Sản phẩm chủ yếu của Công ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ là các loại tàu thuỷ. Để sản xuất ra một sản phẩm cần sử dụng một lượng vật tư khá lớn. NVL của Công ty chủ yếu là do mua ngồi. Việc thu mua NVL do phịng Vật
tư - Thiết bị đảm nhận. Căn cứ vào dự tốn NVL, cán bộ phịng Vật tư - Thiết bị sẽ tiến hành thu mua từ những nhà cung cấp có NVL đảm bảo chất lượng và chào giá thấp nhất.
Khi NVL về đến Công ty, Công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm đại diện phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm, phòng Vật tư - Thiết bị và thủ kho để kiểm tra chất lượng của NVL. Nếu phẩm chất, quy cách của NVL phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng sẽ được phép nhập kho và đưa vào sử dụng, cịn nếu khơng phù hợp sẽ thơng báo với nhà cung cấp để xử lý. Trong quá trình kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị.
Ví dụ: Ngày 02/01/2014, Cơng ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ
nhập mua tôn, thép các loại của Công ty Cổ phần thép Châu Phong. Trước khi nhập kho, Hội đồng nghiệm thu tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL. Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị được lập theo mẫu sau:
BIÊN BẢN NGHIỆM THU VẬT TƯ,THIẾT BỊ
Kí hiệu: 7.4TT01BM04 Lần ban hành/sửa đổi: 01/03
Ngày ban hành: 02/06/2006
Căn cứ yêu cầu cung cấp ngày 28 tháng 12 năm 2013 của phòng Kĩ thuật - Sản xuất về việc cung cấp vật tư sản xuất tàu 6800 T số 1.
Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2014, tại Công ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ , Hội đồng nghiệm thu gồm:
1. Ông Nguyễn Quốc Hoàn Chức vụ: Phòng KCS
2. Ông Nguyễn Thanh Tùng Chức vụ: Phòng Vật tư - Thiết bị 3. Bà Nguyễn Thị Đường Chức vụ: Thủ kho
I. Nội dung kiểm tra, nghiệm thu:
TT Tên vật tư, thiết bị Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
Tấm Kg
1 Tôn 9 12.000 x 2.000 Kg 118.653
2 Ống D21,3 x 2,8 D21,3 x 2,8 Kg 11.937
3 Thép D16 D16 Kg 1.500
II. Kết quả kiểm tra , nghiệm thu:
Các loại vật tư trên đã được nghiệm thu, cà số chìm (ấn chỉ đăng kí nhập khẩu). Các loại vật tư trên có chứng chỉ kèm theo.
III. Kết luận: Vật tư, thiết bị đã được kiểm tra, nghiệm thu:
Phù hợp với yêu cầu hợp đồng, được phép nhập kho và đưa vào sử dụng.
CHỮ KÍ CỦA HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU
Phịng Vật tư - Thiết bị Phịng KCS Thủ kho
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Biểu mẫu 2.7: Mẫu Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị
Tuỳ theo từng nguồn cung cấp NVL và hình thức thanh tốn, kế tốn tổng hợp NVL sẽ được thực hiện khác nhau như sau:
Trường hợp NVL mua ngồi nhập kho chưa thanh tốn với người bán:
Những nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là các nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một Sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết.
Đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước thành số dư đầu tháng này. Căn cứ để ghi sổ là các Hoá đơn giá trị gia tăng và các Phiếu nhập kho. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ Sổ chi tiết Tài khoản 331 để ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 5. Nhật
kí - Chứng từ số 5 được mở để theo dõi tình hình thanh tốn với người bán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi vào một dịng của Nhật kí - Chứng từ số 5.
Ví dụ: Ngày 02 tháng 01 năm 2014, Cơng ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ tiến hành mua tôn tấm (12.000 x 2.000) của Công ty Cổ phần thép Châu Phong, bao gồm: 118.653 kg tôn 9, đơn giá 15.555 đ/kg; 11.937 kg Ống D21,3 x 2,8, đơn giá 19.000 đ/kg; 1.500 kg thép D16, đơn giá 17.205 đ/kg. Trong ngày, hàng đã về đến Cơng ty cùng Hố đơn GTGT số 0040902. Hội đồng nghiệm thu đã kiểm tra về số lượng, chất lượng của NVL và cho phép nhập kho, đưa vào sử dụng. Cán bộ phòng Vật tư - Thiết bị tiến hành lập Phiếu nhập kho số 400.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 2.098.941.915 Nợ Tk 133: 104.947.096
Có TK 331: 2.203.889.011
Đến ngày 17/01/2014 Cơng ty thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty Cổ phần thép Châu Phong bằng chuyển khoản. Căn cứ vào Giấy báo Nợ số 80 ngày 17/01/2014, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 331: 2.203.889.011
Có TK 112: 2.203.889.011 Sau đó ghi vào Sổ chi tiết Tài khoản 331.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331
Đối tượng thanh tốn: Cơng ty Cổ phần thép Châu Phong Địa chỉ: Lê Chân – Hải Phòng
Tháng 01 năm 2014 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐƯ SỐ TIỀN GHI CHÚ Số Ngày tháng Nợ Có 01/11 Số dư đầu tháng 452.456.200 PN400 02/11 Nhập tôn các loại 152 2.098.941.915 PN400 02/11 Thuế GTGT 133 104.947.096 GBN80 17/11 Thanh toán HĐ 0040902 112 2.203.889.011 Cộng phát sinh 2.203.889.011 2.203.889.011 Dư cuối tháng 452.456.200 Ngày.31..tháng.01..năm..2014.
Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Biểu mẫu 2.8: Sổ chi tiết Tài khoản 331
Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết TK 331, lấy số liệu ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 5 như sau:
NHẬT KÍ - CHỨNG TỪ SỐ 5
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Tháng 01 năm 2014
Chứng từ
Nội dung Dư đầu
Ghi có TK 331,
ghi Nợ các Tài khoản Cộng Có TK 331 Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK Cộng Nợ Dư cuối tháng Số NT Nợ Có 133 … 152 … 111 112 … Nợ Có … … PN 400 02/01 Nhập tơn-CT CP thép Châu Phong 104.947.096 2.098.941.915 2.203.889.011 … … … … … … … … … … … … … … GBN 80 17/01 Thanh toán CT CP thép Châu Phong 2.203.889.011 2.203.889.011 … … … … … … … … … … … … …… Cộng … … … … 6.758.726.500 … … … …. …… … …
Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 01 năm 2014
Ngày 31 tháng 01 năm 2014
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp NVL mua ngồi thanh tốn ngay:
Nếu thanh toán bằng tiền mặt:
Trường hợp NVL mua ngồi được thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào Hố đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Phiếu chi tiền mặt, kế tốn tiến hành ghi vào cột ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 133 và TK 152 của Nhật kí - Chứng từ số 1. Nhật kí - Chứng từ số theo dõi các nghiệp vụ ghi giảm Tiền mặt, được mở theo từng tháng.
Ví dụ: Ngày 05/01, Cơng ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ mua
9.563 kg tôn 9 ( 12000 x 2000) mm của Công ty Cổ phần Cơng nghiệp Tàu thuỷ Bình Định, đơn giá 15.555 đ/kg (chưa có thuế GTGT), Hoá đơn GTGT số 0020763. Sau khi Hội đồng nghiệm thu kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư thấy đạt yêu cầu, cán bộ cung ứng viết Phiếu nhập kho số 412, thủ kho tiến hành nhập kho lượng vật tư trên. Kế toán thanh toán viết Phiếu chi tiền mặt số 500 thanh tốn tồn bộ tiền hàng cho nhà cung cấp.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0020763, Phiếu nhập kho 412 và Phiếu chi 500, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 1 như sau:
Nợ TK 152: 148.752.465 Nợ TK 133: 7.437.623
Có TK 111: 156.190.088
TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THUỶ VIỆT NAM
CƠNG TY TNHH MTV ĐĨNG TÀU BẾN THUỶ
NHẬT KÍ - CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi Có Tài khoản 111 - Tiền mặt
TT Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ các Tài khoản Cộng Có
TK 111 Số Ngày 112 131 133 … 152 … 331 … … … … … … … … … … … … 500 05/01 7.437.623 148.752.465 156.190.088 … … … … … … … … … … … 521 12/01 45.560.000 45.560.000 … … … … … … … … … … … Cộng … … … … 190.656.400 … … … …
Đã ghi Sổ Cái ngày.31..tháng.01.năm..2014.
Ngày 31 tháng 01 năm 2014
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
Khi phát sinh các nghiệp vụ mua NVL được thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho và Giấy báo Nợ của ngân hàng (đã được kiểm tra và đối chiếu), lấy số liệu ghi vào cột ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 133 và TK 152 của Nhật kí - Chứng từ số 2. Nhật kí - Chứng từ số 2 được mở cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền gửi.
Ví dụ: Ngày 18/01/2014, Cơng ty TNHH một thành viên Đóng tàu Bến Thuỷ mua 7.167kg que hàn NBD4 của Công ty Cổ phần Thiên Lộc, tổng tiền: 179.261.500đ (chưa có thuế GTGT). Cơng ty đã thanh tốn tồn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 0031452, Giấy báo Nợ số 85 và Phiếu nhập kho 450, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 179.261.500 Nợ TK 133: 17.926.150
Có TK 112: 197.187.650
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT 0031452 và Phiếu nhập kho 450, Giấy báo Nợ số 85, kế toán ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 2 như sau:
TỔNG CƠNG TY CƠNG NGHIỆP TÀU THUỶ VIỆT NAM
NHÀ MÁY ĐĨNG TÀU BẾN THUỶ
NHẬT KÍ - CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 Số hiệu Ngày tháng … 133 … 152 153 … … … … … … … … … … …
85 18/01 Trả tiền quen hàn cho
Công ty CP Thiên Lộc 17.926.150 179.261.500 197.187.650
… … … .. … … .. .. .. ..
Cộng .. … … 405.455.700 … … …
Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 01 năm 2014
Ngày 31 tháng 01 năm 2014
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Biểu mẫu 2.11: Mẫu Nhật kí - Chứng từ số 2
Trong công tác thu mua NVL, một số trường hợp cán bộ phòng Vật tư - Thiết bị ứng tiền trước để nhập mua NVL. Số tiền này sẽ được theo dõi trên Sổ chi tiết TK 141. Khi việc thu mua NVL hồn thành sẽ tiến hành thanh tốn tiền tạm ứng. Căn cứ vào Giấy thanh tốn tiền tạm ứng, Hóa đơn GTGT và Phiếu nhập kho, kế tốn ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 10.
Ví dụ: Ngày 16/01/2014, anh Lê Trung Hiếu – Phòng Vật tư - Thiết bị tạm ứng
tiền mua NVL 25.000.000 đ. Ngày 18/01/2014, anh Hiếu hoàn ứng như sau: Số tiền đã chi: 22.321.200 đ, trong đó:
- Mua 300 lít sơn Anh, đơn giá 67.640 đ/lít, tổng trị giá: 20.292.000 đ. - Thuế GTGT: 2.029.200 đ
Số tiền chi khơng hết: 2.678.800 đ.
Căn cứ vào Sổ thanh tốn tạm ứng, Giấy thanh tốn tiền tạm ứng số 78, Hóa đơn GTGT số 0020756, Phiếu nhập kho 452, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 10 như sau:
Nợ TK 152: 20.292.000 Nợ TK 133: 2.029.200 Nợ TK 111: 2.678.800
Có TK 141: 25.000000
Đơn vi: Cơng ty TNHH MTV Đóng tàu Bến Thủy Địa chỉ: Xuân An – Nghi Xuân – Hà Tĩnh
Mẫu số: 04 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 18 tháng 01 năm 2014 Số: 78
Nợ: 111,133,152 Có: 141
Họ và tên người thanh tốn: Lê Trung Hiếu Bộ phận: Phịng vật tư
- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I- Số tiền tạm ứng 25.000.000
1. Số tạm ứng đợt trước chưa hết
2. Số tạm ứng kỳ này 25.000.000
- Phiếu chi số: 510 ngày16/11/2013 25.000.000
II- Số tiền đã chi 22.321.200
Chứng từ số 0020756 ngày.17/11/2013 22.321.200
III- Chênh lệch 2.678.800
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2.678.800
2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Kế toán thanh toán
(Ký, họ tên)
Người đề nghị thanh tốn
(Ký, họ tên)
TỔNG CƠNG TY CƠNG NGHIỆP TÀU THUỶ VIỆT NAM
CƠNG TY TNHH MTV ĐĨNG TÀU BẾN THUỶ
NHẬT KÍ - CHỨNG TỪ SỐ 10
TK 141 - Tạm ứng
STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141 ghi Có Cộng Nợ TK 141 Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 141 Số dư cuối tháng TK 111 111 133 … 152 … Dư đầu tháng 2.208.071.836 … … … … … … … … … … … 5 Hiếu tạm ứng mua NVL 25.000.000 25.000.000 6 Hiếu hoàn ứng mua NVL 2.768.800 2.029.200 20.292.000 22.321.200 … … … … … … … … … … … Cộng 99.669.660 2.325.268.200
Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 01 năm 2014 Ngày 31 tháng 01 năm 2014
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp nhập kho NVL từ hoạt động sản xuất:
Trong trường hợp NVL xuất cho sản xuất nhưng sử dụng không hết sẽ được nhập kho theo giá ước tính để sử dụng tiếp hoặc chờ thanh lý. Tổng giá trị NVL này sẽ được phản ánh dịng ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 154 trong phần I - tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh tồn doanh của Nhật kí - Chứng từ số 7.
Ví dụ:
Căn cứ vào Phiếu nhập kho 485 ngày 27/01/2014: nhập kho 1.200 kg sắt thu hồi từ việc sản xuất tàu 4000 T số 1, đơn giá ước tính là 8.000 đ/kg, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 9.600.000
Có TK 154 : 9.600.000
Đến cuối tháng, kế tốn tập hợp các nghiệp vụ nhập kho NVL từ sản xuất, tính ra tổng giá trị, tiến hành ghi vào Nhật kí - Chứng từ số 7