4. Phạm vi đề tài
4.1. Đánh giá chung về cơng tác tổ chức kế tốn hàng tồn kho tại công ty
TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL
Trải qua gần một năm thành lập, công ty đã và đang ngày càng phát triển, dần dần khẳng định vị trí của mình trên thị trường cạnh tranh như ngày nay. Trong đó cơng ty đã đạt được một số những thành công nhất định trong kinh doanh như đem lại nguồn ngân sách lớn cho Nhà nước, bên cạnh đó cịn tạo được việc làm cho nhiều người lo động có thu nhập cao, ổn định cuộc sống. Đó là những nổ lực khơng ngừng của tất cả các lãnh đạo và đội ngũ nhân viên trong cơng ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn nói chung và hạch tốn kế tốn kế tốn hàng tồn kho nói riêng, em thấy cơng ty có rất nhiều ưu điểm nổi trội, song vẫn còn một số mặt hạn chế như sau.
4.1.1. Ưu điểm:
Bộ máy quản lý của công ty:
“Bộ máy quản lý của công ty tương đối gọn nhẹ, có sự thống nhất từ trên xuống
dưới. Công ty luôn xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý của thị trường, đảm bảo hoạt động ổn định trong điều kiện hiện nay.
Công ty tổ chức hệ thống bộ máy quản lý theo mơ hình trực tuyến, các phịng ban trong cơng ty ln có sự gắn kết với nhau để cùng phát triển công ty.
Các kho bãi ln được bảo đảm hàng hóa ln trong điều kiện ổn định.”
Bộ máy kế tốn của cơng ty
“Đội ngũ cán bộ nhân viên kế tốn trong cơng ty giàu kinh nghiệm, ln nhiệt
tình, năng động, sáng tạo và tận tụy hết mình với cơng việc; có tinh thần trách nhiệm cao; ngồi ra ln có tinh thần học hỏi mọi lúc để nâng cao trình độ chun mơn và kinh nghiệm làm việc.”
Ngồi ra, cơng ty thường xun tổ chức các lớp học cho nhân viên phòng kế tốn về những quy định trong cơng tác hạch tốn kế tốn chung tại cơng ty. Vì thế mỗi nhân viên trong phịng kế tốn đều sẽ am hiểu hết tất cả các phần hành kế tốn trong cơng ty.
48 Tài khoản áp dụng:
“Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty sử dụng là theo quy định thống nhất của
Bộ tài chính và để thuận tiện cho cơng tác hạch tốn các tài khoản được mở chi tiết cụ thể cho từng đối tượng, quy định thống nhất chung trong tồn bộ cơng ty và được phổ biến đến các đơn vị trực thuộc căn cứ theo đó để hạch tốn.”
Các phần hành kế tốn phối hợp một cách nhịp nhàng và có trình tự, giúp cho bộ phận kế toán tại doanh nghiệp làm việc dễ dàng và có hiệu quả.
Về tổ chức cơng tác kế tốn:
“Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung là hồn tồn phù hợp, làm
cho cơng việc kế tốn phát sinh hàng ngày được cập nhật xử lý nhanh chóng và hiệu quả, từ đó đáp ứng yêu cầu quản trị của lãnh đạo doanh nghiệp. Nhìn chung, cơng tác hạch tốn kế tốn tại đơn vị rất phù hợp với tình hình kinh doanh hiện nay.
Kế tốn ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày, thanh tốn cơng nợ giữa người mua và người bán. Cơng việc lập BCTC định kỳ mỗi cuối tháng, cuối quý, cuối năm về cả giá trị và số lượng để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thực hiện tốt.
Về tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xun để hạch tốn hàng hóa. Vì thế hàng hóa ln được kiểm tra và theo dõi liên tục.
Về tính số tồn kho cơng ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.“Qua đó phản ánh chính xác lượng hàng xuất kho trong ngày, tháng, quý, năm. Bên cạnh đó, mọi số liệu ở phòng kế tốn ln thường xun được đối chiếu xác nhận với các kho, nhằm đảm bảo đầy đủ và chính xác lượng hàng luân chuyển trong kỳ, từ đó cung cấp thơng tin hữu ích cho phịng kinh doanh tiến hành lập các kế hoạch kinh doanh mới trong tương lai. Đồng thời, công ty cũng áp dụng phương pháp thẻ song song đơn giản,, dễ thực hiện và kiểm tra đối chiếu.
Việc hạch toán báo sổ hàng ngày cho các kho giúp kế tốn cơng ty kiểm tra được số lượng hàng hóa bán ra và quản lý chặt chẽ hơn, từ đó phản ánh chính xác tình hình nhập xuất tồn hàng hóa.”
Việc hạch tốn hàng hóa giữ một vai trị rất quan trọng giúp công ty theo dõi và bám sát tình hình nhập và xuất hàng hóa cho ban lãnh đạo cơng ty. Từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn nhất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
49 Hàng tồn kho đầu kỳ được quản lý và the dõi chính xác cả mặt số lượng và giá trị.“Được lưu trong bãi kho bảo quản, đảm bảo được hàng hóa tồn kho ln giữ được chất lượng tốt nhất.
Hàng hóa nhập kho đảm bảo đầy đủ các chứng từ như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho. Đối với hàng hóa bán ra, cơng ty căn cứ vào tình hình hàng hóa tiêu thụ trong kỳ để đảm bảo kế hoạch mua thêm hàng hóa nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, tạo sự tin tưởng với khách hàng ngày một nhiều hơn. Ngồi ra cịn hạn chế được tình trạng ứ đọng hàng tồn kho gây thiệt hại về kinh tế cho cơng ty. Hàng hóa xuất kho ln có chứng từ kèm theo rõ ràng.
Mọi công việc quản lý, nhu cầu kinh doanh của công ty luôn được xây dựng kế hoạch từ trước và thông qua ý kiến của Giám đốc. Tất cả các quy trình nhập xuất kho đều được chi tiết rõ ràng, hợp lý và minh bạch, có mối quan hệ thống nhất giữa phịng kinh doanh và phịng kế tốn.”
Trong cơng tác hạch tốn chi tiết hàng tồn kho, phịng kế tốn và thủ kho ln có sự phối hợp chặt chẽ ; thủ kho theo dõi hàng hóa, quản lý chi tiết hàng hóa, kế tốn theo dõi chi tiết hàng hóa thơng qua sổ chi tiết hàng hóa, theo dõi cuốn kho để kiểm tra việc ghi chép hàng của thủ kho về nhận phiếu nhập và xuất kho hàng.
4.1.2. Về nhược điểm
Về hệ thống sổ sách kế toán:
Cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung nhưng lại khơng sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt như: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng. Điều này làm giảm hiệu quả trong việc sử dụng hình thức này.
Về trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Hạch toán DP giảm giá hàng tồn kho là biện pháp quan trọng và cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa của cơng ty, đặc biệt là trong cơ chế thị trường hiện nay. Thực tế tại công ty, kế tốn khơng tổ chức hạch tốn các khoản DP giảm giá hàng tồn kho. Mặc dù cơng ty đã có nhiều chương trình khuyến mãi lẫn giảm giá cho khách hàng, nhưng vì đặc thù của doanh nghiệp thương mại là khối lượng tồn kho lớn , do đó vẫn xảy ra hiện tượng giảm giá hay rủi ro mất mát hàng tồn kho. Mặt khác, mặt hàng tiên tiến, ưu việt hơn sẽ xuất hiện thay cho những mặt hàng cũ. Và những mặt hàng trong kho sẽ trở nên lạc hậu và có thể gặp một số trường hợp sau: mất mát hư hỏng do bảo quản chưa đúng cách hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc khơng thực hiện trích lập DP giảm giá hàng tồn kho sẽ dẫn tới mất kiểm sốt về chi phí phát sinh trong kỳ, phản ánh khơng đúng giá trị thuần của hàng hóa.
50 Việc luân chuyển chứng từ giữa phịng kinh doanh, phịng kế tốn và thủ kho diễn ra không thường xuyên, đơi khi các chứng từ khơng được chuyển đến phịng kế tốn, thậm chí có khi bị bỏ sót làm cho kế tốn khó khăn trong việc theo dõi kiểm tra. Mặt khác, việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phịng ban này đều khơng có biên bản giao nhận, rất dễ xảy ra tình trạng lạc mất chứng từ . Khi xảy ra trường hợp này lại không biết quy trách nhiệm thuộc về ai để xử lý.
Chữ ký xét duyệt trên một số chứng từ chưa đầy đủ làm cho công tác quản lý hàng tồn kho chưa được chặt chẽ.”Một vài chứng từ chưa được ký duyệt của người có trách nhiệm ở bộ phận này đã chuyển sang bộ phận khác và tiến hành thực hiện.
4.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL
4.2.1. Những yếu tố cần thiết phải hoàn thiện
Trong tình hình hiện nay, khi mà nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gay gắt với nhau thì giá cả là yếu tố quyết định rất nhiều. Đối với cơng ty thương mại thì hàng tồn kho là yếu tố quan trọng quyết định sự sống cịn của cơng ty.“Hạch tốn kế tốn hàng tồn kho đầy đủ, chính xác, kịp thời là một trong những nhân tố đảm bảo cho sự tồn tại của công ty với mục tiêu đem lại lợi nhuận cao nhất và khẳng định vị trí của mình trên thị trường cả nước. Do đó, hạch tốn kế tốn hàng tồn kho là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp thương mại.
Việc tìm hiểu nghiên cứu các biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng rất quan trọng.”Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư tuy đã cố gắng tổ chức và điều hành hạch toán kế tốn hàng tồn kho song vẫn cịn mặt hạn chế cần phải cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và kịp thời của khách hàng., mang lại lợi nhuận cao cho công ty.
4.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện
Tuân thủ các nguyên tác chế độ, chuẩn mực kế tốn do BTC ban hành. Đó là nền tảng, cơ sở cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Đáp ứng yêu cầu đầy đủ nhiệm vụ của kế tốn.“Cung cấp nhanh chóng và chính xác thơng tin kế tốn nhằm phục vụ công tác quản lý và kinh doanh của công ty, giúp nhà quản trị đưa ra hướng kinh doanh tốt nhất. Do đó, thơng tin kế tốn vơ cùng quan trọng.
Tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. Vì mỗi doanh nghiệp ln có những đặc điểm kinh doanh khác nhau và ln chọn cho mình hình thức kế tốn, phương pháp kế toán hàng tồn kho khác nhau. Khi doanh nghiệp
51 chỉ cứng nhắc một hình thức hay phương pháp kế tốn nào đó nếu khơng phù hợp thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều trong khi hạch toán.”
Cơng tác kế tốn hàng tồn kho phải có sự thống nhất giữa các phần hành kế toán khác nhau.
4.2.3. Một số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại công ty. ty.
Về hệ thống sổ sách kế tốn:
Cơng ty nên đưa vào sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt nhằm phân cơng lao động kế tốn một cách tốt nhất, do các nhân viên kế tốn có thể ghi chép các bút tốn vào nhật ký khác nhau cùng một lúc. Chẳng hạn một nhân viên kế tốn có thể ghi nhật ký các bút tốn thu tiền, một nhân viên khác có thể ghi các bút toán bán chịu. Nhật ký đặc biệt cũng giảm thời gian cho việc chuyển sổ, có thể chuyển sổ một số tài khoản vào cuối tháng thay cho việc chuyển sổ hàng ngày.
Về trích lập DP giảm giá hàng tồn kho
Doanh nghiệp nên trích lập DP giảm giá hàng tồn kho, tiến hành lập khi có những bằng chứng đáng tin cậy về sự suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.
Khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa nhỏ hơn giá gốc thì phải lập DP giàm giá hàng tồn kho. Số DP giảm giá hàng tồn kho là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC sử dụng TK 2294- DP giảm giá hàng tồn kho để phản ánh tình hình trích lập hoặc hồn DP giảm giá hàng tồn kho.
- Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập ở các kỳ trước, kế tốn trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho
- Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập ở các kỳ trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi: Nợ TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: giá vốn hàng bán
- Kế toán xử lý khoản DP giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng, ghi:
52 Nợ TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kh
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156
Về việc luân chuyển chứng từ và chữ ký xét duyệt:
Việc luân chuyển chứng từ: Bộ phận văn phòng (Thủ Đức) và kho (Quận 9) ở xa nhau, vì thế mà việc hạch tốn có đơi phần chậm trễ và thiếu tính thực tế. Đơn vị nên bố trí bộ phận Kế tốn kho ngay tại Kho để cập nhật tình hình hàng tồn kho kịp thời và chính xác hơn.
Về chữ ký xét duyệt: về việc này Giám đốc nên có Cơng văn u cầu các phịng ban thực hiện việc xét duyệt đầy đủ trên các chừng từ để tránh trường hợp gian lận giữa các phòng ban, đồng thời đây cũng là bằng chứng thể hiện sự minh bạch của hàng tồn kho trên BCTC của doanh nghiệp.”Nếu như người có thẩm quyền bận việc khơng thể ký duyệt thì ủy quyền lại cho người có cấp thấp hơn chịu trách nhiệm xét duyệt đó.
Tóm tắt chương 4:
Trong chương này, em đã đưa ra những điểm ưu và hạn chế cịn tồn tại của cơng ty, đặc biệt là trong cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty. Nhìn chung cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty đã có sự liên kết khá chặt chẽ, hoạt động ổn định và tương đối hiệu quả. Ngoài ra em đã đề xuất một số ý kiến góp phần hồn thiện hơn cơng tác kế tốn nói chung cũng như cơng tác kế tốn hàng tồn kho nói riêng tại cơng ty.
53
KẾT LUẬN
Sau quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM cùng với thời gian nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL em đã trang bị được một số kiến thức tổng quan về hàng tồn kho.
Đối với Việt Nam, khi tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế đang dâng cao, cùng với TS cố định hàng tồn kho dần trở thành yếu tố quan trọng nhằm tạo ra sức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp thương mại như QHL.
Để nâng tầm giá trị của mình, doanh nghiệp khơng chỉ dừng lại ở việc có hay khơng hàng tồn kho mà cịn phải biết sử dụng hàng tồn kho như thế nào. Bắt đầu từ việc hạch toán như thế nào, sắp xếp, bảo quản ra sao,.. và cuối cùng giá trị như thế nào. Tất cả những quy trình hồn thiện sẽ góp phần tạo ra giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.
Dựa trên những mục tiêu đó, bài luận văn đã giải quyết được một số nội dung cơ bản sau:
Về lý luận đã trình bày được những vấn đề cơ bản về kế tốn tài chính đối với hàng tồn kho ở các doanh nghiệp, ban hành theo thơng tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính.
Về thực tiễn đã trình bày được thực tế tổ chức, hạch tốn kế tốn và quy trình quản lý hàng tồn kho tại QHL.
Dựa trên cơ sở lý luận kết hợp thực tiễn, chương 4 của luận văn đã nêu ra một