6. Kết cấu của luận văn:
1.5. Khái qt chu trình mua hàng – thanh tốn
1.5.4 Hệthống chứng từ và báo cáo kế toán trong chu trình mua hàng thanh tốn
tốn
Trong chu trình mua hàng – thanh tốn, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
- Giấy đề nghị mua hàng: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá, dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế,
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát).
- Hoá đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao.
1.5.4.2 Báo cáo trong chu trình mua hàng – thanh tốn
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày hố đơn và các khoản tiền của hố đơn đó.
- Sổ hạch tốn chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải trả bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp định kì (thường là hàng tháng) chỉ ra các hố đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương 1 của luận văn đã hệ thống những nội dung cơ bản về hệ thống KSNB theo báo cáo COSO, các bộ phận hợp thành cũng như các mục tiêu mà hệ thống KSNB muốn đạt được. Đồng thời khái quát sự hình thành và phát triển của hệ thống báo cáo COSO qua các giai đoạn.
Bên cạnh đó, chương 1 của luận văn cũng đã trình bày sự cần thiết của HTKSNB trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra, cũng như những lợi ích mà HTKSNB có thể đem đến cho đơn vị.
Ngồi ra, chương 1 cũng đã khái quát được những nét sơ bộ về chu trình mua hàng – thanh toán như: các chức năng, những chứng từ và báo cáo sử dụng trong chu trình để thực hiện việc KSNB sẽ làm nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng ở Chương 2.
MUA HÀNG - THANH TỐN TẠI VIỄN THƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH