d ng h th ng ngày tháng 1900.
o N u year n m trong kho ng (0,1899], Excel c ng thêm 1900 đ tính tốn. Ví d , DATE(108,1,2) s cho k t qu January 2, 2008 (1900+108).
o N u year n m trong kho ng [1900, 9999], thì s đó chính là n m.
o N u year < 0 ho c year>=10,000, Excel tr v l i #NUM!.
• Month là s nguyên bi u th tháng. N u month>12 thì hàm DATE t quy đ i 12 tháng = 1 n m và c ng vào year s n m t ng lên do s tháng. Ví d , DATE(2008,16,2) month là 16, thì hàm chuy n đ i 16 tháng = 1 n m + 4 tháng, v y year là 2009, month là 4.
T ng t nh v y, n u month<1 thì hàm s tr s n m và quy đ i tháng.Ví d , DATE(2008,-3,2) s tr v ngày 2 tháng 9 n m 2007.
• Day là s nguyên bi u th ngày. N u s ngày l n h n s ngày c a tháng thì hàm t
quy đ i và t ng s tháng (t ng t n m). Vì s ngày c a m i tháng khác nhau 28,29,30 ho c 31 tùy thu c vào tháng và n m, nên tùy theo chúng mà hàm hàm s quy đ i cho phù h p.
L u ý
• Excel l u tr ngày nh là m t dãy s tu n t b i v y nó có th s d ng đ tính tốn. M c đnh ngày 1/1/1900 là 1 và 1/1/2008 là 39448 b i vì nó là 39,448 ngày sau này 1/1/1900.
• xem k t qu hàm đnh d ng dãy s liên ti p, hãy vào Format - Cell. Ch n tab Number, ch n General trong m c Category.
• Thơng th ng đnh d ng ngày m c đnh theo ki u US “month /day / year”. Vi t Nam dùng đnh d ng khác “day / month / year”.
A B C
N m Tháng Ngày
2008 1 1
Hàm TIME
Tr v s th p phân th hi n đ y đ v th i gian. N u đnh d ng ô là General tr c khi nh p hàm thì k t qu tr v là m t th i gian.
S th p phân tr v b i hàm TIME là m t giá tr n m trong kho ng t 0 đ n 0,99999999, bi u di n th i gian t 0:00:00 (12:00:00 AM) đ n 23:59:59 (11:59:59 P.M.).
Cú pháp
TIME(hour,minute,second)
• Hour là s t 0 đ n 32767 đ i di n cho s gi . N u hour>23 nó s đ c chia cho 24, ph n d đ c hi u là hour. Ví d TIME(24,0,0) = TIME(1,0,0)
• Minute s t 0 đ n 32767 đ i di n cho sơ phút. N u minute>59 nó s đ c chia cho 60, ph n d là minute.
• Second s t 0 đ n 32767 đ i di n cho s giây. N u second>59 nó s đ c chia cho 60, ph n d là second. Ví d : A B C Gi Phút Giây 12 0 0 16 48 10
Công th c Mô t công th c
=TIME(A2,B2,C2) Ph n th p phân c a m t ngày , cho th i gian c a dòng đ u tiên là 0.5
=TIME(A3,B3,C3) Ph n th p phân c a m t ngày , cho th i gian c a dòng th hai là 0.700115741
Hàm NOW
Tr v ngày gi hi n t i trong h th ng c a b n. N u đnh d ng ô là General tr c khi hàm nh p công th c, k t qu tr v đnh d ng ngày tháng.
Cú pháp
Hàm TODAY
Tr v ngày hi n t i trong h th ng c a b n. N u đnh d ng ô là General tr c khi hàm nh p công th c, k t qu tr v đnh d ng ngày tháng.
Cú pháp
TODAY()
Hàm DAY
Tr v m t dãy s liên ti p là ngày c a c a m t ngày (date).
Cú pháp
DAY(serial_number)
• Serial_number là ngày tháng (date) c a ngày b n tìm. Ngày tháng nên đ c nh p vào b ng hàm DATE, ho c là k t qu c a công th c ho c hàm khác. Ví d , s d ng DATE(2008,5,23) cho ngày 23 tháng 5 n m 2008.
Hàm MONTH
Tr v m t dãy s liên ti p là tháng c a m t ngày tháng (date).
Cú pháp
MONTH(serial_number)
• Serial_number là ngày tháng (date) c a tháng mà b n tìm. Ngày tháng nên đ c nh p vào b ng hàm DATE, ho c là k t qu c a công th c ho c hàm khác.
Hàm YEAR
Tr v n m c a m t ngày tháng (date).
Các hàm HOUR, MINUTE, SECOND t ng ng là các hàm tr v gi , phút, giây c a m t th i gian. T ng t nh hàm DAY, MONTH, YEAR.
3.2.6. Hàm dị tìm d li u t v n đ
Gi s trong Excel b n có danh sách sau:
STT H tên Mã ng ch Tên ng ch Tên đ n v
001 ào Th Mai 1003 Phịng Hành chính 002 Ngơ V n Nhu 1002 Phịng Hành chính 003 Nguy n H ng 1001 Phòng QLCL 004 Qu c Khánh 1003 Phòng Khoa h c 005 Ph m Thành 1002 Phòng Qu n tr 006 Tr n Thu 1004 K s Phịng Tài chính 007 Nguy n H ng 1003 Phòng Thi t b
008 Lê Dung 1003 Phòng Kinh doanh
Và m t b ng mã nh sau:
Mã ng ch Tên ng ch công ch c
1001 Chuyên viên cao c p 1002 Chuyên viên chính 1003 Chuyên viên 1004 K s
Công vi c c a b n là ph i đi n tên ng ch công ch c vào c t Tên ng ch b ng trên. N u b n nhìn vào b ng bên d i r i t gõ vào c t bên trên t ng ng thì s x y ra m t s tình hu ng b t l i là: n u 2 danh sách trên dài, b n s ph i nh mã đ nh p (r t khó); n u b ng mã ng ch có thay đ i, b n l i ph i quay l i danh sách bên trên s a đ i t t c các mã ng ch... Chúng ta s ph i th c hi n đi n t đ ng cho c t Tên ng ch, b ng cách l y mã ng ch c a m t ng i đem so (dò) c t đ u tiê c a b ng mã, khi tìm th y thì s l y giá tr cùng dòng và c t th 2. Hàm VLOOKUP s giúp b n gi i quy t bài toán trên m t cách đ n gi n.
Hàm VLOOKUP
Tìm ki m m t giá tr trong c t đ u tiên c a m t b ng d li u và tr v m t giá tr trong cùng m t dòng t m t c t khác c a b ng d li u.
Có th hi u VLOOKUP là hàm dị tìm d li u theo c t và tr v giá tr theo hàng.
Cú pháp
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
• Lookup_value là m t giá tr đ tìm ki m trong c t đ u tiên c a b ng d li u. N u lookup_value nh h n giá tr nh nh t trong c t đ u tiên c a b ng d li u, VLOOKUP tr v l i #N/A.
• Table_array là 2 ho c nhi u c t d li u (b ng d li u). Nh ng giá tr trong c t
đ u tiên c a table_array là các giá tr đ c tìm ki m b ng lookup_value. Nh ng giá tr này có th là chu i v n b n, s ho c giá tr logic. Không phân bi t ch hoa, ch th ng.
• Col_index_num là ch s c t trong b ng d li u mà giá tr t i đó s đ c tr v . C t đ u tiên trong b ng d li u (table_array) có ch s là 1, các c t ti p theo là 2, 3, 4, 5...
o N u Col_index_num<1, VLOOKUP tr v giá tr l i #VALUE!.
o N u Col_index_num > s c t c a b ng d li u (table_array), VLOOKUP tr v giá tr l i #REF!
• Range_lookup là m t giá tr logic xác đ nh cách tìm ki m chính xác hay tìm ki m t ng đ i.
o N u Range_lookup là TRUE ho c b qua là tìm ki m t ng đ i.
o N u Range_lookup là FALSE, hàm VLOOKUP s tìm ki m chính xác giá tr b n c n tìm.
L u ý
• Các giá tr c t đ u tiên không ch a các kho ng cách đ u, cu i, kho ng cách dài và các ký t đ t bi t khác. Trong tr ng h p này VLOOKUP có th tr l i giá
Ví d : i n tên ng ch vào c t E, d a vào b ng mã ng ch bên d i và dùng hàm VLOOKUP đ th c hi n.
B c 1: Thi t l p công th c t i ơ E3 nh hình d i đây =VLOOKUP(D3,$D$14:$E$17,2,FALSE)
Gi i thích hàm: Tìm giá tr D3 (Lookup_value) trong c t đ u tiên (D14:D17) c a b ng d li u D14:E17 (table_array), n u tìm th y thì d ng l i và tr v giá tr t i c t th 2 (col_index_num) cùng dịng v i nó trong b ng d li u, hãy tìm chính xác giá tr D3 (FALSE).
L u ý: Vì vùng d li u này là khơng thay đ i khi áp d ng cho công th c các ô trong c t Tên ng ch nên chúng ta dùng đa ch c đnh (b m F4). Trong công th c trên vùng d li u là $D$14:$E$17.
Hàm HLOOKUP
Tìm ki m m t giá tr trong hàng đ u tiên c a m t b ng d li u (ho c m ng d li u) và tr v m t giá tr trong cùng m t c t t m t dòng khác c a b ng d li u.
Có th hi u HLOOKUP là hàm dị tìm d li u theo hàng và tr v giá tr theo c t.
Cú pháp
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Các bi n và cách dùng t ng t nh hàm VLOOKUP
Ch ng 4. Bi u đ
4.1. Cách t o bi u đ trong Excel 2007
T o m t bi u đ b ng cách nh p chu t vào m t trong các lo i bi u đ nhóm Charts, trên tab
Insert.
Hình trên là m t worksheet cho th y tình hình kinh doanh c a Công ty Northwind Traders Tea theo d ng báo cáo con s và b n có th chuy n sang d ng bi u đ đ d dàng so sánh tình hình kinh doanh.
1. Ch n d li u mà b n mu n t o bi u đ , bao g m các c t tiêu đ (tháng m t, tháng hai, tháng ba) và tên c a nhân viên bán hàng.
2. Sau đó, click vào tab Insert, và trong nhóm Charts, click vào nút Column. B n có th l a ch n m t lo i bi u đ , nh ng bi u đ c t th ng đ c s d ng đ so sánh.
3. Sau khi b n click vào Column, b n s th y m t s lo i bi u đ c t đ l a ch n. Click vào
Clustered Column, c t đ u tiên c a bi u trong danh sách 2-D Column. M t ScreenTip hi n th tên bi u đ lo i khi b n ng ng con tr vào b t c bi u đ nào. Các ScreenTip c ng s cho b n th y thông tin c a t ng lo i bi u đ .
N u b n mu n thay đ i các lo i bi u đ sau khi b n t o bi u đ c a b n, nh p chu t vào bên trong các bi u đ . Trên tab Design, d i Chart Tools, trong nhóm Type, b m vào Change
4.2. Làm th nào đ d li u worksheet xu t hi n trong bi u đ
Trong bi u đ trên, d li u t m i worksheet cell là m t c t. Hàng tiêu đ (tên nhân viên kinh doanh) là nh ng bi u đ ghi chú v n b n bên ph i, và tiêu đ c t (nh ng tháng c a n m) d i cùng c a bi u đ . Trong bi u đ , Cencini (đ i di n b i gi a c t cho m i tháng) bán đ c nhi u nh t s n ph m trà (tea) trong tháng m t và tháng hai, nh ng cô đã b qua m t b i Giussani trong tháng ba.
D li u cho m i ng i kinh doanh xu t hi n trong ba c t riêng bi t, m t c t cho m i tháng. Chi u cao c a m i bi u đ t ng ng đ n các giá tr trong cell mà nó đ i di n. Bi u đ hi n th cho b n bi t làm th nào đ nh ng nhân viên kinh doanh so sánh v i nhau theo t ng tháng. M i hàng d li u c a nhân viên kinh doanh có m t màu khác nhau trong bi u đ . Bi u đ ghi chú t o ra t các hàng tiêu đ trong worksheet (tên nh ng nhân viên bán hàng), màu s c mà đ i di n cho các d li u cho m i nhân viên kinh doanh. Ví d d li u c a Giussani là màu xanh đ m và là c t bên trái c a t ng m i tháng.
C t tiêu đ t worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây gi đang d i cùng c a bi u đ . phía bên trái c a bi u đ , Excel đã t o ra m t t l c a s đ giúp b n gi i thích c t chi u cao.
B t k thay đ i d li u trong các worksheet sau khi bi u đ đ c t o ra, ngay l p t c bi u đ c ng thay đ i.
4.3. Tìm hi u v Chart Tools
Khi b n t o m t bi u đ , Chart Tools xu t hi n trên Ribbon, trong đó bao g m các tab
B n nên bi t v Chart Tools, tr c khi b n tìm hi u v bi u đ . Sau khi bi u đ đ c chèn vào worksheet, Chart Tools xu t hi n, v i ba tab: Design, Layout và Format. Trên nh ng tab này b n s tìm th y nh ng l nh c n thi t đ làm vi c v i bi u đ .
Khi b n hoàn thành các bi u đ , nh p chu t bên ngoài bi u đ . Chart Tools s bi n m t, đ nó xu t hi n tr l i, thì click vào bi u đ .
4.4. Thay đ i bi u đ
B n có th t o bi u đ c a b n so sánh d li u c a ng i khác b ng cách nh p chu t vào m t nút đ chuy n bi u đ xem t lo i này sang lo i khác. t o bi u đ , click vào Switch
Row/Column trong nhóm Data trên tab Design. Trong bi u đ bên ph i, d li u đ c nhóm theo các hàng và so worksheet c t. B n có th chuy n bi u đ tr l i xem b n g c b ng cách click vào Switch Row/Column l n n a.
4.5. Thêm tiêu đ cho bi u đ
B n có th cung c p m t tiêu đ cho chính bi u đ chính c ng nh đ bi u đ tr c đo và mô t d li u bi u đ . i u này có hai bi u đ tr c. M t phía bên trái là tr c chi u d c (còn g i là giá tr ho c tr c y). Tr c này là t l c a các s mà b n có th gi i thích c t chi u cao. Nh ng tháng c a n m d i cùng là trên tr c ngang (c ng đ c bi t đ n nh là các th lo i ho c tr c x).
Tiêu đ bi u đ mô t thông tin v bi u đ c a b n thêm tiêu đ bi u đ m t cách nhanh chóng b ng cách click chu t vào bi u đ , sau đó đ n nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More đ xem t t c các layout (trình bày). M i s l a ch n hi n th m i layout khác nhau có th làm thay đ i nh ng y u t c a bi u đ . Trong bi u đ trên:
1. Tiêu đ cho bi u đ này là Northwind Traders Tea, tên c a m t s n ph m.
2. Tiêu đ cho các tr c d c bên trái là Cases Sold.
3. Tiêu đ cho các tr c ngang d i cùng là First Quarter Sales.
M t cách khác đ nh p tiêu đ là trên tab Layout, trong nhóm Labels, b n có th thêm tiêu đ b ng cách click chu t vào Chart Titles và Axis Titles.
Ch ng 5. In n
5.1. Các ch đ hi n th trang trong Excel
Có 3 ch đ hi n th là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview.
truy c p các ch đ xem vào nhóm View / trong m c Workbook Views / ch n ki u xem. • Normal View: ây là ch đ b n s d ng th ng xuyên trong q trình nh p li u, tính
tốn,… trên b ng tính và là ch đ m c đnh c a Excel.
• Page Layout View: Là ch đ xem tr c khi in, trong ch đ này b n v n có th tính tốn và nh p li u.
• Page Break Preview: Hi n th b ng tính Excel v i các d u phân trang, t i đây b n có th chia l i trang b ng cách kéo th các đ ng chia cách trang.
5.2. Thi t l p các thông s cho trang in
T t c các tùy ch n thi t l p thông s trang in có t i nhóm Page Layout / nhóm Page Setup.
B n có th thi t l p các thơng s t i đây ho c vào h p tho i Page Setup đ đi u ch nh. vào h p tho i Page Setup b n vào nhóm Page Layout / đ n nhóm Page Setup / nh n vào nút H p tho i Page Setup hi n th ra b n có th ch nh các thơng s c a trang (Page), canh l
Chi u trang in (Orientation)
1. Ribbon / Page Layout / Page Setup / Orientation / ch n Portrait (trang d c)/ ch n