V. Dự trữ vật tư
b. Nội dung chủ yếu của quản lý kho
*Tổ chức tốt việc tiếp nhận vật tư
Tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trỏch nhiệm giữa bộ phận mua sắm vận chuyển với bộ phận quản lý từ trong nội bộ
Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư, kịp thời phỏt hiện tỡnh trạng của vật tư hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trỏch nhiệm cú thể xảy ra
*Nhiệm vụ của tiếp nhận vật tư
-Tiếp nhận chớnh xỏc số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư theo đỳng quy địnhtrong hợp đồng
-Chuyển nhanh vật tư từ địa điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp trỏnh hư hao mất mỏt. Mặt khỏc cụng tỏc tiếp nhận cần quỏn triệt cỏc yờu cầu sau đõy:
+Mọi vật tư tiếp nhận đều phải cú giấy tờ hợp lệ
+Mọi vật tư tiếp nhận phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xỏc định chớnh xỏc số lượng, chất lượng, chủng loại. Phải cú biờn bản xỏc nận nếu cú thiếu thừa, hỏng hoặc sai quy cỏch.
+Khi tiếp nhận vật tư cần phải ghi sổ thực nhận, cựng với nhười giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thẻ kho. Sau đú chuyển cho bộ phận kế toỏn ký nhận vào sổ chứng từ.
Sắp xếp vật tư: tuỳ theo tỡnh hỡnh và đặc điểm của hệ thống kho, vật tư cần phõn loại, sắp xếp quy định phẩm chất vật tư hợp lý tạo điều kiện tốt cho
việc bảo vệ, tỡm kiếm, sử dụng hợp lý diện tớch kho đảm bảo an toàn lao động trong kho.
Bảo quản vật tư : Sau khi được sắp xếp hợp lý vật tư cần được bảo quản theo đỳng quy trỡnh, quy phạm ban hành. Xõy dựng và thực hiện nội quy, chế độ trỏch nhiệm và kiển tra trong bảo quản vật tư.
VII.Phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng và dự trữ vật tư ở doanh nghiệp
Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cỏc doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liờn tục phải thường xuyờn đảm bảo cho nú cỏc loại nguyờn vật liệu, năng lượng, đủ về số lượng, kịp về thời gian, đỳng về quy cỏch phẩm chất. Đõy là vấn đề sản xuất bắt buộc mà nếu thiếu thỡ khụng cú quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm. Thực hiện tốt cụng tỏc cung ứng và dự trữ vật tư là điều kiện tốt nõng cao chất lượng sản phẩm giảm giỏ thành tăng tớch luỹ, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.Phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng vật tư
Cung ứng vật tư là giai đoạn mở đầu của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nú cú nhiệm vụ chuẩn bị cỏc điều kiện cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cung ứng vật tư một cỏch hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đỳng phẩm chất và đỳng thời gian là một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch.
a.Phõn tớch cung ứng vật tư theo số lượng
Yờu cầu điều kiện cho việc cung ứng vật tư cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lượng: nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quỏ lớn, dư thừa sẽ gõy ứ đọng vốn ( nếu khụng phải là nguyờn liệu cú tớnh thời vụ) do đú sẽ dẫn đến sử dụng vốn kộm hiệu quả. Ngược lại, nếu cung cấp khụng đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tớnh liờn tục của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp khụng hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh là do
ĐHBK-HN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN Lí
36 Tỷ lệ phần %
hồn thành kế hoạch
cung ứng về khối l ợng = Số l ợng nguyên vật liệu loại i cần Số l ợng nguyên vật liệu loại i thực tế nhập trong kỳ
thiếu nguyờn vật liệu. Để phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng vật tư về mặt số lượng ta cần tớnh đến.
Để phõn tớch mức độ đảm bảo khối lượng nguyờn vật liệu cho sản xuất sản phẩm cần tớnh ra hệ số
Việc thu mua nguyờn vật liệu khụng hoàn thành kế hoạch cú thế là do: -Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đú, từ đú giảm số lượng nguyờn vật liệu cần cung ứng
-Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua, trờn cơ sở giảm hao phớ nguyờn vật liệu
-Khụng thực hiện kế hoạch thu mua, cú thể doanh nghiệp gặp khú khăn về tỡnh hỡnh tài chớnh, khú khăn về phương tiện vận tải hoặc doanh nghiệp dựng nguyờn vật liệu thay thế
b.Phõn tớch cung ứng nguyờn vật liệu theo chủng loại
Một trong những nguyờn tắc của việc phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng nguyờn vật liệu là phải phõn tớch cho từng loại nguyờn vật liệu chủ yếu và cần phõn biệt vật liệu cú thể thay thế được và vật liệu khụng thể thay thế được.
Vật liệu cú thể thay thế được là loại vật liệu cú giỏ trị sử dụng tương đương, khi sử dụng khụng làm thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm, khi phõn tớch loại vật liệu này ngoài cỏc chỉ tiờu về mặt chất lượng, số lượng cần chỳ ý đến chỉ tiờu chi phớ giỏ cả vật liệu thay thế.
Hệ số đảm nhiệm nguyên vật liệu cho sản xuất
=
L ợng nguyên vật liệu cân dùng trong kỳ L ợng nguyên vật liệu nhập trong kỳ + L ợng nguyên vật liệu dự trữ dầu kỳ
Vật liệu khụng thể thay thế là loại vật liệu mà trong thực tế khụng cú vật liệu khỏc thay thế sẽ làm mất tớnh năng, tỏc dụng của sản phẩm.
c.Phõn tớch cung ứng vật tư về đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại vật liệu khỏc nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khỏc, cỏc vật liệu này khụng thể thay thế bằng loại vật liệu khỏc được. Chớnh vỡ vậy, việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tớnh chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đưộchàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiờu đặt ra.
Hệ số sử dụng đồng bộ là % hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch sản xuất cao nhất của doanh nghiệp trong kỳ tới. Để sản xuất một sản phẩm thỡ cần nhiều loại vật liệu khỏc nhau, do đú số nguyờn vật liệu sử dụng được sẽ phụ thuộc vào nhúm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ thấp nhất.
d.Phõn tớch cung ứng vật tư về chất lượng.
Trong quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyờn vật liệu đảm bảo đầy đủ tiờu chuẩn về chất lượng là một yờu cầu cần thiết. Bởi vậy nguyờn vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đú, khi nhập nguyờn vật liệu cần phải đối chiếu với cỏc tiờu chuẩn quy định, đối chiếu với cỏc hợp đồng đó ký kết để đỏnh giỏ nguyờn vật liệu, cú thể dựng chỉ tiờu, chỉ số chất lượng hay hệ số loại
Chỉ số chất lượng nguyờn vật liệu ( Icl)là tỷ số giữa giỏ bỏn bỡnh quõn của nguyờn vật liệu thực tế với giỏ bỏn bỡnh quõn cung ứng theo kế hoạch.
Trong đú:
Mik, Mil : khối lượng nguyờn vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch và thực tế( tớnh theo đơn vị hiện vật)
Icl = ∑Mil ∑Mik * Sik ∑Mik ∑Mik * Sik :
Sik : Đơn giỏ nguyờn vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch.
Icl : Càng lớn hơn 1 càng chứng tỏ nguyờn vật liệu nhập kho càng cao. Hệ số loại là tỷ lệ số giữa tổng giỏ trị nguyờn vật liệu theo cấp bậc chất lượng và tổng giỏ trị nguyờn vật liệu cung ứng theo giỏ loại cấp bậc chất lượng cao nhất.
e.Phõn tớch kịp thời của việc cung ứng vật tư.
Cung ứng nguyờn vật liệu kịp thời là cung ứng đỳng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thụng thường, thời gian cung ứng nguyờn vật liệu xuất phỏt từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu cần cung cấp trong kỳ.
Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại nguyờn vật liệu cần thiết một cỏch kịp thời trong một thời gian dài( thỏng, quý, năm). Nếu khối lượng cung ứng vật tư trong một kỳ kinh doanh được đảm bảo nhưng cung ứng khụng kịp sẽ dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngừng trệ vỡ đội cung ứng vật tư. Do đú khi phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng vật tư khụng phải chỉ thụng qua cỏc chỉ tiờu về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư mà phải xem xột đến tớnh kịp thời khi cung ứng
g.Phõn tớch tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyờn vật liệu.
Một trong những yờu cầu của việc cung ứng nguyờn vật liệu là đảm bảo đều đặn đỳng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phõn tớch tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyờn vật liệu, cú thể tớnh ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc vẽ đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyờn vật liệu.
Khi tớnh hệ số đều đặn cần phải tuõn theo nguyờn tắc là khụng lấy số vượt kế hoạch cung ứng của kỳ này bự cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳ kia. Hệ số đều đặn cung ứng vật tư cao nhất là 1.
Ngoài ra, việc phõn tớch cỏc chỉ tiờu trờn cũn cú thể phõn tớch tỡnh hỡnh tổ chức cung cấp nguyờn vật liệu cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thụng qua cỏc chỉ tiờu như: hệ số lỗi hẹn tớnh theo ngày, hoặc hệ số sai chỗ tớnh theo chi phớ vận chuyển tăng thờm… Tất cả những thụng tin trờn nhằm giỳp cỏc nhà quản lý doanh nghiệp điều chỉnh lại việc cung ứng nguyờn vật liệu được tốt hơn.
2.Phõn tớch tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu.
Nguyờn vật liệu dự trữ bao gồm tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ, nhiờn liệu, động lực, cụng cụ lao động nhỏ hiện cú ở doanh nghiệp đang chờ để đưa vào tiờu dựng cho sản xuất sản phẩm. Dự trữ nhằm đảm bảo cho sự liờn tục của quỏ trỡnh tỏi sản xuất ở doanh nghiệp.
Lượng vật tư dự trữ cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khỏc nhau. Cỏc yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến lượng vật tư dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp là:
-Lượng vật tư tiờu dựng bỡnh quõn trong một ngày đờm. số lượng này phụ thuộc vào quy mụ sản xuất, mức độ chuyờn mụn hoỏ của doanh nghiệp, mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
-Tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp -Trọng tải và tốc độ của phương tiện vận tải -Tớnh chất thời vụ sản xuất của doanh nghiệp -Thuộc tớnh tự nhiờn của cỏc loại vật tư.
Khi phõn tớch tỡnh hỡnh dự trữ vật tư, cần phõn biệt rừ cỏc loại dự trữ. Mỗi loại dự trữ cú một nội dung và ý nghĩa kinh tế khỏc nhau. Do đú yờu cầu phõn tớch cũng khỏc nhau. Thụng thường cú 3 loại dự trữ sau:
*Dự trữ thường xuyờn : Dựng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liờn tục giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau
Dtx = Mbqn * Ncc Trong đú:
Dtx: Nhu cầu dự trữ thường xuyờn tuyệt đối
Mbqn: Mức tiờu dựng bỡnh quõn trong một ngày đờm Ncc: Số ngày cỏch nhau giữa 2 lần cung cấp liền nhau. *Dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong cỏc trường hợp sau:
-Mức tiờu dựng vật tư bỡnh quõn trong một ngày đờm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này thường xẩy ra khi cú sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều sõu hoặc kế hoạch sản xuất thay đổi nhưng mức tiờu hao nguyờn vật liệu tăng lờn.
-Lượng vật tư giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ớt hơn so với kế hoạch( trong khi mức tiờu dựng và lượng vật tư cung ứng vẫn như cũ)
-Chu kỳ cung ứng giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn so với kế hoạch
Dbh = Mbqn * Nbh Trong đú:
Dbh: Nhu cầu dự trữ bảo hiểm
Mbqn: Mức tiờu dựng bỡnh quõn trong một ngày đờm Nbh : Số ngày dự trữ bảo hiểm
Trờn thực tế, sự hỡnh thành dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyờn nhõn cung ứng vật tư khụng ổn định. Chớnh vỡ vậy cỏc doanh nghiệp phải tổ chức khõu cung ứng vật tư để đảm bảo ổn định đến mức tối đa, gúp phần vào nõng cao hiệu quả sử dụng lưu động.
Lượng vật tư dự trữ được tớnh theo 3 chỉ tiờu;
-Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng cỏc đơn vị hiện vật như : tấn, tạ kg, m, m2… Dự trữ này rất cần thiết, giỳp cho doanh nghiệp tổ chức, xõy dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng.
-Dự trữ tương đối : Được tớnh bằng số ngày dự trữ. Dự trữ này giỳp cho doanh nghiệp thấy được số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất kinh
doanh tiến hành được liờn tục trong bao nhiờu ngày. Dự trữ tương đối và dự trữ tuyệt đối cú quan hệ mật thiết với nhau, thụng qua mức tiờu dựng vật tư bỡnh quõn trong một ngày đờm.
-Dự trữ biểu hiện bằng tiền: Là khối lượng vật tư biểu hiện bằng giỏ trị, bằng tớch số giữa hai đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối và đơn giỏ mua cỏc loại vật tư. Chỉ tiờu dự trữ này rất cần thiết cho việc xỏc định nhu cầu về vốn lưu động và tỡnh hỡnh cung ứng vật tư.
Phương phỏp phõn tớch: So sỏnh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. thụng thường mỗi loại vật tư đều cú định mức dự trữ tối đa và tối thiểu. Nếu dự trữ nằm ở giữa định mức trờn là tốt. Cao quỏ hoặc thấp quỏ đều khụng tốt. Nếu dự trữ quỏ cao sẽ gõy ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt khoảng thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy cần phải cú biện phỏp giảm mức dự trữ tới mức dự trữ cần thiết. Nhưng nếu dự trữ quỏ thấp thỡ sẽ khụng đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được liờn tục.
Do đú mục tiờu của dự trữ vật tư phải luụn kịp thời hài hoà vừa đảm bảo sản xuất kinh doanh được thường xuyờn đều đặn, vừa phải sử dụng tiết kiệm vốn.
VIII.Phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng vật tư ở doanh nghiệp.
Sử dụng tiết kiệm nguyờn vật liệu là một trong những mục tiờu cơ bản để giảm chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phõn tớch tỡnh hỡnh nguyờn vật liệu vào sản xuất sản phẩm phải được tiến hành thường xuyờnđịnh kỳ trờn cỏc mặt: Khối lượng nguyờn vật liệu dựng vào sản xuất kinh doanh, mức tiờu hao nguyờn vật liệu để sản xuất ra đơn vị sản phẩm.
1.Phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu vào sản xuất sản phẩm.
Để phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu cần xỏc định chỉ tiờu nguyờn vật liệu cần dựng cho sản xuất.
Lượng nguyờn vật liệu cũn lại chưa dựng đến, cuối kỳ kiểm kờ thường cú sự chờnh lệch khụng đỏng kể hoặc nếu bằng 0 thỡ.
Nhu cầu về số lượng nguyờn vật liệu i sử dụng trong kỳ(Mi) được tớnh theo cụng thức:
Mi = q*mi Trong đú
q:là số lượng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất
mi: định mức tiờu hao nguyờn vật liệu i cho 1 sản phẩm
Để phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu vào sản xuất sản phẩm, cần phải xỏc định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tương đối sau:
Mức biến động tuyệt đối: là lấy khối lượng nguyờn vật liệu tiờu ding thực tế(M1) so với số lượng nguyờn vật liệu tiờu hao theo kế hoạch(Mk) theo cụng thức: L ợng nguyên vật liệu dùng sản xuất sản phẩm = L ợng nguyên vật liệu còn lại hoặc ch a dùng đến - L ợng nguyên vật
liệu xuất cho sản xuất sản phẩm
L ợng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm
L ợng nguyên vật liệu xuất cho sản xuất sản phẩm = M1 100 Mk * - Số t ơng đối :
Số tuyệt đối : ∆M =M1 +Mk
Kết quả tớnh toỏn cho thấy, khối lượng nguyờn vật liệu tiờu dựng thực tế cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm. Việc tổ chức cung cấp nguyờn vật liệu tốt hay xấu.
Mức biến động tương đối:
Số tuyệt đối: ∆M =M1 - Mk * Q1/Qk