1.6. Sd ng các ch đ hi nth trong quá trình thao tác 29
1.6.4. Sd ng Watch Window 31
Tính n ng này giúp ta theo dõi các ơ trong q trình tính tốn. B n mu n giám sát ơ nào thì đ a nó vào danh sách giám sát c a s c a Watch Window. G i c a s Watch Window b n ch n nhóm Formulas / Formula Auditing / Watch Window, sau đó ch n ơ c n theo dõi và nh n vào nút Add Watch trên c a s Watch Window.
Ch ng 2. Làm vi c v i d li u trong Excel
2.1. Nh p li u, hi u ch nh
Các ơ trong b ng tính có th ch a các con s , các chu i v n b n hay các bi u th c toán h c. Ngồi ra b ng tính cịn có th ch a các bi u đ , s đ , hình nh, … các đ i t ng này không ch a trong ô mà n i trên b m t b ng tính.
2.1.1. Nh p li u
Nh p s , chu i, th i gian, ngày tháng n m
B c 1. Trên worksheet, ch n ô c n nh p li u
B c 2. Nh p vào con s , chu i v n b n, ngày tháng hay th i gian,… mà b n c n
B c 3. Nh p xong nh n Enter (ô hi n hành chuy n xu ng d i) ho c Tab (ô hi n hành chuy n qua ph i) đ k t thúc.
L u ý:
• N u nh p các con s vào mà Excel hi n th ##### là do chi u r ng c t không đ b n b n t ng thêm chi u r ng c t.
• M c đnh Excel s dùng d u ch m (.) đ phân cách ph n s nguyên và ph n s th p phân.
• Khi nh p các con s mà các con s này khơng c n tính tốn thì b n nên đnh d ng ơ là Text tr c khi nh p (Home / nhóm Number / ch n Text t danh sách).
• Ngày và th i gian nh p vào ơ thì nó dùng đnh d ng ngày m c đnh trong Control
Panel / Regional and Language Options.
• Khi nh p ngày dùng d u / ho c - đ phân cách, ví d 10/05/2007 ho c 10-05-2007. Khi mu n nh p ngày hi n t i vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi mu n dùng đnh d ng ngày m c đnh cho ơ ch a ngày thì ch n ơ và gõ <Ctrl+Shift+#>.
• Khi nh p th i gian và mu n đnh d ng theo chu n 12 gi thì thêm A ho c P vào sau th i gian nh p vào, ví d 8:30 AM ho c 4:15 PM, n u không Excel t hi u là AM. Khi mu n nh p th i gian hi n t i vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi mu n dùng đnh d ng th i gian m c đnh cho ơ ch a th i gian thì ch n ơ và gõ <Ctrl+Shift+@>. Mu n nh p
cùng m t n i dung cho nhi u ô, b n hãy ch n các ô và nh p li u vào sau đó nh n
<Ctrl+Enter>.
Ngồi ra cịn có th s d ng ch c n ng AutoFill (ph n sau). Mu n nh p cùng n i dung trên các ô nhi u sheet, b n hãy ch n các sheet đó, sau đó ch n các ơ trên sheet hi n hành, ti p theo nh p li u (có th m t d li u do b nh p đè lên các ơ có d li u). b ch n các sheet thì nh p ph i chu t lên thanh sheet tab và ch n Ungroup Sheets.
Ví d nh p các lo i d li u
2.1.2. Nh p các ký t đ c bi t
B c 1. Mu n nh p ký t đ c bi t vào, tr c tiên ch n ô và đ n n i c n chèn trong ô. B c 2. Ch n Insert / nhóm Text / ch n Symbol
B c 3. Trong h p tho i Symbol hãy ch n ký t c n, có th đ i ki u Font t i h p Font. B c 4. Nh n nút Insert đ chèn.
Ví d chèn δvào ô
H y l nh (Undo), ph c h i l nh (Redo), l p l i l nh sau cùng
• h y m t l nh v a th c hi n b n nh n chu t lên nút hay dùng phím <Ctrl+Z> • ang nh p li u vào ơ mu n h y thì nh n phím ESC
• ph c h i l nh v a h y thì nh n nút hay dùng phím <Ctrl+Y> • th c hi n l i l nh sau cùng nh n <Ctrl+Y>
2.1.3. Hi u ch nh n i dung
Xóa n i dung các ơ B c 1. Ch n m t ho c nhi u ơ c n xóa
B c 2. Nh n Delete trên bàn phím (xóa cách này thì ch xóa n i dung các đnh d ng c a ô v n cịn). Ngồi ra đ xóa b n có th vào Home nhóm Editing Clear ( ) và ch n các l nh:
• Clear All: Xóa t t c n i dung và đnh d ng • Clear Formats: Ch xóa ph n đnh d ng c a ơ
• Clear Contents: Ch xóa n i dung, cịn đnh d ng • Clear Comments: Ch xóa các chú thích c a ơ n u có
• L u ý các l nh trên khơng xóa đ c đnh d ng c a b ng (table)
2.1.4. Nh p đè lên ơ có s n n i dung
Mu n nh p đè lên các ơ có s n n i dung, tr c tiên b n hãy ch n ơ đó và nh p vào n i dung m i. Khi đó, n i dung c c a ô s m t đi và thay b ng n i dung v a nh p đè.
Hi u ch nh n i dung các ô
Mu n hi u ch nh n i dung s n có c a ơ b n làm các cách sau:
1. Nh p chu t hai l n lên ô c n hi u ch nh dùng chu t ho c các phím m i tên di chuy n đ n n i c n hi u ch nh dùng phím Backspace ho c Delete đ xóa m t s n i dung sau đó nh p vào n i dung m i.
2. Ch n ô c n hi u ch nh và nh n F2 đ vào ch đ hi u ch nh và làm t ng t nh trên 3. Ch n ô c n hi u ch nh, sau đó nh p chu t vào thanh công th c (Formula)
2.1.5. S d ng các k thu t khi nh p li u S d ng ch c n ng AutoFill
S d ng công c này Excel s giúp b n đi n t đ ng d li u theo các m u AutoFill có s n. Ngồi ra b n cịn có th t o thêm các m u ph c v cho công vi c c a mình.
Danh sách m t s AutoFill có s n:
Các giá tr kh i đ u Chu i sau khi m r ng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,... Text1, textA text2, textA, text3, textA,...
1st Period 2nd Period, 3rd Period,...
Product 1 Product 2, Product 3,...
B n mu n đi n các s l trong kho ng t 1 đ n 25 vào c t A b n làm nh sau: B c 1. Ch n ô đ u tiên A1 và nh p vào s 1
B c 2. Ch n ô ti p theo A2 nh p vào s 3 (B c nh y b ng 3-1 = 2, Excel s c ng s 2 vào ơ ch a s l tr c đó đ có đ c s l k ti p).
B c 3. Ch n hai ô A1:A2, di chuy n chu t xu ng d u vuông nh màu đen (Fill handle) góc d i bên ph i vùng ch n cho chu t bi n thành d u c ng màu đen.
B c 4. Gi trái chu t kéo xu ng phía d i cho đ n khi hi n s 25 thì d ng l i.
Khi b n mu n đi n t đ ng (sao chép) d li u hay công th c c a ô hi n hành cho các ô bên trái, bên ph i, phía trên hay bên d i nó thì b n làm theo các cách sau:
1. Ch n ô hi n hành đang ch a d li u hay công th c c n sao chép, sau đó gi Fill handle và kéo theo h ng b n c n (lên, xu ng, trái hay ph i). Khi đó d li u hay bi u th c s đ c sao chép.
2. Ch n ô ch a d li u (hay công th c) c n sao chép và t t c các ô c n sao d li u đ n, sau đó vào Home / nhóm Editing / Fill ch n h ng phù h p (Down, Right, Up,
Left).
T t o danh sách AutoFill b n vào nút Office / Excel Options / Popular / trong ph n trong ph n Top options for working with Excel / ch n Edit Custom Lists / h p tho i Custom Lists hi n ra. T i đây, b n hãy nh p vào danh sách trong khung List entries, sau khi nh p xong nh n nút Add đ thêm vào Custom lists và k t lúc này b n có th s d ng ch c n ng
AutoFill v i danh sách t t o c a b n.
• Mu n xóa m t danh sách thì b n ch c n ch n danh sách đó và nh n nút Delete.
• N u mu n hi u ch nh danh sách thì ch n danh sách đó và hi u ch nh trong ô List
entries, sau khi hi u ch nh xong nh n nút Add.
2.1.6. S d ng ch c n ng Automatic Completion
Ch c n ng Automatic Completion giúp b n nh p các chu i v n b n gi ng nhau các ô đ c nhanh chóng h n. Tuy nhiên, ch c n ng này đôi khi c ng làm b n khó ch u, đ b t t t b n vào nút Office / Excel Options / ch n Tab Advance / t i Editing options / Enable AutoComplete
S d ng ch c n ng AutoCorrect
AutoCorrect giúp b n s a các l i chính t nh p li u khi nh p b ng ti ng Anh, ngồi ra nó cịn
giúp nh p nhanh các ký hi u hay các đo n v n b n l p đi l p l i. Chúng ta có th thêm vào các c m t mà chúng ta th ng hay dùng vào danh sách c a AutoCorrect. thêm t vào danh sách AutoCorrect làm theo các B c sau:
B c 1. Ch n nút Office / Excel Options / Proofing / AutoCorrect Options
B c 2. T i Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type đ ch c n ng này có tác d ng B c 3. Trong h p Replace gõ c m t th ng hay gõ sai (ho c gõ vào mã t c ký)
B c 4. Trong h p With gõ c m t đúng vào (ho c gõ vào nguyên b n c a mã t c ký) B c 5. Nh n nút Add đ thêm vào danh sách
Ð hi u ch nh m t m c t trong danh sách thì ch n m c t đó và gõ n i dung m i vào hai h p Replace và With, sau đó nh n nút Replace. Mu n xóa m t m c t trong danh sách thì ch n m c t đó và nh n nút Delete.
Minh h a thêm mã t c ký vn và nguyên v n
2.2. nh d ng