6. Kết cấu của luận văn:
3.2. Giải pháp hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng thanh toán
3.2.5. Hoạt động kiểm soát
Dựa trên cơ sở phân tích các rủi ro có thể xảy ra, đơn vị cần bổ sung các thủ tục
của rủi ro Cao
Trung bình
Thấp
Thấp Trung bình Cao Khả năng xảy ra rủi ro Chấp nhận Chấp nhận Chấp nhận Chấp nhận Chấp nhận Chia sẻ/Giảm bớt Chia sẻ/Giảm bớt Chia sẻ/Giảm bớt Né tránh
dựa trên cơ sở là các giấy đề nghị cấp hàng hóa do các Phịng bán hàng gửi đến tương tự như phương thức mua hàng ngoài khối HTPT. Đặc biệt, đối với thẻ cào Vinaphone, nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục theo các chính sách khuyến mại của VNP, thì giải pháp này giúp đảm bảo rằng hàng hóa được mua đúng lúc và phù hợp với yêu cầu thị trường. Đơn vị sẽ tránh được rủi ro hàng hóa vừa thừa lại vừa thiếu, do mua quá nhiều hàng hóa có mức tiêu thụ thấp nhưng lại mua q ít hàng hóa có mức tiêu thụ cao.
- Thứ hai, chuyển đơn đặt hàng đã duyệt đến thủ kho làm cơ sở nhập kho. Trước hết, đơn đặt hàng đã được lãnh đạo phê duyệt phải được chuyển đến thủ kho. Đây là căn cứ để thủ kho xác nhận việc đơn vị đã đặt mua hàng của nhà cung cấp trước khi nhận hàng. Thủ tục này giúp hạn chế các sai sót trong q trình nhận hàng như: nhận hàng khi đơn vị chưa đặt hàng, nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng theo đơn đặt hàng.
- Thứ ba, thủ kho thực hiện lưu trữ hàng hoá theo từng thời hạn bảo hành, hạn sử dụng. Những hàng hố có thời hạn bảo hành, hạn sử dụng gần nhất sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Điều này giúp đơn vị giảm rủi ro do hàng tồn kho hết hạn sử dụng, hư hỏng, phải trích lập dự phịng làm gia tăng chi phí. Đối với các hàng hoá đã hết hạn bảo hành, tuy vẫn còn sử dụng được, nhưng việc tiếp tục bán những hàng hố này cho khách hàng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của đơn vị.
- Thứ tư, cần có quy định về thời gian chuyển chứng từ nhập kho từ thủ kho về kế toán, việc này cần được thực hiện ngay khi thủ kho đã kiểm đếm và nhập hàng vào kho, đặc biệt là đối với trường hợp nhập kho vào những ngày cuối tháng, quý hoặc cuối năm tài chính. Việc ghi nhận chậm trễ làm hàng hóa tồn kho và cơng nợ với nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính, kế tốn của đơn vị . Hơn nữa, quy định này có thể giúp đơn vị đối phó với rủi ro hàng trong kho cịn nhưng lại thông báo hết cho các ĐVTT, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của đơn vị do việc ghi nhận hàng tồn kho không kịp thời.
- Thứ năm, thủ tục đối chiếu công nợ với nhà cung cấp cần được thực hiện thường xuyên, giúp phát hiện những gian lận và sai sót nếu có. Đối với nhà cung cấp phát sinh cơng nợ lớn và thường xuyên , đơn vị nên thực hiện đối chiếu hàng tháng.
chiếu và xác nhận công nợ sẽ được thực hiện bởi Kế tốn để có những điều chỉnh kịp thời.
- Thứ sáu, lập báo cáo nhập hàng để theo dõi đơn đặt hàng chưa thực hiện nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn. Việc lập báo cáo nhập hàng nên giao cho thủ kho thực hiện. Báo cáo được chuyển đến Phòng KHKD để theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn cam kết. Ngồi ra, qua báo cáo này Phịng KHKD tiến hành đánh giá lại uy tín của nhà cung cấp trong danh sách và cập nhật lại danh sách, có thể thay thế những nhà cung cấp không đảm bảo yêu cầu bằng nhà cung cấp mới.
Vẫn cịn tình trạng sử dụng chung quyền truy cập. Cụ thể là nhân viên kế toán tự ý cung cấp quyền truy cập cho người thay thế khi nghỉ phép, hoặc đi công tác mà không mở quyền truy cập cho nhân viên thay thế. Đơn vị cần thực hiện nghiêm túc chính sách bảo mật thơng tin, đưa ra quy định xử lý cụ thể khi phát hiện những nhân viên sử dụng quyền truy cập của người khác hoặc cho mượn quyền truy cập, hoặc cố gắng truy cập vào những chương trình khơng được phân quyền. Định kỳ hàng tháng, tất cả các chương trình đều phải yêu cầu người sử dụng thay đổi mật khẩu truy cập. Đồng bộ hóa tất cả các chương trình, đảm bảo khi thực hiện khóa kỳ kế tốn thì tất cả các chương trình đều được khóa lại.
Quy định khi điều chỉnh trên phần mềm: Khi có sai sót trên hệ thống cần phải chỉnh sửa thì tuyệt đối khơng được phép chỉnh sửa trực tiếp trên nghiệp vụ đã nhập mà phải lập bút toán điều chỉnh để ghi lại dấu vết chỉnh sửa dữ liệu, và phải thơng qua người có thẩm quyền.
Ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bị tại từng đơnvị, cũng như trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát. Sắp xếp lại kho bãi, trang bị camera theo dõi nhằm tạo điều kiện cho thủ kho bảo quản các chủng loại vật tư đa dạng với khối lượng lớn. Định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu trên sổ sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được giải trình và xử lý thỏa đáng.
3.2.6. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt cho đơn vị. Chính vì vậy việc xây dựng một hệ thống thông tin bảo đảm các u cầu về chất lượng của thơng tin là thích hợp, kịp thời, cập
hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy thông tin – truyền thông doanh nghiệp tương đối tốt, đáp ứng yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, để tăng tính hiệu quả kiểm sốt hơn nữa, giải pháp không thể thiếu để giúp cho việc truyền thông bên trong đơn vị được trơi chảy đó là lập sơ đồ mơ tả chu trình bán hàng nhiệm vụ được giao.
3.2.7. Giám sát
Nhằm đảm bảo hệ thống KSNB chu trình mua hàng – thanh tốn tại đơn vị ln hoạt động hữu hiệu thì hoạt động giám sát cần phải được thực hiện. Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc giám sát quản trị rủi ro hoạt động tại doanh nghiệp. Ngoài ra, hoạt động đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB hầu như không thông qua quá trình giám sát và đánh giá lại. Vì thế, để tăng cường tính hiệu quả của công tác giám sát, Các nhà quản lý đơn vị nên thiết lập các thủ tục để giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị để xem nó có hoạt động đúng theo thiết kế hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay khơng
Bên cạnh đó, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các cá nhân rõ ràng để đem lại sự giám sát của cá nhân này đối với cá nhân khác nhằm để phát hiện sai sót cũng như ngăn ngừa các hành động gian lận của nhân viên.