STT TÊN THỦ TỤC MÃ SỐ
1 Thủ tục kiểm soát tài liệu CPY-Pr-001
2 Thủ tục kiểm soát lưu trữ CPY-Pr-002
3 Thủ tục giám sát đo lường CPY-Pr-003
4 Thủ tục hệ thống tin CPY-Pr-004
5 Thủ tục cải tiến CPY-Pr-005
6 Thủ tục đáp ứng tình trạng khẩn cấp CPY-Pr-006 7 Thủ tục quản lý rủi ro CPY-Pr-007 8 Thủ tục đánh giá khía cạnh mơi trường CPY-Pr-008 9 Thủ tục đánh giá nội bộ QA-Pr-001 10 Thủ tục kiểm sốt sàn phẩm khơng phù hợp QA-Pr-002 11 Thủ tục đánh giá nhà cung cấp QA-Pr-003 12 Thủ tục khắc phục khách hàng phàn nàn QA-Pr-004 13 Thủ tục trao đổi thơng tin nội bộ và bên ngồi ADM-Pr-001 14 Thủ tục tuyển dụng ADM-Pr-002 15 Thủ tục đào tạo huấn luyện TRN-Pr-001 16 Thủ tục kiểm soát đợn đặt hàng PLN-Pr-001 17 Thủ tục đánh giá thõa mãn của khách hàng PLN-Pr-002 18 Thủ tục trả hàng từ khách hàng PLN-Pr-003
19 Thủ tục mua hàng PLN-Pr-004
20 Thủ tục kiểm sốt phịng sạch PRD-Pr-001 21 Thủ tục kiểm soát dự án PRD-Pr-002 22 Thủ tục kiểm soát tài sản khách hàng PRD-Pr-003 23 Thủ tục kiểm soát ban đầu PRD-Pr-004 24 Thủ tục kiểm soát những công đoạn đặc biệt PRD-Pr-005 25 Thủ tục kiểm sốt q trình bằng cơng cụ SPC PRD-Pr-006 26 Thủ tục hiệu chuẩn máy móc ENG-Pr-001 27 Thủ tục kiểm soát thiết bị ENG-Pr-002
2.3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY TNHH FIBER OPTICS VIETNAM
Dựa vào hướng dẫn tự xem xét đánh giá trong phụ lục A của TCVN ISO 9004:2000 kết hợp với thực tiễn hệ thống quản lý chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam, tác giả thiết kế bảng khảo sát (Phụ lục 2) nhằm đánh giá mức độ thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam. Đối tượng khảo sát bao gồm các trưởng phòng, nhân viên phụ trách ISO, nhân viên khối văn phòng và quản đốc phân xưởng sản xuất của các bộ phận. Tổng số phiếu phát hành 200 phiếu, tổng số phiếu thu về là 200 phiếu trong đó có 184 phiếu hợp lệ. Thời gian khảo sát từ 03/06/2013 tới 24/06/2013.
2.3.1 Thực trạng thiết lập và kiểm sốt hệ thống tài liệu của cơng ty
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát thực trạng thiết lập và kiểm soát hệ thống tài liệu của cơng ty.
Tiêu chí Mức độ thực hiện trung bình
Việc thiết lập thủ tục dạng văn bản để kiểm soát tài liệu của công ty
3,58
Việc thực hiện phê duyệt tài liệu và ban hành tài liệu 2,48 Việc nhận biết và ngăn ngừa sử dụng tài liệu lỗi thời 2,45 Việc đảm bảo các phiên bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở
nơi sử dụng
2,27
Nguồn: Phụ lục 3. Qua kết quả đánh giá nội bộ trong năm 2012, những lỗi không phù hợp của hệ thống tài liệu được ghi nhận là 56 trường hợp (Phụ lục 4).
Theo kết quả khảo sát (bảng 2.5), mức độ thực hiện của việc thiết lập thủ tục dạng văn bản để kiểm sốt tài liệu của cơng ty đạt được 3,58 gần với mức độ thực hiện cải tiến liên tục. Thực tế, công ty đã lập 1 thủ tục CPY-Pr-001 dạng văn bản để kiểm sốt hệ thống tài liệu của cơng ty. Thủ tục đưa ra những yêu cầu chung cho hệ thống tài liệu của công ty như: phê duyệt tài liệu trước khi ban hành, xem xét và cập nhật lại tài liệu, đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, ngăn ngừa việc vơ tình sử dụng các tài liệu lỗi thời, đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có nơi sử dụng. Các bộ phận khi ban hành tài liệu phải thực hiện theo yêu cầu trong thủ tục CPY-Pr-001 quy định. Việc soát xét thủ tục CPY-Pr-001, công ty thường xuyên xem xét và điều chỉnh thủ tục cho phù hợp với yêu cầu thực tế của cơng ty được trình bày ở bảng 2.6.
Trong năm 2012, thông qua việc đánh giá nội bộ đã phát hiện 1 vấn đề trong thủ tục CPY-Pr-001 là quy định định dạng số của tài liệu gây khó khăn cho bộ phận sử dụng. Cụ thể, định dạng số của tài liệu quy định trong thủ tục CPY-Pr-001 là “Mã bộ phận- Loại tài liệu- số thứ tự”, mã bộ phận của tài liệu được mã hóa từ tên viết tắt của bộ phận chức năng được trình bày bảng 2.7. Vì mã bộ phận được mã hóa bằng tên viết tắt của bộ phận chức năng nên khi tên bộ phận chức năng thay đổi sẽ ảnh hưởng ngay tới hệ thống tài liệu của bộ phận chức năng đó. Cụ thể năm 2012, bộ phận đào tạo thêm chức năng kiểm soát hệ thống cải tiến của công ty nên đã chuyển tên viết tắt từ TRN (Training) sang GDP (General development production), và tách bộ phận Hành chính - Nhân sự thành 2 bộ phận Hành chính (ADM) và nhân sự (HRM). Với việc điều chỉnh này thì tồn bộ tài liệu của 2 bộ phận Đào tạo và Hành chính - Nhân sự sẽ phải chuyển đổi lại số của tài liệu theo tên mới. Với số lượng tài liệu nhiều dẫn tới việc chuyển đổi tài liệu sẽ bị thiếu sót. Trong đợt đánh giá nội bộ năm 2012 đã phát hiện ra 14/56 trường hợp của bộ phận đào tạo và 7/56 trường hợp của bộ phận Nhân sự vẫn sử dụng tài liệu tên cũ chưa được chuyển đổi tên.