5. Kết cấu của đề tài
2.3.1Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của việc áp dụng các quy
2.3 Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của việc áp dụng hệ thống quản
2.3.1Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của việc áp dụng các quy
tác nghiệp
2.3.1.1 Ưu điểmvà nhược điểm
Khi áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2008 nên thiết lập một hệ thống các quy trình tác nghiệp để mơ tả cách thức cụ thể tiến hành q trình thực hiện cơng việc theo như nguyên tắc thứ 4 và 5 trong tiêu chuẩn ISO quy định về việc định
hướng vào quá trình và tiếp cận theo hệ thống. Trong đó trách nhiệm, quyền hạn của mỗi người sẽ được xác định rõ ràng trong từng quy trình, bên cạnh đó những biểu mẫu, quy định pháp luật, tiêu chuẩn có liên quan đều được viện dẫn trong quy trình. Khi có bất kì nhân viên mới thì việc hiểu rõ cơng việc của mình bằng cách
Tuy nhiên việc áp dụng quy trình thư ờng cứng nhắc và tất cả phải tuân thủ
rập khuôn theo một cách xử lý vấn đề, do đó sẽ dẫn đến việc hạn chế những ý tưởng sáng tạo, cách xử lý vấn đề khi có việc đột xuất. Nên việc xem xét thay đổi các quy trình tác nghiệp này phải thực hiện định kỳ 2-3 năm/lần để thu thập những ý kiến, những đóng góp và rút kinh nghiệm từ những việc đã xảy ra trong quá khứ, với mục
đích hồn thiện và chỉnh sửa quy trình thêm linh hoạt, phù hợp với thực trạng tại thời điểm áp dụng.
2.3.1.2 Nguyên nhân
Các nguyên nhân về việc quy trình quản lý chất lượng chưa được thực hiện
đầy đủ và hiệu quả dựa trên kết quả phỏng vấn của những người chịu trách nhiệm chính. Tiêu chí chọn lựa người phỏng vấn: phải có bằng chứng chỉ hành nghề, tối thiểu 3 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực quản lý dự án, đã từng làm việc trong hệ thống quản lý chất lượng ISO, phải tham gia ít nhất 3 dự án xây dựng. Và
các đối tượng phỏng vấn chính là từ cấp quản lý trở lên như: Giám đốc phòng dự án, Giám đốc dự án, quản lý cơng trường, trưởng phịng ISO.
Dựa trên thời gian làm việc thực tế tại công ty cũng như đư ợc tham vấn ý kiến của một số chuyên gia đang tham gia công tác quản lý dự án và các cấp quản lý dự án trong công ty, tác giả đã đưa ra ba nhóm chính đó là nhóm ngun nhân do
chính hệ thống, quy trình quản lý chất lượng; nhóm nguyên nhân do bản thân người thực hiện quy trình và nhóm ngun nhân xuất phát từ mức độ hỗ trợ của công ty.
Một số nguyên nhân trong ba nhóm này đã đư ợc đưa ra để khảo sát những
nhân viên đang làm việc tại 5 dự án đang triển khai về mức độđồng ý của các nhân
viên này đối với các nguyên nhân được đưa ra. Thang điểm đánh giá từ1 đến 5 cho các mức độ từ rất không đồng ý đến rất đồng ý.
Tác giả sẽ thực hiện thống kê mơ tả thang đo cho cả ba nhóm ngun nhân (1-nhóm ngun nhân do chính hệ thống, quy trình quản lý chất lượng; 2-nhóm nguyên nhân do bản thân người thực hiện quy trình, 3-nhóm ngun nhân xuất phát từ mức độ hỗ trợ của công ty) để xác định ngun nhân có điểm số trung bình cao nhất, có tác động, ảnh hưởng nhiều nhất đến việc thực hiện các quy trình quản lý chất lượng.
a. Nhóm ngun nhân do chính hệ thống, quy trình quản lý chất lượng
Thống kê mơ tảthang đo nhóm ngun nhân từ quy trình, hệ thống quản lý chất
lượng được thể hiện ở bảng 2.5 (xem thêm phụ lục 4.6):
Bảng 2.5: Thống kê mô tảthang đo nhóm ngun nhân từ quy trình, HTQLCL
Bảng thống kê số liệu
Nhóm ngun nhân từ quy trình, HTQLCL mẫu Cỡ nhỏ nhất Giá trị Giá trị lớn nhất Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Các quy trình, checklist (ITP) quá phức tạp 42 3 4 3.191 0.397
Các quy trình, checklist khơng được cải tiến vì
khơng có phản hồi từ người thực hiện quy trình 42 3 4 3.095 0.297
Việc thực hiện quy trình khơng được kiểm tra chặt
chẽ bởi nhóm đánh giá nội bộ (internal audit) 42 2 3 2.905 0.297
Các quy trình, checklist (ITP) khó thực hiện 42 2 4 2.810 0.552
Các quy trình, checklist (ITP) khó hiểu 42 2 4 2.714 0.596
(Nguồn: Điều tra của tác giả T3/2012)
Theo kết quả khảo sát , các quy trình , bảng kiểm tra quá phức tạp cũng như không được cải ti ến vì khơng có phản hồi từ người thực hiện quy trình là các
ngun nhân chính thuộc nhóm các ngun nhân từ quy trình , hệ thống quản lý với điểm đánh giá mức độ đồng ý trung bình là 3.191 và 3.095. Ngoài ra một số ý kiến
khác cũng được ghi nhận trong quá trình khảo sát đó là:
- Các quy trình , bảng kiểm tra chỉ có phiên bản tiếng Anh trong khi phần lớn đội ngũ giám sát công trường không thành thạo ngoại ngữ nên việc hiểu rõ các quy trình sẽ gặp khókhăn.
- Bảng kiểm tra khơng sát thực tế, một số nội dung thừa, một số nội dung thiếu. - Các quy trình, bảng kiểm tra khơng được hồn thiện vì khơng có phản hồi từ
người thực hiện quy trình, nhưng qua kh ảo sát thực tế cho thấy những người trực tiếp thực hiện họ có nhiều ý kiến nhưng khơng biết báo cáo lên cho ai, hoặc khi báo cáo thì khơng thấy được giải quyết.
b. Nhóm nguyên nhân do bản thân người thực hiện quy trình
Thống kê mơ tảthang đo nhóm nguyên nhân nguyên nhân do bản thân người thực hiện quy trình sẽđược thể hiện ở bảng 2.6 bên dưới (xem thêm phụ lục 4.7):
Bảng 2.6: Thống kê mơ tảthang đo nhóm ngun nhân từ nhân viên thực hiện quy trình
Bảng thống kê số liệu
Nhóm ngun nhân từ nhân viên thực hiện quy trình Cỡ mẫu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn Anh/chị khơng thích làm q nhiều cơng việc giấy
tờ theo quy trình quản lý của cơng ty. 42 3 4 3.310 0.468
Anh/chị khơng đủ thời gian tìm hiểu quy trình,
checklist của hệ thống quản lý chất lượng. 42 3 4 3.095 0.297
Dữ liệu trong checklist khơng có nhiều ý nghĩa,
chủ yếu điền vào cho đúng quy trình thủ tục. 42 2 4 3.000 0.663
Lương anh/chị thấp nên không cần nỗ lực thực
hiện theo đúng các quy trình quản lý của cơng ty. 42 2 4 2.905 0.370
Kiểm soát dự án theo kinh nghiệm sẽ tốt hơn, dễ
dàng hơn thực hiện theo các quy trình của QMS. 42 2 3 2.595 0.497
Người quản lý trực tiếp khơng giám sát chặt chẽ
việc thực hiện quy trình của cấp dưới 42 2 3 2.405 0.497
Trong nhóm nguyên nhân do người thực hiện có 2 nội dung là do khơng đủ thời gian tìm hiểu quy trình với điểm đánh giá trung bình là 3.095 và do khơng thích
làm nhiều quá việc giấy tờ theo quy trình của h ệ thống quản lý chất lượng với số điểm đánh giá cao nhất là 3.310. Hai lý do này cũng phù hợp với nhóm nguyên nhân từ hệ thống là các quy trình quá phức tạp , cần cải tiến, tinh gọn để có thể dễ dàng hơn cho người áp dụng thực tế tại công trường.
Kết quả khảo sát cũ ng ghi nhận một số ý kiến khác từ các đối tượng được khảo sát là phần lớn đội ngũ giám sát công trường là những kỹ sư trẻ , thiếu kinh nghiệm chuyên môn để thực hiện tốt các quy trình cho dịch vụ quản lý dự án.
c. Nhóm nguyên nhân xuất phát từ mức độ hỗ trợ của công ty
Thống kê mơ tả thang đo nhóm ngun nhân xuất phát từ mức độ hỗ trợ của công ty được thể hiện ở bảng 2.7 (xem thêm phụ lục 4.8):
Bảng 2.7: Thống kê mơ tảthang đo nhóm nguyên nhân từ sự hỗ trợ của công ty
Bảng thống kê số liệu
Nhóm nguyên nhân từ sự hỗ trợ của công ty Cỡ
mẫu Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn
Mức lương của công ty thấp hơn sựmong đợi
của nhân viên 42 3 5 3.762 0.576
Thiếu sựđộng viên cho nhân viên thực hiện
QMS 42 3 4 3.381 0.492
Không đào tạo kỹ càng quy trình quản lý chất
lượng cho nhân viên 42 3 4 3.310 0.468
Cơ sở vật chất, trang thiết bịkhông được cung
cấp đầy đủ để thực hiện các quy trình QMS 42 3 4 3.214 0.415
Khơng cung cấp đủ nhân sựcó năng lực cho
các dự án 42 2 4 3.000 0.663
Ban giám đốc không quan tâm nhiều đến công
tác kiểm tra nội bộ. 42 2 4 2.714 0.596
Kết quả khảo sát cho thấy các đ ối tượng thực hiện các quy trình quản lý khá
đồng ý với các nguyên nhân liên quan đến sự hỗ trợ của công ty được đưa ra lấy ý kiến. Trong đó nguyên nhân chưa thực hiện tốt quy trình quản lý chất lượng do
cơng ty không đáp ứng mức lương kỳ vọng của nhân viên được sựđồng ý cao nhất với điểm khảo sát trung bình là 3.762 và độ lệch chuẩn 0.576. Tiếp theo đó với mức
đồng ý với việc thiếu sựđộng viên cho nhân viên thực hiện hệ thống với điểm khảo
sát là 3.381, điều này đúng thực tế là hiện nay công ty chưa trú trọng quan tâm,
động viên đến nhân viên trong việc áp dụng đúng quy trình đề ra.
Các ngun nhân cịn lại như cơ sở vật chất, trang thiết bị không được cung cấp đầy đủ cho nhân viên; công ty không đào tạo kỹ càng quy trình quản lý chất
lượng cho nhân viên thực hiện cũng như không cung cấp đủ nhân sự có năng lực
được đánh giá với số điểm trung bình từ 3.0 đến 3.310. Trong đó ngun nhân cốt lõi là nhân viên khơng đư ợc đào tạo kỹ càng về quy trình quản lý chất lượng được sựđồng tình khá cao với điểm khảo sát trung bình là 3.310 điểm.