Tuỳ theo từng nguồn cung cấp NVL và hình thức thanh tốn, kế tốn tổng hợp NVL sẽ được thực hiện khác nhau như sau:
Trường hợp NVL mua ngoài nhập kho chưa thanh toán với người bán:
Những nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là các nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết.
Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước thành số dư đầu tháng này. Căn cứ để ghi sổ là các Hoá đơn giá trị gia tăng và các Phiếu nhập kho. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ chi tiết Tài khoản 331 để ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 5. Nhật
kí - Chứng từ số 5 được mở để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dịng của Nhật kí - Chứng từ số 5.
Ví dụ: Ngày 02 tháng 01 năm 2014, Cơng ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ tiến hành mua tôn tấm (12.000 x 2.000) của Công ty Cổ phần thép Châu Phong, bao gồm: 118.653 kg tôn 9, đơn giá 15.555 đ/kg; 11.937 kg Ống D21,3 x 2,8, đơn giá 19.000 đ/kg; 1.500 kg thép D16, đơn giá 17.205 đ/kg. Trong ngày, hàng đã về đến Cơng ty cùng Hố đơn GTGT số 0040902. Hội đồng nghiệm thu đã kiểm tra về số lượng, chất lượng của NVL và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng. Cán bộ phòng Vật tư - Thiết bị tiến hành lập Phiếu nhập kho số 400.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 2.098.941.915 Nợ Tk 133: 104.947.096
Có TK 331: 2.203.889.011
Đến ngày 17/01/2014 Cơng ty thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty Cổ phần thép Châu Phong bằng chuyển khoản. Căn cứ vào Giấy báo Nợ số 80 ngày 17/01/2014, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 331: 2.203.889.011
Có TK 112: 2.203.889.011 Sau đó ghi vào Sổ chi tiết Tài khoản 331.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331
Đối tượng thanh tốn: Cơng ty Cổ phần thép Châu Phong Địa chỉ: Lê Chân – Hải Phòng
Tháng 01 năm 2014 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐƯ SỐ TIỀN GHI CHÚ Số Ngày tháng Nợ Có 01/11 Số dư đầu tháng 452.456.200 PN400 02/11 Nhập tôn các loại 152 2.098.941.915 PN400 02/11 Thuế GTGT 133 104.947.096 GBN80 17/11 Thanh toán HĐ 0040902 112 2.203.889.011 Cộng phát sinh 2.203.889.011 2.203.889.011 Dư cuối tháng 452.456.200 Ngày.31..tháng.01..năm..2014.
Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)