3.2. Các hàm trong Excel 60
3.2.1. Nhóm hàm logic 60
c đi m chung c a nhóm hàm logic:
• Hàm logic luôn tr v m t trong 2 giá tr TRUE (đúng) ho c FALSE (sai).
• K t qu c a hàm logic th ng dùng làm đ i s trong các hàm có s d ng đi u ki n nh IF, SUMIF, COUNTIF,....
Hàm IF
Tr v m t giá tr đúng (TRUE) ho c sai (FALSE) t ng ng n u đi u ki n c a b n là đúng ho c sai.
S d ng hàm IF đ th c hi n vi c ki m tra đi u ki n trên các giá tr và cơng th c.
Cú pháp
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
• Logical_test là b t k giá tr ho c bi u th c nào có th nh n giá tr TRUE ho c
FALSE. Ví d A10=100 là m t bi u th c logic; n u giá tr trong ô A10 b ng 100 thì bi u th c s tr l i giá tr TRUE, ng c l i bi u th c tr l i giá tr FALSE. i
L u ý
• Có đ n 64 hàm IF đ c l ng vào nhau đ x lý nh ng tình hu ng ki m tra đi u ki n ph c t p.
Ví d 1:
A Data
50
Cơng th c Mô t công th c
=IF(A2<=100," t","Không đ t") N u giá tr A2 <=100 thì hàm s tr v “ t”. Ng c l i, hàm s tr v giá tr “Không đ t”. =IF(A2=100,SUM(B5:B15),"") N u giá tr A2 = 100 thì hàm s tính t ng vùng d
li u B5:B15. Ng c l i hàm tr v giá tr r ng “”. Ví d 2:
A B
Actual Expenses Predicted Expenses
1500 900
500 900
500 925
Công th c Mô t công th c
=IF(A2>B2,"Over Budget","OK") N u A2>B2 thì tr v “Over Budget”, ng c l i thì tr v “OK”
Ví d 3:
Gi s thang đánh giá k t qu h c t p c a h c sinh theo đi m trung bình c n m nh sau: 10> và >=9 9> và >=8 8> và >=7 7> và >=5 D i 5
Xu t s c Gi i Khá Trung bình Y u
=IF(D2 >= 9.0, "Xu t s c", IF(D2 >= 8.0, "Gi i", IF(D2>= 7.0, "Khá", IF(D2>= 5.0, "Trung bình", “Y u”))))
Hàm AND
Tr v k t qu TRUE n u t t c đi u ki n đ u TRUE, tr v FALSE n u m t trong các đi u ki n là FALSE.
Cú pháp
AND(logical_1,logical_2,...)
• Logical_1, logical_2,... là các đ u ki n c n ki m tra. Các đi u ki n này có th là bi u th c, vùng tham chi u ho c m ng giá tr .
L u ý
• Các đi u ki n ph i có giá tr là TRUE ho c FALSE.
• N u 1 trong các đi u ki n có giá tr khơng ph i Logic, hàm AND tr v l i #VALUE!
Ví d :
=AND(A2>9,A3>9). N u ơ A2 và A3 cùng l n h n 9 thì hàm tr v giá tr TRUE. Ng c l i, ch c n A2<=9 ho c A3<=9 thì hàm tr v giá tr FALSE.
Hàm OR
Tr v TRUE n u m t trong các đi u ki n là TRUE. Tr v FALSE n u t t c các đi u ki n là FALSE.
Cú pháp
OR(logical_1,logical_2,...)
• Logical_1, logical_2,… là các đi u ki n c n ki m tra. Các đi u ki n này có th là bi u th c, vùng tham chi u ho c m ng giá tr
L u ý
• Các đi u ki n ph i có giá tr là TRUE ho c FALSE.
• N u 1 trong các đi u ki n có giá tr khơng ph i Logic, hàm AND tr v l i #VALUE!
OR(A2>9,A3>9). N u ô A2 ho c A3 l n h n 9 thì hàm tr v giá tr TRUE. Trong tr ng h p, c A2<=9 và A3<=9 thì hàm tr v giá tr FALSE.
Hàm NOT
Hàm đ o ng c giá tr c a đ i s .
Cú pháp
NOT (Logical)
• Logical là m t bi u th c logic hay m t giá tr có giá tr TRUE ho c FALSE.
Ví d
= NOT(False) s nh n giá tr TRUE = NOT(1<2) s nh n giá tr FALSE
= NOT(A2+B2<A3) hàm s tr v giá tr TRUE n u A2+B2 >=A3, ng c l i A2+B2 th c s nh h n A3 thì hàm tr l i giá tr FALSE. 3.2.2. Nhóm hàm tốn h c Hàm ABS L y tr tuy t đ i c a m t s . Cú pháp ABS(number) • Number s mà b n mu n l y tr tuy t đ i. Ví d : =ABS(5-7). Tr v 2. Hàm INT Làm tròn m t s v s nguyên g n nh t. Cú pháp INT(number) • Number s b n c n làm trịn Ví d :
=INT(8.9) Làm trịn 8.9 v (8) =INT(-8.9) Làm tròn -8.9 v (-9)
Hàm MOD
Hàm tr v giá tr là ph n d c a phép chia a:b.
Cú pháp
MOD(number,divisor)
• Number s b chia
• Divisor s chia
L u ý
• N u divisor b ng 0, hàm tr v l i #DIV/0! (L i chia cho 0) Ví d : =MOD(10,3) Tr v 1. Hàm Round Làm tròn m t s đ n s con s b n mu n. Cú pháp ROUND(number,num_digits) • Number là s b n mu n làm trịn. • Num_digits xác đnh s con s mà b n mu n làm trịn Ví d : A B
Cơng th c Mô t công th c
=ROUND(2.15, 1) Làm tròn 2.15 v i m t con s ph n th p phân (2.2) =ROUND(2.149, 1) Làm tròn 2.149 v i m t con s ph n th p phân (2.1)
Hàm SUM Tính t ng t t c các s trong dãy s . Cú pháp SUM(number1,number2,....) • Number1, number2,... có 1 đ 255 s b n mu n tính t ng. L u ý
• S , giá tr logic và ch s mà b n gõ tr c ti p vào công th c thì đ c tính tốn. • N u m t đ i s là m t m ng ho c tham chi u, thì ch các s trong m ng ho c tham
chi u đ c tính tốn. Các ơ tr ng, các giá tr logic ho c chu i ký t trong m ng ho c tham chi u s đ c b qua.
• Các đ i s là giá tr l i ho c chu i ký t không th chuy n đ i thành s s gây ra l i tính tốn. Ví d : A B C Tên hàng S ti n Ghi chú Monitor 20 CPU 25 CD-ROM 5 T ng c ng ? =SUM(B2:B4) s tr v 50. Hàm SUMIF Tính t ng các ơ theo đi u ki n. Cú pháp SUMIF(range,criteria,sum_range)
• Range là ph m vi các ơ b n mu n ki m tra đi u ki n. Các ô này ph i là con s ho c tên, m ng, tham chi u ch a các s . Chu i ký t và ký t tr ng đ c b qua. • Criteria là đi u ki n trong ki u s , bi u th c ho c chu i v n b n xác đnh các ơ
• Sum_range là ơ s tính t ng n u th a mãn đi u ki n đ a ra trong đ i s criteria. Ví d : A B C D E F Ch h Hình th c Ch s tr c Ch s sau T ng Ghi chú Vân S n xu t 0 500 500 Bình Kinh doanh 0 200 200 Khánh Tiêu dùng 0 150 150 Doanh S n xu t 0 600 600 Lan Tiêu dùng 0 101 101 Thu Tiêu dùng 0 50 50 Qu ng Kinh doanh 0 300 300 =SUMIF(B2:B8,“S n xu t”,E2:E8) s tr v k t qu 1100 (500+600). 3.2.3. Nhóm hàm chu i Hàm LEFT
Tr v m t ký t ho c m t nhóm ký t tính t trái sang ph i c a m t chu i ký t đã có d a vào s ký t mà b n mu n.
Cú pháp
LEFT(text,num_chars)
• Text là chu i ký t ban đ u.
• Num_chars là s ký t mà b n đnh trích ra t chu i ban đ u.
L u ý
• Num_chars khơng ph i là s âm
• Num_chars n u l n h n đ dài c a chu i thì s tr v tồn b chu i text. • Num_chars n u b qua thì m c đ nh là 1.
Ví d :
Cú pháp
RIGHT(text, num_chars)
• Text là chu i ký t ban đ u.
• Num_chars là s ký t mà b n đnh trích ra t chu i ban đ u.
L u ý
• Num_chars khơng ph i là s âm
• Num_chars n u l n h n đ dài c a chu i thì s tr v tồn b chu i text. • Num_chars n u đ i s này b b qua thì m c đnh là 1.
Ví d :
=RIGHT(“Tr ng i h c Hà N i”,6). S cho k t qu là “Hà N i”.
Hàm MID
Trích ra m t chu i con t chu i ban đ u, b t đ u t v trí v i s ký t đ c xác đnh.
Cú pháp
MID(text,start_num,num_chars)
• Text là chu i ký t ban đ u.
• Start_num v trí b t đ u trích ra t chu i ban đ u text.
• Num_chars s ký t c a chu i c n trích ra t chu i ban đ u text.
L u ý
• Dtart_num n u nh h n 1 hàm tr v l i #VALUE!
• Num_chars n u l n h n chi u dài chu i ban đ u text thì hàm tr v tồn b chu i. • Num_chars âm MID tr v l i #VALUE!
Hàm LEN
Tr v đ dài (s ký t , bao g m c ký t kho ng cách) c a m t chu i.
LEN(text)
• Text là n i dung mà b n c n xác đnh đ dài.
Ví d : =LEN(“Hà N i”) s tr v 6. =LEN(“ Hà N i ”) s tr v 8.
Hàm TRIM
Xóa b các kho ng tr ng đ u, cu i và nh ng kho ng tr ng dài bên trong chu i ch đ l i các t và kho ng tr ng đ n phân cách gi a các t .
Cú pháp
TRIM(text)
• Text chu i c n xóa các ký t tr ng.
Ví d :
Ta có chu i text= “ Hà N i là th đô c a Vi t Nam ”. = TRIM(text) s tr v “Hà N i là th đô c a Vi t Nam”
Hàm UPPER
Chuy n t t c các ký t trong chu i thành ký t in hoa.
Cú pháp
UPPER(text)
• Text là chu i v n b n c n chuy n đnh d ng Ví d : = UPPER(“hà n i”) s tr v “HÀ N I”.
Hàm LOWER
Chuy n t t c các ký t trong chu i thành ký t th ng.
Hàm VALUE
Chuy n đ i m t xâu ký t đ i di n cho s thành s .
Cú pháp
VALUE(text)
• Text là chu i ký t đ i di n cho s (n m trong d u nháy kép ho c là tham chi u).
L u ý
• Text là đnh d ng h ng s , ngày tháng, ho c th i gian b t k đ c Microsoft Excel công nh n. N u không ph i là các đnh d ng trên s tr v l i #VALUE!
Ví d : =VALUE(RIGHT(“HH108”,3)) s tr v s 3.
3.2.4. Nhóm hàm th ng kê Hàm COUNT Hàm COUNT
m s ô d li u ki u s trong vùng tham chi u.
Cú pháp
COUNT(value1,value2,...)
• Value1,value2,... có th có t 1 đ n 255 vùng giá tr mà b n mu n đ m s ô ch a d li u ki u s . Các đ i s này có th là các s , ngày tháng, đa ch ô, đa ch mi n. Ví d :
A B C D E F
B NG T NG K T I M CU I N M
STT H Tên Ngày sinh TB X p lo i
1 Nguy n V n Hùng 01/01/1990 6.7 2 Lê V n An 10/05/1991 5.6 3 Nguy n H u H ng 06/05/1990 4.5 4 Ph m Hùng H ng 02/07/1990 7.5 5 Hu nh Mai Ph ng 06/04/1991 8.0 6 Võ Thu H ng 03/08/1990 6.5 7 Tr n Ki u 08/12/1990 6.5 8 Võ Th Thu Loan 06/11/1991 6.2 9 V n Minh 12/12/1990 5.6
10 Phan Thanh Quang 11/12/1990 4.5
=COUNT(E3:E12) s tr v giá tr là 10.
Hàm COUNTIF
m s ô trong m t ph m vi đáp ng yêu c u nào đó.
Cú pháp
COUNTIF(range,criteria)
• Range là m t ho c nhi u ô đ đ m, bao g m các s , tên, m ng ho c tham chi u ch a các s . Chu i ký t và ký t tr ng b b qua.
• Criteria là các tiêu chu n đ Excel so sánh và đ m. Ví d : criteria có th bi u di n là 32, "32", ">32", "apples", ho c B4.
L u ý
• B n có th s d ng các ký t đ i di n, d u ?, d u * trong tiêu chu n criteria. Ví d 1: A B Data Data apples 32 oranges 54 peaches 75 apples 86
Công th c Mô t công th c
=COUNTIF(A2:A5,"apples") S ơ trong c t 2 có t apples có trong c t đ u tiên: 2 =COUNTIF(A2:A5,A4) A4 là peaches, hàm tr v 1
=COUNTIF(A2:A5,A3)+ COUNTIF(A2:A5,A2)
=COUNTIF(B2:B5,">=32") - COUNTIF(B2:B5,">85") Hàm tr v giá tr 3 Ví d 2: A B Data Data apples Yes oranges No peaches No apples YeS
Công th c Mô t công th c
=COUNTIF(A2:A7,"*es") S ơ có “es” cu i trong c t đ u tiên: 4 =COUNTIF(A2:A7,"?????es") S ô có “les” cu i và ph i có chính xác 7
ký t trong c t đ u tiên: 2
=COUNTIF(A2:A7,"*") S ơ có ch a chu i trong c t đ u tiên: 4 =COUNTIF(A2:A7,"<>"&"*") S ô không ch a ký t trong c t đ u tiên: 2
Hàm AVERAGE
Tr l i giá tr trung bình (trung bình tốn h c) c a các đ i s .
Cú pháp
AVERAGE(number1,number2,...)
• Các đ i s có th là các s ho c tên, m ng ho c tham chi u ch a s .
• Các giá tr logic và ch s b n gõ tr c ti p vào danh sách các đ i s đ c tính. • N u đ i s là m t m ng ho c tham chi u ch a ký t , giá tr logic ho c các ơ tr ng
thì chúng đ c b qua khi tính tốn.
Ví d : A Data 10 7 9 27 2
Công th c Mô t cơng th c
=AVERAGE(A2:A6) Tính giá tr trung bình c a các s trong c t A t dòng 2 đ n dòng 6: 11
=AVERAGE(A2:A6, 5) Tính giá tr trung bình c a các s trong c t A t dòng 2 đ n dòng 6 và 5: 10
Hàm MIN
Tr v giá tr nh nh t trong t p h p các giá tr .
Cú pháp MIN(number1,number2,...) • Number1,number2,... có th có t 1 đ n 255 s mà b n mu n tìm s nh nh t. Hàm RANK Tr v th h ng c a m t s trong m t dãy s . Cú pháp RANK(number,ref, order) • Number là s mà b n mu n tìm th h ng.
• Order là m t s xác đnh cách x p th h ng. N u order = 0, Excel x p th h ng s theo danh sách đ c s p x p gi m d n.
• N u order khác 0, Excel x p th h ng s theo danh sách t ng d n.
L u ý
• N u 2 s cùng th h ng (cùng giá tr ) thì v th ti p theo đ c b qua. Ví d : Có 2 giá tr có th h ng 3 thì s khơng có th h ng 4 mà ch có th h ng s 5. A Data 7 3.5 3.5 1 2
Công th c Mô t công th c
=RANK(A3,A2:A6,1) Th h ng c a 3.5 trong danh sách các s trên là 3
=RANK(A2,A2:A6,1) Th h ng c a 7 trong danh sách các s trên là 5 (khơng có th h ng 4 vì có 3 dịng cùng có giá tr là 3.5)
3.2.5. Nhóm hàm date & time Hàm DATE Hàm DATE
Tr v m t dãy s liên ti p bi u di n m t ngày. N u đnh d ng c a ô là General tr c khi b n s d ng hàm DATE thì k t qu s đ c đnh d ng là ki u ngày.
Cú pháp
DATE(year,month,day)
• Year đ i s này có th t 1 đ n 4 ký t . Excel biên d ch đ i s n m tùy thu c vào h th ng ngày tháng trên máy tính c a b n. M c đnh, Excel s d ng h th ng ngày tháng 1900.
o N u year n m trong kho ng (0,1899], Excel c ng thêm 1900 đ tính tốn. Ví d , DATE(108,1,2) s cho k t qu January 2, 2008 (1900+108).
o N u year n m trong kho ng [1900, 9999], thì s đó chính là n m.
o N u year < 0 ho c year>=10,000, Excel tr v l i #NUM!.
• Month là s nguyên bi u th tháng. N u month>12 thì hàm DATE t quy đ i 12 tháng = 1 n m và c ng vào year s n m t ng lên do s tháng. Ví d , DATE(2008,16,2) month là 16, thì hàm chuy n đ i 16 tháng = 1 n m + 4 tháng, v y year là 2009, month là 4.
T ng t nh v y, n u month<1 thì hàm s tr s n m và quy đ i tháng.Ví d , DATE(2008,-3,2) s tr v ngày 2 tháng 9 n m 2007.
• Day là s nguyên bi u th ngày. N u s ngày l n h n s ngày c a tháng thì hàm t
quy đ i và t ng s tháng (t ng t n m). Vì s ngày c a m i tháng khác nhau 28,29,30 ho c 31 tùy thu c vào tháng và n m, nên tùy theo chúng mà hàm hàm s quy đ i cho phù h p.
L u ý
• Excel l u tr ngày nh là m t dãy s tu n t b i v y nó có th s d ng đ tính tốn. M c đnh ngày 1/1/1900 là 1 và 1/1/2008 là 39448 b i vì nó là 39,448 ngày sau này 1/1/1900.
• xem k t qu hàm đnh d ng dãy s liên ti p, hãy vào Format - Cell. Ch n tab Number, ch n General trong m c Category.
• Thơng th ng đnh d ng ngày m c đnh theo ki u US “month /day / year”. Vi t Nam dùng đnh d ng khác “day / month / year”.
A B C
N m Tháng Ngày
2008 1 1
Hàm TIME
Tr v s th p phân th hi n đ y đ v th i gian. N u đnh d ng ô là General tr c khi nh p