CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH TM DV H .N.Q
3.1. Kế toán doanh thu tại công ty
3.1.1.1. Quy trình bán hàng và thu tiền
Hoạt động nhận đơn đặt hàng
Khi khách hàng gọi điện đến cho công ty yêu cầu lập đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. Đơn đặt hàng này bao gồm 2 liên, 1 liên sẽ lưu trữ tại bộ phận kinh doanh, 1 liên lưu trữ tại bộ phận kho. Đối với những hóa đơn trị giá dưới 20 triệu đồng, đơn đặt hàng sẽ được chuyển trực tiếp tới bộ phận kho. Bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra hàng tồn của cơng ty. Nếu có đủ hàng, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên lượng hàng khách hàng đặt. Đối với hóa đơn trị giá từ 20 triệu đồng trở lên, nhân viên kinh doanh cũng xác nhận hàng tồn từ kho, nhưng trước khi làm lệnh xuất kho phải được phê duyệt từ phía trưởng phịng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh sẽ xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng. Nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của cơng ty, trưởng phịng kinh doanh sẽ kí phê duyệt đơn hàng. Lúc này thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên lượng hàng khách hàng đặt.
Nhận đơn đặt hàng Xuất kho + Lập hóa đơn Giao
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình hoạt động nhận đơn đặt hàng Phòng kinh doanh Thủ kho
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Hoạt động xuất kho và lập hóa đơn:
Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thực xuất vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm 4 liên, thủ kho lưu lại 1 liên và đưa 1 liên của phiếu xuất kho cho kế toán kho ghi nhận giá vốn hàng bán, 1 liên cho kế tốn bán hàng và xuất hóa đơn lập hóa đơn giá trị gia tăng, 1 liên giao cho khách hàng. Hàng được chuyển lên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng chuyển đổi (nếu có) và phiếu xuất kho giao hàng.
Khách hàng Đơn đặt hàng Ký duyệt bán hàng Đơn đặt hàng N Đơn đặt hàng Kiểm tra số lượng hàng tồn kho Đơn đặt hàng
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quy trình hoạt động xuất kho và lập hóa đơn
Thủ kho Kế toán kho và kế toán bán hàng, xuất hóa đơn
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Hoạt động giao hàng
Người vận chuyển hàng sẽ xác nhận số hàng trong xe và kí nhận lên phiếu xuất kho giao hàng. Khi hàng được đưa đến cho khách hàng, khách hàng sẽ kí và giữ lại 1 liên của phiếu xuất kho giao hàng và hóa đơn GTGT chuyển đổi (nếu có).
Phiếu xuất kho Ghi giảm HTK, lập hóa đơn GTGT Phịng kinh doanh Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Đơn đặt hàng Lập phiếu xuất kho Bộ phận giao hàng Khách hàng Phòng kinh doanh Đơn đặt hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho N
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quy trình hoạt động giao hàng Bộ phận giao hàng (Nguồn: Phịng Kế tốn) Phiếu xuất kho giao hàng Hóa đơn GTGT chuyển đổi Khách hàng ký xác nhận phiếu giao hàng Hóa đơn GTGT chuyển đổi, phiếu
xuất kho
Hoạt động ghi sổ
Sơ đồ 3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán tại cơng ty H.N.Q
Kế tốn kho Kế tốn bán hàng – xuất hóa đơn
Phịng kinh doanh
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Hoạt động thu tiền
Bộ phận giao hàng Phiếu xuất kho Ghi giảm hàng tồn kho, tăng giá vốn hàng bán Phiếu xuất kho N Sổ nhập xuất tồn Ghi tăng doanh thu và
theo dõi thu tiền Phiếu xuất kho N Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho
Sổ sách kế toán N Khách hàng Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT, phiều xuất kho
giao hàng Ghi nhật ký bán hàng Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho giao hàng Nhật ký bán hàng N
1 liên, kế toán tiền giữ lại 1 liên để ghi tăng số tiền đã nhận được vào sổ sách, 1 liên đưa cho kế toán bán hàng để ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng và lưu lại phiếu thu.
Sơ đồ 3.5. Sơ đồ quy trình hoạt động thu tiền bằng tiền mặt
Kế toán tiền – Thủ quỹ Kế toán bán hàng
(Nguồn: Phịng Kế tốn) Khách hàng Ghi sổ Sổ sách Phiếu thu N Phiếu thu Ghi giảm trên sổ theo dõi phải thu Khách hàng Phiếu thu Phiếu thu N
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ 3.6. Sơ đồ quy trình hoạt động thu tiền bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiền – Thủ quỹ Kế tốn bán hàng
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
3.1.1.2. Quy trình ln chuyển chứng từ và nghiệp vụ phát sinh điển hình
Trong cơng tác hạch toán doanh thu, kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu: Hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,…), các chứng từ khác: hợp đồng mua bán, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng,…
Quy trình luân chuyển các chứng từ liên quan đến giá vốn hàng bán đã được ghi nhận tại Sơ đồ 3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán tại công ty H.N.Q
Khi bộ phận kho đưa phiếu xuất kho số PXK002/T4 (phụ lục 3), phiếu xuất
kho số PXK015/T4 (phụ lục 4), phiếu xuất kho số PXK015/T5 (phụ lục 5) cho kế Ngân hàng Giấy báo có Ghi sổ Giấy báo có Giấy báo có N Ghi giảm trên sổ theo dõi phải thu Sổ sách Giấy báo có N
– xuất – tồn và ghi nhận giá vốn hàng bán trên sổ nhật ký chung (phụ lục 7). Kế toán kho sẽ lưu lại các phiếu xuất kho để làm chứng từ gốc.
Bộ phận kho cũng đưa phiếu xuất kho số PXK002/T4 (phụ lục 3), phiếu xuất kho số PXK015/T4 (phụ lục 4), phiếu xuất kho số PXK015/T5 (phụ lục 5) cho kế tốn bán hàng để xuất hóa đơn GTGT ký hiệu HN/19E số 0000207 (phụ lục 3), số 0000220 (phụ lục 4), số 0000248 (phụ lục 5) và ghi tăng doanh thu vào sổ nhật ký chung (phụ lục 6) như sau:
Nghiệp vụ 1 (Chứng từ phát sinh: Phụ lục 3)
- Ngày 2/4/2020, hóa đơn GTGT ký hiệu HN/19E số 0000207 và phiếu xuất kho số PXK002/T4 bán hàng cho Công ty Cổ Phần Hàng Không VietJet (Mã số thuế: 0102325399 - 302/3 Phố Kim Mã, P.Ngọc Khánh, Q.Ba Đình, Tp.Hà Nội, Việt Nam) lơ hàng lưới an tồn (lưới AT) với giá bán chưa thuế GTGT là 17,160,000đ, thuế GTGT 10%.
- Cùng ngày 2/4/2020, phiếu thu số PT001/T4 Công ty Cổ Phần Hàng Khơng VietJet thanh tốn hóa đơn GTGT ký hiệu HN/19E số 0000207 với số tiền là 18,876,000đ.
Kế toán định khoản vào sổ Nhật ký Chung:
a. Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131 18,876,000 Có TK 5111 17,160,000 Có TK 33311 1,716,000 b. Khi khách hàng thanh toán:
Nợ TK 1111 18,876,000 Có TK 131 18,876,000
Nghiệp vụ 2: (Chứng từ phát sinh: Phụ lục 4)
- Ngày 14/4/2020, Công ty TNHH TM - DV TB Công Nghiệp Việt Hùng chuyển khoản thanh toán ứng tiền mua lô hàng cáp với số tiền là 5,000,000đ
- Ngày 15/4/2020, hóa đơn GTGT ký hiệu HN/19E số 0000220 và phiếu xuất kho số PXK015/T4 bán hàng cho Công ty TNHH TM - DV TB Công Nghiệp Việt Hùng (Mã số thuế: 0314006676 - Số 41 Đường 06, P.Bình Trưng Đơng, Q.2, TP.HCM) lơ hàng cáp thép chống xoắn mạ ĐK 18mm với giá bán chưa thuế GTGT là 50,000,000đ, thuế GTGT 10%
- Cùng ngày, Công ty TNHH TM - DV TB Công Nghiệp Việt Hùng chuyển khoản thanh tốn tiền hàng cịn lại với số tiền là 50,000,000đ
Kế toán định khoản vào sổ Nhật ký Chung:
a. Khách hàng ứng trước tiền hàng Nợ TK 1121 5,000,000
Có TK 131 5,000,000 b. Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 131 55,000,000 Có TK 5111 50,000,000 Có TK 33311 5,000,000
c. Khách hàng thanh tốn tiền hàng cịn lại: Nợ TK 1121 50,000,000
Có TK 131 50,000,000
Nghiệp vụ 3: (Chứng từ phát sinh: Phụ lục 5)
- Ngày 27/5/2020, hóa đơn GTGT ký hiệu HN/19E số 0000248 và phiếu xuất kho số PXK015/T5 bán hàng cho Công Ty TNHH CNA - HTE Việt Nam (Mã số thuế: 3700224226 - Số 42 VSIP Đường số 4, KCN VN - Singapore, P.Bình Hịa, TP Thuận An, Tỉnh Bình Dương) lơ hàng cáp thép và phụ kiện cáp thép với giá bán chưa thuế GTGT là 3,500,000đ, thuế GTGT 10%
Cùng ngày, phiếu thu số PT013/T5 thu tiền thanh tốn hàng bán cho Cơng Ty TNHH CNA - HTE Việt Nam với số tiền là 3,850,000đ
Nợ TK 131 3,850,000 Có TK 5111 3,500,000 Có TK 33311 350,000 b. Khi khách hàng thanh toán:
Nợ TK 1111 3,850,000 Có TK 131 3,850,000
Kế tốn bán hàng sẽ đưa 1 hóa đơn GTGT cho khách hàng, 1 hóa đơn GTGT cho bộ phận kinh doanh,1 hóa đơn GTGT lưu lại làm chứng từ ghi sổ.
Bộ phận kinh doanh dựa vào hóa đơn GTGT ghi lại sổ nhật ký bán hàng và lưu lại làm chứng từ gốc.
3.1.1.3. Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 3.7. Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch tốn doanh thu bán hàng hóa
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, … Sổ chi tiết bán hàng Nhật Ký Chung Sổ cái TK 511 Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Từ số Nhật Ký Chung (phụ lục 6) kế toán lập vào sổ Cái TK 511.
Cũng dựa vào các chứng từ đó, kế tốn ghi nhận vào các sổ chi tiết bán hàng
(phụ lục 6) theo dõi từng khách hàng.
Cuối mỗi quý, dựa vào sổ chi tiết bán hàng, kế toán lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng và đối chiếu với sổ Cái tài khoản 511. Đồng thời kết chuyển TK 511 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trên sổ Nhật Ký Chung như sau:
Nợ TK 5111 2,020,185,114 Có TK 911 2,020,185,114
Dựa vào các sổ , kế toán sẽ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Ngồi ra, kế tốn bán hàng sẽ theo dõi tiến độ thanh toán từng khách hàng và ghi nhận trên sổ Theo dõi công nợ khách hàng (phụ lục 6).
CÔNG TY TNHH TM DV H.N.Q
Địa chỉ: Số 50 Kha Vạn Cân, KP3, P.HBC, Q.Thủ Đức, Tp.HCM MST: 0313665926
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/04/2020 đến ngày 30/06/2020
Số hiệu: 511 - Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI TK ĐỐI
ỨNG
SỐ TIỀN
Số Ngày NỢ CÓ
Số dư đầu kỳ 0
0000207 02/04/2020 Doanh thu bán hàng/lưới AT (HĐ.0000207- Công ty
Hàng Không VietJet) 131 17,160,000
… … … … … …
0000220 15/04/2020 Doanh thu bán hàng/cáp thép (HĐ.0000220- Công ty
Việt Hùng) 131 50,000,000
0000248 27/05/2020 Doanh thu bán hàng/cáp thép (HĐ.0000248- Công ty
CNA - HTE Việt Nam) 131 3,500,000
… … … … … …
PKT087/T6 30/06/2020 Kết chuyển doanh thu bán hàng để XĐKQ kinh doanh
T4+5+6/Q2/2020 911 2,020,185,114
Tổng số phát sinh 2,020,185,114 2,020,185,114 Số dư cuối kì
3.1.2. Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của cơng ty chủ yếu ghi nhận khoản lãi ngân hàng khi công ty gửi tiền tại ngân hàng.
3.1.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ sử dụng chủ yếu là chứng từ ngân hàng
Sơ đồ 3.8. Quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động ghi nhận lãi tiền gửi ngân hàng tại công ty H.N.Q
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Khi kế tốn tiền nhận được giấy báo có về khoản lãi tiền gửi ngân hàng sẽ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính vào sổ sách kế tốn. Giấy báo có đó sẽ được kế tốn ngân hàng lưu lại làm chứng từ gốc.
3.1.2.2. Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 3.9. Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính
(Nguồn: Phịng Kế tốn) 3.1.2.3. Nghiệp vụ phát sinh điển hình
Kế tốn tiến hành ghi sổ như sau:
Dựa vào chứng từ ngân hàng về khoản lãi tiền gửi, kế toán tiến hành định khoản vào sổ Nhật Ký Chung (phụ lục 9) như sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 25/4/2020, ngân hàng trả lãi tiền gửi tháng 4/2020 với số
tiền là 35,874đ (Chứng từ phát sinh : Phụ lục 8) Nợ TK 1121 35,874
Có TK 515 35,874
Nghiệp vụ 2 : Ngày 25/5/2020, ngân hàng trả lãi tiền gửi tháng 5/2020 với số
tiền là 19,304đ (Chứng từ phát sinh: Phụ lục 8) Nợ TK 1121 19,304 Có TK 515 19,304 Nhật Ký Chung Sổ cái TK 515 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Nợ TK 1121 14,858 Có TK 515 14,858
Từ sổ Nhật Ký Chung lập vào sổ Cái tài khoản 515. Cuối quý kết chuyển TK 515 sang TK 911 vào sổ Nhật Ký Chung như sau:
Nợ TK 515 70,036 Có TK 911 70,036
Dựa vào sổ Nhật Ký Chung và Sổ Cái tài khoản 515, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
CƠNG TY TNHH TM DV H.N.Q
Địa chỉ: Số 50 Kha Vạn Cân, KP3, P.HBC, Q.Thủ Đức, Tp.HCM MST: 0313665926
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Số hiệu: 515 - Tên tài khoản: Doanh thu hoạt động tài chính
NGÀY THÁNG GHI SỔ
CHỨNG TỪ
DIỄN GiẢI TK ĐỐI ỨNG
SỐ TIỀN
Số Ngày NỢ CÓ
Số dư đầu kỳ 0
25/04/2020 CTNH 25/04/2020 Thu lãi tiền gửi ngân hàng ACB kỳ
tháng 4/2020 1121 35,874
25/05/2020 CTNH 25/05/2020 Thu lãi tiền gửi ngân hàng ACB kỳ
tháng 5/2020 1121 19,304
XĐKQ kinh doanh T4+5+6/Q2/2020
Tổng số phát sinh 70,036 70,036 Số dư cuối kì
3.1.3. Kế tốn thu nhập khác
Kế tốn doanh thu khác của công ty chủ yếu ghi nhận nghiệp vụ ít phát sinh tại cơng ty như: tiền vi phạm hợp đồng của khách hàng, thanh lý nhượng bán TSCĐ tại cơng ty
3.1.3.1. Quy trình ln chuyển chứng từ
Khi có tài sản cần thanh lý, phịng ban quản lý tài sản đó sẽ tiến hành lập giấy đề nghị thanh lý TSCĐ cho kế toán trưởng/giám đốc phê duyệt. Sau khi được ký duyệt, giấy đề nghị này trở thành giấy quyết định thanh lý TSCĐ, phòng ban quản lý tài sản đó sẽ tiến hành thanh lý, nhượng bán tài sản và thu tiền. Sau đó, phịng ban sẽ kèm tiền thu được cùng với quyết định thanh lý TSCĐ lên phịng kế tốn. Kế tốn sẽ lập phiếu thu, hóa đơn GTGT và ghi nhận phát sinh thu nhập khác vào sổ sách Kế tốn, hóa đơn GTGT sẽ gửi cho khách hàng.
Sơ đồ 3.10. Quy trình luân chuyển chứng từ hoạt động ghi nhận thu nhập khác từ việc thanh lý TSCĐ tại cơng ty H.N.Q
Phịng ban Kế tốn Kế toán
trưởng/Giám đốc (Nguồn: Phịng Kế tốn) Bắt đầu Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Ký duyệt quyết định thanh lý TSCĐ Quyết định thanh lý TSCĐ Lập hóa đơn GTGT, phiếu thu,… và ghi nhận thu nhập khác Quyết định thanh lý N Sổ sách kế tốn N Khách hàng Hóa đơn GTGT, hợp đồng Bán TSCĐ và thu tiền Quyết định thanh lý TSCĐ,
tiền thu được
Quyết định thanh lý TSCĐ,
Nhật Ký Chung Sổ cái TK 711 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Biên bản thanh lý TSCĐ, hóa đơn GTGT,
biên bản phạt hợp đồng,…
3.1.3.2. Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 3.11. Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch toán thu nhập khác
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Khi kế toán thu thập các chứng từ liên quan đến thu nhập khác, kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật Ký Chung như sau:
Nợ TK 1111,1121, 131,… Có TK 711
Từ sổ Nhật ký Chung lập thành số Cái TK 711 để theo dõi.
Cuối mỗi quý, kế toán kết chuyển thu nhập khác sang tài khoản 911 xác định kết quả kinh doanh trên sổ Nhật Ký Chung như sau:
Nợ TK 711 – Tổng thu nhập khác phát sinh trong kỳ Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Từ sổ Nhật Ký Chung và sổ Cái, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
3.1.3.3. Nghiệp vụ phát sinh điển hình
Kế tốn doanh thu khác được ghi nhận tại doanh nghiệp này. Tuy nhiên, trong quý 2 khơng có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh thu khác tại doanh nghiệp.
3.2. Kế tốn chi phí tại cơng ty
Các loại chi phí phát sinh vào quý 2 năm 2020 của công ty thường bao gồm: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.2.1. Kế tốn giá vốn hàng bán
Chi phí giá vốn hàng bán hàng hóa của cơng ty được tính theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn xuất kho hàng hóa tính theo giá xuất kho theo