4. Phạm vi đề tài
2.1. Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
2.1.2. Phân loại hàng tồn kho
2.1.2.1. Phân loại hàng hóa
Hàng hóa trong doanh nghiệp bao gồm nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Bên cạnh đó, tùy vào các yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại theo các cách khác nhau. Mục đích của việc phân loại này nhằm giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả nhất.
Phân loại hàng hóa theo các ngành hàng gồm:
- Hàng dệt may - Hàng thiết bị, vật tư - Hàng thực phẩm
- Hàng công nghệ tiêu dùng - Hàng xăng dầu
13 - Hàng kim điện khí máy...
Phân loại hàng hóa theo nguồn gốc hình thành:
- Hàng mua từ bên ngồi: hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng mua nội bộ: là hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc cùng cơng ty,...
- Hàng hóa tự gia cơng: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp SX, gia công tạo thành.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác.
Phân loại hàng hóa theo yêu cầu sử dụng
- Hàng hóa sử dụng cho kinh doanh - Hàng hóa chưa cần sử dụng
Phân loại hàng hóa theo địa điểm bảo quản
- Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp - Hàng hóa tồn kho bên ngồi doanh nghiệp
2.1.2.2. Danh điểm hàng hóa
Đối với doanh nghiệp, vấn đề chủng loại, màu sắc, kích cỡ, nguồn gốc hình thành của hàng hóa nhập kho thường rất đa dạng. Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển không ngừng, doanh nghiệp cần áp dụng các ứng dụng tin học vào kế tốn để lập danh điểm hàng hóa theo cùng một nguyên tắc, phục vụ tốt cho việc hạch tốn hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp.
Từng loại hàng hóa tồn kho sẽ được doanh nghiệp quy định mã hóa theo một mã số ( kí hiệu) riêng biệt. Kí hiệu này phải ngắn gọn, xác định, định nghĩa chặt chẽ, từ ý nghĩa từng giá trị cho đến từng vùng giá trị của mã, không trùng nhau trong cùng một phạm vi và phải thể hiện được những thông tin quan trọng nhất.
Tuy nhiên, việc lập danh điểm hàng hóa tồn kho phải được thống nhất theo một quy cách riêng, đồng thời phải thống nhất giữa các bộ phận liên quan để tránh trường hợp trùng lắp và sai sót khơng đáng có. Các danh điểm tồn kho này yêu cầu cần phải dễ nhớ và hợp lí.
Danh điểm hàng hóa là chìa khóa để quản lý tốt nhất hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bất kỳ ai cũng có thể đọc hiểu và nhận diện được từng mã hàng hóa. Một điều quan trọng hơn cả là thơng qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm sốt được chính sát tình hình thực tế hàng hóa tồn trong kho.
14
2.1.3. Yêu cầu quản lý, nhiệm vụ và vai trò của kế toán hàng tồn kho: 2.1.3.1. Yêu cầu quản lý hàng hóa
Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung việc quản lý hàng tồn kho ở hầu hết các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu như sau:
Đầu tiên, hàng tồn kho phải được theo dõi chặt chẽ ở từng khâu mua, bảo quản, nơi sử dụng, từng người phụ trách ( thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,..)
- Trong khâu mua hàng, kế toán một mặt phải theo dõi nắm bắt thơng tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,...Mặt khác phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu dự trữ bảo quản, kế toán phải xác định chính xác mức dự trữ tồn kho đảm bảo cung ứng kịp thời cho sản xuất, tổ chức bến bãi, kho hàng đúng tiêu chuẩn bảo quản. Thông tin kịp thời định mức hàng tồn kho để có cảnh báo điều chỉnh kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong sử dụng hàng tồn kho, kế toán phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự tốn chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện.
Thứ hai, trong việc quản lý hàng tồn kho kế toán phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, giữa các số liệu chi tiết và tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.
2.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho
Trong các doanh nghiệp, vốn hàng tồn kho là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ kinh doanh là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một khối lượng công việc rất lớn. Quản lý hàng tồn kho là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp. Vì vậy việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh nghiệp.
Để hàng tồn kho được kiểm sốt chặt chẽ trong suốt q trình từ tất cả các khâu, nhiệm vụ của kế toán lúc này phải thường xuyên theo dõi, ghi chép và kê khai đầy đủ
15 các khâu nhập-xuất-tồn của hàng hóa. Đồng thời phản ánh kịp thời tình hình hàng trong kho cho hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Qua đó, người quản lý sẽ nắm bắt được các thơng tin chính xác về giá cũng như chất lượng các loại hàng hóa khác nhau để đưa ra những quyết định chính xác nhất.
Kế toán hàng tồn kho phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể như sau:
“Các loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phải tương ứng với các phương pháp đối với hàng tồn kho, thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành tại doanh nghiệp.
Theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời số lượng hàng tồn kho hiện có và tình hình xuất nhập hàng tồn kho cũng như tình hình biến động hàng tồn kho cả về mặt giá trị và bản chất. Kế tốn hàng tồn kho u cầu phải tính đúng giá trị hàng tồn kho để làm cơ sở xác định chính xác các giá trị tài sản khác của doanh nghiệp và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm tra tình hình các thủ tục nhập xuất hàng hóa, thực hiện kiểm kê đánh giá lại hàng hóa, lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
Cung cấp kịp thời và nhanh chóng những thơng tin về tình hình hàng hóa tồn kho nhằm phục vụ cho các nhà quản lý đưa ra bước hoạt động kinh doanh đúng đắn và hiệu quả.” (Nguồn Sách Kế tốn tài chính – PSG.TS Võ Văn Nhị và nhóm tác giả, 2015)
2.2. Kế tốn hàng tồn kho trong doanh nghiệp 2.2.1. Những yêu cầu khi đánh giá hàng tồn kho 2.2.1. Những yêu cầu khi đánh giá hàng tồn kho
Thứ nhất, yêu cầu về tính chân thực, chính xác. Kế tốn cần phải tính giá trị hàng tồn kho dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, đúng đắn và hợp lý các chi phí thực tế tạo nên giá trị của hàng tồn kho và loại bỏ các chi phí khơng hợp lý, các chi phí khơng liên quan, giảm thiểu sự quản lý không hiệu quả.
Thứ hai, yêu cầu về tính thống nhất chặt chẽ. Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phải là một đơn vị thống nhất, nếu có bất cứ thay đổi nào cần phải giải trình và làm rõ trên báo cáo tài chính. Mọi thơng tin kế tốn cung cấp phải chính xác, cơng khai và minh bạch. Các tập hợp chi phí, cách tính tốn, phân bổ hàng tồn kho phải nhất quán để tránh ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa khác và đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, mọi hoạch định kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam.”
2.2.2. Những nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho
Những nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho phải được thực hiện dựa trên quy định của Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho như sau:
16
2.2.2.1. Nguyên tắc giá gốc:
“Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn gốc hình thành và thời điểm tính giá. Giá gốc của hàng tồn kho khơng được thay đổi trừ khi có những quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong q trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan tới việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại , giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
Chi phí liên quan trực tiếp khác bao gồm các khoản chi phí khác ngồi chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí khơng được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:
Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong q trình mua hàng.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.”(Nguồn Thơng tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.2. Nguyên tắc thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập dự phịng nhưng khơng lập q lớn.
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Tuy nhiên, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó, giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hồn thành và tiêu thụ chúng.
“Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường để tồn tại, phát triển và đứng trước rủi ro trong kinh doanh. Do vậy, để tăng năng lực của các doamh nghiệp trong việc ứng phó rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng.
Theo nguyên tắc này thì giá hàng tồn kho khơng thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hồn thiện, chi phí bấn hàng tăng lên.
17 Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc TS không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
Cuối kỳ kế tốn năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.
Nguyên tắc này địi hỏi trên bảng cân đối kế tốn, giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng:
Cuối kỳ năm kế toán tiếp theo phải thực hện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối năm kế tốn năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tooán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hồn nhập để đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc ( nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được ( nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được).” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.3. Nguyên tắc nhất quán:
“Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất trong một kỳ kế tốn năm.
Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến BCTC, một số doanh nghiệp có xu hướng mỗi năm chọn lại một lần. Mục đích của các doanh nghiệp là làm sao chọn được phương pháp nào có thể lập được BCTC có lợi nhất. Tuy nhiên nếu điều này được phép, các nhà đọc BCTC sẽ thấy thật khó để so sánh các BCTC của một công ty qua các năm.
Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép BCTC của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh.
Tuy nhiên, ngun tắc nhất qn khơng có nghĩa là một doanh nghiệp khơng bao giờ có thể đổi phương pháp kế tốn. Đúng hơn, nếu doanh nghiệp kiểm nghiệm một phương pháp tính giá hàng hóa tồn kho đã được chấp nhận như là một sự cải tiến trong lập BCTC thì sự thay đổi có thể được thực hiện. Tuy vậy, khi có sự thay đổi này, ngun tắc cơng khai tồn bộ địi hỏi bản chất của sự thay đổi, kiểm
18 nghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó, tất cả phải được cơng khai trong thuyết minh BCTC.”(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.4. Nguyên tắc phù hợp
“Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận
một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan tới việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.” (Nguồn Thơng tu 200/2014/TT-BTC)
2.2.3. Xác định giá trị nhập kho hàng hóa
Cách tính giá nhập kho hàng hóa mua trong nước:
Giá nhập = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí mua hàng – Các khoản giảm giá Trong đó:
- Giá trị trên hóa đơn là: giá trị hàng hóa trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng:
+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị trên hóa đơn khơng bao gồm thuế GTGT.
+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ( hóa đơn bán hàng thơng thường) thì giá trị trên hóa đơn bao gồm cả thuế GTGT.
- Các chi phí mua hàng như: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, các khoản chi phí liên quan khác đến khi hàng về nhập kho tại doanh nghiệp.
- Các khoản giảm giá hàng bán: Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn, giảm giá hàng bán...
Cách tính giá nhập kho hàng hóa th ngồi gia cơng, chế biến
Giá nhập = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí mua hàng + Chi phí gia cơng chế biến - Các khoản giảm giá
Cách tính giá nhập kho hàng hóa nhập khẩu
Giá nhập = Giá trị hàng mua + Chi phí mua hàng + Thuế NK, thuế TTĐB, thuế BVMT (nếu có), thuế
GTGT hàng NK( nếu không được khấu trừ)
- Các khoản
giảm giá Trường hợp thuế GTGT hàng NK được khấu trừ thì giá trị mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
19 Trường hợp thuế GTGT hàng NK khơng được khấu trừ thì giá trị mua vào bao