CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝTHUYẾT
2.1 Cơ sở lýthuyết về dự toán ngân sách
2.1.3.2 Chức năng dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách bao gồm các chức năng như: Lập kế hoạch, tổ chức và điều hành, chức năng kiểm soát và hoạch định, chức năng ra quyết định.
- Lập kế hoạch: Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị sẽ dự tính được những
gì sẽ xảy ra trong tương lai. Ví dụ như, thay vì phải chờ đợi việc bán hàng xảy ra thì nhà quản trị phải biết được việc bán hàng sẽ xảy ra như thế nào và cách giải quyết vấn đề trước khi việc kinh doanh của doanh nghiệp bị bế tắc. Tóm lại, dự tốn ngân sách đòi hỏi các nhà quản trị phải suy nghĩ liên tục về những điều sẽ xảy ra trong tương lai. Nếu những vấn đề dự tính đó sẽ xảy ra và cho kết quả khơng tốt thì các nhà quản trị suy nghĩ về những gì cần phải làm để thay đổi kết quả khơng mong đợi đó.
- Tổ chức và điều hành:Tổ chức và điều hành là chức năng thể hiện sự liên
kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với mọi nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao.
+ Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong doanh nghiệp để có thể tổ chức nhân sự tốt hơn và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Do đó dự tốn ngân sách tạo ra sự phối hợp, liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn
kho cao.
+ Từ dự tốn ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đơn đốc, giám sát, kiểm soát việc thực hiện mục tiêu của các cá nhân trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.
- Chức năng kiểm soát và hoạch định:
+ Kiểm sốt là q trình đối chiếu kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự tốn đó. Việc kiểm sốt phụ thuộc nhiều vào dự tốn, nếu khơng lập dự tốn thì doanh nghiệp sẽ khơng có căn cứ để đối chiếu và đánh giá kết quả của việc thực hiện dự toán.
+ Chức năng hoạch định ln đi cùng với chức năng kiểm sốt, kết quả hoạt động thực tế được đối chiếu với dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách của doanh nghiệp sẽ khơng phát huy hết các tác dụng của nó khi doanh nghiệp khơng thực hiện kiểm sốt.
- Chức năng ra quyết định: Chức năng ra quyết định là chức năng lựa chọn
hợp lý và tối ưu các phương án và các giải pháp. Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với 3 chức năng trên.Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình. Dự tốn ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch. Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp của mình đến các bộ phận như thế nào.