Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ thiết kế của công trình (gồm bản vẽ, thuyết minh kỹ thuật)
- Nghiên cứu thuyết minh kỹ thuật để xác định biện pháp thi công (nếu được chỉ định cụ thể), các thông số kỹ thuật của vật tư, thiết bị dùng cho công trình.
- Nghiên cứu bản vẽđể hiểu được chi tiết cấu tạo của công trình, làm cơ sở cho việc tính toán khối lượng và liệt kê các công việc theo qui định của nhà nước (theo tập định mức hoặc tập đơn giá).
Bước 2: Nhập các thông tin ban đầu của công trình: - Tên công trình
- Tên hạng mục - Địa điểm - Chủđầu tư
- Đơn vị thiết kế (lập dự toán)
Bước 3: Chọn phương pháp lập dự toán:
- PP1: dùng bộ đơn giá dự toán của các địa phương công bố: chọn bộ đơn giá tại địa phương xây dựng công trình, xác định các hệ số KNC, KMTC.
- PP2: áp giá trực tiếp: để chương trình tự tính giá VL, NC, MTC theo giá thực tế trên cơ sởđịnh mức kỹ thuật của Nhà nước.
Bước 4: Nhập các tùy chọn để mặc định cho phần mềm: - Tính cho XM PC30 hay PC40.
- Phân tích vật liệu cấp phối ra chi tiết (XM, cát, đá,…) hay tính theo thể tích vữa. - Loại và cấp công trình.
- Điều kiện thiết kế: 3 bước, 2 bước hay 1 bước.
- Vật liệu khác, máy thi công khác tính theo vật liệu chính, máy thi công chính hay tính thành tiền.
- Độ dài dự kiến thực hiện dự án (tính theo tháng) và phân bổ vốn đầu tư theo thời gian. - V.v...
Bước 5: Liệt kê các công việc
Bước 6: Chọn mã hiệu cho các công việc đã liệt kê (những công việc không tìm thấy mã hiệu thì vận dụng mã hiệu tương tự (có hoặc không có điều chỉnh VL/NC/MTC) hoặc lập định mức mới).
- Nếu dùng PP1: Chọn mã hiệu trên cơ sở bộđơn giá dự toán. - Nếu dùng PP2: Chọn mã hiệu trên cơ sở bộđịnh mức dự toán.
Bước 7: Tính toán khối lượng cho từng công việc đã liệt kê
Bước 8: Nhập mã hiệu và khối lượng của từng công việc vào bảng tính chi phí trực tiếp, điều chỉnh tên công việc (ứng với mã hiệu đã nhập) cho phù hợp với công trình, nhập các diễn giải chi tiết.
- Bảng phân tích vật tư (nhân công, máy thi công); - Bảng tổng hợp vật tư.
Trường hợp một công việc cần điều chỉnh đơn giá vật tư, nhân công, máy thi công bằng các hệ số thì cần lưu ý:
- Không nên điều chỉnh trực tiếp trong bảng tính chi phí trực tiếp (việc điều chỉnh trực tiếp đơn giá vật tư sẽ không có ý nghĩa gì và việc điều chỉnh trực tiếp đơn giá NC, MTC không làm thay đổi đồng bộ định mức nhân công, máy thi công) mà điều chỉnh khối lượng định mức vật tư, NC, MTC trong bảng phân tích định mức của công việc đó.
Bước 9: Nhập đơn giá thực tế của các vật tư (từ Thông báo giá của Nhà nước hoặc các báo giá trên thị trường). Từđó ta có được bảng giá trị vật tư thực tế của công trình.
Bước 10: Chương trình sẽ xác định các loại chi phí trong chi phí xây dựng: - Thuế VAT
- Chi phí chung - Lợi nhuận định mức
- Chi phí xây dựng nhà tạm đểở và điều hành thi công
Bước 11: Nhập các khoản mục của chi phí thiết bị (mua sắm, lắp đặt, chuyển giao) vào bảng tổng hợp chi phí thiết bị. Chương trình sẽ tính được chi phí thiết bị của công trình.
Bước 12: Phối hợp với chương trình để xác định các khoản mục chi phí còn lại trong dự toán: - Chi phí quản lý dự án
- Các chi phí tư vấn đầu tư - Các chi phí khác
- Chi phí dự phòng
Cuối cùng chương trình tính tổng các chi phí trên => giá trị dự toán của công trình.
Lưu ý: Trường hợp thiết kế 1 bước thì giá trị dự toán công trình phải được xác định theo phương pháp đúng dần (tính lặp) – xem ví dụ minh họa trên lớp.