CHƯƠNG 5 : LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH
5.3. KẾ HOẠCH TIẾP THỊ
5.4.4. Kế hoạch chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào tình hình chi phí qua các năm để ước lượng khoản chi phí phát sinh trong năm 2009
Gạo cần sản xuất lấy từ bảng 12 kế hoạch sản xuất sản phẩm. Chi phí điện nước = điện cần sản xuất x đơn giá
Đơn giá điện cho sản xuất 835 đ/kwh trong giờ bình thường, 455 đ/kwh trong giờ thấp điểm, 1.690 đ/kwh giờ cao điểm. Chọn mức giá trung bình là 900 đ/kwh theo mức giá này bố trí thời gian sản xuất sao cho tránh sản xuất vào các giờ cao điểm để tiết kiệm chi phí điện năng.
Chi phí sữa chữa máy bằng 0,05% doanh thu trong năm được phân bổ 80% quý đầu năm, 20% cho quý III. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 sẽ giúp xí nghiệp giảm đi khoản chi cho việc sửa chữa bởi cơng tác kiểm tra bảo trì thường xun giúp hạn chế những hư hỏng.
Bảng 16: BẢNG KẾ HOẠCH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Chi phí điện nước sản xuất 137.945 151.110 204.930 188.370 682.355
Gạo cần sản xuất (kg) 3.332.000 3.650.000 4.950.000 4.550.000 16.482.000 Điện năng tiêu tốn (kwh) 0,046 0,046 0,046 0,046
Điện cần cho sản xuất (kwh) 153.272 167.900 227.700 209.300 758.172
Đơn giá điện bình qn 0,9 0,9 0,9 0,9 -
Chi phí than đá 15.994 17.520 23.760 21.840 79.114
Gạo cần sản xuất (kg) 3.332.000 3.650.000 4.950.000 4.550.000 16.482.000
Định mức 0,006 0,006 0,006 0,006
Khối lượng than đá cần (kg) 19.992 21.900 29.700 27.300 98.892
Đơn giá 0,8 0,8 0,8 0,8 -
Chi phí sửa chữa máy 49.060 - 12.265 - 61.325
Tổng chi phí SXC
202.999 168.630 240.955 210.210 822.794 5.4.5. Kế hoạch chi phí bán hàng
Lượng gạo tiêu thụ được lấy từ bảng 9 dự báo bán hàng năm 2009
Đơn giá vận chuyển được thu thập theo thông tin thị trường về giá cước vận chuyển. Thơng thường chi phí này tăng giảm theo giá xăng dầu và vụ mùa trong năm, do vào mùa vụ yêu cầu vận chuyển hàng nhiều dẫn đến mức giá tăng.
Đối với chi phí bảo quản do hai quý cuối năm vụ hè thu thường chất lượng gạo không bằng vụ đông xuân nên tăng thêm khoản cho chi phí bảo quản
Chi phí khấu hao dựa trích theo năm 2008 được phân bổ cho quý I và quý III mỗi quý 50%. Do khoản chi của quý II và quý IV cao nên sẽ khơng phân bổ chi phí này cho hai quý.
Bảng 17: BẢNG KẾ HOẠCH CHI PHÍ BÁN HÀNG NĂM 2009XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Gạo tiêu thụ (kg) 4.000.000 3.500.000 5.000.000 4.500.000 17.000.000
Chi phí vận chuyển 0,1 0,1 0,1 0,1
Chi phí bốc vác, bao bì 0,0075 0,0075 0,0075 0,0075 Chi phí bảo quản 0,00025 0,00025 0,0005 0,0005 Chi phí bất biến cho 1 kg gạo 0,10775 0,10775 0,108 0,108
Tổng chi phí khả biến 431.000 377.125 540.000 486.000 1.834.125
Chi phí tiếp khách 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000 Chi phí sửa chữa nhỏ 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
Chi phí khấu hao 177.500 177.500 355.000
Chi phí khác 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
Tổng chi phí bất biến 185.500 8.000 185.500 8.000 387.000
Tổng chi phí bán hàng 616.500 385.125 725.500 494.000 2.221.125
5.4.6. Kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi lương cán bộ dựa trên lương của kế hoạch nhân sự và các khoản cấp dưỡng cho cán bộ
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp ở xí nghiệp 3 hàng năm đều có phát sinh. Căn cứ vào tình hình chi phí quản lý thực tế phát sinh qua các năm và định mức chi phí quản lý đưa ra của cơng ty để ước đoán cho các khoản chi này trong năm 2009.
Bảng 18: BẢNG KẾ HOẠCH CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3 NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Chi phí nhiên liệu 500 500 500 500 2.000
Chi phí điện nước, điện
thoại, văn phịng 6.000 6.000 6.000 6.000 24.000
Chi phí sửa chữa 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000
Chi phí hành chánh 1.500 1.500 1.500 1.500 6.000 Chi lương cán bộ, cấp dưỡng 210.000 210.000 210.000 210.000 840.000 Chi phí khác 5.000 5.000 5.000 5.000 20.000 Tổng chi phí quản lý 224.500 224.500 224.500 224.500 898.000 5.4.7. Kế hoạch giá vốn hàng bán
Trị giá gạo nguyên liệu cần mua trong kỳ được lấy từ bảng 13 kế hoạch mua nguyên vật liệu
Chi phí nhân cơng, sản xuất chung lấy từ bảng 15 kế hoạch kế hoạch nhân công và bảng 16 kế hoạch chi phí sản xuất chung.
Gạo tồn cuối kỳ và đầu kỳ được lấy từ bảng 12 kế hoạch sản xuất, đơn giá gạo tồn lấy từ bảng 10 kế hoạch doanh thu dự kiến
Trị giá gạo thành phẩm = gạo tồn cuối kỳ (đầu kỳ) x đơn giá
Giá vốn hàng lương thực = trị giá gạo mua vào trong kỳ + trị giá gạo tồn đầu kỳ - trị giá gạo tồn cuối kỳ
Bảng 19: KẾ HOẠCH GIÁ VỐN HÀNG BÁN
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
Trị giá gạo NL mua Tkỳ 24.820.600 26.649.000 34.492.750 29.625.438 115.587.788 Chi phí nhân cơng 56.977 62.415 84.645 77.805 281.842 Chi phí sản xuất chung 202.999 168.630 240.955 210.210 822.794 Tổng chi phí sản xuất 25.080.576 26.880.045 34.818.350 29.913.453 116.692.424 Gạo tồn cuối kỳ (kg) 350.000 500.000 450.000 500.000 Đơn giá 7,3 7,4 7,3 6,9 Trị giá gạo TP tồn cuối kỳ 2.555.000 3.700.000 3.285.000 3.450.000 12.990.000 Gạo TP tồn đầu kỳ (kg) 1.018.000 350.000 500.000 450.000 Đơn giá 5,199 7,30 7,40 7,30 Trị giá gạo TP tồn đầu kỳ 5.292.582 2.555.000 3.700.000 3.285.000 14.832.582 Giá vốn hàng lương thực 27.818.158 25.735.045 35.233.350 29.748.453 118.535.006 5.5. KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
5.5.1. Các bộ phận chức năng trong xí nghiệp
Bộ phận kinh doanh
Là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của xí nghiệp. Bộ phận này điều hành mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp từ khâu thu mua nguyên liệu, thương lượng giá cả với thương lái, xác định số lượng sản phẩm cần sản xuất đến việc tìm kiếm khách hàng và ký các hợp đồng tiêu thụ gạo
Định giá bán cho gạo thành phẩm và giá mua nguyên vật liệu đầu vào Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống phân phối Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
Phối hợp với các bộ phận liên quan như: kế toán, sản xuất, kiểm phẩm nhằm cung cấp sản phẩm chất lượng và phù hợp với yêu cầu khách hàng
Bộ phận tài chính – kế tốn
Có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý sử dụng nguồn tài chính của xí nghiệp. Thực hiện việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm. Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau. Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kinh doanh lương thực và kết quả hoạt động kinh doanh đáp ứng yêu cầu của giám đốc trong việc ra các quyết định
Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. Căn cứ vào các chứng từ thu, chi có liên quan đến hoạt động của xí nghiệp tiến hành thanh tốn cho nhà cung ứng, các đối tác kinh doanh.
Cân đối nguồn tiền mặt đảm bảo không để dư thừa hoặc thiếu hụt trong hoạt động của xí nghiệp
Đối chiếu chứng từ và sổ sách đảm bảo phản ánh đúng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Truyền đạt thông tin đến các bộ phận chức năng khác và giải thích các thơng tin kế toán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt.
Bộ phận sản xuất
Là bộ phận quan trọng của xí nghiệp phụ trách điều hành, giám sát quy trình sản xuất gạo từ khâu tách màu, chế biến, lau bóng đến đóng bao thành phẩm
Sửa chữa, quản lý thiết bị tại phân xưởng sản xuất Tổ chức bố trí, sắp xếp kho bãi dự trữ
Kiểm tra, theo dõi tình hình ngun liệu chính, phụ dùng trong sản xuất Bộ phận kiểm phẩm
Chịu trách nhiệm kiểm tra phẩm chất gạo từ khâu thu mua, dự trữ đến lúc xuất bán.
Kiểm phẩm xăm kiểm tra toàn bộ nguyên liệu đầu vào lấy mẫu đại diện để xác định một số chỉ tiêu cơ bản như độ ẩm, hạt nguyên, chỉ tiêu chất lượng…để làm cơ sở cho việc định giá mua nguyên liệu đầu vào. Trong qua trình xăm kiểm tra phẩm loại bỏ những bao không đạt theo mẫu đại diện. So sánh giữa mẩu đại diện và mẩu thực tế, nếu các chỉ tiêu đạt được trên 95% thì quyết định mua theo
giá ban đầu. Ngược lại tùy theo kết quả so sánh thì giảm giá mua nguyên liệu đầu vào phù hợp.
5.5.2. Xây dựng và phát triển nguồn lực
Cơ cấu tổ chức dự kiến của xí nghiệp
Giám đốc
Phó giám đốc sản
xuất kinh doanh Phó giám đốc tài chính kế tốn
Bộ phận kinh
doanh Bộ phận kiểm phẩm Bộ phận sản xuất Bộ phận kế toán
Theo cơ cấu dự kiến mới sẽ không khác lắm so với cơ cấu cũ bởi theo cơ cấu này đã đầy đủ các bộ phận đáp ứng cho hoạt động kinh doanh hiện tại của xí nghiệp. Điểm khác biệt của cơ cấu mới và cũ là phân chia quyền hạn, đảm trách thêm nhiệm vụ và số lượng nhân sự cho các bộ phận chức năng trong xí nghiệp.
Trong năm 2009, dự kiến sản lượng tiêu thụ của xí nghiệp sẽ tăng hơn 20% so với năm 2008. Do đó, sẽ cần tuyển thêm nhân viên cho bộ phận chức năng. Những nhân viên này sẽ được thử việc trong 3 tháng sau đó sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động trong 3 năm.
+ Nhân sự bộ phận kinh doanh gồm 3 người đảm trách nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, khách hàng, xây dựng kênh phân phối và bán hàng cho xí nghiệp. Tham mưu cho giám đốc thơng tin thị trường, phân tích, đánh giá diễn biến kinh tế và xu hướng thị trường.
+ Bộ phận kế toán: số lượng 3 người
+ Nhân sự cho bộ phận kiểm phẩm gồm 3 người, so với hiện tại cần thêm tuyển 2 người có trình độ chun ngành cơng nghệ thực phẩm.
+ Bộ phận sản xuất: 1 kỹ sư vận hành, sữa chữa máy móc.
Trong xí nghiệp, các chức năng hoạt động đều góp phần quan trọng làm nên hiệu quả kinh doanh của xí nghiệp. Năm 2009, dự kiến sẽ tăng hơn 20% về khối lượng tiêu thụ so với năm 2008, do đó sản xuất sẽ được mở rộng, tăng cường hơn nữa hệ thống kênh phân phối hàng tiêu thụ trong nước.
Giám đốc xí nghiệp là người có quyền điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt động của xí nghiệp. Là người có trình độ chun mơn trong ngành lương thực, có khả năng đánh giá phẩm chất mặt hàng gạo, có kỹ năng giao tiếp, thương lượng, bàn bạc và khả năng thuyết phục khách hàng. Là người hoạt động lâu năm trong ngành, có những mối quan hệ xã hội với khách hàng, những người có quyền quyết định mua hàng và bán hàng cho xí nghiệp.
Phó giám đốc sản xuất kinh doanh xí nghiệp sẽ phụ trách nhiệm vụ ở bộ phận kinh doanh và sản xuất bao gồm luôn khâu tiếp thị cho mặt hàng kinh doanh của xí nghiệp. Hiện tại cơ cấu tổ chức của xí nghiệp đã có chức vụ này nhưng nhân viên cho bộ phận này chưa đủ để đáp ứng cho việc mở rộng kênh tiêu thụ của xí nghiệp. Nhân sự cần thêm cho bộ phận này là 2 nhân sự có kiến thức chuyên môn ngành kinh tế, năng động, nhạy bén, khả năng giao tiếp tốt, giúp giám đốc và phó giám đốc bộ phận kinh doanh tìm kiếm khách hàng, mở rộng kênh phân phối để tăng sản lượng tiêu thụ theo mục tiêu kế hoạch đề ra.
Phó giám đốc kế tốn tài chính sẽ phụ trách bộ phận kế tốn và tham mưu trong kinh doanh cho giám đốc. Nhân sự ở bộ phận này gồm phó giám đốc bộ phận tài chính kế tốn, một nhân viên lập phiếu, một thủ quỹ. Cơ cấu tổ chức mới ở bộ phận này khơng có sự thay đổi so với trước đây. Phó giám đốc ở bộ phận này là người có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, có trình độ chun mơn trong ngành, được đào tạo, công tác ở nhiều lĩnh vực, khu vực. Am hiểu sâu sắc tình hình hoạt động xí nghiệp. Ngồi cơng việc lập báo cáo, phó giám đốc bộ phận này cịn trợ giúp cho giám đốc xí nghiệp trong hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.
Các bộ phận kiểm phẩm và bộ phận sản xuất sẽ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và các phó giám đốc xí nghiệp. Ở mỗi bộ phận sẽ có trưởng bộ phận nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo xí nghiệp. Có trình độ
chun mơn ngành cơng nghệ thực phẩm, khả năng học việc nhanh chóng, nắm vững những tiêu chuẩn cơ bản về phẩm chất hạt gạo nhằm đáp ứng chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Nếu yêu cầu về chất lượng của thị trường có sự khai đổi thì ban giám đốc xí nghiệp sẽ đề xuất lên cơng ty cho nhân viên ở bộ phận này đi tập huấn các hội thảo chuyên đề chất lượng hay học các khóa đào tạo về hệ thống chất lượng để nâng cao trình độ chun mơn về lĩnh vực của họ.
Đối với tình hình nhân sự ở bộ phận sản xuất vẫn khơng có sự thay đổi so với cơ cấu cũ. Nhân sự cho bộ phận n ày gồm 3 nhân viên: một thủ kho đảm trách nhiệm vụ kiểm tra số lượng nhập xuất kho, dự trữ đấu trộn xuất kho đúng theo yêu cầu của lãnh đạo xí nghiệp, theo dõi việc lưu kho và báo cáo tình hình số lượng sản phẩm tồn để ban lãnh đạo xí nghiệp cân đối tình hình có kế hoạch mua bán hiệu quả. Hai nhân viên kỹ thuật chuyên phụ trách sửa chữa, điều hành máy móc, vận hành dây chuyền sản xuất.
Tiền lương dự kiến
- Lương cơ bản giám đốc xí nghiệp 12 triệu đồng/tháng - Lương phó giám đốc 10 triệu đồng/tháng
- Nhân viên còn lại 3,5 triệu đồng/tháng
Bảng 20: BẢNG LƯƠNG TỔNG HỢP DỰ KIẾN NĂM 2009XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chức vụ Số lượng Lương cơ bản/ tháng Cả năm
Giám đốc 1 12.000 144.000
Phó giám đốc 2 10.000 240.000
Nhân viên 10 3.500 420.000
Tổng cộng 13 25.500 804.000
Các khoản lương phụ, khoản cấp dưỡng
Ngoài tháng lương 13, nhân viên còn được hưởng từ 2 đến 4 tháng lương tùy theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp.
Được xem xét cử đi đào tạo, huấn luyện nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu và định hướng phát triển của xí nghiệp
Những ngày tăng ca, làm việc ngồi giờ lương được hưởng gấp đơi so với lương cơ bản, được cấp dưỡng khoản tiền ăn.
5.6. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
5.6.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến
+ Doanh thu bán hàng được lấy từ kế hoạch 10 doanh thu nằm trong kế hoạch sản xuất của năm 2009
+ Giá vốn hàng bán được tổng hợp từ 3 loại chi phí: chi phí gạo nguyên liệu, chi phí nhân cơng trực, chi phí sản xuất chung được cụ thể trong bảng kế hoạch giá vốn hàng bán
+ Lãi gộp = doanh thu bán hàng – giá vốn
+ Lợi nhuận thuần = lãi gộp – chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được lấy từ kế hoạch chi phí bán hàng và kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dự kiến khơng có khoản thuế thu nhập doanh nghiệp vì xí nghiệp khơng trực tiếp đóng mà sẽ được báo cáo về cơng ty để tổng hợp và tiến hành đóng thuế cho tồn cơng ty.
Bảng 21: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỰ KIẾN NĂM 2009 XÍ NGHIỆP 3
ĐVT: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm