6. Kết cấu của luận văn
2.2. Tổng quan về tổ chức cơng tác kế tốn
2.2.1. Khái niệm
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về việc thực hiện cơng tác kế tốn như sau:
Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn (2008): “Tổ chức cơng tác kế tốn là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ
phận phịng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế tốn đáp ứng được các yêu cầu của đơn vị”.
Theo Đoàn Xuân Tiên (2014): “Tổ chức cơng tác kế tốn cần được hiểu như một hệ thống các yếu tố cấu thành gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, kỹ thuật hạch toán, tổ chức vận dụng các chế độ, thể lệ kế toán…mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó với mục đích đảm bảo các điều kiện cho việc phát huy tối đa chức năng của hệ thống các yếu tố đó”.
Theo Đào Ngọc Hà (2015): “Tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng”.
Theo Luật Kế tốn, “Tổ chức cơng tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu kế tốn, cung cấp thơng tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán”.
Từ các quan điểm và luận giải khác nhau, cơng tác kế tốn có thể hiểu là việc sắp xếp những phần việc mà kế toán cần thực hiện nhằm thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin trên BCTC một cách kịp thời, đầy đủ nhằm phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cả ở tầm vĩ mơ và tầm vi mơ. Ngồi ra, có thể hiểu cơng tác kế tốn là việc tổ chức nhân sự kế toán theo các phần hành kế toán cụ thể, thực hiện các phương pháp kế toán phù hợp với yêu cầu thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin trên BCTC, phù hợp với đặc điểm thực tế của HTX. Nội dung cụ thể của cơng tác kế tốn bao gồm: - Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán;
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán;`
- Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách và lựa chọn hình thức kế tốn; - Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán;
- Tổ chức phân tích thơng tin kế tốn; - Tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động kế tốn.
2.2.2. Nguyên tắc của việc thực hiện cơng tác kế tốn
Để thực hiện một cách khoa học, hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, cơng tác kế tốn cần thực hiện các nguyên tắc sau:`
Một là, cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và các quy định pháp lý hiện hành
về kế tốn. Cơ sở pháp lý trong cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý tài chính tại các đơn vị nói chung và HTX Nơng nghiệp nói riêng là Luật kế tốn, Chuẩn mực kế toán và các chế độ, thông tư do Nhà nước ban hành. Việc Nhà nước ban hành chế độ kế tốn nhằm thống nhất quản lý về thơng tin tài chính trong tồn bộ nền kinh tế quốc gia. Trong đó:
Luật kế tốn là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất. Nội dung của Luật kế toán
quy định về: người làm kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, quản lý nhà nước về kế toán và tổ chức nghề nghiệp về kế toán…
Theo điều 7 Luật kế toán Việt Nam, “Chuẩn mực kế toán gồm những quy định và phương pháp kế tốn cơ bản để lập báo cáo tài chính” hoặc theo quan điểm kế tốn quốc tế, “chuẩn mực kế tốn chính là những quy định, hướng dẫn cần được tôn trọng khi thực hiện các cơng việc kế tốn và khi trình bày các thơng tin trong các báo cáo tài chính sao cho đảm bảo tính minh bạch của các báo cáo tài chính”.
Chế độ kế tốn là những quy định và hướng dẫn chi tiết về kế toán trong một
lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan nhà nước chuyên trách về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan nhà nước chuyên trách về kế toán ủy quyền ban hành.
Hai là, cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thể hiện ở việc thống nhất giữa các phần
hành trong một bộ máy hoặc giữa đơn vị trung tâm với các đơn vị thành viên. Các bộ phận khác nhau có sự liên quan chặt chẽ trong việc quản lý. Song mỗi bộ phận khác
nhau lại đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau. Do đó, tổ chức cơng tác kế toán phải chú ý đến việc phối hợp giữa các bộ phận để đồng bộ trong việc thu thập, xử lý và phân tích số liệu.
Ba là, cần phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, cách thức quản lý của
đơn vị. Mỗi HTX Nơng nghiệp đều có những đặc điểm riêng về lĩnh vực hoạt động, về trình độ quản lý và quy mơ hoạt động. Vì vậy, khơng có một mơ hình kế tốn nào phù hợp nhất dành cho tất cả HTX Nông nghiệp. Do đó, các HTX Nơng nghiệp muốn đạt hiệu quả trong thực hiện công tác phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, quy mơ và địa bàn hoạt động của HTX.
Bốn là, cần phải phù hợp với yêu cầu vị trí việc làm và trình độ chun mơn của người
quản lý, người kế toán. Bởi lẽ, kế toán viên - người thực hiện trực tiếp mọi cơng việc kế tốn trong đơn vị dưới sự chỉ đạo của người quản lý.
Năm là, cần phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm. Đây là nguyên tắc cần thiết
trong mọi cơng tác tổ chức, quản lý. Do đó, theo ngun tắc này cần đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, nâng cao chất lượng công việc, kiểm soát chặt chẽ và có hiệu quả.
2.2.3. Nhiệm vụ của việc thực hiện cơng tác kế tốn
Để thực hiện cơng tác kế tốn trong đơn vị cần thống nhất một số nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, tổ chức hợp lý, khoa học trong cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Thứ hai, vận dụng đúng đắn, linh hoạt hệ thống tài khoản kế tốn. Đồng thời, áp dụng
hình thức sổ sách kế toán phù hợp.
Thứ ba, ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin hiện đại vào công tác kế toán tại đơn
vị.
Thứ tư, thiết lập quan hệ giữa phịng kế tốn với các phòng ban chức năng hoặc bộ
phận khác trong đơn vị.
2.2.4. Ý nghĩa của việc thực hiện cơng tác kế tốn
Kế toán là việc thu thập, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế ở dạng: hiện vật, giá trị và thời gian. Kế toán cũng là một trong những cơng cụ phản ánh và quản lý tồn bộ các hoạt động ở đơn vị. Bên cạnh đó, kế tốn cịn thực hiện nhiệm vụ kiểm soát những khoản thu, chi, thanh toán nợ; quản lý và sử dụng tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về pháp luật kế toán.
Do vậy, việc tổ chức cơng tác kế tốn khoa học sẽ giúp cho việc thu nhận, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động. Đồng thời, giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn bị chồng chéo, trùng lắp và tiết kiệm chi phí.
2.2.5. Đối tượng sử dụng thông tin và nhu cầu cung cấp thông tin trong các HTX Nơng nghiệp HTX Nơng nghiệp
Có thể thấy rằng, chung quy lại HTX Nông nghiệp cũng hoạt động với mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận tương tự như những tổ chức kinh tế khác trên thị trường. Do đó, với xu thế hội nhập trong hoạt động kinh doanh cũng như xu hướng hội tụ kế tốn quốc tế, khơng chỉ doanh nghiệp mà HTX Nông nghiệp sẽ cần phải tiếp cận với những thông lệ chung của quốc tế trong công tác kế tốn, tài chính. Bởi chính cơng tác kế tốn tại các HTX Nơng nghiệp là điểm mấu chốt của vấn đề cung cấp các thơng tin hữu ích cho các bên liên quan cả bên trong và bên ngoài HTX, cả trong nước lẫn quốc tế.
Đối tượng bên trong HTX
Những thơng tin kế tốn do các HTX cung cấp như: Công nợ, doanh thu, theo dõi hoạt động thu chi, hạch toán chi tiết từng qũy, hoạt động tín dụng nội bộ, tình hình biến động tài sản cố định...sẽ giúp cho Giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt có những nhìn nhận đúng đắn, kịp thời điều tiết và đưa ra quyết định có cơ sở trong quá
Đối tượng bên ngoài HTX
- Các cơ quan quản lý nhà nước: Sở Kế hoạch – Đầu tư, Sở Nông nghiệp, Phịng Tài chính – kế hoạch cấp Huyện, Phịng Nơng nghiệp...cần thiết sử dụng những thơng tin kế tốn do HTX cung cấp để đánh giá về chất lượng hoạt động của khối kinh tế tập thể, tổng hợp báo cáo về phát triển kinh tế tập thể hằng năm trên địa bàn, căn cứ cho việc xử lý những trường hợp giải thể, hợp nhất, sáp nhập ...
- Các tổ chức phi chính phủ trong nước và quốc tế: Liên minh HTX Việt Nam, Liên minh HTX các tỉnh, Liên đoàn HTX thế giới, Liên đoàn HTX các nước...sử dụng thơng tin kế tốn để đánh giá và hỗ trợ kịp thời trong hoạt động của HTX như hỗ trợ về vốn, hỗ trợ đầu tư nâng cấp tài sản cố định,...
- Các nhà đầu tư (tổ chức hoặc cá nhân) trong nước và nước ngồi: dựa trên cơ sở thơng tin kế toán được cung cấp sẽ đánh giá khả năng sinh lời, tiềm năng phát triển trong tương lai để đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả.
- Các ngân hàng: căn cứ vào thơng tin kế tốn để xem xét về hạn mức cho vay, mức lãi suất áp dụng, đánh giá khả năng thu hồi nợ...
Tóm lại, đối tượng sử dụng thông tin của HTX Nông nghiệp đã, đang và sẽ ngày càng tăng khơng chỉ đối với nhóm người dùng trong nước mà kể cả nước ngồi. Đặc biệt, trong giai đoạn phát triển kinh tế tập thể được chú trọng như hiện nay, những nhu cầu về thơng tin của mỗi nhóm đối tượng sẽ liên tục thay đổi để đầy đủ cơ sở cho mỗi hoạt động, mỗi quyết định. Do đó, cơng tác kế tốn trong HTX Nơng nghiệp cần thiết phải thực hiện hiệu quả và nhanh chóng tiến đến hội nhập với xu hướng thế giới để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
2.3. Nội dung thực hiện công tác kế tốn trong HTX Nơng nghiệp 2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ
Theo điều 3 - Luật Kế toán, “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Chứng từ kế tốn có nhiều loại khác nhau và được tập hợp thành hệ thống chứng từ, bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế tốn hướng dẫn. Cơng việc liên quan đến chứng từ là cơng việc đầu tiên trong một quy trình kế tốn và có ý nghĩa quyết định đến của số liệu kế toán . Đồng thời, chứng từ kế tốn cũng chính là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế phát sinh trong HTX Nông nghiệp. Do vậy, theo quy định của pháp luật về chứng từ, người làm kế tốn trong HTX Nơng nghiệp cần phải tuân thủ những nguyên tắc về lập và ghi chép nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ; quy định rõ trách nhiệm cá nhân trong việc ký duyệt chứng từ. Đồng thời, các hoạt động kiểm tra; lưu trữ, bảo quản chứng từ; xử lý sự cố đối với chứng từ cần được tuân thủ theo quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán về chứng từ ở Việt Nam nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Cụ thể:
- Việc lập, ký chứng từ kế toán
Theo Luật kế toán quy định: “các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của HTX Nơng nghiệp đểu phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu thì HTX được tự lập chứng từ nhưng phải có đầy đủ các nội dung theo quy định. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán khơng được viết tắt, khơng được tẩy xố sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xố sửa chữa đều khơng có giá trị thanh tốn và ghi sổ kế tốn. Khi viết sai thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng bút mực. Khơng được ký chứng từ kế
tốn bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”.
- Việc kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ cần được kiểm tra chặt chẽ đảm bảo các yêu cầu về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp trước khi ghi sổ. Hoạt động kiểm tra chứng từ quyết định đến toàn bộ chất lượng cơng việc kế tốn trong các HTX Nơng nghiệp.
- Việc luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế từ lúc phát sinh đến khi ghi sổ và đưa vào lưu trữ. Vì vậy, cần thiết xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ nhằm đảm bảo việc ghi chép, cung cấp thông tin được kịp thời, phục vụ trong việc đưa ra quyết định của ban giám đốc HTX về những hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị.
Dựa trên những quy định chung về tổ chức hệ thống chứng từ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các HTX Nông nghiệp thực hiện xây dựng một hệ thống chứng từ nhất quán, tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ hợp lý nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định.
2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Theo Đồn Xn Tiên (2014): “Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế toán, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự vận động của đối tượng kế toán cụ thể”. Sử dụng tài khoản kế tốn nhằm mục đích tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế có cùng tính chất một cách khoa học từ đó lập nên BCTC của HTX Nơng nghiệp. Toàn bộ các tài khoản được sử dụng trong kế toán HTX được sắp xếp thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản là những quy định chung về loại tài khoản, tên gọi, số hiệu và nội dung ghi chép. Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài chính ban hành, các HTX Nơng