CHƢƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ THÁI BÌNH
3.7. Kế toán chi phí hoạt động tài chính
3.7.1. Đặc điểm và cách xác định chi phí HĐTC
Chi phí hoạt động tài chính của Cơng ty chủ yếu là lãi vay ngắn hạn khi Công ty vay tiền để nhập nguyên vật liệu, cơng nghệ, máy móc thiết bị… để phục vụ cho sản xuất, thêm vào đó do Cơng ty xuất hàng ra nƣớc ngoài nên tỷ giá mỗi ngày sẽ bị chênh lệch. Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ, nhỏ hơn tỷ giá xuất khi Công ty sẽ bị lỗ, khoản lỗ chênh lệch tỷ giá đƣợc kế toán hạch tốn qua tài khoản 6352 – chi phí tài chính.
Hằng ngày tùy theo từng lơ hàng Cơng ty xuất đi, kế tốn ngân hàng sẽ theo dõi trển sổ chi tiết các tài khoản có liên quan đến gốc ngoại tệ, đồng thời căn cứ vào
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 74 sổ phụ ngân hàng gửi về hằng ngày kế toán sẽ hạch toán những khoản chi phí về chênh lệch lỗ của tỷ giá vào tài khoản 6352.
3.7.2. Chứng từ sử dụng.
Giấy báo nợ của ngân hàng
Hợp đồng vay nợ
Phiếu chi, ủy nhiệm chi
3.7.3. Quy trình luân chuyển chứng từ sử dụng.
P.Kinh doanh BP.Kế hoạch P.Kế toán Ngân hàng
\
Sơ đồ 3.6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí HĐTC.
Giải thích quy trình:
Căn cứ vào hợp đồng đi vay mà Công ty ký kết, dựa vào lãi suất đƣợc quy định cụ thể trong hợp đồng đi vay đến hạn trả lãi vay, kế toán lập ủy nhiệm chi và gửi cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng chi tiền trả lãi vay. Sau khi thực hiện chi tiền, ngân hàng gửi giấy báo nợ về Cơng ty. Bộ phận kiểm sốt tiếp nhận giấy báo nợ và chuyển sang Phịng Kế tốn. Căn cứ chứng từ nhận đƣợc kế tốn chi phí sẽ hạch tốn chi phí hoạt động tài chính, hạch tốn xong kế tốn lƣu lại giấy báo nợ. Trong
Hợp đồng vay
Lập ủy nhiệm chi
Nhận giấy ủy nhiệm chi
Giấy báo nợ
Lƣu phiếu chi Nhận giấy báo nợ Lƣu giấy báo nợ Thủ quỹ (phiếu chi)
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 75 trƣờng hợp thanh tốn tiền lãi vay bằng tiền mặt thì thủ quỹ sẽ tiến hành ghi phiếu chi sau đó dựa vào chứng từ kế tốn chi phí hạch tốn chi phí hoạt động tài chính, phiếu chi sau đó đƣợc lƣu lại tại Phịng Kế tốn. Đến cuối tháng, các chứng từ này đƣợc đóng thành file riêng để lƣu trữ.
Dựa vào hợp đồng đi vay làm căn cứ đối chiếu, giấy báo nợ, phiếu chi kho đƣợc chuyển từ Phịng kiểm sốt về Phịng Kế tốn, kế tốn sẽ tiến hành kiểm tra nội dung ghi trên chứng từ nhƣ nội dung thanh toán, tên ngƣời thụ hƣởng, đặc biệt là số tiền chi phải khớp với lãi suất đã đƣợc quy định trong hợp đồng. Sau khi kiểm tra khớp đúng, kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ này đƣợc dùng làm căn cứ để hạch toán vào sổ cái TK 635 (nhập vào máy đầy đủ các đề mục nhƣ số phiếu chi, nội dung chi, số tiền,…) và hạch toán vào sổ chi tiết các TK 6351, 6352, 6353 phù hợp với nội dung của TK chi tiết. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển TK 635 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tính tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ cái TK 635 và so sánh với số liệu trên các TK chi tiết nếu khớp đúng số liệu trên sổ cái đƣợc dùng làm căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo Cáo Tài Chính.
Dựa vào tỷ giá thực tế cuối tháng và tỷ giá lúc ghi sổ, kế tốn tính chênh lệch và đánh giá lại các khoản vay có gốc ngoại tệ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các TK chi tiết và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.7.4. Tài khoản sử dụng.
TK 6351 Lãi vay ngắn hạn
TK 6352 Khoản chênh lệch tỷ giá
TK 6354 Lãi vay dài hạn
3.7.5. Sổ sách kế toán sử dụng.
Sổ chi tiết TK 6351, 6352, 6353
Sổ cái TK 635
3.7.6. Phƣơng pháp hạch toán kế toán chi phí HĐTC tháng 12/2015.
(1) Ngày 17/12/2015, ghi nhận khoản lãi vay ngắn hạn ở VCB theo hợp đồng vay 02/CV–0173/KH/14NH số tiền là 11.304,66 USD, tỷ giá thực tế là 22.500
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 76 VND/USD, căn cứ chứng từ giao dịch số 171215 kế toán hạch toán nhƣ sau: (Phụ
lục 26)
Nợ 6351 254.354.850 (11.304,66 USD * 22.500 VND/USD) Có 1121 VCB 254.354.850
(2) Ngày 18/12/2015, thanh tốn chi phí tài chính do chênh lệch tỷ giá đồng USD khi khách hàng Sant Rubber trả tiền lô hàng ngày 12/12/2015 theo lô hàng INV.87.66.11 số tiền là 9.902.957 đồng, căn cứ chứng từ ghi sổ số T12-09-01 kế toán tiến hành ghi nhận nhƣ sau:
Nợ 6352 9.902.957 Có 1122 9.902.957
(3) Ngày 23/12/2015, kế toán ghi nhận khoản lãi tiền vay dài hạn ở Ngân hàng VCB theo hợp đồng vay 567TBS, căn cứ chứng từ ghi sổ số T12-116-110 kế toán ghi nhận nhƣ sau:
Nợ 6353 409.702.703 Có 1122 409.702.703
(4) Ngày 29/12/2015, căn cứ chứng từ ghi sổ số T12-CTGS-10-112 kế toán điều chỉnh lỗ chênh lệch tỷ giá cho lô hàng INV.55.77.89 khi xuất hàng cho Promiles (PC) với số tiền là 1.754.000 đồng, kế toán hạch toán nhƣ sau:
Nợ 6352 1.754.000 Có 3311 1.754.000
Ngày 31/12/2015, kế tốn kết chuyển chi phí HĐTC về chênh lệch tỷ giá và lãi vay sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. (Sổ cái TK 635)
Nợ 911 22.415.355.413 Có 6351 16.661.658.662 Có 6352 987.304.686 Có 6353 4.766.392.065
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 77
SỔ CÁI
Tháng 12/2015
Tài khoản “Chi phí hoạt động tài chính” Số hiệu: TK 635
NT ghi
sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
TK đối ứng Số tiền Số hiệu NT Nợ Có Số dƣ đầu kỳ …
17/12 02 17/12 Khoản lãi vay ngắn hạn ở Ngân hàng VCB
112 254.354.850 18/12 09 18/12 Chi phí do chênh lệch tỷ
giá đồng USD khi khách hàng thanh toán
112 9.902.957
23/12 110 23/12 Khoản lãi vay dài hạn ở Ngân hàng VCB
331 409.702.703 29/12 112 29/12 Điều chỉnh lỗ chênh lệch tỷ
giá lô hàng INV.55.77.89
331 1.754.000
… … … … … …
31/12 31/12 KC CP lãi vay ngắn hạn 911 16.661.658.662
31/12 KC CP chênh lệch tỷ giá 911 987.304.686
31/12 KC CP lãi vay dài hạn 911 4.766.392.065
Cộng số phát sinh 22.415.355.413
Số dƣ cuối tháng …
Nhận xét:
Chi phí tài chính trong tháng 12/2015 chủ yếu là những khoản do lãi vay và chênh lệch tỷ giá với số tiền là 22.415.355.413 đồng, nhiều hơn chi phí quản lý doanh nghiệp là gần 9 tỷ đồng. Qua sơ đồ 2.12 ta thấy rằng trong tổng chi phí HĐTC thì chi phí lãi vay ngắn hạn đã chiếm đến 74,33% tƣơng ứng với số tiền là 16.661.658.662 đồng. Phần lãi vay dài hạn chiếm 21,26% tƣơng ứng với 4.766.392.065 đồng. Từ đó cho ta thấy rằng Cơng ty vay khá nhiều để hoạt động sản xuất kinh doanh mà chủ yếu là các khoản vay ngắn hạn, điều này vừa có mặt tốt vừa có mặt xấu. Về mặt tốt thì các khoản vay ngắn hạn có các điều kiện cho vay ít khắt khe hơn, dễ tiếp cận hơn các khoản vay dài hạn đồng thời Cơng ty có thể dễ dàng, linh hoạt điều chỉnh hơn cơ cấu nguồn vốn của mình. Bên cạnh đó, việc sử
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 78 dụng nhiều khoản vay ngắn hạn sẽ làm cho Công ty phải gánh chịu rủi ro cao hơn về lãi suất bởi lẽ lãi suất ngắn hạn biến động nhiều hơn so với lãi suất dài hạn, ngoài ra rủi ro vỡ nợ cao hơn so với các khoản vay dài hạn do phải thanh tốn lãi vay và hồn trả vốn gốc trong thời gian ngắn. Do đó, tuy việc mở rộng quy mơ kinh doanh địi hỏi cần nhiều vốn nhƣng Cơng ty cần những biện pháp cụ thể để hạ thấp mức chi phí này xuống mức thấp nhất có thể để đẩy lợi nhuận thuần cao hơn.
3.8. Kế toán thu nhập khác.
3.8.1. Đặc điểm và cách xác định thu nhập khác.
Thu nhập khác trong Công ty thƣờng là những khoản thu mà Công ty không dự đoán trƣớc đƣợc, khơng mang tính chất thƣờng xuyên. Bao gồm những khoản nhƣ:
- Thu nhập từ nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ - Thu tiền do khách hàng vi phạm hợp đồng - Thu tiền từ các khoản bán phế liệu
- Thu nhập từ các khoản nợ phải trả nhƣng chủ nợ khơng địi - Thu nhập từ quá biếu, quà tặng
3.8.2. Chứng từ sử dụng.
Hóa đơn GTGT (bán vật tƣ)
Phiếu thu
Biên bản thanh lý TSCĐ
Giấy báo Có ngân hàng (về các khoản thu nhập khác)
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 79 P.Kế hoạch P.Kế toán P.Kiểm soát Ngân hàng KH
Sơ đồ 3.7: Quy trình luân chuyển chứng từ thu nhập khác.
Giải thích quy trình:
Phịng kế hoạch trong Cơng ty chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch và tiến hành thanh lý TSCĐ. Khi TSCĐ đã hết hạn sử dụng hoặc TSCĐ chƣa hết hạn sử dụng nhƣng hỏng và không sử dụng đƣợc nữa thì Phịng kế hoạch lập danh sách thanh lý TSCĐ trình Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc duyệt, Phòng kế hoạch tiến hành thanh lý TSCĐ. Khi có khách hàng mua TSCĐ Phịng kế hoạch lập biên bản thanh lý TSCĐ với sự góp mặt của cả 2 bên là đại diện của Công ty và đại diện của khách hàng. Hai bên thảo thuận giá và ghi vào biên bản thanh lý. Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ, kế tốn viết hóa đơn GTGT (nếu có). Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt thì Bộ phận kế hoạch nhận tiền và giao cho Bộ phận kế Lập kế hoạch thanh lý TSCĐ Tiến hành thanh lý TSCĐ Lập biên bản thanh lý Nhận tiền Thủ quỹ (phiếu thu) Lƣu Nhận và hạch tốn Lƣu hóa đơn
Lập hóa đơn GTGT
Nhận giấy
báo Có Nhận tiền Thanh toán
SVTH: BÙI THANH TÂM Trang 80 toán để hạch toán thu nhập khác. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng, Phịng kiểm sốt sẽ nhận giấy báo Có từ ngân hàng gửi về và chuyển sang Phịng kế tốn để kế tốn ghi nhận khoản thu nhập khác, chứng từ này đƣợc chuyển sang cho kế toán ngân hàng để theo dõi số tiền trong tài khoản. Chứng từ sau đó đƣợc lƣu tại Phịng kế tốn đến cuối tháng đóng thành file để lƣu trữ. Trƣờng hợp khách hàng chƣa thanh tốn thì kế tốn cơng nợ phải theo dõi chi tiết và yêu cầu thanh toán khi đến hạn.
Dựa vào các chứng từ hợp lệ (phiếu thu, hóa đơn GTGT, biên bản thanh lý TSCĐ, giấy báo Có…), kế tốn nhập dữ liệu và thanh tốn trong Excel, lập chứng từ ghi sổ, ghi nhận vào sổ cái TK 711 và sổ chi tiết các TK 7111, 7112. Cuối tháng, kế toán kết chuyển thu nhập khác vào TK 911 để xác định kết quả HĐKD.
3.8.4. Tài khoản sử dụng. TK 7111 Tiền bán vật tƣ TK 7111 Tiền bán vật tƣ TK 7112 Khoản thu khác 3.8.5. Sổ sách kế toán sử dụng. Sổ chi tiết TK 7111, 7112 Sổ cái TK 711