4. Phạm vi đề tài
3.1. Thủ tục nhập-xuất hàng hóa
3.1.1. Thủ tục nhập hàng hóa
Chứng từ kế tốn sử dụng:
- Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho
Thủ tục nhập kho hàng hóa mua về:
Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.
Bên cạnh đó, việc quản lý chặt chẽ hàng hóa nhập kho là vấn đề vô cùng quan trọng, giúp cho cơng ty đảm bảo được tình hình cung cấp hàng hóa, đánh giá được chi phí đầu vào của cơng ty. Do đó các chứng từ hóa đơn phải được lưu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Khi hàng hóa đến cơng ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng từng loại hàng hóa mua về. Nếu hàng hóa đảm bảo chất lượng, hóa đơn sẽ được chuyển lên phịng kế tốn. Nếu hàng hóa mua về phù hợp thì đồng ý nhập kho. Nhân viên kế tốn hàng hóa sẽ kiểm tra hóa đơn, nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi đúng số lượng số tiền, từng loại hàng hóa đã ghi trong hóa đơn.
Phiếu nhập kho được lập khi có đủ chữ ký của Giám đốc và kế tốn trưởng. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho
Trường hợp hàng hóa khơng đúng quy cách phẩm chất thì phải thơng báo ngay cho phịng kinh doanh cùng bộ phận kế toán lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hóa đúng phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số cịn lại khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
41 Giá thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Giá nhập
= Giá mua trên hóa đơn
+ Chi phí mua thực tế
- Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa thuế - Chi phí mua hàng hóa thực tế bao gồm:
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua tới kho của công ty.
+ Chi phí bảo hiểm hàng hóa, các khoản hao hụt do tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua.
+ Các chi phí phát sinh trong q trình mua hàng như chi phí nhân viên thu mua.
- Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu thương mại + Giảm giá”
Ví dụ 1:
Ngày 15/12/2019, công ty mua con kê sợi thép của công ty TNHH Ngọc Lam Sài Gịn với hóa đơn GTGT số 0015625 (Biểu 3.1). Căn cứ vịa hóa đơn GTGT, kế tốn tiến hành lập phiếu nhập kho số PN35/12 (Biểu 3.2).
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0015625 và phiếu nhập kho số PN35/12, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
- Nợ TK1561: 21.000.000 - Nợ TK 133: 2.100.000 - Có TK 331: 23.100.000
Dựa vào cơng thức tính giá xuất kho của con kê sợi thép . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 75 hộp, đơn giá 108.500đ/hộp.
Đơn giá xuất kho= (75*108.500 + 200*105.000) / (75+200)= 105.955đ
Ví dụ 2:
“Ngày 20/12/2019, cơng ty mua 30m3 gạch bê tông tự chèn của công ty TNHH
Ngọc Lam Sài Gịn với hóa đơn GTGT số 00015654 (Biểu số 3.3), kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho số PN46/12 ( Biểu số 3.4).”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00015654 và phiếu nhập kho số PN46/12 , kế toán tiến hành hạch toán như sau:
42 - Nợ TK 133: 4.050.000
- Có TK 331: 44.550.000
Dựa vào cơng thức tính giá xuất kho của gạch bê tơng tự chèn . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 80 m3, trị giá 1.762.500đ/m3
Đơn giá xuất kho= (80*1.762.500 + 30*1.350.000) / (80+30)= 1.650.000đ
3.1.2. Thủ tục xuất hàng hóa
“Chứng từ kế tốn sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu báo giá
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Thủ tục xuất kho hàng hóa
Khi nhận được đơn đặt hàng kế toán tiến hành lập Phiếu báo giá gửi cho khách hàng. Khi cả hai bên đồng ý mức giá theo thỏa thuận thì tiến hành xuất hàng đi bán.
Đối với việc xuất kho hàng hóa phải gửi giấy yêu cầu xuất hàng cho Giám đốc. Giám đốc ký xong chuyển lệnh cấp hàng hóa cho phịng kế tốn để kế tốn hàng tồn kho lập phiếu xuất kho với hàng hóa trong kho. Trường hợp hàng hóa trong kho khơng cịn sẽ cử nhân viên mua hàng hóa về.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Lưu tại kho sau khi tài xế đã hoàn tất việc giao hàng - Liên 3: Giao cho khách hàng kèm HĐ GTGT
Trước khi giao hàng, văn phòng chuyển liên 2 và 3 cho thủ kho để làm điều kiện xuất hàng. Ở kho, Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho nhận được do Giám đốc ký tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng và chủng loại yêu cầu. Sau khi xuất, thủ kho ghi số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng hóa ký tên vào phiếu xuất kho. Thủ kho lưu lại phiếu xuất kho để đối chiếu vào cuối kỳ.
Tính giá hàng hóa xuất kho:
Kế tốn áp dụng phương pháp bình qn gia quyền để tính giá hàng hóa xuất kho. Hàng hóa xuất kho được tính như sau:
Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng suất kho * Giá đơn vị
43 Giá đơn vị bình quân cuối kỳ= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
Giá đơn vị bình qn liên hồn= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
Ví dụ 3:
Ngày 16/12/2019 cơng ty xuất bán 100 hộp con kê sợi thép cho Công ty TNHH kỹ thuật tồn cầu xanh theo hóa đơn GTGT số 0000025 (Biểu 3.5). Trong đó, đơn giá xuất là 105.955đ, giá bán 185.500đ (chưa gồm thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán lập phiếu xuất kho PX45/12 (Biểu 3.6) và Biên bản giao nhận hàng hóa ( Biểu 3.7)”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000025 ngày 16/12/2019 và Phiếu xuất kho PX45/12 , kế toán hạch toán:
- Nợ TK 112: 20.405.000 Có TK 511: 18.550.000 Có TK 333: 1.855.000
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán: - Nợ TK 632 : 105.955 *100 = 10.595.000
Có TK 1561: 10.595.000
Ví dụ 4: “
Ngày 21/12/2019 cơng ty xuất bán 5m3 gạch bê tông tự chèn cho công ty TNHH xây dựng Tuấn Lê theo hóa đơn 0000035 ( Biểu 3.8), với trị giá xuất 8.250.000đ, giá bán chưa bao gồm thuế GTGT (10%) là l.975.000đ đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán lập phiếu xuất kho PX60/12 (Biểu 3.9) và Biên bản giao nhận hàng hóa (Biểu 3.10)”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000035 ngày 21/12/2019 và Phiếu xuất kho
PX60/12 , kế tốn hạch tốn: - Nợ TK 112: 10.862.500
Có TK 511: 9.875.000 Có TK 333: 987.500
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán: - Nợ TK 632: 1.650.000 * 5 = 8.250.000
44
3.2. Kế tốn chi tiết hàng tồn kho tại cơng ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL
“Cơng tác kế tốn chi tiết hàng tồn kho của Công ty áp dụng phương pháp
thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thơng tin và có khả năng cung cấp thơng tin nhanh cho nhà quản trị hàng tồn kho. Vì vậy mà phương pháp này được Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL áp dụng.”
Sơ đồ 3.1: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song tại Cơng ty
Q trình hạch tốn hàng tồn kho diễn ra song song giữa phịng kế toán và kho
“Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, mỗi thẻ kho dùng cho một loại
hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách. Thẻ kho được phịng kế tốn lập thẻ và ghi các chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, số lượng sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất để ghi số lượng hàng hóa và ngày của chứng từ đầy đủ vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê, thủ kho tiến hành xem số liệu trên thẻ kho thấy phù hợp với số thực tế kiểm kê thì đạt u cầu.
Ở phịng kế tốn: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập xuất
tồn kho của từng loại hàng hóa về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hóa được chuyển lên, kế toán tiến hành kiểm
45 tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp xuất nhập tồn hàng hóa. Sau đó, kế tốn tiến hành đối chiếu Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho (các số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn kho trên thẻ kho); Số liệu tổng cộng trên Bảng nhập xuất tồn với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp; Số liệu kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.”
TK kế toán và sổ kế toán áp dụng tại công ty:
- TK sử dụng: TK 151( Hàng mua đang đi đường), TK156 (Hàng hóa), TK 157 (Hàng gửi đi bán), TK632 ( Giá vốn hàng bán).
- Sổ kế toán áp dụng: + Sổ chi tiết
+ Bảng tổng hợp chi tiết
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
3.3. Kế tốn tổng hợp hàng tồn kho tại cơng ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL mại và đầu tư QHL
Do số lượng mẫu con kê và gạch lớn nên Cơng ty chọn hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp doanh nghiệp ghi chép và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa sổ sách sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất.
Căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT,..) hàng ngày được chuyển lên, kê toán hàng tồn kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của các nghiệp vụ đó vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ số liệu ghi trên nhật ký chung, kế tốn phản ánh các số liệu đó vào sổ Cái TK có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ Cái các TK, lập Bảng tổng hợp chi tiết chính xác, khớp đúng. Căn cứ vào sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, kế tốn lập BCTC .
46
“Tóm tắt chương 3:
Trong chương này, qua quá trình tìm hiểu về thực trạng cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty, em đã giới thiệu về quy trình nhập xuất tồn hàng hóa, phương pháp tính giá và hạch toán các nghiệp vụ, đồng thời tiến hành lập các phiếu nhập, phiếu xuất và các sổ liên quan.
Thông qua việc tiếp xúc và được làm việc trực tiếp tại công ty, em đã phần nhận ra được những ưu nhược điểm hiện có tại cơng ty. Đồng thời đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện tốt hơn cơng tác kế tốn tại cơng ty ở chương tiếp theo.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kế toán tổng hợp áp dụng tại cơng ty
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hóa
đơn GTGT... Sổ cái TK 151,156, 157 Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung
Báo cáo tài chính
47
CHƯƠNG 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC
KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QHL
4.1. Đánh giá chung về cơng tác tổ chức kế tốn hàng tồn kho tại công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL
Trải qua gần một năm thành lập, công ty đã và đang ngày càng phát triển, dần dần khẳng định vị trí của mình trên thị trường cạnh tranh như ngày nay. Trong đó cơng ty đã đạt được một số những thành công nhất định trong kinh doanh như đem lại nguồn ngân sách lớn cho Nhà nước, bên cạnh đó cịn tạo được việc làm cho nhiều người lo động có thu nhập cao, ổn định cuộc sống. Đó là những nổ lực khơng ngừng của tất cả các lãnh đạo và đội ngũ nhân viên trong cơng ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn nói chung và hạch tốn kế tốn kế tốn hàng tồn kho nói riêng, em thấy cơng ty có rất nhiều ưu điểm nổi trội, song vẫn còn một số mặt hạn chế như sau.
4.1.1. Ưu điểm:
Bộ máy quản lý của công ty:
“Bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, có sự thống nhất từ trên xuống
dưới. Công ty luôn xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý của thị trường, đảm bảo hoạt động ổn định trong điều kiện hiện nay.
Công ty tổ chức hệ thống bộ máy quản lý theo mơ hình trực tuyến, các phịng ban trong cơng ty ln có sự gắn kết với nhau để cùng phát triển công ty.
Các kho bãi ln được bảo đảm hàng hóa ln trong điều kiện ổn định.”
Bộ máy kế tốn của cơng ty
“Đội ngũ cán bộ nhân viên kế tốn trong cơng ty giàu kinh nghiệm, ln nhiệt
tình, năng động, sáng tạo và tận tụy hết mình với cơng việc; có tinh thần trách nhiệm cao; ngồi ra ln có tinh thần học hỏi mọi lúc để nâng cao trình độ chun mơn và kinh nghiệm làm việc.”
Ngồi ra, cơng ty thường xun tổ chức các lớp học cho nhân viên phòng kế tốn về những quy định trong cơng tác hạch tốn kế tốn chung tại cơng ty. Vì thế mỗi nhân viên trong phịng kế tốn đều sẽ am hiểu hết tất cả các phần hành kế tốn trong cơng ty.
48 Tài khoản áp dụng:
“Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty sử dụng là theo quy định thống nhất của
Bộ tài chính và để thuận tiện cho cơng tác hạch tốn các tài khoản được mở chi tiết cụ thể cho từng đối tượng, quy định thống nhất chung trong tồn bộ cơng ty và được phổ biến đến các đơn vị trực thuộc căn cứ theo đó để hạch tốn.”
Các phần hành kế tốn phối hợp một cách nhịp nhàng và có trình tự, giúp cho bộ phận kế toán tại doanh nghiệp làm việc dễ dàng và có hiệu quả.
Về tổ chức cơng tác kế tốn:
“Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung là hồn tồn phù hợp, làm
cho cơng việc kế tốn phát sinh hàng ngày được cập nhật xử lý nhanh chóng và hiệu quả, từ đó đáp ứng yêu cầu quản trị của lãnh đạo doanh nghiệp. Nhìn chung, cơng tác hạch tốn kế tốn tại đơn vị rất phù hợp với tình hình kinh doanh hiện nay.
Kế tốn ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày, thanh tốn cơng nợ giữa người mua và người bán. Cơng việc lập BCTC định kỳ mỗi cuối tháng, cuối quý, cuối năm về cả giá trị và số lượng để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thực hiện tốt.
Về tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xun để hạch tốn hàng hóa. Vì thế hàng hóa ln được kiểm tra và theo dõi liên tục.
Về tính số tồn kho cơng ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.“Qua đó phản ánh chính xác lượng hàng xuất kho trong ngày, tháng, quý, năm. Bên cạnh đó, mọi số liệu ở phòng kế tốn ln thường xun được đối chiếu xác nhận với các kho, nhằm đảm bảo đầy đủ và chính xác lượng hàng luân chuyển trong kỳ, từ đó cung cấp thơng tin hữu ích