Phân loại theo phuơng pháp lập

CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝTHUYẾT

2.1 Cơ sở lýthuyết về dự toán ngân sách

2.1.2.3 Phân loại theo phuơng pháp lập

Theo phuơng pháp lập, dự toán ngân sách được phân thành: Dự toán cố định, dự toán linh hoạt. Cụ thể:

- Dự toán cố định:Dự toán với các số liệu cố định, ứng với một doanh thu

dự kiến đã cho trước nào đó. Sau đó dự tốn này sẽ khơng có thay đổi, điều chỉnh hay thay đổi gì của điều kiện dự tốn. Dự tốn này thường phù hợp với các công ty sản xuất sản phẩm theo các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh có sự ổn định.

- Dự tốn linh hoạt: Dự toán được thiêt kế trong suốt phạm vi phù hợp hơn

cho một mức độ hoạt động cụ thể. Nó được dùng để xác định doanh thu, chi phí dự toán ở bất kỳ mức độ hoạt động thực tế nào để so sánh với các chi phí thực tế. Do đó, nó có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm sốt chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu của thị trường.

2.1.3 Vai trị, chức năng dự tốn ngân sách 2.1.3.1 Vai trò dự tốn ngân sách

Hilton và cộng sự (2010) thì vai trị cơ bản của dự tốn ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thơng qua đó mà người quản lý đạt được mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Ngồi ra dự tốn ngân sách cịn có một số vai trị khác như:

- vDự vtốn vngân vsách vtạo vđiều vkiện vcho vnhà vquản vtrị vkiểm vsoát vđược vhoạt

vđộng vcủa vdoanh vnghiệp vvà vđánh vgiá vđược vtrách vnhiệm vquản vlý vcủa vmỗi vbộ vphận,

- vDự vtoán vngân vsách vcũng vlà vcơ vsở vđể vđánh vgiá vtình vhình vthực vhiện vkế

vhoạch, vtình vhình vthực vhiện vcác vmục vtiêu, vnhiệm vvụ vđã vđặt vra.vTrên vcơ vsở vđó

vcũng vđề vra vcác vbiện vpháp vđể vthực vhiện vcác vmục vtiêu vvà vnhiệm vvụ vtheo vđúng

vtiến vđộ.

- Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu doanh nghiệp thơng qua các số liệu để có cái nhìn khái qt hơn.

Dự tốn ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị tất cả thông tin của kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong mỗi thời gian cụ thể và tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh.

2.1.3.2 Chức năng dự tốn ngân sách

Dự toán ngân sách bao gồm các chức năng như: Lập kế hoạch, tổ chức và điều hành, chức năng kiểm soát và hoạch định, chức năng ra quyết định.

- Lập kế hoạch: Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị sẽ dự tính được những

gì sẽ xảy ra trong tương lai. Ví dụ như, thay vì phải chờ đợi việc bán hàng xảy ra thì nhà quản trị phải biết được việc bán hàng sẽ xảy ra như thế nào và cách giải quyết vấn đề trước khi việc kinh doanh của doanh nghiệp bị bế tắc. Tóm lại, dự tốn ngân sách địi hỏi các nhà quản trị phải suy nghĩ liên tục về những điều sẽ xảy ra trong tương lai. Nếu những vấn đề dự tính đó sẽ xảy ra và cho kết quả khơng tốt thì các nhà quản trị suy nghĩ về những gì cần phải làm để thay đổi kết quả khơng mong đợi đó.

- Tổ chức và điều hành:Tổ chức và điều hành là chức năng thể hiện sự liên

kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với mọi nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao.

+ Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong doanh nghiệp để có thể tổ chức nhân sự tốt hơn và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Dự tốn ngân sách giúp thơng tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó dự tốn ngân sách tạo ra sự phối hợp, liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ khơng phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn

kho cao.

+ Từ dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đơn đốc, giám sát, kiểm sốt việc thực hiện mục tiêu của các cá nhân trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.

- Chức năng kiểm soát và hoạch định:

+ Kiểm sốt là q trình đối chiếu kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự tốn đó. Việc kiểm sốt phụ thuộc nhiều vào dự tốn, nếu khơng lập dự tốn thì doanh nghiệp sẽ khơng có căn cứ để đối chiếu và đánh giá kết quả của việc thực hiện dự toán.

+ Chức năng hoạch định ln đi cùng với chức năng kiểm sốt, kết quả hoạt động thực tế được đối chiếu với dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách của doanh nghiệp sẽ khơng phát huy hết các tác dụng của nó khi doanh nghiệp khơng thực hiện kiểm soát.

- Chức năng ra quyết định: Chức năng ra quyết định là chức năng lựa chọn

hợp lý và tối ưu các phương án và các giải pháp. Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với 3 chức năng trên.Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự tốn ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp của mình đến các bộ phận như thế nào.

2.1.4 Quy trình lập dự tốn ngân sách

Dự tốn ngân sách là cơng việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự tốn ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự tốn ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự tốn ngân sách cũng tương tự như cố gắng dự đốn chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì khơng chắc chắn. Hơn vnữa,vtrong

vkinh vdoanh vcó vnhiều vvấn vđề vkhơng vthể vlường vtrước vnên vkhiến vcho vviệc vlập vdự

vtoán vngân vsách vcàng vtrở vnên vkhó vkhăn vvà vthiếu vthực vtế.vVì vvậy vtrước vkhi vlập vdự

vtoán vngân vsách vcần vphải vhoạch vđịnh vmột vqui vtrình vdự vtốn vngân vsách vđể vchuẩn

vtừng vcơng vty,vtùy vtheo vphong vcách vquản vlý vmà vquy vtrình vcơng vviệc vlập vdự vtốn

vngân vsách vsẽ vkhác vnhau.

Theo giáo trình Managing budgets (NXB: Dorling Kindersley Limited) thì quy trình quản lý ngân sách chia làm 3 giai đoạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự tốn ngân sách, sau đó là soạn thảo dự tốn ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách.

Giai vđoạn chuẩn vbị v:Việc vđầu vtiên vphải vlàm vtrong vq vtrình vdự vtốn

vngân vsách vlà vlàm vsáng vrõ vmục vtiêu vcủa vdoanh vnghiệp.vDự vtoán vngân vsách vphải

vlấy vchiến vlược vvà vmục vtiêu vkinh vdoanh vcủa vcông vty vlàm vnền vtảng.vSau vkhi vxác vđịnh vrõ vràng vmục vtiêu vcủa vdoanh vnghiệp vsẽ vxây vdựng vmột vmẫu vdự vtoán vngân

vsách vchuẩn.vĐiều vnày vgiúp vcho vnhà vquản vlý vcấp vcao vdễ vphối vhợp vvới vcác vdự

vtoán vngân vsách vcủa vcác vbộ vphận vtrong vdoanh vnghiệp, vcho vphép vso vsánh,vkết vnối vgiữa vcác vnội vdung vmột vcách vdễ vdàng.vKhi vmọi vthứ vđã vđược vchuẩn vbị vđầy vđủ vcho

vviệc vlập vdự vtoán vngân vsách vthì vtrước vkhi vvào vsoạn vthảo vhãy vxem vxét vlại vhệ

vthống vđể vđảm vbảo vrằng vngân vsách vsẽ vcung vcấp vthơng vtin vchính vxác vvà vphù vhợp.

Giai vđoạn vsoạn vthảo: Tiếp vtheo vsau vgiai vđoạn vchuẩn vbị vlà vgiai vđoạn vsoạn

vthảo vdự vtoán vngân vsách.vTrước vhết, vnhững vcá vnhân vcó vliên vquan vtrong vviệc vlập

vdự vtoán vngân vsách vphải vtập vhợp vtồn vbộ vthơng vtin vvề vcác vnguồn vlực vsẳn vcó

vtrong vdoanh vnghiệp vvà vcác vyếu vtố vbên vtrong vvà vbên vngoài vdoanh vnghiệp vtác

vđộng vđến vcơng vtác vdự vtốn vngân vsách vđồng vthời vước vtính vthu, vchi,… vtrên vcơ vsở

vđó vsoạn vthảo vcác vbáo vcáo vdự vtoán vtiêu vthụ, vdự vtoán vsản vxuất, vdự vtoán vnguyên

vvật vliệu,vdự vtoán vtiền vmặt,vdự vtoán vbảng vcân vđối vkế vtoán, vdự vtoán vbáo vcáo vkết

vquả vhoạt vđộng vkinh vdoanh v…

Giai vđoạn vtheo vdõi: Việc vlập vdự vtoán vngân vsách vtại vdoanh vnghiệp vphải

vđược vlập vliên vtục vtừ vnăm vnày vsang vnăm vkhác,vtừ vtháng vnày vsang vtháng vkhác.Vì

vvậy,vsau vmỗi vkỳ vdự vtốn vngân vsách vcần vphải vthường vxuyên vtheo vdõi,vđánh vgiá

vtình vhình vdự vtốn,vtừ vđó vxem vxét vlại vcác vsố vliệu,vcơ vsở vlập vdự vtoán vngân vsách

vvà vđiều vchỉnh vkhi vcần vthiết vvà vđể vrút vkinh vnghiệm vcho vlần vlâp vdự vtoán vngân

2.1.5 Các mơ hình dự tốn ngân sách

Xét về cơ chế dự tốn ngân sách có thể được lập theo 3 mơ hình sau: Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống; Mơ hình thơng tin phản hồi; Mơ hình thơng tin từ dưới lên.

2.1.5.1 Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống

Theo mơ hình này các chỉ tiêu dự tốn được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.

Lập vdự vtoán vtheo vmơ vhình vnày vmang vnặng vtính váp vđặt vtừ vquản vlý vcấp vcao

vxuống vnên vrất vdễ vtạo vra vsự vgây vra vsự vbất vbình vcủa vcác vbộ vphận vriêng vlẻ vtrong

vdoanh vnghiệp.vĐôi vkhi vdự vtoán vdo vnhà vquản vlý vcấp vcao vtự vấn vđịnh vsẽ vquá vcao

vhoặc vquá vthấp vso vvới vmức vđộ vhoạt vđộng vvà vnăng vlực vthực vtế vcủa vbộ vphận, vđiều

vnày vkhông vkhuyến vkhích vsự vcộng vtác vchung vsức vvà vtăng vnăng vsuất vcủa vcác vbộ

vphận vtrong vtổ vchức.Tâm vlý vcủa vnhiều vngười vthì vhọ vthích vlàm vnhững vgì vmà vmình

vhoạch vđịnh vhơn vlà vnhững vgì váp vđặt vtừ vbên vngồi vvì vthế vdự vtốn vngân vsách vkhó

vcó vthể vthành vcơng. v

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Khi vlập vdự vtốn vngân vsách vtheo vmơ vhình vnày vđịi vhỏi vnhà vquản vlý vcấp vcao

vphải vcó vtầm vnhìn vtổng vqt, vtồn vdiện vvề vmọi vmặt vcủa vdoanh vnghiệp vvà vnhà

vquản vlý vcấp vcao vphải vnắm vvững vchặt vchẽ vchi vtiết vhoạt vđộng vcủa vtừng vbộ vphận

vtrong vdoanh vnghiệp vcả vvề vmặt vđịnh vtính vvà vđịnh vlượng, vđiều vnày vchỉ vphù vhợp

vvới vdoanh vnghiệp vcó vqui vmơ vnhỏ, vcó vít vsự vphân vcấp vvề vquản vlý vhoặc vđược vsử

vdụng vtrong vnhững vtrường vhợp vhoặc vtình vthế vđặc vbiệt vmà vbuộc vdoanh vnghiệp vphải vtuân vtheo vsự vchỉ vđạo vcủa vquản vlý vcấp vcao vhơn.

2.1.5.2 Mơ hình thơng tin phản hồi

Theo mơ hình này thì việc lập dự tốn được thực hiện theo qui trình sau: Các vchỉ vtiêu vdự vtoán vđầu vtiên vđược vước vtính vtừ vban vquản vlý vcấp vcao vnhất

vtrong vdoanh vnghiệp, vdự vtốn vlúc vnày vmang vtính vdự vthảo vvà vđược vtruyền vxuống

vcho vcác vcấp vquản vlý vtrung vgian. vCác vbộ vphận vquản vlý vcấp vcơ vsở vcăn vcứ vvào vcác vchỉ vtiêu vdự vthảo, vcăn vcứ vvào vkhả vnăng vvà vđiều vkiện vcủa vmình vđể vxác vđịnh vcác

vchỉ vtiêu vdự vtốn vcó vthể vthực vhiện vđược vvà vnhững vchỉ vtiêu vdự vtoán vcần vgiảm vbớt

vhoặc vtăng vlên. vSau vđó vbộ vphận vquản vlý vcấp vcơ vsở vbảo vvệ vdự vtoán vcủa vmình

vtrước vbộ vphận vquản vlý vcấp vtrung vgian.

Bộ vphận vquản vlý vcấp vtrung vgian,vtrên vcơ vsở vtổng vhợp vcác vchỉ vtiêu vdự vtoán

vtừ vcác vbộ vphận vcấp vcơ vsở,vkết vhợp vvới vkinh vnghiệm vvà vtầm vnhìn vtổng vqt vtồn

vdiện vhơn vvề vhoạt vđộng vcủa vcác vbộ vphận vcấp vcơ vsở,vđể vxác vđịnh vcác vchỉ vtiêu vdự

vtốn vcó vthể vthực vhiện vđược vcủa vbộ vphận vmình vvà vtiến vhành vtrình vbày vvà vbảo vvệ

vtrước vbộ vphận vquản vlý vcấp vcao vhơn.

Bộ vphận vquản vlý vcấp vcao vtrên vcơ vsở vtổng vhợp vsố vliệu vdự vtoán vtừ vcác vbộ

vphận vcấp vtrung vgian,vkết vhợp vvới vtầm vnhìn vtổng vqt,vtồn vdiện vvề vtồn vbộ vhoạt

vđộng vcủa vtổ vchức,vhướng vcác vbộ vphận vkhác vnhau vđến vmục vtiêu vchung.vBộ vphận

vquản vlý vcấp vcao vsẽ vxét vduyệt vthơng vqua vcác vchỉ vtiêu vdự vtốn vcủa vbộ vphận vquản

vlý vtrung vgian.vVà vkhi vdự vtoán vđã vđược vxét vduyệt vsẽ vtrở vthành vdự vtoán vchính

Lập dự tốn theo mơ hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các

cấp Lập vdự vtốn vtheo vmơ vhình vnày vsẽ vthu vhút vđược vtrí vtuệ vvà vkinh vnghiệm vcủa

vcác vcấp vquản vlý vkhác vnhau vvào vq vtrình vlập vdự vtốn.vMơ vhình vnày vthể vhiện

vđược vsự vchung vsức vtrong vviệc vxây vdựng vdự vtoán vngân vsách vtrong vdoanh vnghiệp

vtừ vquản vlý vcấp vcơ vsở vđến vnhà vquản vlý vcấp vcao,vvì vvậy vdự vtốn vsẽ vcó vtính vchính

vxác vvà vđộ vtin vcậy vcao.vTuy vnhiên vnếu vlập vdự vtoán vtheo vmơ vhình vnày vsẽ vphải vtốn

vnhiều vthời vgian vvà vchi vphí vcho vviệc vthông vtin vdự vthảo, vphản vhồi,vxét vduyệt vvà

vchấp vthuận.vHơn vnữa, vviệc vlập vdự vtốn vtheo vmơ vhình vnày vđịi vhỏi vcó vsự vliên vkết

vchặt vchẽ vgiữa vcác vbộ vphận vvà vsự vliên vkết vchặt vchẽ vgiữa vcác vthành vviên vtrong

vmỗi vbộ vphận vđể vcó vthể vđưa vra vnhững vsố vliệu vdự vtoán vphù vhợp vvới vbộ vphận vcủa

vmình,vì vvậy vnhân vtố vcon vngười vđóng vvai vtrò vquan vtrọng,vcác vthành vviên vvà vcác

vbộ vphận vtrong vdoanh vnghiệp vphải vđoàn vkết vvà vđồng vlòng vthực vhiện vmục vtiêu

vchung vcủa vdoanh vnghiệp.

2.1.5.3 Mơ hình thơng tin từ dưới lên

Theo mơ hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năngvà điều kiện của cấp mình để lập dự tốn, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian). Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng qt tồn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án được xét duyệt thơng qua sẽ chính thức đi vào sử dụng.

Lập vdự vtốn vngân vsách vtheo vmơ vhình vnày vrất vthống.vNgười vtrực vtiếp vtham

vgia vtrong vcác vhoạt vđộng vhàng vngày vcủa vdoanh vnghiệp vlập vdự vtốn vthì vsố vliệu vsẽ

vchính vxác vhơn vvà vthực vtế vhơn.vTâm vlý vchung vthì vmọi vngười vsẽ vthích vlàm vnhững

vgì vdo vmình vđặt vra,vvì vvậy vdự vtốn vmang vtính vkhả vthi vcao vvà vkéo vmọi vngười

vtrong vtổ vchức vcùng vhướng vđến vmục vtiêu vchung vcủa vtổ vchức.

Việc vđể vcho vcác vbộ vphận vtự vlập vdự vtoán vcủa vbộ vphận vmình vsẽ vphát vhuy

vrất vtích vcực vvai vtrò vkiểm vtra vcủa vdự vtoán vngân vsách,vbuộc vmọi vngười vtrong vtổ

vchức vphấn vđấu vđạt vđược vkế vhoạch vdo vchính vmình vlập vra.vNếu vcác vbộ vphận

vkhông vđạt vđược vcác vchỉ vtiêu vnhư vtrong vdự vtốn vthì vhọ vchỉ vcó vthể vtrách vmình vchứ

vkhơng vthể vđổ vlỗi vcho vbất vkỳ vai vđược. vDự vtoán vtheo vmơ vhình vnày vrất vphù vhợp

vvới vcơng vty vlớn, vhoặc vcác vtập vđồn vvì vthể vhiện vsự vphân vquyền vtrong vquản vlý.

Lập dự tốn theo mơ hình này khơng tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mơ hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự tốn của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự tốn ngân sách khơng phát huy được tính tính cực của nó mà cịn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp.

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở

Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận.

Nhận xét chung:

Trong v3 vmơ vhình vtrên vthì vmỗi vmơ vhình vcó vưu vđiểm vvà vnhược vđiểm vnhất

vđịnh.Tuy vnhiên vmô vhình vlập vdự vtốn vngân vsách vtừ vdưới vlên vchịu vnhiều vảnh

vhưởng vcủa vlý vluận vquản vlý vhiện vđại, vnhấn vmạnh vcơ vchế vkhuyến vkhích vcổ vvũ

vnhân vviên vbằng vsự vcùng vtham vgia vnhiều vhơn vlà vép vbuộc.vHiện vnay vtheo vxu vthế