V. Dự trữ vật tư
m k:Mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩ kỳ kế hoạch
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày……… Thỏng……. Năm…….. Số:
TK Nợ: TK Cú:
Người giao: Đơn vị:
Theo hoỏ đơn Mó số thuế
Nhập vào kho Ghi chỳ ST
T
Tờn hàng và quy cỏch phẩm chất ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1
2 3
Thuế: Tiền thuế:
Tổng giỏ trị thanh toỏn:
Người viết phiếu Người nhập Kế toỏn Thủ kho Phũng
KHVT
Tồn bộ số vật tư sau khi đó thu mua về đến cụng ty đỳng tiờu chuẩn về số lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phũng KHVT của cụng ty làm thủ tục nhập kho theo đỳng chứng từ phỏp lý của nhà nước quy định.
2.Phõn tớch tỡnh hỡnh cung ứng vật tư a.Cung ứng theo số lượng
Để hoạt động sản xuất kinh doanh được duy trỡ và liờn tục thỡ số lượng cung ứng phải đầy đủ. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quỏ lớn, dư thừa sẽ gõy ra ứ đọng vốn( nếu khụng phải là loại nguyờn vật liệu cú tớnh thời vụ) và do đú sẽ dẫn đến việc sử dụng vốn kộm hiệu quả. Ngược lại nếu cung cấp khụng đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tớnh liờn tục của quỏ trỡnh sản xuất,
dẫn đến khụng hoàn thành kế hoạch sản xuất và kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất
Bảng 2: Tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch mua vật tư năm 2001
ST T
Tờn nguyờn liệu quy cỏch Đvt Kế hoạch Thực hiện Chờnh lệch 1 CSTN loại 1 kg 2496725,71 2843674,71 346949 2 CSTN loại 2 kg 3929509,22 4093107,22 1163598 3 CSTN loại 3 kg 533526,93 -533526,93 4 Cao su SBR 1712 kg 684068,77 686729,65 2660,88 5 Cao su SBR 01 kg 251543,40 281453,40 29910 6 Cao su SBR 1502 kg 10777,42 -10777,42
7 Cao su tỏi sinh kg 2830,40 2830,46 0
Tổng cao su cỏc loại kg 7908891,85 7907795,37 -1096,49 Phần lớn nguyờn liệu đưa vào sản xuất phải mua ngoài, thụng thường lượng nguyờn liệu mua về khụng ổn định. Nguyờn nhõn là do nguồn nguyờn liệu mua vào khụng ổn định nờn đó giảm số lượng thu mua.
Do vậy ớt nhiều cũng làm ảnh hưởng đến việc sản xuất sản phẩm vỡ thiếu nguyờn vật liệu nờn cụng ty cho cụng nhõn nghỉ thờm ngày thứ 7, như vậy khụng phỏt huy được hết cụng suất mỏy múc thiết bị.
b.Cung ứng theo chất lượng.
Để sản xuất ra cỏc loại sản phẩm săm, lốp xe đạp, xe mỏy, ụ tụ thỡ cụng ty cần cú nguyờn vật liệu sơ chế là cỏc loại cao su sống. Cụng ty Cao Su Sao Vàng luụn coi chất lượng là chỉ tiờu hàng đầu. Bởi vậy, nguyờn vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, năng suất lao động và ảnh hưởng đến giỏ thành sản phẩm. Nguồn nguyờn liệu khụng những tốt về chất lượng mà cũn cú thể cung cấp với số lượng lớn. Ngoài ra ở Cụng ty Cao Su Sao Vàng nguyờn vật liệu chớnh chiếm tỷ trọng lớn trong quỏ trỡnh sản xuất tạo ra sản phẩm.
Vật liệu phụ khụng trực tiếp tham gia cấu thành nờn thực thể sản phẩm nhưng nú đúng gúp làm tăng thờm giỏ trị và chất lượng cho nguyờn liệu chớnh và sản phẩm. Chớnh vỡ vậy nguồn cung ứng cỏc loại vật liệu phụ cho doanh nghiệp đều là những bạn hàng lõu năm cú uy tớn trờn thị trường, luụn cung cấp cho cụng ty những vật liệu tốt nhất và đảm bảo chất lượng, mẫu mó, bao bỡ, nhón mỏc khụng ngưng đổi mới về mầu sắc và chất lượng phự hợp với người tiờu ding
c.Cung ứng theo chủng loại
Hiện tại ở Cụng ty Cao Su Sao Vàng, chủng loại vật tư là rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại như: Cỏc loại nguyờn liệu cao su (SBR, thiờn nhiờn, tỏi sinh) cỏc loại bao bỡ nhón mỏc của từng mặt hàng sản xuất và cỏc loại vật liệu khỏc phục vụ cho cụng tỏc bảo quản, đúng gúi
Trong số đú, cũng cú loại cú thể thay thế được và loại khụng thể thay thế được. Loại vật liệu cú thể thay thế được là cỏc loại vật liệu phụ như: bao bỡ, nhón mỏc sản phẩm và cỏc loại vật liệu phục vụ cho cụng tỏc đúng gúi, bao quản và cỏc loại nhiờn liệu. Hiện tại,cỏc chất liệu được doanh nghiệp sử dụng làm bao đúng gúi sản phẩm rất thuận lợi cho việc bảo quản cỏc loại cao su.Với số lượng đảm bảo đủ cung cấp cho hoạt động sản xuất khi cần đến. Tuy nhiờn về bề mặt bao bỡ, nhón mỏc cũn chưa làm nổi bật nờn chất lượng của từng loại sản phẩm từ đú dẫn đến chưa thu hỳt được sự chu ý của người tiờu dựng, do đú cần phải thay đổi lại để bỏn được hàng thu doanh số cao hơn.
Về nhiờn liệu, những năm gần đõy do cú nhiều cõy xăng, dầu gần cụng ty nờn rất thuận lợi cho cụng tỏc cung cấp nhiờn liệu nờn cụng ty khụng cần lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nhiờn liệu mà khi nào cần cung cấp với số lượng bao nhiờu thỡ cụng ty tiến hành mua theo số lượng ấy, cung ứng cuối thỏng phũng kế toỏn tập hoỏ tổng kết lại cỏc hoỏ đơn và thanh toỏn số nhiờn liệu đó sử dụng trong thỏng.
Vật liệu khụng thể thay thế được là cỏc loại nguyờn liệu cao su và chất phũng lóo. Bởi vỡ, cao su trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất tạo nờn thực thể chớnh của sản phẩm.Do đú, khụng thể thay thế bằng bất cứ nguyờn liệu nào khỏc, cú chăng chỉ cú thể thay đổi nguồn cung cấp nguyờn liệu.Cỏc nguồn cung ứng hiện tại là cỏc nguồn nguyờn liệu tốt nhất, cú uy tớn trờn thị trường cả về số lượng, chất lượng và giỏ cả. cỏc cất phu gia như; chất phũng lóo D, CZ, chất xỳc tiến M, axit Stearic đều được nhập từ nước ngoài. Để đảm bảo chất lượng cho nguyờn liệu chớnh và cỏc chất phụ gia, doanh nghiệp tiến hành nhập cỏc loại vật liệu này.
Bảng 3:Tỡnh hỡnh thực hiện cung ứng vật tư chủ yếu năm 2001
Stt Tờn vật liệu Đvt Số lượng cần cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 Cao su tờ loại 1 kg 785344 942254 785344 2 Cao su cốm loại 1 kg 601533 746743 601533 3 Cao su cốm loại 2 kg 440430 340400 340400 4 Cao su cốm loại 3 kg 378521 278115 278115 5 Cao su cốm loại 4 kg 278115 278115 278115 ∑ 2483943 2585627 2283507
Theo số liệu trong bảng ta thấy tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư chỉ đạt
Nguyờn nhõn chủ yếu để cụng ty khụng hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư về chủng loại, trong đú do khụng hoàn thành kế hoạch cao su tờ loại 1 và cốm loại 2.
100% = 91,94% x
2483943 2283507
-Trong năm 2001 do biến động ở thị trường, thay đổi nờn nhu cầu tiờu thụ lốp xe đạp giảm nờn cụng ty đó tiến hành giảm số lượng sản xuất thực tế.
-Do thời tiết thất thường, thay đổi khụng ngừng cú mưa nhiều gõy nờn vận chuyển khú khăn nguyờn liệu làm tăng chi phớ vận chuyển và chi phớ bảo quản.
d.Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ.
Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khỏc nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khỏc, cỏc vật liệu này khụng thể thay thế bằng cỏc vật liệu khỏc được. Chớnh vỡ vậy, việc cung ứng nguyờn vật liệu phải đảm bảo tớnh chất đồng bộ tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành kế hoạch là rất cần thiết và cũng rất khú khăn với cụng ty vỡ.
-Nguyờn liệu chớnh hầu hết phải nhập từ nước ngoài -Lượng nguyờn vật liệu cần cung ứng hàng năm lớn
-Do nguyờn liệu phải mua ngoài nờn cần phải cú thời gian thu gom và chuẩn bị
-Cụng suất mỏy múc cũn hạn chế
Mặc dự khú khăn cú nhiều nhưng cụng ty cố gắngđể cú thể mua được đầy đủ số lượng nguyờn vật liệu cho sản xuất và dự trữ khụng để sản xuất giỏn đoạn.
e.Tớnh chất kịp thời của việc cung ứng nguyờn vật liệu.
Xuất phỏt từ kế hoạch sản xuất năm 2001, tỡnh hỡnh dự trữ cung cấp trong kỳ, doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua cỏc loại nguyờn vật liệu cần dựng một cỏch kịp thời đỳng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyờn vật liệu cho sản xuất, khụng để quỏ trỡnh sản xuất bị giỏn đoạn. Bằng phương phỏp kiểm kờ thường xuyờn, hàng thỏng thủ kho kiểm kờ nguyờn vật liệu rồi đem đối chiếu với sổ sỏch kế toỏn để xỏc minh chớnh xỏc số lượng nguyờn vật liệu tồn kho và sổ kế toỏn để từ đú lập kế hoạch mua nguyờn vật liệu. Trong
năm 2001 doanh nghiệp khụng ngừng sản xuất ngày nào do thiếu nguyờn vật liệu.
h.Tiến độ cung ứng.
Sau khi kế hoạch thu mua nguyờn vật liệu được ban giỏm đốc ký duyệt phũng KHVT tiến hành lập kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư, kế hoạch tiến độ cung ứng vật tư được lập dựa vào số chủng loại vật tư cần cung ứng, số lượng vật tư cần cung ứng, mức tiờu ding bỡnh quõn ngày.
Thực tế ở doanh nghiệp trong một ngày cú thể mua trựng nhiều loại vật tư khỏc nhau nhưng chỉ số lượng của nguyờn liệu cao su là lớn, cũn cỏc loại vật liệu khỏc thỡ cú số lượng cung ứng nhỏ nờn giảm được sự căng thẳng về thời gian và phương tiện vận tải.
Qua phõn tớch quỏ trỡnh cung ứng vật tư năm 2001 của Cụng ty Cao Su Sao Vàng ta thấy: cụng tỏc quản lý cung ứng nguyờn vật liệu là cụng việc hết sức phức tạp và đũi hỏi người quản lý phải cú trỡnh độ và kinh nghiệm thực tế trong nghề. Việc cung ứng nguyờn vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đỳng chủng loại và kịp thời thỡ mới là động lực để thỳc đẩy sản xuất phỏt triển và nõng cao chất lượng sản phẩm đem lại cho cụng ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt đảm bảo chọ sự tồn tại lõu dài của doanh nghiệp trong tương lai.
II.Thực trạng tỡnh hỡnh dự trữ vật tư.
Để nhằm đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được liờn tục, đạt hiệu quả kinh tế cao đũi hỏi cụng tỏc quản lý dự trữ phải hợp lý. Để dự trữ được hợp lý thỡ người quản lý phải hiểu được đặc điểm và tớnh chất của loại vật liệu mỡnh quản lý, từ đú cú phương phỏp bảo quản và số lượng hợp lý.
Nguyờn liệu để sản xuất ra cỏc sản phẩm lốp xe đạp, săm xe đạp, xe mỏy, ụ tụ chủ yếu là cao su sống đó qua sơ chế, cao su cú đặc điểm là rất nhậy cảm với thời tiết núng nờn việc dự trữ nguyờn vật liệu cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh là cụng việc hết sức phức tạp và khú khăn.
Tất cả cỏc hoạt động nhập, xuất và sử dụng nguyờn liệu được theo dừi qua cỏc sổ sỏch, theo dừi định kỳ( trong thỏng) và cuối năm kế toỏn tiến hành tổng hợp lại phản ỏnh lờn bỏo cỏo xuất- nhập- tồn.
Bảng 4: Bỏo cỏo xuất – nhập – tồn kho cuối năm 2001
Stt Tờn vật tư hàng hoỏ Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cao su SBR 1712 kg 5230 637630 642860 2 Cao su BR 9000 kg 148303 148303 3 Cao su SBR 1502 kg 1575 5705 7280 4 Cao su Baypren 210 kg 115 65 180 5 Cao su bu na RPT 4969 kg 1595 190 1404 6 Cao su CHLROBUTYL 1240 kg 1021 1021 7 Cao su BR- 01 kg 33600 33600 8 Cao su EP 57C(EP57F) kg 260 260 9 Cao su RU 300 kg 200 200 200 10 Cao su RU 302 kg 200 200 200 ∑ kg 6920 828579 833694 1804 11 Cao su tờ loại 1 kg 942254 942254 12 Cao su cốm loại 1 kg 3935 746743 722713 27966 ∑ kg 3935 1688928 1664967 27966 13 Cao su cốm loại 2 kg 20000 340400 330400 30000 ∑ kg 20000 3993351 330400 30000 14 Cao su cốm loại 3 kg 150353 278115 4129204 14500 ∑ kg 150353 278115 4129204 14500
Qua bỏo cỏo xuất- nhập- tồn vật tư năm 2001 của Cụng ty Cao Su Sao Vàng ta they số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ là lớn hơn cả về số lượng lẫn chất lượng và giỏ trị. Điều này chứng tỏ việc xỏc định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp cần cung ứng để sản xuất là chưa chớnh xỏc.
Số tồn kho đầu kỳ lớn hơn số tồn kho cuối năm là do lượng sản phẩm thực tế giảm so với kế hoạch nờn lượng xuất kho giảm, dẫn đến tồn kho cuối kỳ nhỏ hơn so với đầu năm. Ngoài ra do việc vận chuyển nguyờn liệu từ thị trường cung ứng nguyờn vật liệu về cỏc xớ nghiệp của doanh nghiệp. Phương tiện vận tải thường là những xe cú khối lượng lớn nờn rất cần dự trữ nguyờn vật liệu để đảm bảo cho sản xuất liờn tục vừa tiết kiệm được chi phớ vận chuyển.
Do cao su là nguyờn liệu chớnh dựng để sản xuất nờn việc dự trữ thường xuyờn và bảo quản là thớch hợp giỳp cho cụng ty cú được nguyờn liệu để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được tiến hành liờn tục đặc biệt với thời gian kho được phõn loại, thời gian dự trữ ngắn nờn chất lượng vật tư dự trữ được đảm bảo.
Bảng 5: Tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu cuối năm 2001
Tờn nguyờn liệu
Số dự trữ theo kế hoạch
Số dự trữ thực tế Chờnh lệch
Số lượng (kg) Ngày Số lượng (kg) Ngày Số lượng (kg) Ngày
CSTN loại 1 127532,5 90 124113,4 82 -3419,1 -8 CSTN loại 2 127532,5 90 124113,4 82 -3419,1 -8 CSTN loại 3 20394,6 90 19394 85 -1000,6 -5 Cao su SBR 1712 542394 90 442394 84 -100000 -6 Cao su SBR 01 321213 90 219203 83 -102010 -7 ∑ 1139066,6 929217,8 -209848,8
Qua số liệu về tỡnh hỡnh dự trữ của năm 2001 của cụng ty ta they so với kế hoạch dự trữ thực tế cụng ty đó giảm được( 209848,8 kg) hàng tồn kho giảm khả năng ứ đọng vốn, giảm số ngày dự trữ. Nhưng do mức dự trữ giảm nờn khả năng khụng đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được liờn tụa tăng. Do đú cụng ty cần phải cú biện phỏp để điều chỉnh mức dự trữ nguyờn vật liệu cho phự hợp với kế hoạch sản xuất để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyờn đều đặn, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn.
Với cỏc chất phụ gia như chất phũng lóo, chất xỳc tiến, cụng ty tiến hành dự trữ nhằm phũng trừ những lỳc thiếu. Ngoài ra doanh nghiệp cũn dự trữ với nhiều loại vật tư khỏc như nhón mỏc, bao bỡ đúng gúi, nhiờn liệu, phụ tựng thay thế nhưng với số lượng khụng đỏng kể. Mỗi loại sản phẩm cú một nhu cầu khỏc nhau nờn mức dự trữ cũng khỏc nhau.
III.Phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng vật tư ở cụng ty.
tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu được diễn ra thường xuyờn và định kỳ hàng thỏng về số lượng nguyờn vật liệu và điều chỉnh lại mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm.
1.Phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng khối lượng nguyờn vật liệu vào sản xuất sản phẩm.
Toàn bộ số vật tư của doanh nghiệp mua về đều được làm thủ tục nhập kho và xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng thỏngcỏc doanh nghiệp sản xuất cú cỏc yờu cầu về vật liệu chớnh, vật liệu phụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất phũng kế hoạch vật tư giao cho từng xớ nghiệp sản xuất, cỏc phõn xưởng sản xuất sẽ được giao cỏc loại nguyờn vật liệu cần thiết cho sản xuất khi cú yờu cầu về số lượng nguyờn vật liệu, quy cỏch phẩm chất nguyờn vật liệu. Để thực hiện cụng việc này cụng ty đó sử dụng phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Phiếu xuất kho vật tư và phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức do phũng kế hoạch vật tư, phũng kỹ thuật và người phụ trỏch phũng cung tiờu viết phiếu và căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu lĩnh vật tư thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ xuất
PHIẾU XUẤT KHO MO28Ngày thỏng năm Số: